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¿Quién necesita la gestión de almacenes?

Escrito por: Predrag Jakovljevic
Publicado: agosto 30 2005

¿Quién necesita la gestión de almacenes?

Los almacenes ya no son simples instalaciones estáticas. Ahora tienen que usar datos creados en tiempo real para poder igualar el suministro a la demanda, eliminar la necesidad de tener exceso de inventario y aumentar el flujo de bienes a lo largo de la cadena de suministro. Por lo tanto, debido a que el software de ejecución de la cadena de suministro (SCE) (que tiene gestión de almacenes como uno de sus componentes principales) puede manejar estos requisitos complejos, la tendencia ahora es aplazar las operaciones ligeras de fabricación (por ejemplo, ensamble final, empaques adaptados, etiquetaje, grabados, etc.) de los talleres a los almacenes y los centros de distribución. El que una empresa cuente con un paquete de sistema de gestión de almacenes (WMS) determina su estrategia de aplazamiento para retrasar la adaptación de los productos hasta que estos, o un conjunto de componentes comunes, hayan salido de la planta de fabricación. La estrategia inicia con la introducción de una capacidad de creación avanzada de conjuntos en un producto WMS. Existe una variable clave en la configuración de la logística que se relaciona con esto: la penetración de las órdenes.

La introducción de una capacidad de creación avanzada de conjuntos es la respuesta correcta que ofrecen algunos proveedores de los mejores WMS, para ayudar a que sus clientes reduzcan los costos relacionados con sus cadenas de suministro, donde uno de los facilitadores más importantes es el aplazamiento de la fabricación. La creación de conjuntos ayuda porque permite que las empresas mantengan sus productos en un estado más genérico hasta el final del proceso, si es posible. Por consiguiente, una capacidad de creación avanzada de conjuntos permite que los usuarios tengan productos genéricos ensamblados antes de tiempo, con la opción de ensamblarlos y configurarlos “por pedido”, de acuerdo a las solicitudes que los clientes hacen en el último minuto, que deben mantener los niveles de inventario bajos y aumentar la velocidad del material. A su vez, esta reducción general del inventario reduce los costos dentro de la cadena de suministro, y este mejor servicio produce un aumento en el nivel de satisfacción de los clientes.

Actualmente, hay que tener mucho cuidado con la gestión de los activos y el flujo de efectivo, y esto hace que cada vez sean más los fabricantes que tratan de deshacerse del inventario innecesario. El mejor lugar para iniciar este proceso es el inventario de bienes terminados. De hecho, el aplazamiento permite que los fabricantes limiten su inventario de bienes terminados aplazando la producción del producto final tanto como sea posible, idealmente hasta que la orden está en su mano, para después embarcarlo inmediatamente.

De forma concreta, si es posible construir componentes secundarios de forma genérica y aprovechar un WMS que pueda tomar una orden y dividirla en una nomenclatura (donde los componentes son las unidades de mantenimiento de inventario (SKU) genéricas), surtir los componentes de la nomenclatura detallada, entregarla a una estación de creación de conjuntos y ensamblarla para su distribución final, el resultado es un método muy eficaz de adaptación en masa y reducción de inventario para el fabricante.

Por consiguiente, la necesidad de tener estas actividades de fabricación ligera en los almacenes y no en el taller, ha hecho que los vendedores de WMS incluyan más funciones en sus paquetes. Antes, estas funciones se habrían considerado como funciones de fabricación, como creación de nomenclaturas para los conjuntos, plan e instrucciones de trabajo de ensamble, diálogos de usuarios para el ensamble de los conjuntos, creación de conjuntos por pedido, creación de conjuntos para inventario, eliminación de conjuntos, empaques/etiquetas especiales, procesamiento de accesorios (artículos que no están en inventario) y reporte de la terminación de los pasos de fabricación, para que las empresas puedan aplazar la producción de sus bienes terminados y disminuir sus propios costos.

