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Más que gestión de contenido web

Escrito por: Hans Mercx
Publicado: febrero 4 2008

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Poco a poco, los sistemas de gestión de contenido empresarial (ECM) se están convirtiendo en soluciones empresariales completas e integradas. Los proveedores están trabajando para desarrollar suites de productos que satisfagan las necesidades y demandas de las organizaciones usuarias.

El mercado ha visto dos avances importantes. En primer lugar, los grandes proveedores, como Microsoft y Xythos, han publicado versiones más pequeñas de sus series ECM, que se enfocan en la facilidad de uso, un rendimiento de la inversión más rápido y unas cuantas funciones. Y es con estas soluciones nuevas que las organizaciones están logrando mejorar su productividad.

En segundo lugar, hay un segmento del mercado que necesita que todas estas funciones se integren con capacidades que permitan atender diferentes procesos y aplicaciones empresariales, como planificación de los recursos empresariales (ERP) y gestión de las relaciones con los clientes (CRM). Todo esto es posible gracias a estándares nuevos en el mercado, como Java Specification Requests (JSP) 168, una especificación de portlet para interfaces de programa de aplicación (API) y 170, un repositorio de contenido API. Algunos de los proveedores que se enfocan en suites completas son EMC/Documentum, FileNet, IBM e Interwoven.

La segmentación del mercado

Existen muchos proveedores de soluciones de gestión de contenido (CM) en el mercado. En un principio, comparar los proveedores y clasificarlos puede resultar abrumador. Hay muchos cuyas soluciones de CM no pueden pertenecer a la categoría de ECM, porque les faltan ciertos componentes. Otros, como Tridion, Vignette, Percussion y Fatwire, se enfocan más en gestión de contenido web (WCM).

Las soluciones de WCM incorporan creación de contenido, revisión y procesos de aprobación, para publicar contenido en sitios web. Puede tratarse de sitios web públicos (Internet), corporativos o privados (intranet o extranet). Para crear contenido, WCM usa lenguaje extensible de marcas (XML), plantillas y hojas de estilo. Muchas veces se usa con un navegador, de forma que los empleados que no tienen conocimientos técnicos pueden contribuir fácilmente con contenido para el sitio web. Asimismo, estas soluciones tienen una funcionalidad de gestión de documentos integrados (IDM) que permite organizar y administrar los documentos de la organización, los servicios de biblioteca (como registro de salida y de entrada de documentos, control de versiones, colaboración y seguridad a nivel de usuarios o documentos) y las opciones de búsqueda dentro del repositorio. Los flujos de trabajo también son una parte integral de la gestión de documentos y de contenido web, porque definen el proceso de aprobación y publicación de documentos.

Por otro lado, las suites de gestión de contenido empresarial tienen muchos más componentes. No sólo tienen IDM, WCM y flujo de trabajo, sino que integran los módulos siguientes:

  • Gestión de registros (DM) para administrar el ciclo de vida de los documentos, es decir, a través de las etapas de creación, publicación, archivo y destrucción. Un registro es un documento como un correo electrónico, un fax, documentos escaneados, aplicaciones heredadas y páginas web completas.
  • Gestión de activos digitales (DAM) para archivos rich media. Incluye texto, audio, video, gráficos y fotos y se usa con frecuencia en mercadotecnia o gestión de marcas.
  • Imágenes digitales (DI) para captura y repositorio de documentos. Hay proveedores que ofrecen captura de documentos por escaneo, como Kofax o Adobe, que permiten convertir los documentos en papel automáticamente en documentos digitales.
  • Colaboración de documentos, para que los empleados puedan compartir documentos. Los empleados o los equipos de empleados pueden compartir documentos e iniciar discusiones sobre el contenido de los mismos. Con este módulo, los usuarios pueden trabajar juntos en un mismo contenido, sin bloquear los servicios de bibliotecas, como el registro de entrada o salida de un documento.

Las series ECM tienen también otros componentes más pequeños que son menos relevantes para el mercado. Entre ellos se encuentran los formularios electrónicos, que los clientes pueden llenar en la Web mediante modelos de datos XML. Otra función es el archivo de correo electrónico, que copia los mensajes y sus archivos anexos a un repositorio que tiene meta-tags, que es de gran importancia para las funciones de búsqueda dentro de las series ECM. Los meta-tags clasifican los mensajes de correo electrónico, de manera que la información se almacena de forma organizada y se puede buscar más adelante.

El enfoque de ECM

En los últimos años, los proveedores de ECM se han dedicado a expandir sus funciones y sus capacidades. Para ello, se han asociado con empresas que se orientan a ciertos segmentos del mercado, y han desarrollado las funciones ellos mismos o han adquirido e integrado las capacidades de estos proveedores de segmento.

Una breve exploración del futuro, de las demandas del mercado y de los temas en los que se concentran los proveedores, nos lleva a muchas conclusiones. Hablaremos un poco de algunos temas que para nosotros representan alcances del mercado, es decir, la visión del mercado y los puntos de enfoque de los proveedores. Para hacerlo, usaremos la clasificación de Donald Norman, que identifica la etapa del ciclo de vida del mercado en que se encuentra cada tema.

