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Proporcionar una gestión de los procesos comerciales le da ventaja a la planificación de los recursos de la empresa

Escrito por: Predrag Jakovljevic
Publicado: enero 12 2006

Proporcionar un BPM le da ventaja a la línea de productos ERP

Una vez que se ha sentado la prueba de que Exact e-Synergy puede ser un habilitador de la gestión de los procesos comerciales, Exact se dio cuenta de que la tecnología también puede proporcionarle una ventaja a su línea de productos de planificación de los recursos de la empresa (ERP). Espera que Exact Globe 2000 y Macola ES le dará a las empresas usuarias un mayor alcance que se extiende mas allá de algunos usuarios poderos situado por lo general dentro de los departamentos de finanzas y fabricación. La integración exitosa y rápida de e-Synergy con la solución de oficina de gestión de Macola para crear Macola ES fue impresionante, les proporciona más información a los escritorios a lo largo de la empresa, y una mejor gestión del servicio al cliente.

Para información de trasfondo de Exact Software consulte Exact Software continúa con su participación en el mercado de adquisiciones prudentes. Para una discusión de e-Synergy y BPM consulte Una sola solución de software que permite la gestión de los procesos comerciales.

Tercera parte de Exact Software continúa con su participación en el mercado de adquisiciones prudentes.

Los sistemas empresariales tradicionales por lo general afectan solo a un cuarto (cuando mucho) de una organización, mientras que las herramientas que ofrece e-Synergy pueden virtualmente alcanzar a cada empleado, uniendo a todos los empleados en el proceso y acercándolos a las metas comerciales de la compañía. Aunque los sistemas ERP tradicionales le dan servicio a los procesos centrales de las organizaciones orientadas a la fabricación y al servicio, por mucho tiempo ha existido una brecha en los procesos del lugar de trabajo dentro de una organización que anhelan algún tipo de racionalización seria. Por ejemplo, no se ha abordado la optimización de los procesos IT soportados utilizada para organizar las juntas internas, incluyendo la toma de apuntes y la distribución de minutas, y manejar las tareas posteriores Algunas áreas que se pueden beneficiar de la racionalización son los procesos de gestión para las órdenes internas de los bienes indirectos y de los productos principales o los planes de gestión y reconciliación de las vacaciones del staff, etc. No se les ha prestado atención a estos procesos porque no se reconocen como generadores de ingresos. Sin embargo, son procesos que generan costos que pueden acumular un costo total sustancial cada año, y por lo tanto vale la pena que se dirijan.

Esta es la cuarta de varias partes que conforman esta nota. Esta serie explorará los grupos estratégicos de Exact y las aspiraciones mundiales; su estrategia y productos BPM; y su adquisición de Vanguard. También se presentarán los retos, y se darán recomendaciones a los usuarios.

Macola ES

Macola ES puede diferenciarse de la mayoría de los productos ERP a través de sus capacidades nativas de gestión de flujo de trabajo de "bucle cerrado", que previenen que los eventos y las tareas se pierdan dentro del sistema. En otras palabras, mientras que la mayoría de las soluciones tradicionales ERP están manejadas por tareas, Macola ES está manejada por procesos y le añade estructura a los procesos que por lo general se manejan de forma inconsistente o manual. El software le permite a los usuarios definir las normas comerciales, los procesos y las excepciones como parte integral de la distribución, fabricación y otras actividades operacionales.

Para ello, el motor integrado de Exact Event Manager no es simplemente una aplicación que produce alertas. Le permite a los usuarios definir tanto el evento como el resultado (la acción). Las acciones preescritas que no se toman dentro de las guías definidas están escaladas, para que las tareas cruciales no se dejen sin hacer o sin atender. Por ejemplo, los correos electrónicos ya no caerán en el “limbo cibernético” donde no se atenderán.

Algunos ejemplos de cómo Macola ES define las reglas comerciales que vale la pena mencionar incluyen el alertar al comprador cuando el proveedor no entrega a tiempo los bienes y las alertas escaladas al vicepresidente de compras si el comprador no tomó la acción correctiva adecuada. Macola ES maneja excepciones, por ejemplo, genera un flujo de trabajo de tareas/pasos para el personal de ventas cuando un cliente en particular deja de comprar, o alerta al representante del servicio al cliente, por medio de una tarea del flujo de trabajo; cuando se rechaza el crédito de una orden, permite una forma de pago alternativa como pago contra entrega (COD) o que se arregle el prepago. Este reporteo de excepción en tiempo real elimina la necesidad de generar reportes de papel costosos y que consumen tiempo que se crean después del hecho.

