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Obtenga el producto, la calidad, el tiempo y el precio adecuado

Escrito por: Predrag Jakovljevic
Publicado: abril 19 2006

La funcionalidad de Jeeves Enterprise no se debe menospreciar

Jeeves Enterprise ha consistido por mucho tiempo de un gran número de módulos autónomos para todos los procesos comerciales clave; los módulos nuevos se han desarrollado poco a poco y han sido añadidos por los socios de Jeeves, y con frecuencia, han sido adaptados para un sector o tipo de negocio específico. En el 2003, Jeeves dedicó mucho esfuerzo en desarrollar, refinar y suplementar su producto. Jeeves Enterprise Version 9 es la última oferta, y se lanzó a mediados del 2004. Antes de ahondar en algunos módulos, sería bueno revisar el génesis de Jeeves.

Esta es la tercera parte de la serie Jeeves—prospera orgánicamente como un humilde servidor.

Con base en el análisis en La fórmula para el éxito del producto es: Enfocarse en flexibilidad y cooperación, Jeeves Enterprise se puede describir como una caja de herramientas, que emana de los propios procesos comerciales únicos del cliente, a los que el sistema a su vez puede adaptarse. Este es un acercamiento un tanto diferente de lo que generalmente se proporciona hoy en día en el mercado de las aplicaciones empresariales, como las “mejores prácticas” sumamente controladas o los “procesos listos para utilizar”.

Como se mencionó antes en esta serie, Jeeves en su forma actual se fundó en 1992, cuando Assar Bolin creó un sistema financiero gráfico para las computadoras personales (PCs) en una red cliente/servidor. El primer acuerdo de entrega se firmó a finales de 1992, y el primer sistema de contabilidad arrancó en 1993. En 1995, Jeeves firmó un acuerdo maestro con Alfa Laval Thermal, donde se lanzaron varios módulos nuevos, incluyendo la planificación de requisitos de material (MRP), de servicio, mercadotecnia, la gestión de tareas, las adquisiciones, la mercancía en existencia y las facturas y las órdenes. Entonces Jeeves se convirtió en un sistema comercial completo, y se le cambió el nombre a Jeeves Enterprise. El socio Alfa Laval realizó su primera instalación en Nevers, Francia, que en aquel tiempo representaba la primera instalación en el extranjero de Jeeves, de alrededor de cincuenta sistemas que se vendieron en total.

En 1996 se integró dentro del sistema una herramienta de translación de lenguaje universal; ICL Data Oy se convirtió en el primer socio extranjero, y el número de sistemas vendidos alcanzó los 130. En 1997 se mejoraron las aplicaciones MRP y de logística, y se lanzó Jeeves Enterprise 5.0. ICL Data Oy vendió el sistema a Académica en Finlandia, lo que fue la primera transacción de un socio extranjero, de los 260 sistemas vendidos en esa fecha. En 1998, Jeeves Enterprise se complementó con los modelos de contabilidad de activos fijos, reporteo, cálculo del requisito neto y planificación gráfica, al igual que con la funcionalidad integrada del intercambio electrónico de datos (EDI), que marcó el lanzamiento de Jeeves Enterprise 6.0. Para ese momento, se habían vendido 460 sistemas.

En 1999, Jeeves se hizo público, y se lanzó Jeeves Enterprise 7.0, y se adaptó para la comunicación móvil y el comercio electrónico. También, los socios comenzaron en Francia, Italia, Finlandia y España; se le añadió al sistema la gestión del tipo de moneda del euro; y Jeeves marcó un total de 620 sistemas vendidos. El año 2000 provocó la arquitectura cliente/servidor de tres capas con clientes esbeltos y comunicación de Internet. También se firmaron acuerdos de colaboración con algunos proveedores de servicio de aplicación (ASPs) y proveedores de sistemas comerciales (BSPs), y con nuevos socios en Finlandia, Países Bajos, Bélgica, Francia, el Reino Unido e Irlanda. El número total de sistemas vendidos para ese momento era de 680. En el 2001, se lanzó Jeeves Enterprise 8.0 con herramientas de gestión de documentos, flujo de trabajo y otras herramientas inteligentes (la aplicación de flujo de trabajo para la autorización basada en la Web de facturas de proveedores se desarrolló junto con la subcontratación de servicios postales en Suecia). Se iniciaron más negociaciones con socios extranjeros, principalmente en el mercado central Europeo; en el 2001 se vendieron en total 750 sistemas.

