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Por qué las empresas privadas deberían implementar NIIF en sus soluciones ERP

Escrito por: Mitch Dwight
Publicado: febrero 10 2010

En la actualidad, los Estados Unidos (USA) ha dado muestras de lentitud en la adopción de los estándares NIIF que reemplazan las prácticas contables generalmente aceptadas (Generally Accepted Accounting Practices, GAAP). Aún cuando no existe una fecha límite para la adopción de NIIF en los Estados Unidos, es un hecho inevitable. Entre tanto, la Comisión Internacional para las Normas Contables (International Accounting Standards Board, IASB) promulgó recientemente las pautas NIIF para las pequeñas y medianas empresas (PyME), lo cual indica que las empresas de carácter privado también deben tener interés en la adopción de los estándares NIIF.

En USA, algunas empresas como IFS North America ya han adoptado NIIF. Las empresas con operaciones en el extranjero pueden también adoptar los estándares NIIF para ciertas áreas empresariales mientras el resto de sus operaciones se basan en GAAP o en las normas del país de origen.

¿Qué es NIIF y por qué debe importarme?

Es perfectamente lógico pensar que NIIF es un nuevo estándar contable que algunas empresas deben adoptar y que otras ya han adoptado en ciertos países. Observando más allá de las normas regulatorias y enfocándonos en la dinámica empresarial holística, tendremos una mejor idea de lo que realmente significa NIIF.

NIIF se ha convertido en el lenguaje empresarial a nivel mundial. En el futuro, las empresas se comunicarán por este medio con los inversionistas en títulos de valores públicos, banqueros, clientes, consultores de fusiones y adquisiciones y otros con influencia. Será un estándar consistente contra el cual todos serán medidos, bien sea que este en China, USA, Canadá, México o en cualquier otro lugar. En la medida en que la economía mundial incluye más y más fabricantes del mercado mediano, y muchas de estas empresas tienen socios comerciales e incluso subsidiarias en el extranjero, será importante para las empresas hablar el mismo idioma financiero que el resto del mundo.

La IASB desarrolló NIIF. Este método para los informes financieros han sido formalmente adoptado por muchos países miembros de la Unión Europea, y más países están adoptando estos estándares todos los días. Algunas de las necesidades empresariales para la adopción de NIIF incluyen la consistencia en los estándares contables y los requisitos para la publicación de los informes. Si usted está utilizando el sistema GAAP de USA u otro estándar contable para realizar operaciones internacionales a nivel internacional y además está utilizando NIIF, usted está trabajando con dos tipos de registros al mismo tiempo. Esta situación consume tiempo, es costosa y representa un problema al final de cada mes, trimestre y año, en la medida en que se deben reconciliar diferentes tipos de libros contables.

Entre tanto, usted estará utilizando otro sistema para la gestión contable ya que GAAP no le provee la información necesaria y en tiempo real para la toma de sus decisiones empresariales. Ello significa que algunas empresas estarán trabajando con tres tipos de libros contables. NIIF, GAAP y el sistema básico para la administración contable. Existen soluciones empresariales lo suficientemente ágiles para permitir este grado de flexibilidad con el mínimo trabajo y gastos indirectos, lo cual es importante para los fabricantes.

Fig. 1. Los libros contables internos (arriba) supervisan NIIF, GAAP basado en USA y la gestión de cuestas en una sola transacción, eliminando la complejidad del mantenimiento de varios libros contables. La pantalla que muestra la transferencia de los costos de los activos (abajo) permite visualizar la información en diferentes divisas por transacción, cuenta y entidad corporativa. La ilustración ha sido suministrada por IFS North America

Además de sistemas empresariales ágiles, los ejecutivos financieros necesitan mentes ágiles en la medida en que NIIF hace énfasis en el valor justo como una base de medida. Ello puede implicar preparativos adicionales y ejercer un juicio empresarial solido. NIIF es una perspectiva basada en principios. Ello permite a los ejecutivos financieros tener más libertad para ejercer juicios en la medida en que tienen en cuenta las realidades económicas de las transacciones, en lugar de seguir los pasos proscritos. Sin embargo, ello creará dificultades en la ausencia de precedentes o directrices. Los contadores, directores financieros y gerentes generales se hallarán tomando más decisiones de las que estaban inicialmente acostumbrados.

