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Podcast: Guía para gerentes de proyecto sobre gestión del desempeño empresarial, entrevista con Lyndsay Wise, analista de investigación de TEC

Escrito por: Neil Stolovitsky
Publicado: septiembre 5 2007

En los últimos tres años, la gestión del desempeño empresarial (BPM) ha adquirido un gran impulso y ha expandido su alcance a todas las áreas de negocios. Al mismo tiempo, los gerentes de proyecto han tenido que trabajar para aumentar sus habilidades de gestión de factores inciertos, y esto ha afectado el éxito de los proyectos. Por consiguiente, la forma en que convergen la gestión de las partes interesadas y la BPM permitirá que las organizaciones simplifiquen sus entregas, optimicen sus operaciones y mejoren el nivel de satisfacción de sus clientes. En este podcast, Neil Stolovitsky y Lyndsay Wise, analistas de TEC, se sientan a hablar del papel que juega BPM en la gestión de proyectos.

 

 


Descargue el archivo y escuche al podcast
de 7:20 minutos, o guárdelo para escucharlo más tarde.

Este episodio trata las preguntas siguientes:

  1. ¿Por qué la gestión del desempeño empresarial (BPM) es importante para la gestión de proyectos?
  2. ¿Cómo pueden los gerentes de proyecto usar las herramientas de BPM para tratar con las partes interesadas en un proyecto?
  3. ¿Qué aplicaciones de gestión del desempeño empresarial (BPM) pueden aplicarse en el mundo de gestión de proyectos?
  4. ¿Qué tipo de información del proyecto es necesaria para crear una solución accionable de gestión de las partes interesadas?
  5. La gestión de las partes interesadas es gestión de gente. ¿Cuáles son los retos de dar seguimiento a los factores inciertos que determinan el destino de un proyecto?

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Neil Stolovitsky: Lyndsay, muchas gracias por acompañarnos. Últimamente, la gestión del desempeño empresarial [BPM] se ha vuelto muy popular en áreas como recursos humanos [RRHH] y ventas. ¿Por qué es importante para quienes trabajan en gestión de proyectos?

Lyndsay Wise: La gestión del desempeño empresarial se define como el uso de software para mejorar el desempeño de las empresas. Con ella es posible automatizar los procesos, alinear las iniciativas de desempeño con las iniciativas estratégicas generales de la organización y manejar y asignar tareas mediante una colaboración. Las aplicaciones de gestión de proyectos tienen funciones similares, es decir, identifican qué proyectos están en progreso, permiten vincular el estatus de los proyectos con las métricas que identifica la BPM y las interacciones entre proyectos. Por ejemplo, la forma en que se asignan los recursos, cómo cumplen con las fechas establecidas, etc., son similares a la forma en que se hace la colaboración en BPM.

NS: Por lo general, los gerentes de proyecto aprenden a calcular métricas concretas, como exceso de costos, fechas límite de los proyectos y especificaciones. Sin embargo, sabemos que los aspectos más difíciles de medir en un proyecto son los factores inciertos, como la gestión de las partes interesadas y los estilos de trabajo. ¿Cómo pueden las herramientas de BPM ayudar a los gerentes de proyecto a tratar con las partes que participan en un proyecto?

LW: Esa es una buena pregunta, Neil. Esencialmente hay dos formas en que los gerentes de proyecto pueden usar las aplicaciones que hay actualmente de gestión del desempeño empresarial. La primera tiene que ver con lo que mencionabas sobre la gestión de las partes interesadas –desarrollar una aceptación por parte de ellas y darle seguimiento. Para hacerlo se pueden usar herramientas de visualización de datos, como cuadros de mando integral que sirven para dar seguimiento a los proyectos en los que participan las partes interesadas, ya sea que estén relacionados con varias iniciativas, el desempeño de estas partes interesadas con respecto a las tareas asignadas y las fechas establecidas o hasta cómo los recursos que asignaron cumplen con las fechas y las consecuencias de ello en el proyecto general.

La segunda aplicación de BPM que pueden aprovechar los gerentes de proyecto es que la gestión del desempeño representa un esquema que asegura el cumplimiento con los objetivos y las expectativas de las partes interesadas. Para lograrlo se usan las métricas. Si tomamos el ejemplo de las ventas, las organizaciones pueden dar seguimiento a las ventas actuales, comparar el desempeño actual con los objetivos y pronosticar los objetivos de ventas a futuro según las tendencias. Ese mismo tipo de información puede servir a los gerentes de proyecto. Por ejemplo, es posible dar seguimiento al nivel de aceptación que se ha registrado en el pasado, para ayudar a identificar la probabilidad de que las partes interesadas acepten las iniciativas en el futuro. Esto puede servir como tendencia, si se toma en cuenta otra información y se mezclan los datos del proyecto con otros factores inciertos que se utilizan para manejar las partes interesadas de un proyecto.

