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Planeación racional para la compra de software

Escrito por: Claudia Gomez
Publicado: junio 17 2009

Este documento es el primero de una serie, donde se pretende señalar algunas prácticas dentro del universo de la compra de sistemas empresariales, que pertenecen al grupo de mejores prácticas y otras que no lo son.

La toma de decisiones económicas es un acto racional que puede ser medido de múltiples formas y cuyo objetivo es el beneficio económico. En esta medida y dadas las condiciones actuales de la economía, la decisión de comprar un sistema empresarial debe ser absolutamente racional y sin la menor influencia externa que no contribuya con los objetivos empresariales, o que no sea sometida a un riguroso análisis. La información y su correcto análisis son la clave de una buena toma de decisiones.

Habiendo trabajado por varios años para Technology Evaluation Centers, he escuchado muchas historias sobre la manera en que muchas empresas en el mundo eligen sus sistemas, algunas son éxitos totales, otras no tomaron la mejor decisión y compraron más de lo que necesitaban, otras no se dieron cuenta de que el sistema que compraban no podía ser fácilmente integrado con los sistemas en uso de la empresa. En mi experiencia, la diferencia entre unas y otras es que las empresas triunfadoras tienen mucha más información y lo que es más importante, los medios para procesarla. ¿De qué sirve tener toda la información del mundo y no poderla analizar? La mayoría de los casos fallidos en la compra de software se deben a la falta de información procesada.

Ser objetivo:

La necesidad de comprar un sistema empresarial debe estar orientada a crear los medios para llegar a una meta. Esta meta es la orientación o dirección que la empresa desea tomar en el corto, mediano y largo plazo con respecto a un departamento o a toda la compañía.

Haga una lista general y objetiva de sus metas y divídalas en pequeños hitos distribuidos en el tiempo, para obtener su lista de tareas de corto, mediano y largo plazo. Por supuesto, teniendo en cuenta su secuencia temporal, es decir, primero debe ir la distribución de tareas que como consecuencia dan origen a otras, esto permitirá eliminar los cuellos de botella en su proyecto. Esta etapa del proyecto tiene una dificultad particular. Mucha de la información que se recopila, es de carácter interno y ya que por ello se tiene control, se puede cometer el error de sobre estimar los pronósticos. Mantenga la cabeza fría.

Una vez creada la lista de metas generales dirigidas a un objetivo, debe encontrar los mejores medios para realizarla, al menor coste posible. El coste involucra tiempo, dinero y por ende, el retorno de la inversión.

¿Cómo recopilar buena información para una buena toma de decisión y poder analizarla para sacar provecho? La metodología es lo que cuenta.

Realice un mapa empresarial que asigne tareas específicas a cada departamento de su empresa. Cada uno de estos departamentos debe a su vez, crear submapas integrados con la meta del departamento. Es una lista detallada de todos los procesos diarios de cada una de las personas involucradas en la cadena. Si es una lista ardua y detallada, que requiere de mucho compromiso por parte del grupo de administradores del proyecto. Estos mapas de procesos deben entonces ser traducidos por los especialistas TI en características de software.

Obtener la colaboración de cada una de las personas en la cadena de procesos, es una tarea difícil y requiere de un administrador carismático, capaz de vender la idea de mejora para todos, y de mantener todo bajo control, pero con entusiasmo.

Cuando las metas generales y el mapa detallado están listos, el siguiente paso es buscar los medios que existen para lograr el objetivo. Tenga en cuenta que su lista de necesidades puede incluir miles de pequeños detalles que son difíciles de analizar uno a uno, pero que si no los tiene en cuenta, pueden hacer menos eficiente su decisión. Por ejemplo, si su empresa tiene planes de expansión, el sistema que elija debe poder permitir el análisis financiero en varias divisas, posiblemente otros idiomas, etc.

