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Punto de venta: ¿Independiente o no?

Escrito por: Caroline Lam
Publicado: abril 10 2006

Introducción

Al evaluar una solución de punto de venta (POS), generalmente existen dos acercamientos: las soluciones de excelencia y las soluciones integradas. Ambos tienen fuerzas y debilidades, de acuerdo a la infraestructura de la tecnología de la información (IT). Los minoristas que tienen un sistema de oficina de gestión deben evaluar si es mejor reemplazar su legado de sistema o elegir una solución de excelencia.

Para los minoristas que no tienen ni un sistema de oficina de gestión ni un legado de sistemas POS, la pregunta es: ¿deberían comprar un sistema POS independiente o no? Al decidir entre un sistema POS que es independiente y uno que no lo es, la organización debe primero entender lo que es un sistema POS. Un sistema POS, también conocido como un sistema de punto de compra, se compone de dos partes principales: software y hardware.

Sería útil primero proporcionar una visión general de las áreas centrales y no centrales de un sistema de software POS, al igual que una pequeña definición del componente del hardware POS. Esto ayudará a determinar si una solución POS independiente debe o no debe comprarse.

Áreas centrales del software de sistemas POS

Debido a la diversidad de la industria al menudeo, se requieren distintas características del sistema POS para diferentes tipos de minoristas. Al evaluar estas características, surgió lo siguiente como los seis componentes centrales de las mejores prácticas, o como las características que deben existir, sin importar la aplicación intencional del sistema POS.

  1. Gestión de transacción: El componente de la gestión de transacción incluye toda la información que se requiere para completar una transacción. Este componente debería capturar datos clave de la transacción, como ventas, cancelaciones de ventas, vacíos, reembolsos, compra de certificados de regalo, transacciones de servicios, creación de órdenes especiales, y similares. El componente de la gestión de transacción debería validar la información de los artículos, calcular automáticamente la cantidad total de compra, y procesar los pagos. Esto les permite a los asociados de ventas a poner toda su atención en servirle adecuadamente al cliente, ya que procesar una venta sólo requeriría escanear el código de barras y preguntar la forma de pago.

  2. Gestión de precios: El componente de la gestión de precios le permite a un gerente de almacén o a un empleado modificar el precio al menudeo de un artículo. Los sistemas POS deben permitir la modificación de un precio al menudeo por distintas razones, como descuentos en artículos dañados, descuentos después de negociaciones, o igualdad de precios competitivos. El módulo de gestión de precios debe rastrear estos cambios en el precio al menudeo, al asignarle un código a la razón, o al descuento total, o al número de empleado, etc. Este módulo debería tener la capacidad de generar un reporte para efectos de auditoria.

  3. Gestión de registro: El componente de la gestión de registro incluye procesos para procedimientos de apertura en efectivo, procedimientos de cierre en efectivo y procedimientos de balance en efectivo. Además, este módulo consiste en la gestión de fondos de apertura de registro, transacciones de pago de entrada, transacciones de pago de salida, ofertas, tipos de moneda e impuestos. La gestión de registro debería rastrear el flujo de efectivo dentro de un día laboral, y debería resaltar cualquier evento inusual. Esto le permite al gerente de almacén monitorear y reducir el robo hormiga.

  4. Gestión de inventario: El componente de la gestión de inventario incluye herramientas de localización de artículos, procedimientos de inventario físico, y ajustes de inventario. Esto asegura que el inventario del almacén esté al día. También ayuda a los empleados a localizar artículos a nivel corporativo o de almacén. En otras palabras, al conocer donde se localiza el inventario y al tener la información adecuada acerca de la cantidad en existencia, este componente les permite a los empleados cerrar las ventas e incrementar el servicio al cliente y la satisfacción.

