Necesita más funciones para implementar un paquete ERP Primera parte: administrador y personalizador

  • Escrito por: Joseph J. Strub
  • Publicado: marzo 16 2005



Introducción

Es evidente que, al seleccionar un paquete de planificación de los recursos de la empresa (ERP), debe asegurarse de que el software tenga las funciones y las características necesarias para dar soporte a su empresa. Sin embargo, una vez que está seguro de ello, debe preocuparse por implementar el software. Este artículo explora cuatro categorías de herramientas que puede proporcionarle el vendedor para facilitarle la implementación al equipo del proyecto, los usuarios finales y el departamento de TI. Continúe leyendo y entérese de las herramientas que necesita antes de seguir con la implementación.

Seguramente habrá evaluado tantos paquetes ERP que es capaz de nombrar un vendedor por cada letra del alfabeto griego. Habrá asistido a tantas demostraciones de software que puede sostenerle la mirada a un vendedor de autos usados sin parpadear. Habrá asignado prioridades, categorías y pesos a las funciones y las características con tanta frecuencia que resolver el cubo Rubik es para usted juego de niños. Creerá que ha hecho todo el trabajo pesado y que puede dirigirse a la meta. No tan rápido, amigo mío.

A menos que convierta esas funciones y esas características en realidad por medio de una implementación exitosa, no podrá materializar las ventajas y los ahorros que cree poder obtener. Es cierto que si no selecciona el software más adecuado desde un principio, nunca podrá tener una implementación realmente satisfactoria. Sin embargo, usted y su equipo de trabajo todavía deben realizar la mayor parte del trabajo pesado. El iceberg no es el único objeto cuyo peligro se encuentra 75 por ciento debajo de la superficie.

Este artículo explora cuatro clases de herramientas de implementación que facilitan el proceso de implementación de ERP, lo hacen fácil de usar y hacen felices a los integrantes del departamento de TI. Para hacer las cosas más simples, nos referiremos a estas herramientas como:

  • Administrador
  • “Personalizador”
  • Configurador
  • Integrador

En las secciones siguientes hablaremos de los atributos clave de cada herramienta para que usted comprenda sus ventajas y su uso potencial.

Esta es la primera de dos partes que conforman esta nota.

La segunda parte hablará del configurador y el integrador.

Administrador

Los menús son uno de los principales componentes de cualquier software, pero principalmente del software ERP. Es necesario contar con menús que indiquen las opciones disponibles, con menús secundarios que lleven a procesos más detallados y menús que puedan restringir el acceso a las operaciones críticas o sensibles. Seamos honestos; un usuario pasa gran parte de su tiempo yendo de un menú a otro. En este caso ¿no le gustaría poder organizar sus menús para minimizar la navegación entre pantallas y los golpes de tecla que debe usar? Esta capacidad no debería exigir habilidades técnicas y de programación.

Esta es la función principal de la herramienta del administrador. El administrador le permite crear menús nuevos haciendo copias de los menús existentes en lugar de modificarlos. Así, puede modificar las copias deseleccionando opciones que no aparecerán, o agregando otras arrastrando las opciones de otros menús. En consecuencia, podrá eliminar funciones que no use o que use muy poco dentro de las copias o podrá agrupar las opciones más frecuentes en un solo menú. ¿Por qué dar a un usuario una lista larga de opciones de menú cuando sólo va a utilizar algunas de ellas?

Es cierto que si ha implementado software ERP, ha visto cómo se asusta el usuario cuando se le presenta una pantalla llena de opciones. No podemos olvidar la historia de terror de ciencia ficción “El menú interminable”. El administrador debe permitir solicitar una clave de acceso para las opciones selectivas, así usted no tendrá que crear menús personalizados para cada usuario. Digamos que tiene un grupo de diez usuarios y que todos requieren tener el mismo uso del software. Sin embargo, únicamente dos de ellos deben ser capaces de actualizar y borrar. En lugar de crear otro menú para los dos usuarios experimentados, puede asignar una clave de acceso segura a la opción de mantenimiento.

El administrador debe permitirle dar una secuencia a los menús para que muestren las opciones utilizadas con más frecuencia de arriba hacia abajo o de izquierda a derecha de la pantalla. Así eliminará estar recorriendo constantemente la pantalla. Es probablemente un ahorro pequeño, pero cuando pasa horas sentado frente a una pantalla, estos pasos pequeños hacen que se fatigue menos y pueden representar grandes ventajas en cuanto a satisfacción de los usuarios finales.

También debe poder agregar funciones comunes de Windows a los menús existentes, como Notepad, Calculadora o Excel. Al hacerlo, está facilitando la vida del usuario, ya que le permite tener acceso a estas funciones agregadas sin tener que forzarlo a que salga del ERP software.

