Manual de referencia de software de contabilidad para PYME

  • Escrito por: Por el personal de TEC
  • Publicado: marzo 18 2009



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Publicado originalmente en Enero 16, 2008

¿Está pensando en adquirir un sistema contable? Permítanos ayudarle. Este manual contiene mucha información sobre las funciones de los sistemas contables actuales para la pequeña y mediana empresa (PYME). Con él, queremos ayudarle a determinar qué funciones necesita su organización.

Asimismo le ofrecemos una guía detallada en formato Excel, la Plantilla de solicitud de propuesta (RFP) para software de contabilidad de TEC (en inglés).

Pero antes de que consulte nuestra RFP, lo invitamos a que lea esta descripción general de su contenido.

¿Qué son los sistemas contables?

Los sistemas contables sirven para administrar los procedimientos que permiten introducir, rastrear y mantener con precisión la información relacionada con las operaciones financieras de una empresa. Por lo general, estas aplicaciones de contabilidad soportan las áreas de libro mayor general, cuentas por pagar y cuentas por cobrar, nómina, costeo por órdenes de trabajo y por proyecto, así como contabilidad para empresa multinacional.

Sin embargo, para muchas PYME es necesario que dicho sistema contable se integre con otras funciones, tales como control de inventario, gestión de la fabricación y preparación de informes financieros.

Acerca de este manual de referencia

Una RFP completa de un sistema contable puede contener más de 4 mil criterios relacionados con sus atributos y sus funciones, sin embargo, por cuestiones de espacio, mantendremos nuestra explicación breve y nos concentraremos únicamente en las funciones “generales”.

Notará que decidimos agruparlas en categorías generales, que corresponden con la división general de las funciones del software. En cada una de las categorías incluimos una pequeña descripción de cómo afecta o cómo se relaciona con los procesos contables de su empresa.

Si desea consultar una lista más completa de funciones del software contable, visite la página de Plantillas RFP de TEC.

Manual de referencia para software de contabilidad para PYME

1. Libro mayor general

Plan de cuentas
En términos generales, el plan de cuentas es el sistema administrativo de la empresa. Si no se introducen los ingresos y los gastos en las categorías correctas, entonces los estados financieros que elabore no tendrán utilidad alguna.

Procesamiento de transacciones
Esta categoría describe las funciones que tratan con los procesos típicos de entradas en el diario, como procesamiento de transacciones generales, cierre del periodo para un flujo de trabajo, configuración de la organización por lotes y ajustes a los costos de las órdenes de trabajo.

Cierre de fin de mes y de fin del ejercicio
Puede facturar los ingresos y reunir la información de los gastos, pero si no publica toda esta información en estados financieros de forma oportuna, todo este trabajo será inútil.

Informes de control
Todos los sistemas de administración empresarial tienen que contar con algún tipo de control que permita asegurarse de que la información se introduce correctamente. Las funciones del software que se incluyen en esta sección están diseñadas para ejercer dicho control.

Estados financieros
Los estados financieros son uno de los documentos más importantes de una empresa. Sin embargo, puede ser un poco distinto para las pequeñas empresas en las que el dueño o el administrador tienen que usar un poco su instinto en lugar de depender completamente de los informes que genera la empresa. Las empresas más grandes no pueden hacerlo así, simplemente por su tamaño.

2. Cuentas por pagar

Archivo maestro de proveedores
Los archivos maestros son el punto de partida de cualquier aplicación. Cuando se trata de cuentas por pagar, lo primero es crear el archivo maestro de proveedores y los sistemas de control que se usarán.

Controles de compras
Cualquiera puede emitir una orden de compra, sin embargo, es necesario controlar el proceso. Esta categoría cubre el proceso de compras y los sistemas de control que puede usar.

Introducción de datos
Cuando se ha enviado una orden de compra y se han recibido los bienes, hay que reconocer la obligación de esa compra. Esta categoría revisa los pasos a seguir para colocar la información en el área de cuentas por pagar.

Análisis de cuentas por pagar
Después de introducir una factura hay que aprobarla y programar su pago. Todos estos pasos se detallan en esta categoría.

Escritura de cheques
Una vez que se procesó y se aprobó una factura, hay que pagarla. Esta categoría se refiere a las distintas funciones de escritura de cheques, tales como asignación a una cuenta bancaria y formatos.

Informes de control
Puede suponer que ha introducido información a su sistema correctamente, pero no necesariamente es cierto. Las funciones de esta categoría se refieren a los informes con los que los usuarios pueden revisar la información para asegurarse de que es correcta.

Informes financieros
Una vez que se han introducido los datos en el área de cuentas por pagar, los usuarios querrán revisar partes de esa información para determinar si los gastos están conforme a lo planeado, qué tareas han generado gastos y cómo se comparan con otras medidas.

3. Cuentas por cobrar

Archivo maestro de clientes
Las transacciones de cuentas por cobrar empiezan siempre con los clientes. Esta categoría trata los procesos por medio de los cuales puede establecer y preparar la información de un cliente y definir todos los controles relacionados con él.

