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Por qué tienen $entido las implementaciones remotas

Escrito por: Joseph J. Strub
Publicado: abril 28 2005

Introducción

Su software de planificación de los recursos de la empresa (ERP) se desarrolla en India, su sitio web está alojado en China y sus llamadas de servicio de ayuda van a Costa Rica. A pesar de la barrera lingüística y los problemas que implica, la práctica de off-shore puede representar ventajas importantes con respecto a un aumento de la productividad y una reducción de los salarios –un gancho doble que no podemos ignorar o explicar. Entonces, ¿por qué no tomar en cuenta el off-shore o la implementación remota del software?

En este artículo trataremos de explicar por qué las implementaciones remotas pueden tener sentido lógico y fiscal para empresas estadounidenses. El grado de aplicación en otros países dependerá ampliamente de la escala salarial que tengan y la evaluación de su moneda. La implementación remota como sustituto del enfoque en el sitio no es para todos; algunas empresas no tienen ninguna objeción en tener un equipo de implementación ubicado a más de mil kilómetros de distancia. Sin embargo, debe evaluar la posibilidad de una implementación remota para definir si es aplicable a su proyecto de software y de qué forma puede afectar el presupuesto y el periodo de su proyecto. Un vendedor de software que pueda ofrecer implementación tanto remota como en el sitio puede ser una opción a considerar en una situación competitiva.

Ahorros en los costos

La mejor justificación para las implementaciones remotas son los ahorros que obtendrá en los costos. Normalmente, el costo de la mano de obra en el extranjero es mucho menor que en su propia ubicación. Por eso es posible obtener servicios profesionales para actividades como integración del negocio, recorridos de diseño, planificación de la configuración y análisis de las diferencias a costos mucho más bajos en ubicaciones remotas que en el sitio. Asimismo, no será necesario considerar los costos de vivienda y transporte.

La mayoría de los vendedores de software estiman que, por cada dólar que las empresas gastan en software, pueden esperar gastar de tres a cuatro dólares en servicios de implementación. En una implementación remota, esta razón puede llegar a ser de uno a uno: un dólar por servicios por cada dólar que se gasta en software. Esto representa un ahorro impresionante del 60 por ciento que, por supuesto, resulta atractivo.

Servicio directo y de una sola fuente

Algunas veces es conveniente tener todos los servicios en una sola ubicación y la implementación remota puede ser el caso.

Normalmente, cuando un consultor en el sitio encuentra un problema, tarda un par de horas o días en comunicarse con los desarrolladores. Posteriormente, toma más tiempo encontrar y reunir el grupo correcto de recursos técnicos para finalmente poder hablar del problema.

La ventaja que tiene una implementación remota es que el consultor tiene acceso inmediato y personal a los técnicos y los desarrolladores que pueden evaluar el problema e inspeccionar el código. Este es el concepto del servicio directo y de una sola fuente que está disponible con una implementación remota. Sin embargo, tiene una trampa.

Este tipo de servicio sólo es viable cuando la ubicación remota tiene tanto el conocimiento técnico como los consultores técnicos que conocen su ambiente. Así, la primera suposición es que el analista del negocio ha pasado cierto tiempo en el sitio tratando de entender sus flujos de trabajo y sus procesos, sus requisitos especiales y, sobre todo, la forma en que quiere hacer negocios de ahora en adelante. Una implementación remota no implica una falta de presencia en el sitio, sino una presencia que se reduce pero se utiliza con mayor eficacia.

En segundo lugar, pero de mayor importancia, es el coemplazamiento de los recursos técnicos y de análisis del negocio, es decir que todos los expertos están disponibles para trabajar en su implementación en el mismo lugar, al mismo tiempo y usando la misma información. Tener un consultor del vendedor de software en una ubicación y un centro de desarrollo externo en otro continente no es implementación remota. No tiene sentido tratar de ahorrar dinero usando una reserva de mano de obra más barata.

Los verdaderos ahorros y la reducción de las horas necesarias para el proyecto que resultan de una implementación remota sólo pueden lograrse cuando los expertos de implementación –los diseñadores, los desarrolladores y los analistas- pueden trabajar de forma conjunta para resolver sus problemas y configurar el software satisfactoriamente. Obviamente, es más fácil lograrlo cuando estos recursos pertenecen a la misma empresa.

La flexibilidad de la adquisición

En muchos proyectos de implementación es posible que tenga que esperar hasta que el hardware esté configurado o instalado, para poder familiarizarse con el software. Sin embargo, en las implementaciones remotas no debe ser así. La carga inicial y la configuración del software pueden realizarse en el extranjero, en el hardware del vendedor. Así, es posible familiarizarse con el software y evaluarlo usando acceso a Internet de alta velocidad. Esto permitirá que su empresa pueda aprovechar los descuentos en hardware que se ofrecen al cierre del periodo o cierre del ejercicio fiscal, reduciendo aún más el costo total del proyecto. No obstante que ruta tome, tiene la flexibilidad para tomar una decisión con respecto al hardware de acuerdo a su programa y no al programa del proyecto, y esto no debe afectar la terminación del proyecto.

Eficiencia y eficacia

Con las implementaciones remotas, su empresa puede usar su propio personal con mayor eficiencia y eficacia. Considérelo como el razonamiento de la tirita. Como sabe cualquier hipocondríaco que se respete, la mejor forma de remover una tirita es arrancarla rápidamente –es un inconveniente momentáneo que da lugar al alivio. Podemos aplicar esta analogía a las implementaciones que se realizan de forma remota. Durante un periodo corto pero intenso, sus recursos se dedican al proyecto para terminar actividades como análisis tal cual, como será y de las diferencias (as is, to be y gap, respectivamente). Al terminar, el consultor del vendedor o el analista del negocio toma la información que se reunió y analizó y la lleva al centro de desarrollo remoto, donde el software se adapta a las condiciones y el ambiente de su negocio.