En el 2002 el desarrollo del producto siguió mejorando la calidad del producto y se introdujo una nueva funcionalidad en el flujo de trabajo y en las aplicaciones basadas en la Web; Reveny fue la primera adquisición importante de Jeeves (ahora uno se sus subsidiarios en Suecia). Se firmaron acuerdos con nuevos socios en Eslovaquia, Rusia y otros países. Nicolas Ehrling fue nombrado como el CEO, y el número total de sistemas vendidos llegó hasta 900.

En el 2003 se lanzó el módulo de configuración del producto y ventas en colaboración con Tacton Systems, y el vendedor inició su presencia en Polonia. Con 980 sistemas vendidos para ese entonces, Jeeves Enterprise fue nombrado por DataDIA como el sistema comercial más utilizado en Suecia. Como se mencionó anteriormente, el 2004 también fue un año muy ocupado: se inició la colaboración con IBM para entregar Jeeves Entreprise para Linux, y se comenzó una nueva sociedad en Rusia y otros países. Asimismo, como se describirá más adelante, Jeeves adquirió HRM Software AB para fortalecer su oferta en recursos humanos (HR) y gestión de salarios; 1,090 sistemas se habían vendido para entonces. Por último, como se mencionó antes, durante el 2005 el vendedor añadió 102 clientes de Jeeves Enterprise en 132 sitios, lo que da un total de instalaciones de 1,536.

Enfoque en comunicaciones

Debido a que cualquier sistema moderno de planificación de los recursos de la empresa (ERP) debe permitirle a todo el personal en toda la compleja red de la compañía usuaria manejar la información de tal forma que soporte el negocio, Jeeves Enterprise se posiciona como un catalizador para la comunicación mejorada. Además de todas las funciones típicas ampliamente empresariales como la gestión financiera, el control de producción, el servicio y mantenimiento, etc., una red de la compañía usuaria también involucra oficinas de ventas remotas (que tienen que estar disponibles para ingresar a las ventas y a los módulos de mercadotecnia por medio de clientes esbeltos). Los usuarios móviles como técnicos de servicio, consultores y el personal de ventas tiene que obtener acceso inalámbrico a las aplicaciones por medio de soluciones de auxiliares personales digitales (PDA) Además, los proveedores y otros socios comerciales necesitan participar en un gran número de intercambios de información efectiva utilizando ya sea clientes esbeltos o basados en la Web.

Por otro lado, los clientes quieren cada vez más comunicarse con sus aplicaciones Web interempresariales (B2B) o negocio-cliente (B2C) por medio de diferentes sitios de comercio electrónico público o de proveedores para ver catálogos, hacer órdenes, ingresar a reportes, revisar el estatus de la orden, etc. Por último, la idea es que las compañías matriz y sus subsidiarias se integren fácilmente con Jeeves Enterprise incluso si utilizan un sistema de otro proveedor. Para ello, Jeeves ha estado listo en Internet desde hace mucho, y tiene soluciones de comercio electrónico B2C y B2B. Al igual que los módulos nativos de Jeeves, están completamente integrados con el resto del sistema (y deben ser bastante sencillos de implementar, ya que toda la lógica comercial ya está instalada dentro de la base de datos).

Por lo tanto, el enfoque funcional del producto no son necesariamente los módulos de gestión financiera, sino que son de gran importancia para todas las compañías usuarias y por lo tanto también para Jeeves Enterprise. En otras palabras, aunque es extrovertido, el producto ciertamente se preocupa por lo que sucede dentro de la empresa. Para ello, el módulo de contabilidad de Jeeves maneja todos los datos comerciales necesarios para la contabilidad y registro continuo, para los presupuestos y para el pronóstico, al igual que para el reporteo interno y externo. Este módulo, junto con el módulo para cuentas por pagar (AP), cuentas por cobrar (AR), libro mayor (GL), gestión de inventario y activos fijos, le permite a el módulo de contabilidad de Jeeves a manejar varias compañías en una sola base de datos. El sistema maneja la gestión de tipos de moneda múltiples, donde los usuarios pueden cambiar de moneda y de compañías por medio de un menú o al ingresar el código de la compañía.