La facilidad para crear flujos de trabajo y relacionar procesos comerciales centrales puede distinguir a Macola ES de los otros productos ERP para pequeños y medianos negocios (SMB). Seguramente, varias soluciones ERP tradicionales tratarán de vender capacidades BPM, pero después de ir más allá de la superficie, uno encontrará que es una simple aplicación de encaminamiento de documentos, donde faltan los componentes de gestión de contenido, ejecución de procesos y conectividad. Mientras que las características BPM, los portales seguros con base en los roles, una sola conexión, la gestión de eventos y de documentos se están convirtiendo en un "procedimiento habitual" para las soluciones ERP de nivel uno, la mayoría de los proveedores ERP más pequeños tienen que introducir esto en sus series de software, en especial de manera integrada y de bucle cerrado.

Al automatizar estas tareas, e-Synergy representa una amplia serie de productos, que pueden seguir siendo solamente un producto de la imaginación de sus competidores directos. En lugar de ser una aplicación empresarial típica que “mastica” transacciones utilizando una base de datos relacional, e-Synergy va más allá para soportar los procesos que han existido por mucho tiempo dentro y fuera de una empresa que involucra la colaboración sincronizada y la gestión de documentos. Por lo tanto, la serie puede indicar la aparición de una nueva categoría de software que aborda la gestión de las relaciones empresariales, la gestión de colaboración en el lugar de trabajo/groupware, etc. Algunos analistas líderes colocan este tipo de colección en la reciente categoría de la serie empresarial inteligente (SES) (consulte, Mid-market Getting the Taste of Some Emerging Technologies).

Esto es porque el lenguaje extensible de marcas (XML) y otros estándares relacionados con Internet le han dado una semi-estructura para el ambiente de datos no estructurado, haciéndolo más aceptable para el soporte IT. Hoy en día, la gestión de documentos y los sistemas de gestión de contenido empresarial (ECM) puede almacenar y recuperar datos no estructurados (consulte, La gestión del contenido empresarial va más allá que la gestión del contenido de la Web). Otras tecnologías a las que se le deben dar crédito para la aparición de sistemas empresariales similares incluyen portales, búsqueda y sistemas de categorización que les permiten a los usuarios accesar a cualquier información dada. Los generadores integrados de reportes les permiten a los usuarios ver y reportar cualquier dato de una fuente de datos estructurada y no estructurada.

Para una discusión acerca de las precauciones y de las advertencias asociadas con el mercado BPM emergente, consulte Gestión de los procesos del negocio: un curso rápido y básico de lo que implica y del por qué utilizarlo.

Exact e-Synergy y Exact Globe se combinan para unificar los negocios

Exact ha enfocado sus esfuerzos de investigación y desarrollo (R&D) en su portafolio de productos ERP y conjunto de productos de e-business (por ejemplo, e-Synergy). Esto tiene a utilizar la misma arquitectura y base de datos e integra las soluciones de ventanilla y de la oficina de gestión. Las nuevas versiones de las líneas de productos adquiridos se han basado en la misma arquitectura centrada en Microsoft. Pero, los dos productos mundialmente estratégicos, Exact Globe y Exact e-Synergy, están muy unidas en niveles múltiples. Ambos productos comparten un modelo de datos común llamado One-X, y opera en la misma base de datos, por lo tanto proporciona dos interfases de usuario (UI) para los mismos datos. Sin embargo, un inconveniente posible es que pueden no tener el mismo aspecto. Exact Globe y e-Synergy también comparten la misma lógica comercial central. Un marco de trabajo con base en el modelo de objeto común (COM) de Microsoft se utiliza para almacenar e implementar la lógica comercial en Exact e-Synergy y en Exact Globe.

