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Optimizar el registro de datos y el análisis de la información mediante el código de barras

Escrito por: Juan Francisco Segura
Publicado: mayo 2 2005

Introducción

Tradicionalmente, el código de barras se usa para la distribución de productos, la mensajería y los puntos de venta; quizá su aplicación en procesos productivos dentro de la industria manufacturera sea poco conocida, pero lo es aún menos en la base de mantenimiento de una línea aérea.

Para poder entender mejor la aplicación del código de barras en un proceso de mantenimiento debemos partir del hecho de que esta tecnología es una forma de recolección automática de datos que produce una serie de registros que brindan información importante acerca del mantenimiento -en este caso del mantenimiento de los aviones-, que debe ser analizada y debidamente interpretada para entender su potencial.

En las siguientes líneas se podrán observar los beneficios del uso del código de barras en el caso particular del mantenimiento de aviones

¿Qué empresa es candidata para implantar el código de barras en sus procesos de mantenimiento?

Resulta evidente que antes de pensar en implantar esta tecnología, deben quedar claros los alcances, los beneficios y las características de mantenimiento de este sistema (algunos podrían identificar esto último como problemas o gastos asociados). También hay que comprender que no sólo se puede aplicar a aerolíneas, sino a cualquier empresa de otro giro que requiera indicadores del desempeño del mantenimiento.

Uno de los primeros signos que indican la necesidad de saber más acerca de nuestros procesos de mantenimiento es, indiscutiblemente, su costo, y como un síntoma asociado, su variabilidad. ¿Por qué hay diferencias de costo en un mismo servicio de mantenimiento aplicado en dos aviones del mismo tipo? (Esta misma pregunta se aplica a diversas máquinas existentes en otras industrias).

Muchos ingenieros encargados del mantenimiento responderán atinadamente que depende de muchos factores, tales como incidentes ocurridos durante la operación, edad del avión, etc. Pero en esencia, el mismo servicio debe efectuarse en rangos de tiempos similares, en aviones del mismo tipo. Los trabajos adicionales o los trabajos no rutinarios (non-routine jobs), no forman parte de los trabajos definidos dentro del servicio, aunque también se necesita saber cuánto han costado y cuánto tiempo ha tomado atenderlos. Lo mismo sucede con las órdenes de ingeniería, etc. Así, para proyectar los costos y los tiempos de atención que requieren los diferentes servicios se recurre a datos históricos o a algún tipo de memoria que ayude a formar un presupuesto de costo, tiempo y personas.

Estos datos pueden obtenerse del sistema de mantenimiento (software) que la aerolínea o el negocio esté usando, si es que este sistema está actualizado y cuenta con datos confiables.

Si no se cuenta con datos confiables, si las horas hombre -así como los costos- que se usaron en el proceso de mantenimiento son muy variables o están incrementando o si se quiere mantener un control de dicho proceso, entonces es recomendable analizar su desempeño. Una alternativa para ello es usar un sistema de recolección automática de datos, como el código de barras.

¿Qué beneficios se obtienen al usar el código de barras?

Los beneficios del código de barras tienen dos vertientes: los operativos y los de información.

Los beneficios operativos son aquellos que tienen que ver con el trabajo cotidiano dentro del hangar. Para ejecutar los trabajos o servicios de mantenimiento, se tienen que emitir documentos, que pueden ser órdenes de ingeniería, servicios rutinarios, servicios no rutinarios u órdenes de trabajo en general. Los documentos anteriores pasan a las manos de un supervisor, el cual los lee, los asigna y anota en un papel al técnico al cual se le asignó y en qué fecha. Posteriormente, tiene que capturar estos datos en el sistema que usa la aerolínea para el control del mantenimiento, lo que produce una captura doble (en papel y luego en una computadora). También es común que los supervisores hagan esta captura hacia el final del turno o hacia la finalización del trabajo o el servicio de mantenimiento, pues su objetivo principal es atender al avión para cumplir con la operación, por lo que los datos alimentados son una estimación y redondean el tiempo usado, todo esto acorde a la experiencia de cada supervisor. Lo anterior implica que no hay la confiabilidad debida en los datos que hayan sido ingresados al sistema.