En cuanto a la facilidad de uso, los usuarios reciben un fuerte soporte en su trabajo diario, con reglas automáticas de entrada, plantillas y revisiones de las relaciones. Para automatizar las rutinas y las tareas repetitivas, también existe un conjunto de herramientas distintas (como asignaciones y entradas automáticas, con un sistema para cada tipo de transacción a lo largo de la serie). Debido a que todos los módulos financieros están integrados con el resto del sistema, es relativamente sencillo rastrear todos los eventos y transacciones que utilizaron análisis detallados, ya que cambiar de uno a otro es tan fácil como elegir un artículo de una lista.

Los usuarios tienen la opción de utilizar la clasificación multidimensional de eventos comerciales de Jeeves, dado que las transacciones se pueden ligar a siete segmentos de cuenta distintos al igual que a proyectos. Una vez más las reglas de entrada se pueden definir para cada segmento, y los usuarios también pueden definir las revisiones de las relaciones para cada segmento, también existe un sistema de presupuesto y pronóstico que contiene la facilidad de las revisiones. También existen varios reportes estándares dentro de Jeeves Enterprise (como estados de ingresos y estados financieros), y se pueden modificar o personalizar con el editor de reportes de Jeeves. También se puede utilizar Crystal Reports e integrar estos reportes a Jeeves. Una vez que los usuarios hayan definido lo que quieren ver en el reporte, y han definido cualquier cálculo en los datos, un programa pone todos los datos en una base de datos de reportes separados a los que pueden accesar los usuarios autorizados. Lo mismo sucede para importar o convertir transacciones externas.

Integración de la producción con los sistemas de información

Los sistemas ERP integrados surgieron cuando la gente de negocios se dio cuenta de que existían grandes ventajas y oportunidades al integrar un sistema de producción con los sistemas de información (por ejemplo, para la gestión de órdenes, inventario y compras). Sin embargo, hoy en día el campo de acción de la integración se ha ampliado, ya que la misma gente quiere obtener las mismas ventajas a lo largo de toda la cadena de valor (desde los clientes finales por medio de los clientes intermedios, hasta los proveedores, los proveedores de dichos proveedores, etc.). A pesar de la llegada de tecnologías como la integración de telefonía e informática (CTI) y el protocolo de aplicación inalámbrica (WAP), el intercambio electrónico de datos (EDI) sigue siendo la base de las logísticas modernas y de las aplicaciones de gestión de la cadena de suministro (SCM), en las que toda la cadena de valor (hasta el cliente final) se puede coordinar para lograr la eficiencia y la competitividad (consulte Las ventajas y las desventajas de un EDI integrado Primera parte: las desventajas).

Con Jeeves EDI, una compañía usuaria puede recibir órdenes, cambios de órdenes, planes de entrega, y notificaciones de despacho, y luego enviar información acerca de precios y de artículos, confirmaciones de órdenes, y confirmaciones de transporte y facturación. Debido a que la misma información ya no se registra de forma manual, el intercambio de información por lo general está mejor automatizado, es más rápido, más seguro y sobre todo, más barato.

