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¿Qué sucederá en el 2005 con la gestión del comercio mundial y las cadenas de suministro?

Escrito por: Predrag Jakovljevic
Publicado: junio 14 2005

Las ventajas y las desventajas del comercio mundial

La Internet ha habilitado un mundo en red, ya que ha creado una infraestructura de comunicación que ha resultado en aplicaciones empresariales que le han abierto las puertas al comercio mundial. A su vez, esta situación exige que los servicios y el software de empresas múltiples automaticen las necesidades que tienen el transporte y la gestión de logística por Internet de contar con una red de comercio mundial. A medida que el espacio de la gestión de comercio mundial (GTM) siga consolidándose, el liderazgo en el mercado pertenecerá a las empresas que realmente comprendan que, para mejorar el comercio mundial, es necesario administrar las cadenas de suministro física y financiera.

Durante las últimas décadas, las redes de comunicaciones y transportes han mejorado tanto, que hasta las regiones y los países más lejanos están al alcance de la mano gracias a una simple conexión a Internet. Así, muchas empresas han dado el salto a los mercados internacionales y han externalizado sus operaciones de fabricación y aprovisionamiento con fabricantes y proveedores extranjeros que ofrecen precios más bajos, mientras que algunos han abierto filiales en todo el mundo. El e-business promete reducir más las distancias y convertir el mundo en una aldea global cuando la gente, en colaboración o no, investigue, ofrezca, aprovisione y se convierta en una fuente global de productos gracias a la omnipresente Internet. Actualmente ya compra y vende a través de sitios de comercio electrónico, tiendas y mercados, además de que administra las cadenas de suministro internacionales usando software interactivo e intercambios comerciales.

Desde hace mucho tiempo, los gerentes de logística han buscado soluciones tecnológicas que ofrezcan un sistema seguro por Internet para programar, planificar y proporcionar las mayores ventajas a los embarques con transportistas, modos y etapas múltiples en un sistema que ignora o sustituye los procesos del negocio –que también puede manejar transacciones nacionales e internacionales dentro de la comunidad de comercio de logística. Naturalmente, la Internet actúa como medio de comunicación entre comerciantes y clientes, quienes quieren que estos sistemas proporcionen información en tiempo casi real de forma rentable y prácticamente en cualquier parte del mundo.

Sin embargo, este tipo de e-business todavía tiene que superar el reto del cumplimiento con el comercio mundial y las distintas necesidades de los clientes y los socios comerciales internacionales. En pocas palabras, la mayoría de los vendedores de gestión de la cadena de suministro (SCM), sin mencionar los de planificación de los recursos de la empresa (ERP) siguen sin tener capacidades fuertes de logística de comercio internacional (ITL) y gestión del comercio mundial (GTM). La tecnología puede crear un mundo aparentemente más pequeño que en realidad es mucho más complicado. Los negocios internacionales por Internet deben enfrentar muchos obstáculos para los cuales la mayoría de los negocios no están bien preparados.

Son pocas las aplicaciones que realmente ofrecen servicios y software para empresas múltiples que sean capaces de automatizar las necesidades complejas de transporte multimodal y gestión de la logística por Internet de una red de comercio mundial. La mayoría de las aplicaciones modernas para compras y ventas por red no logran satisfacer la necesidad de contar con gestión automatizada del comercio mundial y logística tradicional de comercio internacional.

Como se describió en el artículo titulado International Trade or ITL Adoption, ITL y GTM son sistemas de ejecución que están diseñados para automatizar el proceso del negocio que se relaciona con importación y exportación. Sus componentes funcionales básicos son generación y transmisión de documentos comerciales, validación del cumplimiento con los reglamentos y un intercambio complejo de información entre varias entidades, como proveedores, transportistas, transitarios, corredores aduanales, instituciones bancarias y otros proveedores externos de transporte y almacenamiento. Un sistema ITL/GTM verdadero es un sistema de gestión de los recursos entre empresas, y requiere un modelo de datos que pueda ser el responsable de la amplitud y la profundidad de la información que se intercambia entre todas estas entidades que están relacionadas entre sí. Por eso, los sistemas ITL y GTM deben dar soporte a los procesos de importación y exportación internacionales, la documentación y el cumplimiento (que son incomprensibles para un simple mortal) y la contabilidad, así como los reportes financieros en un ambiente de monedas, lenguas y unidades de medida múltiples.