Sin embargo, un sistema de código de barras bien diseñado e implantado, podrá resolver problemas tales como “la captura doble” que se mencionaba anteriormente y permitirá agilizar los procesos de mantenimiento, especialmente aquellas operaciones que requieran un registro en el sistema. Todo esto gracias a que hace que los técnicos se registren en el sistema, registren sus tarjetas de trabajo asignadas y comiencen sus labores de manera prácticamente inmediata. Esto también se aplica a los trabajos no rutinarios y las órdenes de ingeniería. Con esto, el sistema ya tiene un registro de todos los datos concernientes al servicio: la persona que ejecutará el trabajo, el material que se usará y la matrícula del avión. Además, el sistema registra automáticamente el tiempo en que se realiza el trabajo, desde su inicio hasta su cierre, todo esto sin dobles capturas y en tiempo real o en línea, según convenga.

Otro requisito del mantenimiento de aviones es poder “rastrear” los componentes del avión, debido a su importancia, tanto de funcionamiento y aeronavegabilidad, como económica. Cuando se asigna un código de barras a un componente y se va registrando en cada etapa de su reparación, se le puede dar seguimiento desde que se remueve hasta que se instala nuevamente en un avión. Con esto, el sistema tiene un registro del número de parte, el número de serie y la descripción de dicho componente, además de que permite ubicarlo y saber qué reparación se llevo a cabo. A los materiales (rotables y consumibles) también se les puede asignar un código de barras para su distribución a las estaciones, los almacenes o las bases de mantenimiento. Entonces el sistema registrará los componentes que se enviaron o recibieron o que continúan en tránsito, así como su descripción, número de parte, número de serie, lote, etc.

Las herramientas sujetas a calibración también pueden contar con un código de barras (u otro tipo de codificación, tal como el “data matrix”) que el sistema asociará con su descripción, su fabricante y la fecha de su siguiente calibración, para poder atraer, con la debida anticipación, la atención que requiere dicha herramienta. Esto también puede aplicarse a las herramientas que no están sujetas a calibración, con el fin de usar el sistema para controlar quién está usando la herramienta y desde cuándo.

En un caso más típico o palpable para al lector, el código de barras se puede usar para el despacho o la recepción de material en el almacén técnico. Desde luego, es más cómodo y práctico revisar las existencias directamente en la pantalla en lugar de buscarlas en los anaqueles, donde es probable que no se encontrará lo solicitado.

Todo lo descrito anteriormente implica mucha documentación, vales, firmas, etc., cuando no se tiene una forma de registro directo en el sistema. El código de barras ofrece este tipo de registro y permite aumentar la productividad por hora hombre usada en la operación.

Ahora, los beneficios de información son a mediano plazo, pues se requiere de tiempo para que el sistema (o la base de datos) cuente con los registros significativos necesarios para realizar un análisis. Los resultados del análisis permitirán conocer los tiempos de mantenimiento, los materiales usados, etc., que tendrán que ser interpretados por el personal que tenga el conocimiento y la experiencia suficientes.

El análisis de la información deberá ayudar a:

  • La planeación del mantenimiento.
  • La planeación de los materiales.
  • La planeación del personal.
  • La planeación financiera.

Desde luego que los beneficios económicos y en horas hombre dependerán de cada caso y sistema en particular.

¿Qué se requiere para implantar un sistema de código de barras para el mantenimiento de aviones?

Lo más importante es el diseño de la solución en combinación con el sistema de mantenimiento (software) usado por la aerolínea. Lo ideal sería tener un sistema encargado de contener todos los registros del mantenimiento, que acepte el uso del código de barras y además sea capaz de generarlos.

Es probable que muchos sistemas no estén habilitados para código de barras, pero eso no es impedimento para su implementación. Las aerolíneas grandes o medianas quizá no tengan problema al tener un sistema alterno al de código de barras, aunque en aerolíneas pequeñas o talleres reparadores, la solución debe estar muy bien diseñada para no incurrir en costos innecesarios.

Posiblemente sea necesario adaptar el formato de los documentos y contar con lectores de código de barras, impresoras láser o de código de barras y computadoras personales.

En soluciones más completas, se pueden instalar redes inalámbricas para el uso de computadoras portátiles o auxiliares personales digitales (PDA) y se pueden usar más o menos consumibles, como cintas, toners, etiquetas, etc., siempre de acuerdo a la situación y las necesidades.

¿Es caro implantar un sistema de código de barras?