(Norman, Donald A. The Invisible Computer. The MIT Press: 1998)

  • Los servicios web se usan cada vez se usan más. Estos servicios están formados por componentes y recursos que utilizan las suites ECM para comunicarse e integrarse con otras aplicaciones de rich content. Muchas veces, los servicios web, que se están convirtiendo en el estándar del mercado, se usan en portales y portlets de terceros, y permiten que las empresas se integren más fácilmente con ellos.

    iECM (interoperable enterprise content management) es una iniciativa de The Association for Information and Image Management (AIIM), la autoridad internacional en materia de ECM. AIIM abrió un espacio de colaboración para crear un estándar internacional formado por arquitectura orientada a servicios (SOA) y servicios web, junto con organizaciones como EMC, Adobe y la Autoridad Federal de Aviación de los Estados Unidos (US FAA). Su objetivo es producir un conjunto requisitos únicos para servicios web orientados a procesos, que permitan que los sistemas, los portales, las aplicaciones empresariales y las funciones de gestión de contenido empresarial dispares puedan interoperar. Permite intercambiar, integrar y administrar contenido de forma segura entre sistemas.

  • La extracción de información es un proceso de búsqueda de los elementos de los datos que no están estructurados, por ejemplo, el texto. Los proveedores empezarán a enfocarse en ella en el futuro, para permitir que los usuarios finales mapeen y consoliden los datos, tengan mayor acceso a la información y una inteligencia competitiva. Verity, uno de los líderes del mercado en el área de software de búsqueda, ya integró esta capacidad a su tecnología.
  • Las búsquedas avanzadas y las búsquedas de información se están convirtiendo en una necesidad más apremiante para las organizaciones que tienen grandes cantidades de contenido divididas en diferentes aplicaciones y repositorios, y que por lo tanto tienen más dificultades para encontrar la información pertinente a tiempo. Algunos proveedores, como Verity y Autonomy, están abordando esta cuestión con la capacidad para buscar en varios repositorios mediante palabras claves, y mediante consultas semánticas y sintácticas. Para que esta funcionalidad funcione correctamente, hay que tener una taxonomía sofisticada, es decir una clasificación jerárquica de los elementos que componen la información.
  • La integración de contenido es la capacidad para combinar el contenido (o parte de él) de varios repositorios que están repartidos en toda la empresa, con el fin de ofrecer todo ese contenido en un solo repositorio –el que usan las suites ECM. Ofrece una mayor capacidad de interoperación entre organizaciones, departamentos y procesos. Este concepto lo usan principalmente los proveedores que tienen arquitecturas de integración, como IBM y Day.

  • JSR 168 y 170 son especificaciones que define la comunidad Java. Java Specification Requests (JSR) 168 y 170 se enfocan específicamente en el mercado de ECM. JSR 168 permite la interoperabilidad entre los portlets y los portales. Esta especificación define un conjunto de ASPI para los portlets y trata la estandarización de las preferencias, la información de los usuarios, las solicitudes y las respuestas de los portlets, los paquetes de implantación y la seguridad. JSR 170 especifica un API estándar para acceder a los repositorios de contenido en Java de forma independiente de la implantación.
  • Rich site summary o really simple syndication (RSS) es un método para publicar noticias u otro contenido a través de feeders RSS que evitan pasar por el navegador web. RSS es una aplicación que usa tecnología XML y que muchas veces se usa en blogs o en sitios donde el contenido es menos importante, pero conveniente. Es extremadamente adaptable y fácil de usar en ambientes donde el contenido cambia rápidamente.
  • La personalización a través de software para portales, ofrece contenido hecho a la medida del papel del usuario, sus visitas anteriores u otras estadísticas. Con esta tecnología, las organizaciones pueden orientar su contenido a las necesidades y los intereses de sus empleados o sus visitantes. Algunos proveedores como BEA, Plumtree, BroadVision y Hummingbird, ya están incluyéndola con sus soluciones.
  • Los sistemas integrados de búsqueda y archivo de documentos (IDARS) son una combinación de sistemas de gestión de documentos y sistemas de gestión de registros. Son sistemas de almacenamiento, administración, búsqueda y distribución de cualquier tipo de contenido, desde documentos hasta imágenes digitales. Esta tecnología existe desde hace cerca de diez años, y al principio, las bases de datos se ponían en discos láser. Actualmente, la web se usa como fuente común para acceder a las bases de datos. De esta forma, las organizaciones pueden buscar información y almacenar grandes volúmenes de contenido de forma más eficaz y organizada. Esto puede ser crítico cuando se trata de cumplir con leyes como la ley Sarbanes-Oxley.
  • La gestión de conocimientos no es realmente un módulo de ECM, pero usa la información que proporcionan estas suites. Se trata de una solución distinta que se usa a nivel empresarial para tener un panorama general de la información que mantiene la empresa. Es más que simple contenido; en realidad es información útil para la empresa. Esta tecnología existe desde hace muchos años y se está convirtiendo en una parte importante de la integración con las suites ECM.

Conclusión

Aunque las suites ECM no dejan de madurar, todavía hay varias áreas en las que algunos proveedores –como FileNet, EMC/Documentum, IBM e Interwoven- no tienen funciones muy profundas. Sin embargo, dentro de poco veremos cómo ellos y otros proveedores aumentan sus capacidades para ofrecer suites más completas.

Los grandes proveedores de ECM adquirirán más proveedores de segmento con el fin de complementar sus soluciones actuales, aumentar sus capacidades y ofrecer una solución mejor y más integrada a sus clientes. Los clientes optarán por suites ECM completas y no por soluciones best-of-breed, a pesar de los métodos, las tecnologías y los servicios estándar, porque la integración entre los distintos componentes en las soluciones best-of-breed es frágil y requiere más personalización que las soluciones que ya están integradas.

Si desea obtener más información o hacer su propia comparación de soluciones, visite el Centro de evaluación de ECM de TEC.

 
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