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Mejorar la gestión de la calidad de la empresa mediante la solución de una sola base de datos de IQMS

Escrito por: Predrag Jakovljevic
Publicado: abril 7 2005

Las ventajas de contar con una solución de una sola base de datos

Con frecuencia, las soluciones incluidas que ofrecen proveedores externos en las aplicaciones empresariales disuaden a los clientes que pertenecen a las pequeñas y medianas empresas (PYME). Sin embargo, IQMS (http://www.iqms.com), el vendedor de planificación de los recursos de la empresa, tiene una propuesta de valor distinta a las demás porque ofrece las ventajas de una solución de software de una sola base de datos, proporcionada por un solo vendedor. Así, el tener una sola base de datos facilita el uso, la implementación, el mantenimiento y las transacciones en tiempo real, ya que no hay que tratar con interfaces con el software de proveedores externos que está en lotes difíciles de manejar. Este ambiente unido también facilita la redacción de reportes.

Esta es la cuarta parte de la serie IQMS prospera dando inteligencia a las empresas.

La primera parte presentó los antecedentes de la empresa.

La segunda parte abrió el tema del impacto en el mercado.

La tercera parte presentó la diferenciación del producto.

La quinta parte hablará de EDI integrado y de varias utilidades.

La sexta parte presentará retos y dará recomendaciones a los usuarios.

El flujo de información en EnterpriseIQ

Para ilustrar, tratemos de entender el flujo típico de información de EnterpriseIQ. Puede iniciar con la creación de una nomenclatura que define la forma en que se fabrican los productos e incluye una lista de la materia prima necesaria, las herramientas, los tiempos de producción, los empaques, los tipos de centro de trabajo, las instrucciones, etc. El módulo de cotizaciones permite que los usuarios examinen los costos y los márgenes de ganancia de las configuraciones nuevas o existentes. La estructura es similar a la de la nomenclatura, pero los usuarios pueden crear una cantidad ilimitada de simulaciones para que, cuando estén satisfechos con los resultados, puedan anexar una cotización satisfactoria a una nomenclatura sin tener que volver a introducir los datos.

Posteriormente, las órdenes de venta reales –que son la demanda real que consume la demanda hipotética que se ha pronosticado– controlarán la creación de órdenes de trabajo. Si ya hay algunas piezas en existencia, se pueden enviar inmediatamente. De lo contrario, se generará una orden de trabajo mediante la facilidad opcional de actualización del programa. Esta opción analiza tanto la demanda como la oferta y construye órdenes de trabajo para cubrir la demanda.

Entonces, IQ RealTime Production Monitoring da a los usuarios una visión de la producción a medida que se realiza. La información del trabajo en progreso (WIP) de EnterpriseIQ puede actualizarse hasta cada quince segundos y los usuarios pueden ver cuánto tiempo ha estado funcionando una máquina, el número total de ciclos que ha completado o si ha dejado de funcionar durante la operación. Es posible reducir el tiempo muerto innecesario cuando se identifica el estado del trabajo, ya que se puede alertar a los operadores cuando sea necesario preparar el material para la orden siguiente. Además, se puede llevar un registro de las piezas defectuosas para que el sistema recalcule el número de piezas que falta producir. Por consiguiente, es posible tomar decisiones correctivas para iniciar o detener las operaciones de producción dependiendo del desperdicio.

Además de definir las cotizaciones y la supervisión, los usuarios pueden crear automáticamente reportes de producción por turno. La aplicación llena los datos necesarios para los ciclos totales, las piezas buenas y las horas de producción, en lugar de que sea el usuario quien tenga que hacerlo, y esto facilita la creación de reportes y la verificación. El paso final cierra el ciclo de la fabricación. Se documenta la producción diaria de los centros de trabajo y los reportes subsiguientes indican a EnterpriseIQ exactamente qué materias primas se consumieron y qué se fabricó. Esto coloca los bienes terminados en inventario y puede realizar la deducción posterior de la materia prima que se utilizó para fabricar esas piezas.

Las órdenes de trabajo tienen base en la forma en que se definen las nomenclaturas, por eso, es importante contar con información precisa y en tiempo real para que las órdenes de trabajo no contengan errores. Asimismo, el inventario y las órdenes abiertas son de gran importancia para determinar qué hay que producir, comprar e inventariar. El módulo IQ Preventative Maintenance puede ser esencial en esta tarea. Se trata de una parte intrínseca del sistema principal EnterpriseIQ, que se encarga de dar seguimiento a las máquinas, las herramientas, el equipo auxiliar, los indicadores de inspección de la calidad, el mantenimiento del edificio, el inventario de mantenimiento, reparación y revisión (MRO), etc., además de que evita depender de programas que tienen base en las máquinas y las herramientas que no están funcionando. El módulo también da seguimiento a los intervalos de mantenimiento de acuerdo al uso del equipo, incluyendo el número de ciclos en las herramientas, las horas o los ciclos en las máquinas o de forma diaria para otro tipo de equipo. También genera órdenes de trabajo automáticamente para el mantenimiento necesario, que puede ser preventivo, de reparación y de las órdenes de trabajo de emergencia. Asimismo, IQ Preventative Maintenance tiene enlaces directos a las aplicaciones de creación de reportes de mano de obra, de inventario, de contabilidad y de compras, y proporciona información financiera actualizada acerca del trabajo de mantenimiento.