Existen tres razones básicas por las cuales los fabricantes deberían prepararse para NIIF antes de que sea obligatorio, aún si las empresas privadas no están afectadas según el mandato de Securities and Exchange Commission (SEC) de los Estados Unidos:

  • NIIF es importante para poder llegar a los mercados de capitales. Las empresas en la bolsa de valores pueden ver este método como una alternativa para obtener fondos, pero si su empresa es de carácter privado, dependerá de los prestamistas comerciales de capital. El análisis de estos prestamistas está mirando constantemente el progreso de su empresa y comparándolo con el de la competencia. Este análisis es difícil de realizar sin una unidad de medida uniforme para compara las organizaciones.

  • La naturaleza empresarial con creciente tendencia a la mundialización hará de NIIF un factor de éxito. Los fabricantes en USA con subsidiarias en países que han implementado NIIF, tendrán que administrar sus empresas por lo menos en parte, de acuerdo con los estándares internacionales. Otras empresas que tienen planes de expandir sus operaciones a nivel mundial, querrán proactivamente implementar NIIF. Existen ya suficientes obstáculos organizacionales para el establecimiento de subsidiarias en otros países, sin tener en cuenta al mismo tiempo, los nuevos métodos para los informes financieros.

    Aún más, los clientes prospecto, particularmente aquellos ubicados en regiones donde ya es obligatorio trabajar bajo los estándares NIIF, utilizarán los estándares internacionales en lugar de GAAP para evaluar la estabilidad financiera de sus proveedores.

  • Algunas empresas que no cotizan en las bolsas de valores son proveedoras de empresas que si lo hacen. Estas empresas pueden ver NIIF como una forma de mejorar la visibilidad sobre la salud financiera de sus socios en la cadena de suministros, lo cual significa que la posibilidad de comunicarse por medio de NIIF podría hacer que un proveedor sea más atractivo como socio comercial.

Perspectivas NIIF para los fabricantes

Mientras algunos elementos de NIIF serán de interés particular para los fabricantes, un concepto clave que todo ejecutivo debe comprender es que estos nuevos estándares son mucho más fáciles de interpretar que los de GAAP. Y ello se debe en parte, al vocabulario que utiliza IASB. Este es un evento sin precedentes, ya que supervisar los archivos o la historia de la información a la cual los contadores o ejecutivos recurren para orientarse, es difícil,como por ejemplo, para determinar exactamente como valorar los activos de capital.

Ahora que hemos establecido lo que significa NIIF y por qué es importante para las empresas privadas, profundicemos en algunos puntos clave sobre NIIF. Uno de los cambios que afectarán a los fabricantes es el área de la valoración de los inventarios. NIIF no permite el método PEPS (primero en entrar, primero en salir).

Fig. 2. NIIF requiere que las empresas tengan aplicaciones empresariales con cierto grado de flexibilidad en el área de valoración de los inventarios. La ilustración ha sido suministrada por IFS North America

Contabilidad de los activos fijos

Existen cambios similares en pie para la contabilidad de los activos, especialmente en los activos fijos, donde los fabricantes verán los cambios más significativos. Por ejemplo, bajo los parámetros GAAP, cuando el valor de los activos según los libros excede el valor razonable, se reconoce como perdida por deterioro, siendo el valor razonable determinado por el efectivo futuro sin descontar del activo. Pero bajo NIIF, la perdida por deterioro se reconoce una vez que el valor del activo según los libros excede el valor razonable menos el costo de liquidación, o su valor de uso presente, tomando el que sea más alto. A diferencia del GAAP de USA, NIIF permite la corrección de las perdidas por deterioro, excepto las pérdidas de reputación, hasta el nuevo monto de recuperación, pero sin exceder el valor original en los libros.

NIIF requiere además, que las empresas con activos fijos los desglosen en clases que tienen un valor significativo. Si algunos de esos activos tienen una vida útil diferente (por ejemplo: si un turbina en una planta de generación eléctrica tiene un ciclo de vida diferente al resto de la planta), esos activos deben ser contabilizados en una clasificación separada. Esto difiere del GAAP, el cual requiere que se lleve a cabo una contabilidad más granular en oposición a la contabilidad por clases de activos de NIIF. Otra consideración es que el reconocimiento inicial será un costo según GAAP. En un mercado regulado como el del petróleo crudo y gas natural, usted debe empezar a capitalizar cualquier costo posible de desmatelación y de poner el activo a trabajar de nuevo en la medida en que se acerca el fin de su vida útil.