  5. Gestión de las relaciones con los clientes: El componente de la gestión de las relaciones con los clientes (CRM) tiene la funcionalidad de manejar interacciones con los clientes, historias de ventas de los clientes, información de contactos de los clientes, las preferencias de los clientes, las características de los clientes, los programas de lealtad de los clientes, etc. Para un minorista, las compras del cliente son la línea más importante de ingresos. Hoy en día representa un mayor reto, ya que los clientes son más educados, más escépticos y más demandantes que antes. Con la llegada de Internet, la transparencia de precios se ha convertido en una amenaza para los minoristas. Por lo tanto, ofrecerles un servicio personalizado a los clientes es crucial. Tener un buen módulo CRM que rastrea el comportamiento y las preferencias del cliente que asegurará relaciones saludables. Para mayor información en CRM, consulte Las distintas alternativas de servicio de la gestión de las relaciones con los clientes.

  6. Reportes y preguntas: Los empleados de almacén utilizan este componente diario, para extraer información del inventario, de los resúmenes de ventas, o de las comisiones (si aplica). Los reportes y las preguntas les permiten a las organizaciones analizar el desempeño del almacén por día, por semana, por mes, o incluso por año. También muestra el desempeño de los artículos en numerosos niveles (como color, dimensión, tamaño, características o atributos). Los reportes y las preguntas también les permiten a los gerentes de almacén a identificar anomalías para realizar las acciones correctivas necesarias. Los reportes y las preguntas se usan ampliamente para obtener la información acerca de pérdidas y prevenciones.

Áreas no centrales de los sistemas POS

Una vez determinados los componentes de un sistema POS que son esenciales sin importar el tipo y el tamaño del minorista, podemos continuar con explorar las características disponibles que no son esenciales en cada sistema.

  1. Órdenes de compra: La característica de órdenes de compra les permite a los compradores comunicarles una compra a los vendedores, y recibir los bienes ordenados. Sin embargo, un sistema de gestión de mercancías (MMS) o un sistema POS independiente, requiere la habilidad de ordenar y recibir órdenes de compra (POs). Los sistemas POS que están integrados con un sistema de mercancías al menudeo sólo necesitan la capacidad de procesar un recibo. El módulo de orden de compra de un MMS ofrece una mayor funcionalidad, como distintos tipos de POs, creación automática de POs, o la habilidad para añadir descuentos del vendedor a un nivel de artículo. Por otro lado, el componente PO de un sistema POS permitirá funcionalidades simples de orden y recepción.

  2. Cambios de precios: La característica de cambio de precios para manejar el precio al menudeo (de venta al menudeo) de los bienes. Esta característica puede ofrecer herramientas para bajar o alzar el precio al menudeo. Un componente de cambio de precios POS permite la reducción o el aumento temporal del precio establecido. Por otro lado el módulo de cambio de precios incluido en el sistema de mercancías al menudeo ofrece capacidades de asignación múltiple de precios, cancelaciones de reducción o aumento en los precios establecidos, o cambios de precios a nivel del vendedor de clase departamental o a nivel de locación. Debido al aumento de conciencia entre los clientes, los precios de los productos deben ser equitativos; no pueden ser más altos que los precios del competidor, pero no pueden ser más bajos que los costos del producto. Además, para disminuir la pérdida, las reducciones del precio establecido les permiten a los minoristas liquidar productos descontinuados o fuera de moda.

  3. Finanzas. El componente de finanzas no se considera un elemento central de los sistemas POS. Sin embargo, todos los vendedores deben tener por lo menos los medios para comunicarse con un sistema financiero tercero. Este componente incluye el libro mayor, los activos fijos, la contabilidad de costos, el manejo de efectivo, el presupuesto, las cuentas por pagar (AP), el reporteo y otros requisitos de contabilidad. Para mayor información acerca de los componentes financieros, consulte ¿Qué opciones tienen los clientes?.

Aunado a los componentes no centrales antes mencionados, otras características como las capacidades de reabastecimiento y de comercio electrónico se pueden ofrecer en ciertos sistemas POS, pero por lo general se encuentran en una solución de mercancías. Hay que hacer notar una vez más que cuando se ofrece el reabastecimiento en un sistema POS, las capacidades no son tan extensas como cuando el mismo módulo se encuentra en un sistema para el menudeo. Además, se pueden incluir en el sistema para el menudeo otros componentes como la planificación y el pronóstico, la asignación y distribución, la apertura a compra y la optimización de existencias. Todas estas características que facilitan el análisis de procesos de las mercancías, aumentan el rendimiento del capital invertido (ROI), y aumenta la productividad del empleado. Para mayor información acerca de los sistemas de mercancías, consulte see Sistemas de menudeo: un breviario.

