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Offshore outsourcing: ¿La locura tiene un método?La planificación del offshore outsourcing

Escrito por: Nitin Kapila
Publicado: mayo 28 2005

Introducción

No importa si usted es el director general responsable de las ganancias y las pérdidas de su empresa o si tiene una función gerencial, como finanzas o tecnología de la información, la madurez del offshore outsourcing (la práctica de contratación de una organización externa para desarrollar algunas o todas las funciones de TI en un otro país) tendrá un impacto sobre usted, ya que cambia la forma en que las empresas estructuran, operan, compiten y despliegan sus recursos.

Por consiguiente, muchas empresas se han topado con obstáculos al tratar de experimentar con el offshore y el outsourcing, y seguirán haciéndolo si no usan una metodología de desarrollo de un proceso de outsourcing. Sin un proceso adecuado, una iniciativa de outsourcing puede provocar aumentos en los costos, pérdida de clientes y desgaste de la moral de los empleados.

La planificación antes de la ejecución expondrá las dificultades principales

La etapa de planificación para la aplicación exitosa del offshore outsourcing implica gastos mínimos directos y permite tener un retorno de la inversión en poco tiempo.

Algunos costos típicos de arranque de la etapa de planificación son la asignación de recursos para la planificación del negocio. Esta planificación tiene ciertas ventajas, como una estructura de costos menores, una mejor capacidad de respuesta, un aumento en el enfoque en los procesos principales, márgenes más altos y efectivo que se puede usar para penetrar los mercados nuevos, que al realizarse de forma correcta normalmente compensan por los costos directos de una iniciativa de offshore outsourcing.

Iniciar una sociedad con un proveedor sin la diligencia debida, como un plan del negocio, operativo, financiero o de reducción de riesgos puede ser peligroso. Sin la debida planificación, el equipo no tendrá forma de medir el progreso y el riesgo que implican los problemas estratégicos, culturales y operativos que implica iniciar directamente la ejecución. Finalmente, es vital tener una etapa de planificación organizada.

La gestión del programa durante la planificación reduce el riesgo

Se recomienda asignar una guía de offshore outsourcing que realice la gestión del programa en la etapa de planificación, ya que con ella se optimizarán las ventajas y se evitarán las interrupciones de las operaciones constantes y el impulso de la empresa.

La guía de gestión del programa, junto con el equipo de planificación, debe desarrollar y documentar la comprensión de los procesos existentes, los dueños y los costos. Es importante que el equipo entienda las tendencias competitivas, geopolíticas y de precios para asegurar que pueden crear objetivos realistas para la iniciativa.

Algunas de las actividades que deben realizarse durante la etapa de planificación son:

(i) Entrevistar a los dueños de los procesos candidatos, los proyectos o ambos

(ii) Facilitar las sesiones de trabajo

(iii) Crear planes de trabajo

(iv) Redactar un plan de negocios

(v) Crear planes de transición de alto nivel

La colaboración entre funciones agrega mucho valor

Cuando se incluye a los clientes clave, los prospectos, los empleados, los socios y los inversionistas en el proceso de planificación, es posible descubrir áreas de oportunidad que pueden acelerar el retorno de la inversión y minimizar el riesgo que implica ejecutar las operaciones desde el extranjero. Con frecuencia, la planificación en colaboración de los requisitos también descubre los recursos y la experiencia en el campo que pueden haber sido ignorados durante la planificación en silo (aislamiento de las funciones). Por ejemplo, durante el proceso de planificación que se llevó a cabo en una empresa de software, el equipo descubrió un líder clave en el departamento de investigación y desarrollo que estaba dispuesto a trasladarse al extranjero para ayudar a iniciar las operaciones offshore. Esta voluntad que tenía dicho líder para compartir su experiencia minimizó algunos de los riesgos relacionados con el trabajo con equipos que se encuentran en zonas horarias y culturas corporativas diferentes.