Una vez el active ha sido capitalizado, NIIF le permite dos opciones para su valoración después de la fecha de reconocimiento. Es posible utilizar la base del costo, el cual es acostumbrado por GAPP en USA; en este caso, el activo será depreciado sobre su vida útil utilizando cualquier método que muestre la forma en la cual el activo fue utilizado durante dicho periodo.

Alternativamente, los contadores pueden utilizar un nuevo método contenido en NIIF: el método de revaloración. La revaloración es una aproximación al valor razonable de un activo en un momento determinado. NIIF requiere de constancia en la valoración del valor razonable y que el valor en libros del activo no difiera del valor razonable en cualquier momento determinado. En teoría, se pude dar el caso de un activo que según GAPP seria anotado en libros a su precio histórico el valor por el cual lo obtuvo y depreciado por cada año que usted lo ha poseído. Pero ahora, este activo puede ser anotado en los libros cada año, según NIIF, por el valor razonable por el cual le costaría reemplazarlo. Ello cambiará ciertamente el componente de activos de su hoja de balance, acercándolo hacia un concepto más relevante de valor razonable.

El cumplimiento con NIIF es más fácil si la aplicación empresarial permite diferentes tipos de valoración de los activos (arriba) y múltiples métodos de depreciación. La habilidad para revisar los datos de los activos por cuenta/proyecto y la vida del costo y el flujo de efectivo (abajo) es de gran ayuda. La ilustración ha sido suministrada por IFS North America.

El método de revaloración requiere de diligencia constante en el mercado para determinar el valor razonable del mercado. Es importante determinar como el sistema empresarial le puede ayudar a rastrear cuál es el valor razonable en cualquier momento determinado.

Si se da un incremento en el nivel de revaloración en cualquier momento, será necesario rastrear el incremento por separado como un componente de equidad. Si la revaloración refleja un decrecimiento, el excedente será eliminado del componente de equidad. Si usted disminuye el excedente de la revaloración llegando a cero en el componente de equidad, el activo debe ser contabilizado en el estado de resultados (pérdidas y ganancias).

Las prolongaciones del ciclo de vida de los activos existentes serán tratadas de forma diferente bajo los estándares NIIF. Según IAS 16, el activo fijo es reconocido cuando se convierte en un beneficio económico futuro del activo que entrará a la empresa y el costo del activo puede ser medido con confianza. Si las organizaciones están reinvirtiendo en sus activos fijos existentes, como la reconstrucción de los equipos de procesos en una refinería de petróleo, se aplica el concepto basado en principios de la contabilidad internacional. Ello les permite a los propietarios de activos complejos la flexibilidad de capitalizar las cosas, como los repuestos que pueda tener un contratista de perforación para petróleo o gas natural. Si estos repuestos aún tienen valor, la organización los podrá mantener en los libros siempre y cuando exista un beneficio económico futuro para esa parte.

El papel de los sistemas empresariales

Cuando una empresa se está preparando para adoptar los estándares NIIF, cobra sentido que los ejecutivos involucrados elijan un sistema empresarial que pueda incluir los requisitos de NIIF. Los sistemas empresariales pueden incluir varias funcionalidades estándares como por ejemplo, las funcionalidades para automatizar los requisitos NIIF para la valoración del inventario. Más importante aún, una aplicación empresarial debe ser lo suficientemente ágil para permitir que una empresa tenga múltiples bases contables con el mínimo trabajo adicional.

La adopción de NIIF será uno de los cambios más importantes a enfrentar en los próximos años. Los ejecutivos lo pueden ver como una carga o como una oportunidad para aumentar la agilidad y flexibilidad de sus sistemas. Quienes han adoptado NIIF en Europa, se han dado cuenta de que no tiene sentido operar con sistemas paralelos separados para cumplir con los estándares NIIF. Pues ello crea dificultades a nivel de reconciliación y sostenibilidad. Un ambiente de software empresarial es lo suficientemente flexible para manejar diferentes grupos de libros y archivos, además de crear informes en múltiples bases contables.