Las decisiones de compra se pueden descentralizar o automatizar en el módulo de compras Jeeves, y los compradores tienen más tiempo para enfocarse en los problemas de logística internos y externos. El factor de competencia más importante en la industria ya no es simplemente el precio del producto. Cada vez más, la tarea del comprador se ha convertido en obtener el producto adecuado con la calidad adecuada en el momento adecuado, y por el precio adecuado. La función de compras tiene la tarea de controlar todo el espectro de los costos, ya que todo se toma en cuenta, desde el procesamiento, el mantenimiento de las existencias, el transporte, el desarrollo y los costos ambientales. El módulo de compras de Jeeves tiene como objetivo satisfacer las necesidades de mantener los niveles de existencias al mínimo y cumplir con los requisitos de fabricación y del cliente en cuanto a calidad en la entrega, ya que la integración con el inventario, las ventas, la producción y la contabilidad permite la automatización y una mejor toma de decisiones de compra. Por otro lado, la gestión de inventario, se trata de establecer cuáles artículos debe haber en existencia, al igual que sus políticas de cantidad y seguro de entrega. Para ello, la locación de inventario, lotes y artículos individuales se puede identificar utilizando el módulo de inventario de Jeeves, y existen programas para la planificación avanzada de requisitos, de entrega y recepción, de gestión de transacciones manuales de inventario y de inventarios físicos.

Más allá de la planificación central de los recursos empresariales

Las características de Jeeves Enterprise representan un sistema ERP muy completo. En primer lugar, la serie está completamente habilitada en el flujo de trabajo, y al utilizar el módulo del flujo de trabajo de Jeeves, los usuarios pueden racionalizar sus procesos comerciales, aumentar la automatización, reducir los tiempos de producción y mejorar la administración y el seguimiento de cualquier problema sobresaliente. Por ejemplo, los usuarios pueden crear listas de lo que hay que hacer para cada persona involucrada en el proceso comercial, donde el usuario comienza con el icono de hasta arriba, inicia la actividad y ejecuta cada tarea en el flujo. Por ejemplo, si un usuario hace doble clic en el icono de entrada, el programa de sesión subyacente correspondiente en Jeeves le permitirá al usuario ejecutar la acción de entrada, y luego regresar al flujo una vez terminado. Ya que todas las tareas están registradas, los beneficios adicionales incluyen utilizar el flujo de trabajo como una herramienta de documentación y como una herramienta de instalación, al igual que para el análisis de procesos, para simplificar el entrenamiento, para la información del estatus gráfico, y para medir el desempeño individual.

Internet y los sistemas empresariales integrados han hecho que la gestión de las relaciones de los clientes (CRM) sea un concepto mucho más factible, y Jeeves ha estado apuntando a la automatización del soporte de ventas, a la mercadotecnia y al servicio, de tal forma que se adapta a cada cliente individual. El vendedor reconoce que CRM no es aplicable únicamente para el departamento de mercadotecnia, ya que el acercamiento a los clientes tiene que permear poco a poco toda la organización. Es un requisito básico que exista un énfasis común y uniforme del cliente en todos los departamentos de la compañía, y el módulo de mercadotecnia de Jeeves intenta hacer esto posible al integrar, la base de datos de la compañía con otras partes de la administración de la compañía, con base en un enlace con el resto de Jeeves Enterprise.

Además, dadas las posibilidades de adaptación antes mencionadas de Jeeves Enterprise, el módulo de ventas de Jeeves le permite a la compañía usuaria modificar fácilmente el menú personalizado del programa, la forma de orden, el proceso de registro del cliente, etc., todo con base en las rutinas de órdenes propias de a compañía al igual que las preferencias individuales. Es obvio que el socio más importante en la red de una compañía es el cliente, y que todos los aspectos de las relaciones del cliente deben controlarse por completo de una manera integrada. Por lo tanto la integración con otras aplicaciones dentro de Jeeves Enterprise proporciona el acceso directo a la información en clientes, inventario, crédito, libro mayor, servicio, compra y manufactura. Con esto se debe obtener como resultado una mejor información más rápida y más segura en todos los procesos orientados al cliente, con un mejor servicio y una mejor calidad de entrega, que a su vez da como resultado en una mayor satisfacción y lealtad del cliente.

Por último, de acuerdo con el creciente enfoque en la necesidad de las compañías de tener un servicio al cliente que funcione bien, tanto interna como externamente, el modelo de servicio de Jeeves es una herramienta para establecer procesos de soporte y servicio, y con ello incrementar el nivel de servicio, y crear contactos de servicio a largo plazo y relaciones comerciales rentables. Los flujos de procesos, las rutinas y las reglas para el servicio y la función de soporte se puede mantener con la ayuda del módulo del flujo de trabajo de Jeeves, para intensificar y automatizar las relaciones con los clientes y los esfuerzos de mercadotecnia, y para adaptar el servicio de ventas y el soporte a cada cliente.

