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¿Por qué las empresas deben administrar cuidadosamente sus contratos?

Escrito por: Predrag Jakovljevic
Publicado: mayo 11 2011

Hace unos dos meses, Technology Evaluation Centers (TEC)  publicó dos artículos Thou Shalt Manage (and Cherish) Thy (Best) Suppliers y The Hidden Gems of the Enterprise Application Space señalando la importancia de la gestión del ciclo de vida del contrato (CLM) dentro de la administración de gastos y de las relaciones con los proveedores (supplier relationship management, SRM). De hecho, los contratos son la base sobre la cual giran los negocios con los socios comerciales.

Tanto los compradores como los proveedores (y sus asesores legales), pueden pasar una desorbitante cantidad de tiempo puliendo los detalles de sus obligaciones contractuales mutuamente acordadas, remuneraciones, incentivos y eventualidades. Para las empresas que deben gestionar docenas (incluso cientos) de contratos y asegurar que todos sus socios se adhieran a los detalles del mismo, puede ser un asunto complicado sin la tecnología apropiada. En otras palabras, los métodos manuales son inconsistentes y desconfiables en el manejo de términos y condiciones interdependientes, además de descuentos por cantidad, rendimiento del proveedor y otros parámetros. Adicionalmente, existen contratos con acuerdos de no divulgación, propiedad intelectual y derechos de confidencialidad, en lugar de transacciones financieras (por bienes y servicios) en sí.
 
La importancia de los sistemas CLM
Muchas empresas no tienen tecnologías de la información y procesos formales para la gestión de sus contratos, lo cual esta impidiendo que sus ejecutivos y personal tengan una visibilidad completa sobre sus contratos empresariales, ya que estos son realizados en diferentes sistemas o aun peor, disponibles solo en copias de papel. Las empresas necesitan las soluciones para la gestión de contratos para tener acceso a esos depósitos y lograr una comprensión holística de los acuerdos comerciales bajo los cuales opera la empresa. La falta de visibilidad y control se traduce con frecuencia en la incapacidad por parte de la empresa para extraer el valor total del contrato y de la relación con los proveedores, distribuidores y clientes.

Los usuarios de la solución pueden dar seguimiento a las fechas de expiración de los contratos, lo cual es solo una porción pequeña de los requisitos de la gestión de contratos, y de los posibles beneficios de dicha solución. Además de estandarizar el léxico del contrato, términos de pago y otros requisitos hacia términos simples, los usuarios pueden lograr eficiencias por medio del análisis de todos los contratos para identificar debilidades en los procesos y tendencias. Para asegurar una relación de mutuo beneficio, es fundamental comprender los requisitos cuantitativos y cualitativos reales de los socios comerciales y sus habilidades para cumplir con los parámetros señalados en el contrato. El valor total del dinero en relación a los ingresos, margen de ganancia y los costos totales del ecosistema de la cadena de suministros, debe estar indicado, evaluado y vinculado con objetivos empresariales estratégicos.

Las empresas se están percatando de la creciente necesidad de tener mayor control sobre sus contratos por medio de sistemas de software especializados, para evitar el incumplimiento de fechas limites y para reducir el riesgo general por incumplimiento. Por ejemplo, del lado de las ventas una organización puede olvidar las fechas de renovación de un contrato y los ingresos garantizados que lo acompañan, mientras en el caso de una empresa que esta comprando es posible que no termine aprovechando todos los beneficios contratados, con lo cual terminaran permitiendo que se les impongan automáticamente injustificados aumentos en los precios.
 
¿Qué puede funcionar en su lugar?
Las capacidades empresariales de búsqueda y análisis son las herramientas mas utilizadas para garantizar el cumplimiento de los acuerdos socio comerciales, además de la auditoria y revisión de las relaciones socio comerciales. Al respecto los indicadores de rendimiento ofrecen una forma objetiva de evaluar el cumplimiento y rendimiento de los proveedores, directamente de sus contratos. El objetivo de la empresa es el de comprender visual e intuitivamente, cuándo y dónde ciertos proveedores están a punto de dejar de proporcionar los elementos y servicios los cuales han acordado, o cuando han sido incapaces de cumplir.

Además, los tableros de control y las alertas pueden ser adaptadas para mayor visibilidad según los requisitos cualitativos y cuantitativos, como el volumen, plazo de ejecución de la orden e inventario. Por ejemplo, los ejecutivos de compras pueden utilizar los permisos especiales que posen dentro de los tableros de control, para observar los detalles de los contratos y obtener una perspectiva exhaustiva de la relación de la compañía con el proveedor. Pueden además, llegar a los detalles de gastos de la transacción y revisar cada transacción involucrada en el gasto de la compañía. Por su parte, los ejecutivos de compras pueden desear desglosar los gastos de un contrato para comprender el progreso de la relación de la empresa con el proveedor.

No es necesario decir que las empresas necesitan visibilidad en cada paso de los procesos de los contratos, su progreso y revisiones, además de los pasos siguientes hacia el cumplimiento total. De este modo, la colaboración y el flujo de trabajo son términos que se relacionan frecuentemente con los contratos. Ellos se refieren a la habilidad de contratar personal para dar seguimiento a las revisiones, ideas, comentarios y alternativas de las clausulas y de los términos del contrato. Un sistema CLM inteligente puede automáticamente encaminar un contrato para su aprobación según un número de criterios que incluyen un monto en dinero, tipo de bien, tipo de contrato, plazos y códigos de centros de costos específicos.