Es importante comprender los diferentes elementos de los datos dentro de su sistema empresarial y que usted no tiene, pero que son requeridos por NIIF, para poder tenerlos en cuenta. Los diferentes requisitos para incluir los componentes en la capitalización de los activos fijos es otro ejemplo. Usted deberá recoger los diferentes datos y acceder a la información de manera más puntual. Esta es una buena oportunidad para determinar si su sistema para la planeación empresarial (ERP, por sus siglas en inglés) tiene la flexibilidad necesaria. Las empresas privadas en Norte América podrán adoptar NIIF gradualmente a través de un periodo de tiempo, lo cual aumenta el reto para los ejecutivos: mantener estas bases contables alineadas y reconciliadas mientras se satisfacen las necesidades de sus integrantes empresariales.

Las industrias reguladas se enfrentaran a una tarea aún más difícil en la adopción de los estándares NIIF ya que tendrán reportes adicionales que presentar y mantener durante y después de la transición. Esta es una de las lecciones que aprendieron las empresas europeas que han adoptado los estándares NIIF. No tiene sentido acatarse a los estándares NIIF en un sistema paralelo a su ERP existente, si este siempre será manejado como una adición o parche, no será posible integrarlo a sus sistemas y reportes y a la estructura interna de control. Algunos ejemplos de requisitos en reportes adicionales derivados de regulaciones pueden ser los contenidos en la sección 404 de Sarbanes-Oxley Act (SOX). La industria de servicios públicos tiene otros requisitos de reportes financieros, al igual que otras empresas en industrias diferentes.

Haciendo la transición

Una vez su empresa se compromete en la adopción de los estándares NIIF, ¡no se deje dominar por el pánico! El trabajo puede parecer sobrecogedor, pero si se divide en varios pasos diferenciables y manejables, se asegurará el éxito. Cuando IFS adoptó los estándares NIIF en enero de 2005, se siguieron estos pasos y la transición fue fluida y ordenada.

Compare las prácticas contables actuales con las de NIIF. Cuando IFS adoptó NIIF, existían 41 estándares contables internacionales, pero se determinó que solo 16 de ellos eran realmente aplicables a IFS. La lección a tomar en cuenta es que a pesar del número abrumador de estándares contables en NIIF, los que realmente son aplicables a su empresa es mucho menor.

Una herramienta para el modelado empresarial dentro de la aplicación ERP puede ayudarle a estandarizar y automatizar las actividades de conformidad NIIF. La ilustración ha sido suministrada por IFS North America

Análisis completo de diferencias. Su contador en jefe debe mirar sus principios contables locales, crear una lista de los principios contables de NIIF que son pertinentes a su empresa y resaltar cualquier área donde se den cambios de mayor envergadura. En algunos casos, aún cuando los estándares internacionales mostraban un cambio, no era sustancial. Por ejemplo, IFS tuvo que revisar históricamente sus instrumentos financieros para sus derivados implícitos y revisar igualmente los contratos de cuentas por pagar. Pero nos dimos cuenta de que bajo NIIF, IFS debía también revisar todos sus contratos de arrendamiento y alquiler. En casos como este, los nuevos estándares NIIF pueden simplemente tener una explicación más amplia que las empleadas por el GAAP de USA.

Revise el manual de contabilidad financiera. Actualice su manual de contabilidad financiera y resuma los nuevos elementos que sus directores locales deben revisar. Luego será necesario trabajar con cada controlador y con quienes mantienen y revisan las cuentas de su empresa, para asegurar que ellos conocen los nuevos elementos del manual de contabilidad financiera en detalle y poder empezar a trabajar con los nuevos procesos.

Es igualmente importante involucrar auditores externos y otras partes externas interesadas tan pronto como sea posible, pues ellos serán quienes vendrán a revisar sus cambios y premisas. Después de todo, si existe alguna diferencia entre su interpretación de los estándares y la de sus auditores, será mejor saberlo antes de establecer el nuevo proceso en toda la organización.