En general, los costos de implementación de un sistema de código de barras son accesibles, pero hay que hacer hincapié en que dependerá del diseño de la solución y las necesidades a resolver.

Una solución bien diseñada optimizará el uso del equipo y tendrá sus mayores beneficios si se implementa en los puntos neurálgicos del proceso de mantenimiento.

El costo y la accesibilidad de las soluciones dependerán de los objetivos y habrá que cuidar la cantidad o el volumen de consumibles que se requieran. Sin embargo, de acuerdo a mi experiencia, los problemas operacionales de las aerolíneas, tales como el clima o los daños provocados a las aeronaves en una operación normal, tienen un costo anual más elevado que el costo de implementación de una solución de recolección automática de datos, sobre todo si se toman en cuenta los beneficios que devolverá un sistema como el código de barras.

Software y "humanware"

Aunque la implantación del sistema de código de barras permitirá conocer, a partir de datos más precisos, el desempeño del proceso de mantenimiento, la parte más importante es el análisis de los registros.

Este análisis puede llevarse a cabo usando el propio sistema de mantenimiento, o bien, a través de otros programas diseñados para el análisis de datos, pero eso no es todo. La interpretación de los datos es lo que ayuda a comprender lo que sucede en el proceso de mantenimiento y coadyuva a la planeación futura. La persona o personas a cargo de realizar el análisis –el humanware-, deben conocer el proceso de mantenimiento de la aerolínea y tener experiencia en el mismo. Así, se pueden proponer soluciones factibles y acordes con cada aerolínea y situación. Una combinación de esfuerzos entre el ingeniero encargado del mantenimiento y un ingeniero industrial tendrá un resultado positivo, pues se podrán establecer estándares de trabajo para cada equipo y situación particular. Ese es otro de los beneficios de contar con registros precisos y confiables.

Debe quedar muy claro que el sistema de código de barras no resuelve problemas, pero facilita el registro de la información y ayuda a detectar las tendencias del desempeño del mantenimiento, las cuales nos pueden alertar a tiempo para tomar medidas que permitan seguir trabajando con buenos índices de productividad y costos bajos. Eventualmente, si se llegan a establecer estándares de trabajo, se contará con la documentación suficiente y los indicadores del proceso de mantenimiento necesarios para certificar el proceso con una norma ISO o alguna otra norma aplicable a la industria aeronáutica.

¿Es obsoleta la tecnología de código de barras?

Esta tecnología tiene muchos años en el mercado y se ha mantenido gracias a que ha demostrado su utilidad en diferentes negocios, por lo tanto, es una tecnología ampliamente extendida y comercial. Tiene las características siguientes:

  • Es confiable.
  • Hay diversidad de equipos.
  • Hay diversidad de marcas y proveedores.
  • Es conocida.
  • Económicamente hablando es accesible.

Adicionalmente, esta tecnología permanecerá en el mercado varios años más, por lo que se podrán encontrar equipos, refacciones y servicio con diferentes proveedores.

En conclusión

La tecnología de código de barras es útil para conocer el desempeño del proceso de mantenimiento en aeronaves, así como para dar seguimiento a los componentes y las operaciones propias del almacén técnico.

Esta tecnología permite agilizar los procesos de registro de datos en el sistema de mantenimiento, confiriéndoles confiabilidad y evitando el error humano. Aunado a esto, se obtienen ahorros en el uso de horas hombre en las labores de papeleo.

Uno de los beneficios más notables es que a partir de los registros de datos se puede realizar un análisis adecuado que coadyuvará a una mejor planeación del mantenimiento, del personal y financiera (presupuestos de mantenimiento).

Acerca del autor

El Ing. Juan Francisco Segura Salas es ingeniero industrial con especialidad en procesos y automatización. Ha trabajado para la Universidad Iberoamericana como asesor de tecnología de cómputo en el área de física y ha instrumentado equipo electrónico y de cómputo para sus laboratorios. Ha sido instructor de computación y ha trabajado en el medio de la aviación durante seis años, en la planeación del mantenimiento de aviones, en donde participó en la selección del software de planeación de mantenimiento; fue líder del proyecto de código de barras para mantenimiento y recientemente en el análisis y desarrollo de procesos de una aerolínea.

Se le puede encontrar en jfsegura@avantel.net

 
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