IQ WebDirect, una tecnología de portal de autoservicio por red para clientes y proveedores, también ayuda a obtener información en tiempo real, ya que mejora las comunicaciones de la cadena de suministro, cultiva las relaciones con los clientes y los proveedores y reduce los costos de servicio de los mismos. Funciona en un servidor Apache (que se incluye) con una base de datos Oracle (aunque IQMS recomienda un servidor web distinto cuando hay más de cinco usuarios simultáneos en el módulo). WebDirect también tiene funciones completas de control de seguridad y permite tener acceso constante a los datos. El portal permite que los clientes agreguen, editen o cambien las órdenes; revisen el estado de las órdenes, la disponibilidad del inventario, los embarques, la facturación, los movimientos de inventario administrado por los vendedores (VMI) (de acuerdo a reglas flexibles) y publiquen reportes. Por otro lado, los proveedores pueden revisar la información de las órdenes de compra, el inventario, las recepciones, las facturas, los pagos en efectivo y los reportes publicados. Sin embargo, todavía se está trabajando en soluciones de portales similares para los empleados internos de la empresa del usuario.

Gestión de la calidad

Es muy probable que IQMS también eleve los estándares competitivos para la soluciones de software de una sola base de datos y el acceso uniforme al sistema ERP, gracias a su amplia serie nativa IQ Quality Management. IQ Quality Management se apega a los requisitos de calidad más estrictos, como las normas médicas, automotrices, de la International Standards Organization (ISO) y las normas QS de International Automotive Sector Group (IASG). IASG es un grupo internacional formado por representantes de los fabricantes de equipo original (OEM) de la industria automotriz, cuerpos de acreditación, registradores y proveedores. Para aceptar los procesos de gestión de la calidad de sus clientes (ya sea que formen parte de una iniciativa de fabricación esbelta o no), casi todos los demás vendedores de ERP deben agruparse con empresas como Powerway, Pilgrim Software, Qualiware u otros proveedores de software de gestión de la calidad para la industria de la fabricación. Deben asegurarse de que estos proveedores cumplan con los requisitos del bien establecido sistema de calidad QS-9000, incluyendo Advanced Product Quality Planning (APQP) y su Products Part Approval Process (PPAP) obligatorio.

Gracias a la configuración estándar del sistema EnterpriseIQ, los usuarios deben ser capaces utilizar el módulo de control de documentos para automatizar los procesos de revisión que implican tanto papeleo. Los empleados deben poder ver los documentos clave en tiempo real para que las personas adecuadas puedan tener acceso a los documentos correctos a medida que se dan los cambios. El módulo también almacena documentos en bibliotecas seguras que permiten tener un control seguro de los documentos en toda la empresa. EnterpriseIQ permite enlazar y visualizar los documentos en todo el sistema, permitiendo también mantener las revisiones automáticamente para acceder a ellas en el futuro.

El módulo utiliza EnterpriseIQ Workflow con colaboración por red y correo electrónico, rutas y proceso de aprobaciones, además de que soporta el personal fuera de la empresa del usuario. Envía alertas a los integrantes del equipo mediante correo electrónico que contienen enlaces de hipertexto hacia el documento. También se incluye la información acerca de los cambios y las aprobaciones. El mecanismo de seguridad subyacente da seguimiento a las ediciones, las notas y las ideas mediante autorizaciones y autentificación. Los procesos son administrados por los integrantes del equipo responsables de aprobar o revisar los cambios y las adiciones que se hacen a los documentos. Las aprobaciones pueden manejarse de forma secuencial o como grupo, donde todos los integrantes reciben notificación al mismo tiempo.

IQMS también ofrece un nivel más alto de funcionalidad de la calidad. El módulo de solicitudes de medidas correctivas (CAR), que está ligado a las ubicaciones de autorizaciones de devolución de material (RMA) y de inventario, administra, programa, asigna y supervisa el estado de las medidas correctivas para las auditorías de los procesos, los productos o los sistemas. Se puede adecuar usando formatos definidos por el usuario, incluyendo los formatos 8D y 7D pertinentes como norma. También tiene menús de lista que el usuario puede definir para agregar, ordenar y dar seguimiento a la información rápidamente. Además, el módulo de órdenes de cambio de ingeniería (ECO) está ligado a los números de las piezas y a las nomenclaturas, y supervisa los cambios relacionados con las nomenclaturas y las rutas. Proporciona plantillas específicas para dar seguimiento a las ECO y puede actualizar las nomenclaturas automáticamente de acuerdo a las fechas de vigencia definidas por el usuario, realizando comparaciones de los costos para las nomenclaturas actuales y futuras. Esos módulos de calidad usan EnterpriseIQ Workflow para los procesos de aprobación por red y facilitan el acceso a los proveedores, los clientes y los empleados remotos.