Una forma excelente de manejar todos estos detalles es por medio de una hoja Excel que liste todas las características que busca, de forma jerárquica y por departamento; sin duplicar, pero teniendo en cuenta que los diferentes departamentos se comunican y usan elementos en común. Terminado el traspaso del mapa con la información detallada a la hoja Excel, el grupo de TI de su empresa debe comparar sus características para el sistema de software, con los sistemas existentes en el mercado. Algunos se preguntaran y ¿porque no crear un sistema? Generalmente no es una buena idea, ya que requiere de mucho más tiempo, recursos; y terminará dependiendo de una persona en su empresa, en lugar de un proveedor especializado. En general, es posible encontrar un sistema que el mercado ofrezca. Como el dicho lo expresa: zapatero a sus zapatos.

Para empezar a navegar el mar de productos del mercado, debe tomar las características principales del sistema que busca y hacer una radiografía general de lo que le ofrece el mercado: La plataforma que usa actualmente, el tipo de industria en la que produce, los idiomas, estas son algunas de las características guía para empezar a recortar su lista de probabilidades. Después de la lista abreviada, debe entrar en el análisis de los detalles, una tarea muchísimo más ardua.

¿Cómo comparar miles de pequeños detalles?

La mejor forma es por medio de un sistema para la toma de decisiones (del inglés DSS, Decision Support System). Los hay de muchas clases, todo depende del nivel de detalle al cual quiere llegar, y si lo puede comprar o simplemente alquilar. El sistema ideal debe poder listar todos sus requisitos de la hoja Excel que forman el mapa de la empresa y cotejarlo con otros dos, tres o cuatro mapas de sistemas existentes en el mercado. Aquí existe un problema de lenguaje para lograr la comparación ideal. Si en su hoja de Excel usted nombra su departamento de contabilidad como accounting, y el proveedor para referirse a la misma función dice contable, contabilidad, etc; será difícil que el sistema funcione de manera eficiente, tratando de comparar dos cosas diferentes. Por ello, se requiere de una hoja Excel en la cual los proveedores respondan si contienen o no la característica especifica. Si el proveedor dice tenerla debe al mismo tiempo describir como está contenida en el sistema, es decir, el sistema la contiene sin pagar más, la provee un tercero pero no existen extra costos, la provee otra firma y debo pagar por ella, el sistema la puede realizar pero se debe modificar (las modificaciones traen costos y tiempo extra). Todos estos detalles los debe evaluar un buen sistema DSS.

Adicionalmente, un sistema DSS, debe permitirle introducir sus niveles de importancia para cada característica del software. Habrá características que usted prefiera sacrificar por otras, para obtener el mayor beneficio global.

Existen en el mercado herramientas para la toma de decisiones como ebestmatch™ desarrollada por Technology Evaluation Centers (TEC) y diseñada específicamente para la toma de decisiones relacionadas con la compra de software empresarial. En ella usted puede introducir las características generales del software que ya exploró para su empresa, y dado que el sistema DSS de TEC tiene listados muchos productos del mercado con todas las funcionalidades, usted puede sacar fácilmente una lista abreviada de los sistema que más se ajustan a sus necesidades. Una vez que obtiene la lista, puede seguir usando el sistema DSS de TEC, ebestmatch™ para introducir las miles de características de software que su equipo de TI está buscando, incluyendo sus prioridades al respecto. La gran ventaja en tiempo y recursos, es que los proveedores de software ya han respondido a los cuestionarios de TEC sobre los que contienen sus productos, esto permite obtener una lista de las características que pueden ser comparadas.

Siguiendo estos pasos y con otras herramientas que usted tiene a su alcance, puede lograr tomar una decisión racionalmente económica.

Sobre el autor:

Claudia Gómez es economista de la universidad de Medellín en Colombia, y ha trabajado para Technology Evaluation Centers en Canadá por más de cuatro años. En el momento, es la editora y traductora del boletín de noticias de TEC en español y en su tiempo libre, se dedica a la pintura y a la ilustración de libros.

 
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