Esta es la primera de seis partes que conforman esta nota.

La segunda parte tratará las soluciones transaccionales; la tercera hablará de la gestión de los flujos de comercio mundial; la cuarta presentará a los líderes de GTM; la quinta cubrirá cómo tratar con la complejidad de GTM y la sexta presentará retos y dará recomendaciones a los usuarios.

Las complejidades

Aunque muchas personas tienen opiniones fuertes y divididas acerca de la globalización y los productos y servicios de externalización, todos estarán de acuerdo en que estos modos de negocios llegaron para quedarse. Existen reportes que afirman que actualmente cerca del 30 por ciento del producto interno bruto del mundo cruza las fronteras, por lo tanto, el comercio mundial se está convirtiendo en una parte integral de casi todos los negocios, que está en crecimiento. Sin embargo, los exportadores y los importadores siguen peleando por coordinar los antiguos procesos de fletes, finanzas y reglamentos, y aunque podrían aislar la producción de la logística entrante para reducir este problema, el aumento de la presión en el mercado sigue demandando una mejor coordinación. Podrán aprovechar la adopción de las nuevas aplicaciones por Internet que pretenden mejorar y automatizar la compleja coordinación de varias partes. Así, los negocios crearon GTM para definir los retos y las oportunidades que son únicos al ambiente de negocios nuevo y extremadamente global. Algunas tendencias convincentes han hecho de GTM (que recientemente se ha incorporado a ITL) un tema de interés para los negocios de vanguardia, incluyendo el hecho de que el comercio mundial es sólido y que aumentará con el tiempo.

No obstante, aunque muchas personas entienden el razonamiento de la obtención de bienes de lugares remotos que ofrecen costos y mano de obra más baratos, son pocas las que se dan cuenta de las complejidades y los costos relacionados con tales actividades comerciales –un costo que con frecuencia puede opacar las ventajas iniciales de tener bienes importados con precios nominales más bajos. A pesar de que muchas empresas han progresado en la mejora de ciertos aspectos de sus cadenas de suministro financieras gracias a la implementación de aplicaciones ERP o financieras, como cuentas por cobrar, libro mayor y cuentas por pagar, el comercio mundial exige otras funciones cruciales que normalmente no son parte del comercio nacional, como gestión de cartas de crédito, financiamiento del comercio mundial, valoración del riesgo por país y parte y conciliación de las transacciones (liquidación), entre otras. Para poder realizar la gestión adecuada de estas funciones especializadas, es necesario contar con soluciones de gestión financiera orientadas a la GTM que den a las empresas mayor visibilidad y control de sus socios comerciales internacionales, sus cuentas por cobrar, sus cuentas por pagar, sus necesidades de capital de trabajo y su posición financiera general.

Las actividades de importación y exportación se encuentran entre las que exigen más mano de obra y documentación, y preparar documentos de exportación, importación y paso por fronteras/aduanas no es una tarea fácil para los expedidores y los transportistas. Al pensar en toda la documentación que debe compilarse, incluyendo los documentos de embarques y pagos, los avisos de embarques anticipados (ASN), las licencias y las certificaciones, y se incluyen las inspecciones que exigen el exportador, el importador, el transportista, el corredor aduanal, los transitarios locales e internacionales, los bancos, las autoridades aduanales (tanto en el origen como el destino) y las distintas agencias gubernamentales, no es sorprendente ver por qué una transacción típica de comercio mundial puede constar de tantos pasos. Por otro lado, los impuestos, los aranceles, los reglamentos y los problemas de cumplimiento pueden convertirse rápidamente en embarques retrasados, productos no reclamados y devoluciones costosas en caso de no seguir al pie de la letra los procesos prescritos.