La utilidad para los fabricantes repetitivos

Finalmente, el nivel opcional más alto del sistema de gestión de la calidad debe ayudar a los fabricantes repetitivos a que reduzcan el desperdicio, las repeticiones del trabajo, las variaciones y los defectos. Así, el primer módulo involucrado en este proceso es el módulo de control estadístico de los procesos (SPC), que utiliza herramientas de gestión de la calidad para reunir, administrar y analizar los datos de la maquinaria y los indicadores de una empresa con el fin de identificar los procesos que están fuera de la tolerancia. Este proceso es relativamente rápido y permite que los usuarios automaticen los datos que son sensibles al tiempo mediante una integración en tiempo real con sus máquinas y sus indicadores. El módulo proporciona un análisis SPC de los datos con capacidades gráficas y de exportación, ya que da soporte a la selección y el mantenimiento de indicadores, al mantenimiento de las dimensiones de las piezas y a la introducción manual o automática a partir de dispositivos por bus serial universal (USB) o series, como las básculas y los calibradores. Las muestras de los tamaños del conjunto pueden ser definidas por el usuario y se pueden cambiar para cada grupo secundario, mientras que las opciones de salida y análisis comprenden un acceso completo a la reunión de datos históricos utilizados para la creación de reportes de forma libre. El sistema también tiene amplias capacidades de exportación de datos, como histogramas y análisis de la capacidad. También permite tener una barra X, que es una tabla de control en la que el promedio del grupo secundario (barra X) se usa para evaluar la estabilidad del nivel del proceso. Usa también las tablas R, que son tablas de control en las que el rango del grupo secundario, R, se usa para evaluar la estabilidad de la variabilidad dentro de un proceso.

Además, el módulo de indicadores y dispositivos permite dar seguimiento y mantenimiento a los mismos. Los usuarios también pueden acceder y dar mantenimiento a sus estudios de repetición y reproducción (R&R) para identificar y reducir las variaciones de las mediciones, los estudios de capacidad, las instrucciones de preparación, las calibraciones del programa, etc. En otras palabras, R&R proporciona herramientas que permiten realizar un análisis del sistema de medición con el fin de valorar la precisión de los indicadores y los operadores en las dimensiones de medición. Con esta información puntual, es posible reducir los esfuerzos de introducción de datos e identificar la calidad inferior a las normas con anticipación y mantener contentos a los clientes. El módulo también tiene un enlace directo al módulo IQ Preventative Maintenance.

Los usuarios pueden crear el módulo APQP que tiene plantillas integradas para los requisitos automotrices, para crear visibilidad en el nivel de los componentes de los procesos de calidad. Estos requisitos tienen base en los programas APQP de Ford y General Motors, y deben ayudar a que los usuarios enlacen y administren los documentos del nivel de los componentes relacionados con los procesos APQP. Por ejemplo, un usuario puede diseñar de acuerdo a la metodología Failure Modes and Effects Analysis (FMEA) y analizar los posibles problemas de confiabilidad en una etapa temprana del ciclo de desarrollo. Resulta más fácil tomar medidas y superar los problemas al iniciar el ciclo, por eso, los usuarios pueden mejorar la confiabilidad mediante el diseño. FMEA se usa para identificar los posibles modos de fallas, determinar el efecto que tienen en el funcionamiento del producto e identificar las medidas que ayudarán a mitigar la falla. Un paso esencial es anticiparse a lo que pueda fallar con el producto. No es posible anticiparse a todos los modos de fallas, pero el equipo de desarrollo debe formular una lista tan larga como sea posible de los posibles modos de fallas.

Algunos de los demás documentos pertinentes son los planes de control, las instrucciones del operador, las listas de revisión APQP y los planes de acción. También existen pasos que el usuario puede definir y que permiten que las empresas personalicen el programa de acuerdo a sus necesidades y sus requisitos. Asimismo, hay menús de lista que el usuario puede definir para agregar, ordenar y dar seguimiento a la información rápidamente. Al igual que muchos otros módulos de calidad, este utiliza EnterpriseIQ Workflow para dar seguimiento a la información necesaria para la documentación y la definición de los procesos. Tiene enlaces directos a los artículos en existencia, las dimensiones de las piezas, las rutas, etc.

Finalmente, el módulo PPAP proporciona herramientas para planificar y controlar la información de producción de las piezas, como la capacidad para detallar el proceso de muestreo, proporcionar puntos de revisión del apego a los planes y para asegurarse de que un proceso tiene el potencial para fabricar productos que constantemente cumplan con los requisitos de calidad de los clientes o los superen. El módulo está ligado directamente a los artículos en existencia y a la información del cliente. También incluye un plan de control, gestión de FMEA, y facilidades de creación de reportes, mientras que Quick Inspections proporciona una introducción rápida, fácil y precisa de los datos.

Con esto concluye la cuarta de seis partes que conforman esta nota.

La primera parte presentó los antecedentes de la empresa.

La segunda parte abrió el tema del impacto en el mercado.

La tercera parte presentó la diferenciación del producto.

La quinta parte hablará de EDI integrado y de varias utilidades.

La sexta parte presentará retos y dará recomendaciones a los usuarios.

 
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