En general, los productos como las latas o las bolsas de comida, las cajas de cigarros o dulces, las botellas de píldoras o bebidas o los relojes de lujo y los regalos tienen varias configuraciones de los empaques o requisitos de etiquetaje. Desde el punto de vista de gestión de inventario, cada una de estas configuraciones o etiquetas de empaque es una SKU y una unidad de inventario de bienes terminados distinta. Pero si el producto básico subyacente es el mismo para todas esas configuraciones, un fabricante puede aplazar la adaptación si fabrica el producto genérico y deja el empaque final y el etiquetaje para cuando se tomen y se embarquen los pedidos ing.

Al hacerlo, también evitan la necesidad de pronosticar las demandas individuales para cada SKU, y sólo deben pronosticar la demanda acumulada para todos los productos genéricos no terminados (es decir, las familias o los subensambles de productos), donde el margen de error para los pronósticos es generalmente mucho menor. Así, hay menos desviaciones de los pronósticos y el fabricante no se arriesga a acumular exceso de inventario o inventario obsoleto de cualquiera de estas configuraciones de empaques.

El punto de penetración de órdenes se relaciona con lo anterior, ya que es la variable clave en una configuración de la logística, que es el punto (el momento) en que se designa un producto para cierto cliente. A partir de este punto, los procesos descendentes del sistema dependen de las órdenes de venta, mientras que los procesos ascendentes dependen de los pronósticos y los planes.

Las ventajas de utilizar el aplazamiento de la fabricación para obtener una adaptación en masa puede variar de acuerdo a la industria, el fabricante y la naturaleza del producto, pero en general, cualquier negocio que tenga una nomenclatura invertida (en forma de V) (poca materia prima, un poco más de productos semiterminados y una gran cantidad de configuraciones de los productos terminados de acuerdo a las preferencias de los clientes) podrá lograr ventajas importantes. Algunas industrias, como los bienes terminados, las ventas al por menor y los productos electrónicos/alta tecnología, pueden ser buenos candidatos para el aplazamiento.

Esta es la primera de dos partes que conforman esta nota.

La segunda parte hablará de la extensión a la gestión de flotas, presentará un análisis competitivo y retos.

Una solución WMS típica

Tradicionalmente, las aplicaciones de WMS automatizan las actividades que se realizan dentro del almacén, como recepción, guardado, asignación de números de serie, surtido, empaque y embarque. Por consiguiente, el mercado de software para WMS se ha vuelto más competitivo a medida que la tecnología a evolucionado para abordar la mayor parte de los requisitos de los clientes, como recepción de avisos de embarque anticipado (ASN)/radio frecuencia (RF) más complicada, control de lotes/caducidad, selección de ubicaciones/cajas, construcción en olas, planificación de la mano de obra, creación avanzada de conjuntos, plantillas en olas, selección de materiales, etiquetaje de cumplimiento, surtido/empaque, surtido en grupos/lotes, captura de los números de serie, captura del peso, conteo cíclico, gestión de las tareas, reaprovisionamiento, seguimiento de los contenedores, puertos cruzados, generación de reportes, documentación de embarques, revisión automatizada de las reglas, selección de cajas, etc. Al igual que cualquier tecnología de software que está llegando al pico de su curva de maduración, los productos WMS han evolucionado a tal punto que no existen grandes diferencias entre ellos.

Para poner esto en un contexto más amplio, una solución WMS típica integra el trabajo que se realiza dentro de los almacenes y los centros de distribución con un sistema empresarial de tipo de transacciones. El almacenamiento simple y la búsqueda de inventario son precedidos por estrategias que pretenden aumentar la producción y la productividad mediante la administración de varios recursos de almacén para manejar con eficacia los procesos del negocio comunes de los almacenes y las actividades directas del almacén, que incluirían las actividades siguientes:

  • Recepción: es la función que comprende la recepción física del material, la inspección del embarque para verificar que se apegue a la orden de compra (es decir, cantidad y daños), la identificación y la entrega en el destino y la preparación de los reportes de recepción.

  • Guardado: significa retirar el material del puerto (u otra ubicación de recepción), transportarlo a un área de almacenamiento, colocarlo en un área de preparación y llevarlo a una ubicación específica, para registrar el movimiento y la identificación de la ubicación en la que se ha colocado dicho material.