Para lograr el éxito en la gestión del ciclo de vida de los contratos, las empresas deben tener las funcionalidades para gestionar los dos tipos de contratos, del lado de la venta y de la compra. Tener una solución sirviendo a todos los departamentos dentro de la empresa tiene un gran valor debido a la reducción del costo total de propiedad, de auditoría, menos sistemas para dar manteamiento, reducción de los costos de capacitación, etc.
 
Etapas del ciclo de vida del contrato
Los expertos han definido en varias formas los pasos mas comunes dentro del ciclo de vida de los contratos. Estoy de acuerdo con el informe de AMR Research publicado en 2009 y titulado “Contract Lifecycle Management Landscape: Why CLM Technologies Need To Be Part of Your Supply Chain,” (Panorama de la gestión del ciclo de vida de los contratos: por qué las tecnologías CLM deben ser parte de la cadena de suministros) donde tres ex analistas de AMR Research (ahora Gartner) estipulaban que los procesos típicos para CLM tiene los siguientes pasos:


1. Creación y autoría del contrato: los contratos contienen normalmente información sobre el socio comercial, el valor, periodo de tiempo y términos y condiciones específicos que deben cumplirse por parte del socio comercial, apéndices, firmas de aprobación y fechas de las mismas (firmas).
2. Negociación y revisión del contrato: en esta fase se realizan las negociaciones de los términos, redactar y realizar los cambios de una o ambas partes, incluyendo sus asesores financieros y legales.
3. Aprobación del contrato: este paso incluye las clausulas de aprobación, montos cuantitativos, como el valor total en dinero y artículos totales contratados, además de los términos y condiciones de cada socio comercial y su organización. La autoridad que aprueba puede ser el gerente general, el gerente de finanzas, el concejero legal, el gerente de compras o un representante.
4. Firma: aquí, el acuerdo final entre las partes se hace definitivo. Cuando las dos partes identificadas han firmado el contrato, este es considerado activo por el término de su duración.
5. Archivando el contrato: este último paso es subvalorado por las empresas inmaduras, quienes con frecuencia solo lo archivan como referencia futura. Mientras otras empresas mas maduras utilizan información indexada y recuperable para efectos de conformidad y análisis de valor.
 
Herramientas CLM misceláneas aun subutilizadas
Como en muchas otras áreas empresariales y categorías de software relacionadas, algunas empresas han implementado sistemas básicos de gestión de contratos utilizando la productividad de oficina y la gestión de documentos ampliamente disponible. Por ejemplo, muchos han construido flujos de trabajo básicos y habilidades de archivado utilizando productos Microsoft como Office Suite, SQL Server y SharePoint. Otros han creado sistemas de archivo de contratos por medio de Microsoft Office Suite y EMC de Documentum con la aplicación para la gestión de contenidos empresariales como repositorio.

Otras organizaciones pueden utilizar Open Text, Universal Content Manager de Oracle o FileNet de IBM para la gestión de documentos, con algunas características CLM creadas por la empresa, como la autoría, control de revisiones y firmas digitales. Por cierto, muchas organizaciones utilizan las firmas digitales (electrónicas) de EchoSign y DocuSign, integrados con sus sistemas para el flujo de trabajo y la gestión de documentos para los procesos de aprobación, incluyendo la aprobación de los contratos.
 
¿Qué tal utilizar ERP para las necesidades CLM?
Aunque sea posible gestionar los contratos por medio del sistema para la planeación de los recursos empresariales (ERP), en teoría, la opción no es optima e incluso indeseable. Los módulos para la gestión de contratos de los proveedores de ERP normalmente permiten archivar contratos, trazabilidad para cambios simples y facilitan los requisitos de pagos. La mayoría de los proveedores de ERP que ofrecen la gestión de contratos no pueden gestionar contratos complejos (con clausulas complicadas) y flujos de trabajo, los cuales pueden ser un problema para la gobernabilidad corporativa, gestión de riesgo y requisitos de conformidad normativa.

Las organizaciones deben gestionar diariamente contratos que indican de donde procede el dinero y hacia donde se realizan los pagos para poder realizar pronósticos financieros precisos. Muchos sistemas ERP, especialmente los mas pequeños, no necesariamente tienen las funcionalidades para traducir los términos del contrato en funcionalidades de software. El resultado será que las empresas pagarán mas o recibirán menos de lo que esta estipulado en sus contratos. Reiteramos que los problemas de un ERP utilizado para improvisar una solución CLM pueden generar riesgos legales y financieros innecesarios para una organización.

En términos generales, los sistemas ERP gestionan los detalles de las transacciones de una empresa, mientras las aplicaciones CLM gestionan los contratos y los compromisos contraídos. De allí que siempre hay espacio para ambos en una organización. No es una sorpresa que el área de CLM este repleta de proveedores que se especializan en este tipo de soluciones. Ariba, Emptoris, iMANY, Hyland Software, Selectica, SAP, Oracle, Lawson Software, Zycus, Symfact AG, PROACTIS, Upside Software, entre otros quienes tienen soluciones CLM competitivas. Espere mas artículos de TEC profundizando en estos productos.

 
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