También soportan la exportación y la importación de datos XML, con base en un esquema común XML publicado utilizado para la integración en ambientes distribuidos o con aplicaciones externas. Para compatibilidad inversa, todavía se soporta el legado de valores separados por comas (CSV) importa archivos, pero la dirección estratégica de Exact se adelantará más con XML. Por último, una tecnología de instalación con base en Internet asegura que tanto Exact Globe y Exact e-Synergy puede instalarse y actualizarse en cualquier parte y en cualquier momento por medio de Internet.

Además, Exact cree que las oportunidades reales y los retos tecnológicos están en conectividad y reporteo, ya que sus productos y los servicios se ofrecen en varios mercados de interés en todo el mundo. Las necesidades de reporteo en el mundo actual de ERP han cambiado por completo de estar basadas solamente en la contabilidad a ser de gestión por excepción. Para ello, el concepto One-X de los productos Exact tienen información para los indicadores basados en conocimientos, como los indicadores clave de rendimiento (KPI) y las tarjetas de registro balanceadas. Debido a su facilidad de uso y familiaridad, el reporteo de hoy en día está dominado por Microsoft Excel, pero Crystal Reports es el estándar en el reporteo empresarial. Por consiguiente, Exact promete seguir entregando herramientas fáciles de utilizar para obtener la información valiosa en Microsoft Excel y crear los reportes cristal personalizados.

Para cubrir las necesidades específicas de estos grupos de interés, Exact ha desarrollado SDK (Software Development Kit) para conectar las aplicaciones aplicaciones de terceros, los dispositivos y las marcas ERP líderes locales adquiridas con Exact Globe y Exact e-Synergy. Al mejorar la conectividad, el vendedor quiere fortalecer las inversiones existentes y proporcionar un camino hacia la tecnología. SDK no sólo crea una conexión entre los productos Exact y los productos de otros proveedores, sino que también proporciona un medio para utilizar una amplia gama de dispositivos móviles.

Además, Exact SDK, la plataforma de conectividad basada por completo en los servicios Web estándar y en XML, les ofrece la oportunidad a los desarrolladores de IT de cumplir con los requisitos funcionales establecidos por sus clientes, así como la funcionalidad estándar de ofrece Exact. En otras palabras, el SDK les permite a los usuarios extender e-Synergy más allá de la funcionalidad central para cubrir las demandas comerciales específicas de los clientes y de los prospectos. Dado que al expandir los negocios invariablemente se encuentran creando procesos comerciales especializados y altamente personalizados para cubrir las demandas cambiantes del mercado.

Por lo tanto, con el reciente lanzamiento de SDK Database Editor y de e-Synergy Editor, los usuarios tienen la habilidad de modificar dos niveles de la arquitectura de e-Synergy, incluyendo la UI y la base de datos. El resultado es el desarrollo de una funcionalidad nueva y de soluciones específicas para la industria sin volver a invertir en soluciones IT.

Esto se desarrollo en respuesta a la demanda de los socios comerciales y de los clientes de Exact de una solución flexible que cubriera sus necesidades comerciales específicas. Para ello, SDK complementa la configuración extensiva de e-Synergy al permitirles a los usuarios personalizar e integrar un espectro más amplio de aplicaciones. Al mismo tiempo, pueden mantener su costo total de propiedad (TCO) bajo y las actualizaciones futuras del producto se pueden manejar fácilmente. Las características adicionales disponibles con SDK incluyen la habilidad de generar tablas nuevas y añadir campos a los existentes; configurar los anexos relacionados con el negocio o con la industria; generar enlaces y conexiones con portales de información y sitios Web; y extender y mejorar los elementos de código para los reportes del cliente.

Con un precio de $1,000 dólares por nombre de usuario con el 10 por ciento anual de mantenimiento y el 10 por ciento anual de costos de soporte, e-Synergy tiene un precio comparable con otras aplicaciones empresariales con licencia. La gran diferencia es que el vendedor entrega actualizaciones regulares a través del mantenimiento, por lo que se sitúa en terreno medio entre la licencia perpetua tradicional y una suscripción más moderna: los modelos del software como el servicio (SaaS) (consulte Tendencias de las entregas y los modelos de precios para las aplicaciones empresariales: opciones de precios).

