Mejores prácticas en la selección de software




Seleccionar una solución del software empresarial requiere de una significativa inversión en tiempo, energía y recursos por parte de una organización. La debida diligencia durante el proceso de selección requiere de tiempo y recursos tanto físicos como humanos, que deben ser substraídos de otras operaciones importantes para dedicarse tiempo completo y/o parcial al proyecto de selección. Como resultado, los costos de la selección de un sistema empresarial empiezan a cuantificarse incluso mucho antes de su selección, y van más allá de su implementación. Apoyar todo el proceso de selección brindando la habilidad de identificar, priorizar y evaluar su necesidad tecnológica actual y futura; proveer igualmente, con un alto nivel de visibilidad y objetividad, componentes integrales de cualquier proceso de decisión e ideales a buscar en cualquier firma consultora. Sin embargo pocos cumplen con tan exhaustivos requisitos.

Durante el proceso de selección, los proveedores de sistemas presentan sus productos y servicios de la mejor manera posible, y ello es simplemente buenas prácticas empresariales de su lado. En otras palabras, cuando le pide usted a un proveedor de software que le muestre su producto, él siempre intentará mostrar todos los beneficios del mismo e intentará opacar aquellas áreas del sistema que no son ideales para su empresa. Estas demostraciones, dejan a los empresarios en una posición poco óptima con respecto a la realidad del producto que están evaluando. Gracias a que TEC utiliza una herramienta que automatiza la mayor parte del proceso, la decisión final es la más objetiva posible.

Fases del proceso

Este es un amplio panorama sobre cada fase y resalta algunos de los pasos más críticos a tener en cuenta en cada una de ellas. Aún después de terminar la selección e implementación, las organizaciones se benefician enormemente usando la información crítica obtenida durante el proceso de selección, para apoyar sus estrategias de gestión del ciclo de vida de la arquitectura del software. Esta información contribuye a mejorar la visibilidad sobre el sistema existente que conduce su empresa, asegurando una perspectiva racionalizada y efectiva en términos de costos.

El proceso de selección de software puede ser dividido en cuatro fases principales:

· Investigación

· Evaluación

· Selección

· postselección

Primera fase: La investigación

La fase de investigación consiste en un estudio preliminar de la situación y de los procesos por los cuales pasa la empresa para lograr su objetivo: la creación de bienes o servicios; adicionalmente, aquí se definen las estrategias y tácticas organizacionales que determinaran el rumbo del proyecto.

Las organizaciones que están en esta etapa, deben empezar a comprender la estrategia general con respecto al sistema que están buscando implementar. Deben además, conocer sus objetivos y restricciones del largo y corto plazo con respecto a sus procesos empresariales, pues son estos objetivos y restricciones los que van a terminar el tipo de sistema ideal, y como puede dicho sistema ayudar a la empresa a lograr sus objetivos. Durante esta fase, es importante revisar el sistema actual de la empresa para evaluar si es mejor actualizarlo o adquirir un sistema completamente nuevo.

Pasos importantes involucrados dentro de esta fase:

· Definición de sus objetivos

· Desarrollo de su caso de negocio

· Identificación y entrevistas con las personas interesadas

· Selección del equipo de trabajo

· Establecimiento del consenso interno y el desarrollo de su lista de requisitos

· Mapear los procesos empresariales

· Creación de una lista larga de posibles vendedores
 
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