Hardware POS

Como se mencionó antes, un sistema POS está compuesto de componentes de software y hardware. Existen dos tipos de sistemas POS que están disponibles en el mercado: Registradoras electrónicas de efectivo (ECR), y sistemas POS basados en computadoras. Un ERC sólo tendrá la capacidad de acumular la cantidad total de las transacciones de ventas, mientras que un sistema POS basado en la computadora permitirá características mayores, debido a su software. Los dispositivos en un sistema hardware POS con base en una computadora generalmente incluyen un monitor, un cajón para efectivo, un tablero, un mouse, una impresora de recibos, y algunas veces un escáner de códigos de barras. En comparación con la caja registradora, un sistema POS basado en la computadora le permite a los minoristas calcular análisis de ventas extensos, rastrear artículos de gran aceptación, o rastrear las preferencias del cliente, todo con algunos clics.

Aunado al sistema típico POS basado en computadora, están disponibles otros componentes hardware, como lectores magnéticos, bandas móviles, dispositivos de asistente personal de compras (PSA), pantallas, o escáneres contadores o pesas. Estos dispositivos opcionales reducen el tiempo en servir a un cliente. Por ejemplo, una pantalla les informa a los clientes la cantidad total, para hacer que tengan el pago listo. Además, tecnologías recientes también incluyen dispositivos que utilizan una identificación biométrica. En un futuro cercano, los clientes serán capaces de pagar sus compras literalmente con tocar un botón. Todos estos dispositivos de hardware son herramientas utilizadas para incrementar la satisfacción del cliente y asegurar su lealtad.

Recomendaciones para el usuario

¿La solución POS debería ser independiente o no? Dependiendo el caso, aquí se presentan algunas recomendaciones.

Para un minorista que ya tiene un sistema para el menudeo, probablemente la solución es el acercamiento de excelencia. Por lo tanto al evaluar una nueva solución POS; la organización debería incluir todos los componentes centrales. Cualquier componente no central sería una característica extra, pero no es necesario pagar por algo que no se requiere. La parte negativa de este acercamiento es la dificultad de encontrar un vendedor de software que pueda coexistir con el sistema de mercancías existente, sin cobrar una cuota exagerada por el trabajo.

Para un minorista que busca reemplazar un legado de sistemas que incluye sistemas de oficina de gestión y de ventanilla, la mejor solución es buscar una solución completamente integrada. De esta forma, no habrá costos extra por la integración, y la apariencia de la aplicación será constante en toda la organización. Las desventajas de este acercamiento es que el costo inicial de la implementación es más alto, ya que se está comprando un software rico en funcionalidad Además, el tiempo de implementación se incrementa drásticamente, ya que se reemplazan todos los sistemas de oficina de gestión y de ventanilla.

Para un minorista que no tienen ni un sistema de oficina de gestión para el menudeo o un sistema POS, y quien tiene 10 o menos tiendas, probablemente debería evaluar un sistema POS independiente, incluyendo todos los componentes centrales y no centrales. Al incluir estos, el costo inicial es probablemente más bajo, y todas las funciones y características deberían satisfacer las necesidades del minorista. La desventaja de este acercamiento es que cuando un minorista necesita actualizarse para un MMS, la integración de los dos sistemas puede no ser sencilla, y algunas de las características del POS pueden ser obsoletas.

Los sistemas de excelencia o integrados son los dos principales acercamientos en el proceso de evaluación de un software. Al elegir entre un sistema POS independiente y uno que no lo es, siempre se incluyen los componentes centrales de gestión de transacción, gestión de precio, gestión de registro, gestión de inventario y CRM. Con excepción de un minorista pequeño que no tiene un sistema POS o MMS, los componentes no centrales (órdenes de compra, cambio de precios y finanzas) son características que es bueno tener. Ya sea que el minorista sea una empresa grande o pequeña, deberían considerar sobre todo su estrategia de software antes de comprar el hardware necesario para un sistema POS.

 
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