Por eso, no debe sorprendernos que cerca del 10 por ciento del comercio mundial se gaste en costos administrativos, y que la mayoría de ese dinero se utilice en la preparación, el manejo y la transmisión de documentos. Un embarque típico por flete aéreo toma entre ocho y doce días, y de todo este tiempo, la mercancía se encuentra en ruta únicamente el 5 por ciento. El resto del tiempo lo pasa en almacenes, esperando a que lleguen los documentos requeridos y se revise el cumplimiento.

Para manejar estas complejidades, cada vez más expedidores dependen del software de importación/exportación, que ha evolucionado para convertirse en una categoría de GTM más completa. Cuando apareció este software por primera vez, los vendedores se enfocaron en automatizar la creación repetitiva de documentos comerciales y después ampliaron las capacidades de sus productos para incluir clasificación de los aranceles, cálculo de costos de importación, reglamentos aduanales, supervisión de partes negadas, seguimiento de las órdenes, etc. El día de hoy, los exportadores y los importadores siguen teniendo la opción de comprar soluciones de costos bajos que manejan una sola tarea, como creación de documentos, o soluciones GTM más caras que abarcan casi todos los aspectos y que controlan y dan seguimiento a las transacciones comerciales desde la orden de compra hasta la entrega final.

El atractivo de las soluciones GTM

Los importadores, los exportadores, los transportistas, los bancos y las instituciones de este tipo aprecian cada vez más el atractivo de las soluciones GTM. Las ganancias que pueden obtener derivadas de una infraestructura corporativa que aprovecha la globalización, pueden superar cualesquiera proyectos nacionales (salvo en el caso del desarrollo de productos nuevos para quienes no externalizan). Algunas de las ventajas son un aumento de los ingresos de los nuevos mercados de ventas globales, una reducción de los costos de operación gracias a la obtención de materiales a costos más bajos, la externalización (outsourcing) de los procesos del negocio (BPO) y empresas distribuidas de forma global, costos más bajos gracias a una mejor gestión del capital de trabajo, nuevas estrategias del negocio como mecanismos de cuentas abiertas enlazados al financiamiento comercial, así como una mayor visibilidad y un mejor control de las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar internacionales.

Además, a diferencia de lo que sucedía hace algunos años, cuando la única opción para desplegar software empresarial eran los proyectos de implementación personalizada que costaban varios millones y duraban muchos años, el mercado de software actual, más maduro, da a las empresas varias opciones de despliegue (si desea obtener mayor información consulte Tendencias de las entregas y los modelos de precios para las aplicaciones empresariales). Ahora las empresas pueden realizar proyectos piloto, desplegar soluciones de punta antes de pasar a soluciones de base amplia y seleccionar entre soluciones alojadas o detrás del firewall en sus instalaciones.

Sin embargo, aunque la implementación y la ejecución eficaz del comercio mundial pueden representar algunas ventajas dramáticas operativas y para el flujo de efectivo, como explicaremos más adelante en esta serie, el comercio mundial es un negocio más complejo y arriesgado que el comercio nacional. Asimismo, a pesar de las ventajas potenciales, existen obstáculos de organización que evitan que muchas empresas aprovechen las soluciones GTM. De forma concreta, las empresas siguen teniendo una estructura de silos funcionales (aislamiento de las funciones) que afecta la toma de decisiones, ya que son pocas las empresas cuya organización, tecnología y procesos están alineados para los negocios globales.

La mayoría de las grandes empresas siguen operando sus negocios de forma internacional y no de forma mundial. En otras palabras, las grandes empresas normalmente cuentan con una variedad de filiales extranjeras que son negocios independientes que operan sus propios sistemas y que no están sincronizados entre sí. En toda la empresa, los silos funcionales agravan más un enfoque simple a la gestión de la logística mundial. Por ejemplo, los departamentos de cumplimiento le reportan al departamento lega, mientras que compras controla las importaciones; las exportaciones son controladas por ventas, mientras que los departamentos de transporte se enfocan en obtener las mejores tasas. Nadie cuestiona si la empresa está realizando embarques eficaces a través del sistema, ya que con frecuencia estos silos producen pérdidas o ganancias contra los demás de forma inadvertida.

