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Por qué me gusta la vainilla

Escrito por: Hugh R. Alley
Publicado: enero 11 2011

Hace tres años me uní a una pequeña firma manufacturera como gerente de operaciones. Dos años atras, la empresa había seleccionado e implementado un nuevo sistema para la planeación de los recursos empresariales (ERP) súper flexible y altamente adaptable. Desde que me uní, había llegado a la conclusión de que me gusta la vainilla. Muchísimo.


Antecedentes del sabor
La primera vez que escuché el uso del término “vainilla" en referencia a los sistemas de computadoras, fue durante una misión de consultoría varios años atrás. Estaba ayudando a una organización en la revisión de un proyecto de instalación de software que no salió bien. El equipo de trabajo describió su reciente adoptada estrategia como “vainilla, en lo posible.”

Tuve que preguntar lo que significaba. Su respuesta fue que cuando implementaron el sistema como lo entrega el proveedor, querían hacerle el mínimo de cambios posibles. Realizaron muchas configuraciones, hasta el punto donde la estructura del software se los permitió, pero hicieron muy, muy pocos cambios al software.


¿Por qué tomaron esta perspectiva? Bien, me contaron la historia del sistema ERP de la organización. Una versión anterior había sido exhaustivamente adaptada. Luego, con restricciones de presupuesto (que todos tenemos), pospusieron la actualización del sistema cuando salieron nuevas versiones, dado el costo de la actualizaciones de las partes adaptadas y las abundantes pruebas que hubiesen sido necesarias. La situación nunca mejoró y pronto quedaron varados: el soporte para la versión que estaban usando iba a ser abandonado por el proveedor.


Entonces estaban batallando con el monumental proyecto de transición hacia la última versión.  Ahora necesitaban mantener el sistema sencillo y simple. “Vainilla” fue la nueva palabra clave.


Por qué debe mantener las cosas simples
Existen, según mi opinión, tres razones para elegir vainilla.


1) Su negocio no es tan diferente como usted piensa.


Las operaciones de la mayoría de los negocios no son tan especiales. Existen algunos requisitos especializados en algunas industrias; como el rastreo del calor en la distribución de metal, trazabilidad completa en la aviación y la industria de alimentos y bebidas. Pero aún estas diferencias son manejadas ahora por muchos sistemas especializados. Creo que hay cierta arrogancia en la creencia de la gente de que es especial, diferente y única. Con frecuencia ello significa que la empresa ha crecido con procesos inusuales y obscuros.  En realidad, dichos procesos no son tan esenciales para lo que la organización hace, pero han sido identificados como tal. Elegir un sistema dada una práctica existente es escasamente una buena decisión.


El poder de la mayoría de la soluciones ERP es hoy lo suficientemente alto como para permitirle realizar la mayoría de las cosas que usted quiere hacer. Y si usted no puede hallar un sistema que lo haga, le recomiendo que piense largo y tendido si lo que quiere es realmente una función necesaria. (Como nota de complemento, hace 10 o 15 años cuando el poder de los sistemas ERP era mucho menor, este era un argumento menos convincente.)

2) La documentación, la capacitación y los informes son generalmente ideas de último momento.

Existen unas fallas comunes que se presentan cuando una empresa elige un sistema súper flexible o fácilmente adaptable. Dos de las cuales son críticas. La primera es que la documentación y la capacitación deben ser conducidas por el usuario, y esto raramente se hace.

Esta es la situación que enfrentamos donde yo trabajo. Pero me sorprende lo recursivo del personal para hallar formas de realizar su trabajo a pesar de los aparentes obstáculos que el sistema impone. Pero cuando indago en cada situación, con gran frecuencia me percato de que simplemente no han sido capacitados en lo que nuestro sistema ERP puede hacer por ellos.
La segunda es que los reportes son con frecuencia omitidos. Los desarrolladores trabajan para poner en funcionamiento las funcionalidades básicas. Pero entre las presiones de tiempo y presupuesto, las funciones de reportes quedan rezagadas para fases posteriores.Y como en el caso de la actualización de la versión de mi ex cliente, esa fase nunca llega.

En mi actual empresa, cinco años después de la instalación del software, aun no tengo un solo informe que me indique cuantas existencias por unidad de referencia (SKU, por sus siglas en inglés) hemos vendido en un periodo determinado.Yo obtengo la información burlando el sistema o por medio de amplias manipulaciones de las extracciones de datos en hojas de cálculo fuera de línea, pero no es fácil. Esto dificulta los pronósticos, la gestión de los inventarios y la confiabilidad en nuestra cadena de suministros. Un gran problema. Por oposición, la mayoría de sistemas tal como los entrega el proveedor, vienen con funcionalidades bastante buenas en cuanto a informes, y mientras no realice cambios en el código, estos informes le darán lo que usted necesita.


3) Las actualizaciones son difíciles con un sistema adaptado.

Esto fue lo que mi antiguo cliente aprendió. Si no se dan cambios en la estructura del sistema, entonces las actualizaciones serán fáciles de realizar. Las actualizaciones permiten el acceso inmediato a nuevas capacidades, mejoras en la seguridad y reducción de problemas. Estas son todas buenas cosas. Pero con un sistema adaptado, las actualizaciones son más complicadas, costosas y riesgosas.


Esencia de vainilla
Según mi experiencia, el argumento más común para elegir un sistema flexible y adaptable es una falacia. El argumento indica que a mayor flexibilidad, mayor capacidad de realizar lo que sea que usted necesita. Pero así no funciona. Los recursos para realizar cambios son limitados, y el resultado es que mientras todo sea posible, muy poco de ello será realmente alcanzado. Aquí no parece importar el tamaño de la organización para la cual usted trabaja.

Entonces la próxima vez que usted busque un sistema ERP, piénselo largo y tendido antes de apartarse de la vainilla. Pregúntese a sí mismo si estas características sin las cuales usted puede vivir son realmente esenciales para realizar los negocios en su organización. Supongo que con gran frecuencia, usted se percatará de que tiene esos requisitos porque siempre los ha tenido, no por que estos sean parte de la esencia de su negocio. 

Si, la vainilla me gusta muchísimo.


Sobre el autor

Hugh R. Alley, Ingeniero profesional, es el Gerente de Operaciones de Alco Ventures Inc, una empresa fabricante de sistemas de enrejado y puertas de reja plegable en aluminio. Hugh es el responsable de toda la cadena de suministros de la firma, incluyendo compras, logística, manufactura y distribución. Alley ha trabajado en la mejora o racionalización de procesos por más de 20 años, y por más de 15 años ha estado aconsejando a nivel gerencial sobre los requisitos e implementación de sistemas TI. Educado en la Universidad de Waterloo (Ingeniería de diseño de sistemas), Universidad Cornell (Economía de Recursos) y la Escuela Tecnológica de Vancouver, Hugh ha enseñado en las universidades de Simón Fraser y Columbia Británica. Escribe y realiza presentaciones frecuentemente sobre la manufactura y procesos racionalizados (lean), procesos de decisión y gestión de proyectos. Puede contactarle por medio de halley@alcoventures.com.

 
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