  • Surtido de las órdenes: seleccionar la cantidad necesaria de productos específicos para llevarlos a un área de empaque (generalmente en respuesta a una o más órdenes de embarque) y documentar que el material de llevó de una ubicación a embarque.

  • Preparación y embarque consolidado: movimiento físico del material del área de surtido al área de preparación, de acuerdo a un conjunto de instrucciones relacionadas con cierto vehículo que va a salir o cierta ruta de entrega, con frecuencia con propósitos de consolidación de los embarques.

  • Conteo cíclico del inventario: una técnica de auditoría de la precisión del inventario en la que el inventario se cuenta de acuerdo a un programa cíclico y no una vez al año. Un conteo cíclico del inventario se realiza generalmente de forma regular y definida (puede ser más frecuente para los artículos de alto valor o rápidos y menos frecuente para los de valor bajo o lentos). Los sistemas de conteo cíclico más eficientes requieren que se cuente cierto número de artículos cada día de trabajo y dan una frecuencia para cada artículo que se cuenta. El propósito principal del conteo cíclico es identificar los artículos que tienen errores, permitiendo habilitar, identificar y eliminar las causas de los mismos.

La mayoría de los sistemas WMS también soportan las comunicaciones por radio frecuencia (RF), permitiendo tener una transferencia de datos en tiempo casi real entre el sistema y el personal del almacén. Estos sistemas pretenden maximizar el espacio y minimizar el manejo de materiales mediante la automatización de los procesos de guardado. También usan estrategias mejoradas de surtido que pretenden acelerar el movimiento de los productos gracias a la definición de la ruta más eficaz. Existen técnicas sofisticadas como puertos cruzados o distribución en flujo que permiten que los productos que tienen ciclos de vida cortos pasen inmediatamente a embarque. Por ejemplo, los puertos cruzados o la carga directa es el concepto de empacar los productos en los embarques entrantes para que puedan organizarse fácilmente en almacenes intermedios o para los embarques salientes de acuerdo a su destino final. En otras palabras, las piezas se envían desde recepción directamente a embarques para ser colocadas en órdenes salientes, por lo cual los artículos pasan del puerto de entrada de los vehículos al puerto de salida sin tener que almacenarlos en el inventario del almacén. Este proceso de puertos cruzados reduce la inversión en inventario y los requisitos de espacio de almacenamiento, ya que permite que las órdenes se satisfagan rápidamente y evita que algunas piezas permanezcan en un almacén tanto tiempo como para que se les considere como inventario.

El surtido en olas es un método para seleccionar y asignar una secuencia a las listas de surtido, con el fin de minimizar el tiempo de espera del material entregado. Es posible surtir las órdenes de embarque en olas combinadas por transitario o destino común, y surtir las órdenes de fabricación en olas relacionadas con los centros de trabajo. Existe un proceso análogo y eficaz (inverso) para la recepción de bienes, por el cual el principio de intercalación optimiza el uso de carretillas elevadoras (una carretilla con una paleta nueva de producción que irá a un sitio de guardado y que deberá recoger la paleta nueva para ser despachada). Cada unidad de producción de origen introduce sus embarques próximos en el sistema y genera la etiqueta que tiene el código de barras, para que el almacén pueda recibir el artículo automáticamente. Esta información se procesa para generar una lista de trabajo para que un tráiler se lleve los bienes al área de almacenamiento. Los artículos rápidos se asignan automáticamente a los niveles más bajos y más accesibles para que el surtido pueda realizarse más rápidamente, mientras que los artículos lentos se asignan a los niveles más altos. El personal de almacén que debe supervisar y manejar esta operación debe poder extraer los reportes diarios, semanales y mensuales que sean necesarios.

Facilidad de configuración y control

Los usuarios también deben ser capaces de configurar estos sistemas mediante pantallas que les piden descripciones del taller de fábrica o del almacén y las reglas que quieren usar para dirigir el movimiento de los materiales y la actividad de los empleados. Estos sistemas pueden definir qué trabajo debe realizar cada trabajador y detallar la forma en que debe hacerlo. Por ejemplo, el sistema puede configurarse para dirigir a un trabajador al producto más antiguo en primer lugar o se puede dirigir el sistema a la ubicación que tiene la cantidad menor restante para que lo limpie antes de surtirse de otras ubicaciones.