Si usted depende de préstamos bancarios y capital de trabajo, puede ser una buena idea informar a su banco sobre los cambios específicos que pueden esperar en su hoja de balance. Se han dado casos donde el cambio hacia NIIF ha aparentemente hecho ver a las empresas como si estuviesen quebrando pactos con sus instituciones financieras; es mejor evitar que resolver estos malos entendidos. Los banqueros pueden saber sobre NIIF, pero no tiene que estar familiarizados sobre como la adopción de estos estándares internacionales se ven reflejados en la hoja de balance de su compañía. Por ejemplo, la valoración de sus activos intangibles puede afectar su informe de pérdidas y ganancias y la hoja de balance en los próximos tres años, además algunos de los cambios de NIIF pueden afectar son los pronósticos de sus ingresos antes de los intereses y los impuestos. Es importante anunciar estos cambios por adelantado y evitar futuros dolores de cabeza.

Conclusión

Los ejecutivos inteligentes verán a NIIF como algo más que un cambio en los estándares contables requeridos para las empresas que cotizan en las bolsas de valores. Es realmente la forma en la cual se comunicarán las empresas en el futuro. Las implicaciones no solo afectan las empresas en la bolsa, pero cualquier empresa que deba compartir sus resultados financieros con otros quienes juzgarán si está usted usando o no, las mejores prácticas del momento para administrar su empresa.

Los fabricantes y otras industrias pesadas (como las empresas de servicios públicos, petróleo, minas, etc.) tiene muchos activos fijos y requisitos contables para esos activos, y deberían prestar especial atención mientras se preparan para dicha transición. Aún cuando esta transición representa una gran cantidad de trabajo para los ejecutivos y para el departamento financiero, puede ser dividida en pasos que pueden ser fácilmente ejecutados. En el caso de las empresas privadas, tienen suficiente tiempo para crear un plan de proyecto que facilite el cambio.

De pronto, el elemento más difícil dentro de la adopción de NIIF es la necesidad de mantener, dentro del ambiente de software empresarial, el soporte para otras bases contables, así como los parámetros de reportes requeridos para efectos de conformidad. Aún cuando los sistemas contables no pueden ser certificados tal y como salen de la caja, ellos contienen elementos específicos para los múltiples estándares y deben ser lo suficientemente agiles para trabajar con múltiples bases contables con un mínimo de problemas de reconciliación y sostenibilidad.

Christine M. Anderson es social de Baker-Tilly’s Madison, en la oficina de Wisconsin (USA). Ella tiene más de 20 años de experiencia incluyendo 14 años con Ernst & Young y cinco años como vicepresidente principal en una empresa de seguros de $3-billones de dólares. Chris tiene suficiente experiencia en asuntos como los reportes GAAP de USA; reportes estatutarios para National Association of Insurance Commissioners (NAIC); contabilidad y archivos SEC; auditoría interna; implementación y cumplimiento con la sección 404 de Sarbanes-Oxley Act (SOX) de 2002; ofertas públicas; realización de procedimientos de diligencia y contabilidad para las adquisiciones; reaseguramiento y transferencia de riesgos; desmutualización de compañías mutuas; inspección para la conformidad normativa de las aseguradoras estadounidenses; calificación para las presentaciones a la inspección y planeación de impuestos; y NIIF. Christine es una conferencista para la Universidad de Wisconsin en la maestría de negocios para ejecutivos, y realiza presentaciones regularmente. Ella es miembro del consejo de la Asociación Contable y de Sistemas para las Aseguradoras (Insurance Accounting and Systems Association, IASA) y es miembro del Instituto de Ejecutivos Financieros (Finance Executives Institute, FEI), el Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (American Institute of Certified Public Accountants, AICPA), y del Instituto de Auditores Internos (Institute of Internal Auditors, IIA).

Mitch Dwight es la directora financiera para IFS North America. Dwight tiene grandes conocimientos en la industria de sistemas empresariales, habiendo trabajado previamente como consultora para las aplicaciones empresariales para IFS, así como para Cincom Systems en los Estados Unidos y en el Reino Unido. A través de su carrera en la industria del software, Dwight ha estado involucrada con empresas con productos de ingeniería pesada y ha estado en la primera línea de la revolución del Proyecto Economía. Dwight ha trabajado además en corporaciones contables para una empresa en el Reino Unido, y se graduó con honores en contabilidad y finanzas de la Universidad de West England.

 
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