El configurador de producto y ventas de Jeeves

Relacionado con los módulos CRM anteriores se encuentra el configurador de producto y ventas de Jeeves, que tiene como objetivo ayudarles a los usuarios a encontrar la configuración óptima o la variante del producto para sus necesidades. Integrado con Jeeves Enterprise, le proporciona al personal de ventas la herramienta para sugerir rápidamente una solución de producto optimizado para el cliente, crear una propuesta y colocar una orden del cliente directamente dentro de Jeeves Enterprise. Si se utiliza como una solución de comercio electrónico, los usuarios pueden interactivamente guiarse a la mejor solución de producto, con base en sus necesidades. El producto tienen un ambiente de modelado gráfico, que hace muy fácil crear y mantener modelos de configuración.

El mejor ejemplo de la necesidad de integración, es de hecho la configuración del producto, que requiere una gran cantidad de integración profunda dentro de un sistema ERP porque fortalece el artículo maestro, la nomenclatura (BOM), las operaciones de trabajo (encaminamiento), el cálculo de costos y de precios, la gestión de las órdenes de trabajo, las órdenes de venta y la información de la gestión de las cotizaciones de venta. Los configuradores necesitan, por ejemplo, añadir o cambiar una operación, cambiar el centro de trabajo donde se realiza la operación, cambiar el valor de dicha operación y cambiar el tiempo de preparación; y también necesitan producir instrucciones o comentarios especiales en la orden de trabajo, la orden de ventas o la factura (consulte Product Configurators Pave the Way for Mass Customization). Para ello, desde mediados del 2004, Tacton y Jeeves también han hecho que Jeeves Enterprise esté disponible para las compañías fabricantes con productos complejos o productos de fabricación a pedido. Al conectar Tacton Configurator a Jeeves Enterprise, ahora es posible cotizar y ordenar una solución de productos personalizados. El configurador recoge el precio y la información del producto de la base de datos de Jeeves Enterprise, y produce una lista de material para producción. La integración es parecida para el usuario final.

Para fabricación: El módulo de producción de Jeeves

Dado que la mayoría de los clientes de Jeeves son fabricantes, el módulo de producción de Jeeves está incluido como una parte intrínseca de Jeeves Enterprise y se utiliza para varios tipos de fabricación, como procesos y fabricación discreta, y fabricación a pedido o fabricación para existencias. Con las herramientas de adaptación del sistema incluidas en Jeeves Enterprise, este módulo también se puede adaptar fácilmente para soportar una amplia gama de procesos de trabajo y rutinas en el proceso de fabricación, incluyendo grupos de trabajo independientes, líneas de producción, señales kanban para ambientes esbeltos o justo a tiempo (JIT), fabricación de subcontratos, etc. Sus principales capacidades incluyen la planificación de requisitos netos y de materiales; la planificación de capacidad visual; reporteo de la planta; asignación de costos; rastreo de lotes y números de serie (con códigos de barras si se desea); configuración del producto con gestión de datos del producto (PDM); e integración de sistemas externos de diseño asistido por computadora (CAD)/fabricación asistida por computadora (CAM). Jeeves también soporta la captura automática de datos (ADC) de la planta para ver cuáles son los tiempos reales de producción y proporcionar actualizaciones del progreso en tiempo real.