Así, el surtido por zonas o el surtido de órdenes por lote es un método para subdividir una lista de surtido en áreas dentro de un almacén, con el fin de surtir las órdenes con mayor eficacia y rapidez. Una orden surtida por zona debe agruparse para una sola ubicación antes de la entrega o debe entregarse a distintas ubicaciones, como centros de trabajo. El empaque y las marcas deben incluir las actividades de empaque para un embarque seguro y establecer las unidades de uno o más artículos de una orden, colocarlos en el contenedor adecuado y marcar y etiquetar dicho contenedor con los datos del destino de embarque del cliente, así como cualquier otra información que se requiera.

El racionamiento es la asignación de producto entre varias órdenes de venta que están en conflicto. Por ejemplo, cuando se usa el precio para asignar producto, se asigna a quienes están dispuestos a pagar la mayor cantidad.

Otras capacidades de diferenciación dentro de las funciones relacionadas con WMS son reasignación dinámica de ranuras, es decir, determinar el tamaño y el lugar óptimos de la ranura para cualquier SKU de acuerdo a datos como demanda (ya sea que se trate de un producto lento o rápido), agrupaciones de productos y características físicas, para mantener el funcionamiento de las operaciones de surtido a pesar de las promociones y los cambios que se realizan con frecuencia a la mezcla de productos. Esto no se puede hacer de forma manual en ambientes donde se agregan o borran cientos de SKU cada semana. Así, una solución WMS sólida podría revisar la historia de las últimas semanas de los embarques y las órdenes salientes, para definir surtidos hacia adelante en consecuencia para los productos más rápidos y el contrario para los productos más lentos.

En otras palabras, un producto que está habilitado para la asignación dinámica de ranuras evalúa continuamente la popularidad de los artículos en un centro de distribución o un almacén, tomando en cuenta su historia, el número de órdenes, pronósticos, etc. Entonces se asegura de que los artículos surtidos con mayor frecuencia se roten hacia las posiciones más cercanas a las puertas del puerto. A medida que los artículos pierden popularidad debido a la temporada o a otra razón, se colocan cada vez más lejos de las puertas del puerto. Por lo tanto, la configuración de la zona y la ubicación se hacen automáticamente por línea de productos.

La asignación automática de ranuras se puede hacer diaria, semanal o mensualmente, mientras los usuarios tienen una representación gráfica de las ranuras en sus pantallas. Al acercar los artículos más rápidos a las puertas del puerto, se reduce el tiempo de transporte necesario para surtirlos y se aumenta la productividad de la fuerza de trabajo. Así, la automatización del proceso de reasignación de ranuras debe permitir una optimización continua, en lugar de tener que depender del personal para enviar una notificación de que un producto no se está moviendo tan rápidamente.

Generalmente, las aplicaciones WMS automatizan las actividades que se realizan dentro del almacén, como recepción, guardado, asignación de números de serie, surtido, empaque y embarque. Es posible que en ocasiones estos sistemas tengan que trabajar junto con un sistema de vehículos guiados automáticamente (AGVS), que es una red de transporte que da una ruta automáticamente a uno o más dispositivos de manejo de materiales, como carretas o carretillas elevadoras, y los coloca en destinos predefinidos sin que intervenga el operador. Por consiguiente, algunos de los proveedores de los mejores sistemas SCE se diferencian de acuerdo a su conocimiento del manejo de materiales y, por ello, también venden WMS para controlar el equipo de manejo de materiales como complemento a una venta mucho mayor de equipo o consultoría de manejo de materiales –Provia Software y su empresa madre, Viastore Systems, son buenos ejemplos (consulte el artículo Provia Tackles RFID in a Twofold Manner; Part Three: Provia and Viastore Systems Alignment) .

Con esto concluye la primera de dos partes que conforman esta nota.

La segunda parte hablará de la extensión a la gestión de flotas, presentará un análisis competitivo y retos.

 
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