Exact Software ha colocado al producto en un desarrollo a largo plazo. No ha habido ningún lanzamiento importante de alguna versión nueva en los últimos tres años, pero cualquier cliente con un contrato de suscripción de mantenimiento tiene acceso a las nuevas funciones que se han introducido en los intervalos regulares durante ese tiempo. La última versión (versión 340) se introdujo a principios del 2005, y sus mejoras no fueron a tan gran escala como las de los lanzamientos anuales importantes de otros productos ERP, o incluso tan importantes como los lanzamientos trimestrales frecuentes encontrados en las aplicaciones como Salesforce.com. Por lo general las revisiones de e-Synergy han sido más digeribles cuando se trata de poner al día a los usuarios.

Exact envía periódicamente campañas de encuestas de mejoras a los usuarios existentes de e-Synergy. Las tres necesidades más requeridas de la última encuesta fueron:

  1. la habilidad de revisar si existen duplicados al añadir clientes, cuentas, etc.,
  2. una forma más sencilla de crear múltiples flujos de trabajo y
  3. recordatorios para los artículos del calendario.

Además de esto, la siguiente construcción mostrará la habilidad para múltiples nombres de ingreso para los portales del cliente; revisiones de seguridad (ocultas) de cuentas; el uso de tarjetas de presentación electrónicas para empleados y contactos; la habilidad de congelar comentarios a petición; más opciones para hojas extensibles de estilo (XSS); y un mayor cumplimiento de los requisitos del Organismo para el control de medicamentos y alimentos (FDA) de Estados Unidos (Parte 11), del Principio de Sarbanes Oxley (SOX), de la Organización de estándares internacionales (ISO), y de la hoja de datos de la seguridad del material (MSDS).

Exact una promesa para el futuro

Exact cree que la clave para el éxito para las soluciones comerciales de paquetes en el mercado medio es proporcionar el liderazgo tecnológico que conecta las fuentes de información separadas. En cuanto a esto, Exact promete integrar aún más la funcionalidad de su producto Exact Globe y Exact e-Synergy y permitir que estos productos se conecten con otras aplicaciones comerciales de terceros y con dispositivos móviles. Exact también está investigando y probando las plataformas tecnológicas mas adecuadas para soportar su estrategia de producto como la base de datos de Microsoft .NET, Oracle, y el proveedor de servicios de aplicaciones (ASP) y los conceptos de hospedaje.

En el 2004 y en el 2005 Exact e-Synergy aumentó el crecimiento del ingreso de las licencias, demostrando la visión de Exact para mejorar el desempeño de las organizaciones permitiendo el acceso a un sistema de información para todos los empleados, socios y cadena de valor Por ejemplo, las ventas del producto e-Synergy se duplicaron en el 2004, que era su segundo año activo en el mercado. Ese crecimiento puede seguir, ya que Exact tiene una historia que contar, y está invirtiendo en lugares de exposición de medios seleccionados y otros canales adecuados.

Por ahora todos los productos se están mejorando

Además de las mejoras en curso para e-Synergy mencionada en Una sola solución de software que permite la gestión de los procesos comerciales, Exact lanzó su funcionalidad de fabricación y de gestión de proyectos para Exact Globe 2003 en el primer semestre del 2004. El producto se ha desarrollado aún más para adecuarse a legislaciones adicionales y para utilizar más lenguajes. Su meta es ser el único representante mundial del mercado medio que ofrece un producto disponible mundialmente, que cumple con las legislaciones locales y las prácticas comerciales comunes. Pero para un futuro cercano, uno se debe preocupar solamente acerca de si las otras marcas locales verán mejoras. El dos mil cinco fue un año de varios lanzamientos importantes de productos nuevos, incluyendo JobBOSS Versiones 8.1 y 8.2, Alliance/MFG Versión 6.6, la nueva solución de productos cruzados Exact EDI, etc. Con la combinación de los radios sólidos del estado financiero y los productos inventivos, el vendedor está seguro de que perseguirá, desarrollará y logrará sus metas estratégicas del crecimiento orgánico y de adquisición.

Con esto termina la cuarta de varias partes que conforman esta nota. Esta serie exploró los grupos estratégicos de Exact y las aspiraciones mundiales; su estrategia y productos BPM; y su adquisición de Vanguard. También se presentaron los retos y las recomendaciones a los usuarios.

 
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