Los directores experimentados crean un plan por etapas para evitar las desventajas

En general, quienes tienen éxito en la implementación de offshore outsourcing es porque han adoptado un enfoque por etapas. Al dividir la implementación en etapas incrementales que normalmente duran entre 12 y 24 meses, las empresas pueden manejar los riesgos y los atenuantes y pueden acelerar o desacelerar su despliegue de forma adecuada.

La primera etapa de cualquier implementación implica un piloto que garantice que los canales de comunicación, la alineación cultural, los mecanismos de retroalimentación y otros factores críticos para el éxito se incorporen en el programa durante una etapa temprana.

La planificación del negocio debe dar lugar a la planificación de los requisitos

Una vez que se tienen las bases para los procesos, los dueños y los objetivos actuales, el equipo puede empezar a documentar los requisitos para los candidatos principales en colaboración con las partes interesadas. Esto permite que los equipos se enfoquen tanto en los candidatos que tienen el mayor impulso como en el retorno de la inversión, ya que la planificación de los requisitos se realiza únicamente para los principales candidatos de offshore outsourcing.

Los criterios de calificación en colaboración van más allá de las capacidades de los socios

Los negocios tienen a su disposición varias categorías de proveedores de offshore outsourcing, como:

  • Firmas multinacionales, como Accenture, IBM Global Services, ACS y EDS, que normalmente atienden las necesidades de empresas grandes.

  • Firmas de offshore outsourcing establecidas, como Wipro, TCS, Satyam, Infosys, que se enfocan en reducir el costo total de outsourcing al llevar la mayoría de la ejecución al extranjero.

  • Especialistas emergentes en procesos de offshore, como Sonata para tecnología de la información, Global Vantedge para gestión de cuentas por cobrar y vCustomer para servicios de centros de llamadas. Actualmente son más pequeños que los generales y se enfocan en reducir el costo total de propiedad de un proceso específico.

  • Proveedores de capacidad de offshore, que pueden ayudar a las empresas de América del Norte y Europa a establecer su propia filial o empresa conjunta.

De acuerdo a los objetivos desarrollados durante las primeras etapas de la planificación, las firmas pueden enfocarse en la diligencia debida y las negociaciones con la lista de selección adecuada de socios de offshore para asegurar que la estrategia, la cultura, las operaciones y la ejecución están alineadas.

La planificación pragmática puede producir resultados espectaculares

El offshore outsourcing es una forma para usar los recursos de más de un país con el fin de reducir los costos, penetrar mercados nuevos y aumentar la capitalización. Las empresas, tanto grandes como pequeñas, deben pensar en aplicar el offshore outsourcing a sus procesos de forma pragmática.

Al adoptar una metodología comprobada, las empresas pueden obtener resultados espectaculares. El offshore outsourcing permite que las empresas modifiquen sus actividades, haciendo que su personal interno se enfoque en las competencias principales de la firma mientras externalizan las funciones secundarias con un servicio compartido o una empresa externa cuyo personal se enfoque en desarrollar las economías a escala y las prácticas de excelencia en la función que ofrecen.

Acerca del autor

Nitin Kapila es un consultor que tiene una vasta experiencia internacional en la revisión y el benchmarking de operaciones internacionales, la reunión de datos cualitativos y cuantitativos de varias funciones de oficina de gestión y de ventanilla, calificar en colaboración los procesos para su aplicación en el extranjero, desarrollar métricas y planes de transición y evaluar la valoración y las estrategias de comercialización para los proveedores de outsourcing.

Antes de dedicarse a la consultoría, Nitin Kapila trabajó como director de desarrollo corporativo, gestión de productos y mercadotecnia de productos para Inovis. Durante tres años ocupó puestos de análisis financiero y gestión de productos en MCI Telecommunications. Junto con su equipo de GTM Group, complementa a los equipos ejecutivos en sus tareas con su impulso de las operaciones del negocio, el offshore outsourcing y su experiencia en desarrollo corporativo.

Nitin Kapila es ingeniero electrónico de Punjab University, tiene un MBA de la American University y ha terminado su educación ejecutiva en Harvard Business School.

Se le puede localizar por correo electrónico en nkapila@bellsouth.net o por teléfono al (404)321-7515.

 
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