Los usuarios del módulo de producción de Jeeves también pueden definir artículos, operaciones y BOMs, pero también, si se requiere, tiempo, producción, asignación de costos, herramientas, preguntas y grupos de trabajo. También es posible indicar si existe un artículo subcontratado y bajo qué condiciones se utiliza la subcontratación (por ejemplo, cuando se excede la capacidad interna). Las órdenes de trabajo se pueden crear de forma manual, o automáticamente (a través de requisiciones o a través de una conexión a órdenes de venta específicas). A su vez, las órdenes de trabajo controlan la reserva o la locación del material, los problemas y la mano de obra y las herramientas necesarias para producir el artículo terminado. Como en la mayoría de los sistemas de la competencia, cuando se producen los artículos terminados, se reporta el material utilizado, la mano de obra y los gastos operacionales; y se pueden recibir los bienes dentro de la existencia de bienes terminados. Todas las transacciones de inventario se registran para referencias futuras, mientras que todas las transacciones de órdenes o los datos económicos se recolectan automáticamente y se actualizan en el libro mayor.

Existen otras similitudes con otros sistemas: Una herramienta de planificación importante en Jeeves Enterprise es el módulo de listas de planificación para resumir las actividades requeridas; ventas, compras, trabajo, y órdenes de servicio todas están incluidas para dar una visión general de las reservas o locaciones para un artículo en específico. En la esquina superior derecha de la pantalla, los usuarios pueden darle clic al botón MRP para producir un patrón de orden de material sugerido, y lo mismo se puede hacer para la planificación de los requisitos de capacidad (CRP) cuando todas las variables de la capacidad se han definido.

Sin embargo, una opción adicional para utilizar junto con los módulos de servicio, producción o proyecto, es el sistema de planificación gráfica de Jeeves (JPS) donde los usuarios pueden controlar todas las actividades planeadas, el uso de recursos, y la carga de trabajo, al fortalecer la interfase gráfica con capacidades de edición. Los datos de producción se cargan desde la base de datos de Jeeves Enterprise a JPS, para que los usuarios puedan correr simulaciones de escenarios "que pasaría si" y si es necesario corregir la planificación de actividades y recursos para optimizar la utilización. Los usuarios pueden hacerlo intuitivamente, con facilidades de edición, y cuando estén satisfechos con el nuevo plan, pueden bajarlo otra vez en la base de datos y actualizar la planificación adecuada y los datos de programación en el módulo de producción de Jeeves.

Además, el árbol de recursos y el árbol de actividad se muestra al mismo tiempo con el área de planificación, donde los usuarios también pueden ver una ventana para subactividades ligadas a los recursos seleccionados. La ventana del uso de los recursos muestra como se reservaron los recursos, junto con la curva de capacidad, y también es posible para identificar cuellos de botellas y seleccionar recursos únicos para análisis más cercanos (por ejemplo, análisis en los que se puede ir de lo general a lo particular.

Es bien sabido el hecho de que en la mayoría de las actividades de asignación basadas en los proyectos, el tiempo es el producto con el que todos tienen que lidiar, ya sea que la actividad requiera la competencia de un especialista o tan sólo una simple asistencia. Los servicios se pueden empaquetar y vender a un precio fijo, mientras la responsabilidad para el cumplimiento durante un tiempo determinado se puede ampliar entre empleados y empleadores por medio de un acuerdo. Sin importar como se distribuya la responsabilidad, lo que se quiere es ser capaz de representar y controlar el tiempo y las actividades dedicadas al proyecto. Asimismo, debido a que la facturación es una función crítica para la misión, es lógico que la planificación, el control del proyecto y la gestión vengan del sistema comercial donde es posible automatizar las rutinas de facturación con un módulo avanzado de precios.

Para ello, el módulo de proyectos de Jeeves ofrece una plataforma para obtener el control sobre los proyectos y las tareas para planificar y mantener el rastro de todas las actividades, para rastrear el tiempo y los gastos (T&E) internos y externos y para manejar costos internos. Los usuarios pueden utilizar el código del proyecto a lo largo del sistema para integrar toda la cadena de valor hasta el cliente final, y también pueden utilizar tecnologías inalámbricas como WAP o el servicio simple de mensajes (SMS) para comunicarse con Jeeves Enterprise y para registrar reportes de servicio, tiempo o proyectos directamente en el sistema. Los guerreros del camino como los técnicos de campo y los representantes de ventas también pueden recuperar información de la base de datos.

Con esto concluye la tercera parte de la serie Jeeves—prospera orgánicamente como un humilde servidor.

 
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