No es posible administrar la planificación de la cadena de suministro (SCP), el cumplimiento comercial, el sourcing estratégico y otras tareas estratégicas en una escala global cuando los datos clave no son constantes ni se comparten fácilmente. Los bienes, en cada paso desde materia prima hasta entrega, pueden llevar los costos de logística a casi la mitad del costo total, mientras que es difícil para contabilidad asignarlos a cada artículo. Un ejemplo es una empresa que parecía, juzgando únicamente el precio unitario, haberse ahorrado varios millones de dólares al expandir su base de proveedores globales y que se dio cuenta más adelante de que había aumentado los costos totales de logística casi por el doble de sus ahorros, todo esto debido a muchos embarques de detalle que no eran económicos.

Para implementar soluciones GTM de forma satisfactoria, las empresas deben integrar sus cadenas de suministro física y financiera en distintos grados y elementos. Para ello, deben compartir los datos y colaborar con sus silos funcionales y sus socios comerciales externos. Desde luego que hacer que varias soluciones funcionen sin problemas es un reto para cada aspecto de SCM. La logística mundial es posiblemente la disciplina más difícil de manejar a través de una plataforma, ya que el universo de usuarios es grande y está repartido en todo el mundo, haciendo que las capacidades de los sistemas y los usuarios varíen enormemente. Por otro lado, siguen creciendo los mandatos de más funcionalidades, como los reglamentos de seguridad comercial que creó recientemente el Departamento de aduanas de los Estados Unidos, como explicaremos más adelante en esta serie.

Para tener éxito en una economía mundial altamente competitiva, donde la competencia puede venir de Arkansas o Argentina, las empresas tienen que aprovechar las ventajas de los costos que ofrece la disponibilidad global de bienes y servicios. Al menos, si una empresa no aprovecha la disponibilidad internacional de bienes de calidad relativamente alta, los bajos costos de mano de obra y el transporte eficaz y confiable, la competencia seguramente lo hará.

Al hablar de los riesgos de la globalización, mucha gente se refiere a la amenaza que representa el que los trabajos nacionales se vayan al extranjero. Casi nunca se habla del cumplimiento con el comercio mundial, aunque represente un riesgo que afecta a casi cualquier fabricante que importe o exporte. De forma concreta, enviar estos bienes y estas piezas de un país a otro es una tarea complicada que requiere el soporte de un proveedor de software y servicios de GTM y una combinación de conocimiento del campo del comercio mundial, procesos comprobados y prácticas de excelencia de comercio internacional.

Los 200 países del mundo tienen requisitos gubernamentales precisos para importación y exportación de bienes, en los que hay que tomar en cuenta factores como aranceles y derechos, preferencias de cada país y leyes antidumping, a riesgo de incurrir en costos escondidos en cada paso. Por si esto no fuera lo suficientemente complejo, los acontecimientos del 11 de septiembre de 2001 han hecho que aumente la forma en que los países vigilen el comercio mundial, que también afecta los costos de forma negativa. De acuerdo a la Brookings Institution, el costo de retrasar la entrega de los bienes importados un día debido a revisiones adicionales de seguridad puede sumar $7,000 millones de dólares anuales. La estricta documentación nueva y los requisitos de seguridad nacional pueden tener consecuencias legales y financieras serias en los importadores y los exportadores que violen estos reglamentos comerciales que están cambiando constantemente. La responsabilidad recae en los importadores y los exportadores, quienes deben conocer perfectamente los reglamentos y la forma de cumplir con ellos.

Con esto termina la primera de seis partes que conforman esta nota.

La segunda parte tratará las soluciones transaccionales; la tercera hablará de la gestión de los flujos de comercio mundial; la cuarta presentará a los líderes de GTM; la quinta cubrirá cómo tratar con la complejidad de GTM y la sexta presentará retos y dará recomendaciones a los usuarios.

 
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