NS: Entonces ¿cuáles son algunas de las aplicaciones que se usan actualmente en gestión del desempeño y que pueden servir también al mundo de gestión de proyectos?

LW: Lo bueno de las soluciones de gestión del desempeño es que las aplicaciones de las herramientas crecen constantemente para cubrir las necesidades de otras áreas de la organización. La gestión del desempeño de los empleados es un ejemplo excelente de cómo se han llevado las aplicaciones de BPM a otro nivel. Las organizaciones han dejado atrás la gestión simple de su desempeño financiero y han empezado a preocuparse por la gestión de sus empleados. La gestión del desempeño de los empleados puede servir para hacer corresponder los objetivos de los mismos con los de la organización –básicamente, lo que quiere hacer un empleado y lo que la empresa necesita. Se puede usar para identificar si los empleados están logrando los objetivos que se crearon para identificar a los de mejor desempeño y retenerlos o canalizarlos a desarrollo de liderazgo. Todas estas actividades toman en cuenta los factores inciertos en cuanto a que utilizan información que no se encuentra almacenada en bases de datos, para desarrollar una solución basada en el desempeño.

Esto es vital en la forma en que la gestión de proyectos puede aplicar las herramientas y las técnicas de gestión del desempeño. La gestión del desempeño de los empleados es una aplicación relativamente nueva de BPM, de manera que los gerentes de proyecto tienen mucha información sobre lo que se está haciendo –por ejemplo, al aplicar el desempeño que tienen los recursos con respecto a ciertas tareas. Estas son sólo algunas formas en que el mundo de la gestión de proyectos puede aplicar lo que se hace actualmente en gestión del desempeño para obtener un valor inmediato de estas soluciones.

NS: ¿Qué tipo de información sobre el proyecto debe buscar un gerente de proyecto para crear una solución accionable a la gestión de las partes interesadas?

LW: Bien, básicamente hay cuatro tipos distintos de información necesaria. El primero es para identificar en qué proyectos está involucrada cada una de las partes interesadas. Esta información puede servir para identificar la tasa de éxito de los proyectos en los que participan las partes interesadas. Asimismo, se puede desarrollar un esquema de calificaciones para identificar el nivel de aceptación y los patrones que pueden existir según los tipos de proyectos que las partes interesadas aceptarán mejor.

El segundo tipo de información necesaria es identificar los esfuerzos de colaboración –tanto para las superposiciones en los proyectos como para los recursos-, incluso la colaboración que necesitan las partes interesadas actuales y la forma en que puede afectar otros proyectos dentro de la empresa.

El tercero es identificar la responsabilidad en las tareas. Básicamente significa identificar quién es responsable de qué tareas y cómo éstas se relacionan entre sí.

El cuarto tipo es el registro de éxito de la gente, que está estrechamente relacionado con los proyectos que se han realizado en el pasado. El éxito de un proyecto puede estar ligado a la aceptación futura de las partes interesadas. Así que, por ejemplo, es probable que los recursos que se relacionan con el éxito de un proyecto pasado generen más aceptación en el futuro entre las partes interesadas.

NS: Entonces, si la gestión de las partes interesadas es lo mismo que manejar gente, ¿cuáles son, desde tu punto de vista, algunos retos de dar seguimiento a los factores inciertos que pueden determinar el destino de un proyecto?

LW: Pues algunos de los retos –especialmente porque la gestión de las partes interesadas se enfoca realmente en identificar la información de los factores inciertos, como dijiste- son cómo desarrollar métricas y formas para supervisar el estilo de trabajo de las partes y los recursos participantes. Por otro lado, otro factor que es un reto que hay que tomar en cuenta es cómo identificar las habilidades tanto de las partes interesadas como de los recursos. El tercero es medir la posición de poder –básicamente, cómo lo haces. Y el cuarto es identificar el ambiente de trabajo. Y todos estos retos se relacionan con la misma idea de cómo estructurar estos factores inciertos de forma más concreta para poder desarrollar las métricas que ayudan a las organizaciones y los gerentes de proyecto a calificar los distintos niveles en los que podrán manejar e identificar la posible aceptación de las partes interesadas.

NS: Lyndsay, te agradezco el que nos hayas dado tanta información sobre un tema del que generalmente no se habla en el mundo de la gestión de proyectos.

LW: Gracias a ti, Neil.

Si desea obtener más información o realizar su propia comparación de soluciones, visite el

Centro de evaluación de gestión del desempeño empresarial de TEC.

 

 
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