Gestión de las relaciones con los clientes (CRM)
Tanto CRM como la gestión de contactos (CM), que están estrechamente relacionadas, son esenciales para manejar la relación que mantiene con sus clientes.

Facturación
Esta categoría abarca los procesos de facturación que debe adoptar para enviar sus facturas a tiempo y sin errores.

Recepciones de efectivo
Idealmente, los clientes tienen que hacer sus pagos a tiempo, y hay que registrarlos correctamente para depositarlos en el banco lo más pronto posible. Esta categoría incluye funciones que permiten definir términos de pago variables, pagos parciales, etc.

Recaudación de deudas
No sirve tener un negocio rentable si no recibe sus pagos a tiempo (o si no los recibe). Esta categoría abarca algunos de los procedimientos que puede adoptar para lograr que sus clientes le paguen a tiempo.

Informes de control
Puede suponer que ha introducido información a su sistema correctamente, pero no necesariamente es cierto. Las funciones de esta categoría se refieren a los informes con los que los usuarios pueden revisar la información para asegurarse de que es correcta.

Informes financieros
Una vez que se han introducido los datos en el área de cuentas por cobrar, los usuarios querrán revisar partes de esa información para determinar si los ingresos están conforme a lo planeado, qué tareas han generado ingresos y cómo se comparan con otras medidas.

4. Nómina

Archivos de los empleados
La aplicación de nómina no funcionará con eficiencia si no se han definido o establecido todos los parámetros. Algunas de las funciones que se incluyen en esta categoría son las configuraciones típicas, como periodos de pago, cálculo de deducciones, acumulación de ausencias por enfermedad, etc.

Gestión de recursos humanos (RRHH)
Las aplicaciones de RRHH permiten hacer el seguimiento de la información de cada empleado. Si los usuarios tienen que saber el nivel de estudios que tiene un empleado, o los cursos de capacitación a los que ha asistido, etc., necesitan algún tipo de aplicación de RRHH.

Procesamiento de nómina para empleados canadienses
Si en su empresa hay empleados canadienses, necesita contar con un sistema de nómina que se adhiera a los distintos reglamentos de este país. Esta categoría abarca algunos de los requisitos más comunes.

Introducción de información y distribución de costos
La información de nómina determina no sólo la forma en que se generarán los cheques de nómina, sino la forma en que se distribuirán dichos costos a las actividades y los departamentos involucrados.

Escritura de cheques de nómina
Esta categoría abarca funciones como identificación de cheques anormales, cancelación o reimpresión de ciertos cheques, depósito directo, cheques por facsímile, etc.

Informes de control
Puede suponer que ha introducido información a su sistema correctamente, pero no necesariamente es cierto. Las funciones de esta categoría se refieren a los informes con los que los usuarios pueden revisar la información para asegurarse de que es correcta.

Informes financieros
Una vez que se han introducido los datos en el área de nómina, los usuarios querrán revisar partes de esa información para determinar si los gastos están conforme a lo planeado, qué tareas han generado gastos y cómo se comparan con otras medidas.

5. Inventario

Archivo maestro de inventario
Al igual que las demás aplicaciones que hemos tratado hasta ahora, la aplicación de inventario no funcionará correctamente si no se han definido todos los parámetros necesarios. En esta categoría se incluyen parámetros como opciones de matriz de precios para los clientes, seguimiento mediante código de barras y métodos de costeo por inventario.

Control de inventario y sistemas de ensamblajes
Existen muchas actividades que controlan la forma en que se reciben, almacenan, ensamblan y embarcan los bienes. Esta categoría se refiere a varias funciones, como tipos de hojas de materiales, integración de aplicaciones de diseño asistido por computadora (CAD), gestión de herramientas, órdenes de trabajo, etc.

Introducción de información y distribución de costos
La información de inventario determina no sólo el proceso de embarques y recepciones, sino la distribución de esos costos a las actividades y los departamentos involucrados.

Actividades de recepción
Estas funciones se refieren al proceso de recepción y a las distintas actividades que lo conforman.

Actividades de embarque y retiro
Una vez que se recibió una orden, el objetivo del ejercicio es embarcar los bienes al cliente tan pronto como sea posible y de forma eficiente. En algunos casos, el embarque es interno (cuando los bienes se envían a una línea de producción). Esta categoría contiene funciones que sirven para rastrear cada uno de los pasos que hay que seguir para que el material llegue a su destino.

Informes financieros
Una vez que se han introducido los datos en el área de inventario, los usuarios querrán revisar partes de esa información para determinar si los gastos están conforme a lo planeado, qué tareas han generado gastos y cómo se comparan con otras medidas.

6. Costeo por orden de trabajo y por proyecto

Inicio de las órdenes de trabajo
El proceso para iniciar un trabajo es similar a la configuración de cualquier otro archivo maestro. En primer lugar tiene que definir los valores por defecto del sistema y después la forma en que este funcionará. Finalmente, define los trabajos mismos.