¿Por qué funciona mejor para una implementación remota? La proximidad del analista del negocio que trabaja con los desarrolladores hace que la probabilidad de malinterpretar o tener una comprensión equivocada de los requisitos del negocio se reduzca enormemente o se elimine por completo. Así como una imagen vale mil palabras, una descripción narrativa con un suplemento de acuerdo verbal normalmente ayudará a que el software se configure correctamente la primera vez, sin tener que pasar por el proceso de prueba y error. Asimismo, los desarrolladores terminarán las pruebas bajo la estricta vigilancia del analista del negocio. De ser necesario, podrá ofrecer vistas preliminares del software a su personal mediante conferencias web y la Internet. Una vez más, este método permite usar sus recursos valiosos con eficiencia y eficacia.

Cuando el analista del negocio regrese a su ubicación, su personal únicamente tendrá que confirmar que obtuvo exactamente lo que solicitó.

Plan de respaldo

Aun después de estudiar las razones anteriores, la gente puede ver las implementaciones remotas con cierto escepticismo, ya que nunca antes han hecho algo similar y no entienden cómo pueden trabajar con alguien que está a miles de kilómetros de distancia. Recuerde que, después de iniciar una implementación remota, puede cambiar la dirección y buscar un enfoque de implementación mucho más tradicional.

El plan de seguridad o de respaldo de una implementación remota consiste en depender de la forma antigua, es decir de la implementación en el sitio. Aunque este cambio puede representar una discrepancia en el programa del proyecto, sus costos no serán mucho más elevados que los costos de estimación de una implementación en el sitio. Así, si su empresa está abierta a ideas y enfoques nuevos, una implementación remota puede resultar atractiva, Sin embargo, debe documentar el cambio de rumbo, especialmente para la alta dirección, porque una implementación en el sitio puede ser su plan de respaldo si la valoración de la empresa parece un poco rara.

Resumen

Sería conveniente que pudiera apreciar los méritos que tiene una implementación remota de software, que normalmente van más allá de los ahorros en los costos. Vería que también puede utilizar mejor su personal, tener una mayor flexibilidad en la toma de decisiones y aumentar la productividad mediante el coemplazamiento de los recursos del vendedor. Si cree que su empresa puede trabajar de otra forma y quiere reducir los costos y el tiempo del proyecto, piense en las implementaciones remotas.

Algunos de los factores críticos que determinan el éxito de las implementaciones remotas son los siguientes:

Compromiso

Hacer que su personal esté disponible para trabajar en una implementación cuando y como sea necesario es de gran importancia para cualquier proyecto. Sin embargo, en una implementación remota, este factor es todavía más importante. Aunque parte de los ahorros en los costos de una implementación remota se logran mediante la participación medida y controlada del personal de consultoría del vendedor, hay que lograr el uso máximo cuando estos recursos están en el sitio.

Flexibilidad

Una implementación remota cambia el paradigma y reemplaza los enfoques más tradicionales. Así, el equipo del proyecto y los usuarios deben ser flexibles y sentirse cómodos tratando distintas metodologías y usando la tecnología con eficiencia, como las conferencias web que se usan para reemplazar o complementar la capacitación en las aulas, el acceso de alta velocidad su software configurado en el hardware del vendedor para terminar las pruebas.

Proximidad y cooperación

La clave para que un proyecto de implementación remota sea efectivo y exitoso es la estrecha interacción entre (1) el equipo del proyecto, que comprende los requisitos del negocio, (2) el consultor, que traduce estos requisitos en términos de software y (3) los desarrolladores, que construyen los puentes necesarios para asegurarse de que el software satisface las necesidades del negocio. Resulta vital tener un acceso frecuente a la información de estos grupos y poder compartirla. La proximidad de estos recursos, especialmente entre consultores y desarrolladores, y el espíritu de cooperación son esenciales.

Familiaridad

Normalmente, en una implementación en el sitio el equipo del proyecto del vendedor está formado por varios recursos disponibles que pueden proporcionar conocimiento correcto y detallado del software. Como tales, los consultores pasarán mucho tiempo aprendiendo a trabajar juntos y con el cliente. Por otro lado, en una implementación remota el equipo del proyecto es mucho más pequeño. Así, es posible reforzar una relación de trabajo más cercana cuando se trabaja de forma remota.

Enfoque

Algunas veces, el trabajo remoto puede producir tensión en una empresa. Es necesario darse cuenta de que estos “inconvenientes” son pequeños y temporales y que producen grandes ahorros. Hay que hacer énfasis en este punto entre los integrantes del equipo del proyecto y los empleados de la empresa. Para ello, los patrocinadores ejecutivos pueden ser de gran ayuda.

Acerca del autor

Joseph J. Strub tiene una amplia experiencia como gerente senior de proyectos de planificación y ejecución de ERP para sistemas de fabricación y distribución en empresas medianas y grandes que pertenecen a las industrias de ventas al por menor, alimentos y bebidas, química y de procesos de bienes de consumo. Asimismo, Joe Strub fue consultor y auditor de sistemas de información para Pricewaterhouse Coopers y gerente de desarrollo y soporte de aplicaciones para empresas de Fortune 100. Actualmente es consultor senior de 3i Infotech.

Se le puede localizar en Joe.Strub@3i-Infotech.com.

 
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