El administrador tiene una función secundaria: crear grupos de usuarios con privilegios y menús comunes. La herramienta debe permitirle crear un grupo de usuario y especificar a qué menús podrán acceder. Así, el administrador le permite asignar identificadores y claves de acceso para los usuarios que pertenecen a los grupos que se acaban de formar. Para dar mayor seguridad, debe ser capaz de restringir el acceso de cada usuario, especificando si tiene permiso para visualizar, actualizar o realizar consultas.

Utilicemos un ejemplo simple para comprender mejor el concepto del administrador. Supongamos que crea una copia del menú de finanzas y lo llama “Contabilidad básica”. Entonces deselecciona todas las transacciones, excepto aquellas que se utilizan con mayor frecuencia y que debería realizar un contador júnior. Algunas de esas funciones pueden ser la creación de comprobantes del diario y el registro de las recepciones de efectivo en el libro mayor. Entonces puede crear un grupo de usuarios, digamos “Contador Jr.”, que sólo tendría acceso limitado a ciertas transacciones de contabilidad. El grupo Contador Jr. se anexaría al menú Contabilidad básica. Entonces se agregarían ciertos usuarios a este grupo, se les asignaría una clave de acceso y heredarían los privilegios del grupo. Una vez más, un aspecto importante del administrador es que hay que terminar este proceso sin necesidad de programación o de cambios al código base del software ERP.

“Personalizador”

Normalmente, un paquete de software se desarrolla de la forma más genérica posible para que resulte atractivo al mayor número de clientes. El resultado es que las pantallas se llenan de campos que no pertenecen a su empresa o su industria. El enfoque principal de la herramienta del personalizador es permitirle modificar las pantallas y su contenido, que debería ser una práctica común, sin tener que realizar un esfuerzo técnico o de programación.

Es comprensible que los usuarios se cansen de recorrer los campos que nunca utilizan. El personalizador debe permitirle esconder dichos campos. Ese es un buen comienzo, pero la herramienta también debe permitirle cambiar los campos restantes para que la pantalla resulte más condensada y lógica y usted reduzca el tiempo que pasa recorriendo los campos. El cambio de campos puede resultar útil para aquellos campos que casi no se utilizan, pero la herramienta debe ser capaz de ofrecerle más ventajas. Para que sea realmente eficiente, el personalizador debe permitirle asignar otra secuencia para que los campos que se usan poco aparezcan al final de la pantalla y de izquierda a derecha o en la parte inferior de la pantalla de arriba hacia abajo.

Además de cambiar la posición de los campos, el personalizador debe permitirle cambiar los campos de los títulos para dar descripciones más detalladas de los datos requeridos. Por ejemplo, el tamaño de un contenedor puede ser significativo en un proceso de enlatado, pero la calidad o el corte de la carne sería más pertinente en una planta procesadora de carne. Existen otros cambios que debe poder realizar el personalizador, como alineación y justificación del texto, espacios, ancho de la visualización, longitud del campo, formato y consejos de ayuda dirigidos especialmente a su público. El personalizador no sólo agrega elementos de información nuevos, sino que permite que los equipos del proyecto que no son técnicos cambien las pantallas como consideren necesario para facilitarle la vida a los usuarios finales.

Normalmente estos cambios a las pantallas no requieren cambiar el código, pero la herramienta debe soportar las rutinas externas opcionales que sirven para incorporar ediciones y rutinas de actualización más sofisticadas.

Finalmente, dependiendo de la integración de la herramienta del personalizador con el software ERP, hay que tener cuidado de no usarla de forma excesiva, ya que, al igual que con cualquier mejora, es posible que deba volver a realizar los cambios a las pantallas cada vez que salga una versión nueva o un service pack. Siempre es útil hablar de ello con los desarrolladores del vendedor y expresarles sus preocupaciones.

Con esto concluye la primera de dos partes que conforman esta nota.

La segundar parte hablará del configurador y el integrador.

Acerca del autor

Joseph J. Strub tiene una vasta experiencia como gerente senior de proyecto en planificación y ejecución de ERP para sistemas de fabricación y distribución de empresas medianas en el campo de ventas al por menor, alimentos y bebidas, químicas y proceso de bienes de consumo. Además, Joseph J. Strub fue consultor y auditor de sistemas de información para PricewaterhouseCoopers y gerente de soporte y desarrollo de aplicaciones para empresas Fortune 100. Actualmente es consultor senior para 3i Infotech.

Se le puede encontrar en JoeStrub@3i-Infotech.com.

 
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