Introducción de información y distribución de costos
Una vez que se ha iniciado un trabajo, la información de los costos le llegará directamente de otras aplicaciones, como nómina, cuentas por pagar e inventario. La clave del éxito para cualquier organización que trabaja con órdenes de trabajo es asignar los costos a las mismas de forma precisa y oportuna. Cuando se hayan registrado los costos reales de una orden de trabajo, los gerentes podrán controlarla y facturar el trabajo que se lleve a cabo.

Control del trabajo
Es relativamente fácil controlar los trabajos pequeños. Por otro lado, los trabajos grandes pueden ser tan complejos que es necesario que haya varios gerentes. En estos casos, es muy fácil pasar por alto algunos costos y mano de obra. Esta categoría abarca el soporte que puede ofrecer un sistema de gestión empresarial.

Análisis de costos e informes
Es importante registrar todos los costos a las órdenes de trabajo, pero es necesario tener cierto nivel de conocimientos para entender toda esta información. Esta categoría se refiere a algunas de las actividades y la información que los gerentes necesitan para controlar cada trabajo.

Facturación de trabajo
El primer paso, y el más importante, es reunir la información de los gastos. Sin embargo, si dichos gastos no se facturan correctamente, los esfuerzos resultan inútiles.

7. Activos fijos

Archivos del quipo y la maquinaria
Estos archivos tienen la misma función que los archivos maestros para los clientes, los empleados, etc.

Cálculo y distribución de costos
Después de adquirir un activo hay que amortizar el costo de su adquisición a lo largo de varios años. Esta categoría incluye las funciones que controlan ese proceso.

Informes
Los usuarios tienen que tener acceso a los informes que analizan la depreciación de activos. Esta categoría abarca funciones como informes de distribución de costos, análisis de costos de mantenimiento y análisis detallado del mantenimiento de la flota de la empresa.

8. Entrada de órdenes

Entrada de órdenes (preparación y configuración)
La entrada de órdenes se refiere no sólo a tomar las órdenes y después embarcar los bienes. Existen muchas otras actividades que hay que tomar en cuenta al configurar un sistema de entrada de órdenes. Esta categoría abarca algunas de esas funciones y actividades.

Recepción de órdenes
El proceso de recepción de una orden puede ser simple o complejo, dependiendo de la naturaleza de la orden, de cómo se registre y de la industria a la que pertenece la empresa. Esta categoría explora los distintos aspectos del proceso de recepción de órdenes.

Seguimiento de las órdenes
No debe suponer que se ha recibido una orden, porque puede suceder cualquier cosa que evite que una orden se embarque o se entregue a tiempo. En esta categoría se incluyen las funciones con las que los usuarios pueden hacer el seguimiento de las órdenes, desde que se colocan hasta que se entregan.

Embarques
Procesar un embarque puede ser complejo y costoso. Esta categoría cubre algunas de las actividades que se pueden mejorar mediante un sistema de gestión empresarial bien diseñado.

Facturación
Después de despachar un embarque, hay que imprimir las facturas lo más pronto posible. Esta categoría incluye los procesos de facturación que apoya un sistema de gestión empresarial.

Informes
Los informes que genera el sistema de entrada de órdenes deben servir para embarcar los bienes de forma eficiente y oportuna, y para identificar en qué áreas se puede mejorar el proceso.

9. Elaboración de presupuestos

Elaboración de presupuestos (general)
Esta categoría abarca las funciones que se relacionan con el proceso de elaboración de presupuestos.

Proceso de revisión
Antes de crear un presupuesto nuevo, los usuarios tienen que revisar los resultados de los ejercicios fiscales anteriores, porque de esa forma pueden darse cuenta de las tendencias y usar esa información al establecer un presupuesto nuevo.

Creación de un presupuesto nuevo
El proceso de creación de un presupuesto nuevo puede ser relativamente simple o muy complejo, dependiendo de la naturaleza de su negocio y de qué tan dispuesto esté a dividir el presupuesto en partes más pequeñas.

10. Fabricación

Esta categoría abarca funciones para las áreas siguientes:

  • costeo por producto
  • programa maestro de producción (MPS)
  • planeación de requisitos de materiales (MRP)
  • planeación de requisitos de capacidad (CRP)
  • control del taller
  • control de calidad

11. Contabilidad para empresa multinacional

Esta categoría abarca funciones para las áreas siguientes:

  • instalación y soporte
  • información básica
  • tablas de tipos de cambio monetarios
  • entrada de transacciones
  • informes sobre pérdidas y ganancias
  • informes financieros y administrativos

Una RFP completa también incluirá algunas condiciones generales, como los canales de revendedores y revendedores de valor agregado (VAR), y módulos que son específicos para cada industria. Asimismo, tiene que tratar la información relacionada con la industria, como los requerimientos técnicos, las funciones de control y auditoría y las funciones operativas.

Esperamos que este manual de referencia le sea de utilidad. Si desea conocer más sobre las funciones del software contable, visite la página de Plantillas RFP de TEC.

Asimismo, si quiere obtener más información sobre las distintas soluciones contables que hay en el mercado, o si quiere hacer su propia comparación de las mismas, visite el Centro de evaluación de sistemas contables de TEC.

 
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