Racionalice su Front Office con sistemas para modelado empresarial

  • Escrito por: Gregory Romanello
  • Publicado: mayo 27 2009



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Las disciplinas de eficiencia en la producción se pudieron haber originado en las plantas de fabricación; pero, se pueden aplicar igualmente en el front-office1 y es allí donde la nueva frontera de oportunidades toma lugar. El crecimiento de la subcontratación y el decrecimiento de los ciclos de vida de los productos significan que más y más valor es agregado en el front-office. Las empresas que trabajan por proyectos e ingeniería por pedido, en particular, son susceptibles de perder eficiencia en el front-office, y las compañías que subcontratan un porcentaje significativo de su proceso de manufactura tendrán incrementos en las funciones administrativas, haciendo que sea absolutamente critico maximizar la eficiencia del front-office.

En artículos anteriores hablamos sobre las aproximaciones básicas a la eficiencia del front-office. En este artículo hablaremos sobre una de las herramientas menos utilizada en la eficiencia del front-office, los sistemas para modelar negocios (Business modeler software) que están estrechamente integrados a los sistemas empresariales. Los sistemas para modelar negocios pueden ayudar a identificar los pasos del front-office que no agregan valor al proceso, que usado para automatizar los procesos puede eliminar pasos sin valor dentro y fuera de sí.

Desperdicios escondidos

Existe un desperdicio escondido que muchos ejecutivos no discuten o que no conocen.

Este desperdicio se da por la falta de claridad sobre los procesos para realizar las tareas del día a día de la empresa o procesos no bien definidos o documentados inadecuadamente. Dentro del ambiente del front-office, el personal administrativo puede preguntarse a sí mismos, a otros colegas o a las personas que trabajan para ellos, ¿cómo abrimos una orden de compra? o ¿cuál es nuestro proceso para un cambio en una orden? Conversaciones como esta pueden tomar de 10 a 15 minutos y puede darse una docena o cientos de veces en un día, dependiendo de la organización. Varias personas en la organización pueden haber sido capacitadas para llevar a cabo el mismo proceso de múltiples formas, y terminar discutiendo los meritos relativos de la forma actual de realizarlo y como el mismo proceso fue llevado a cabo en el pasado.

Incluso si es usted razonablemente eficiente en la manufactura, piense en cuanto tiempo se desperdicia en interacciones como esta. Aún más, si los procesos no están bien documentados, ¿cuanto tiempo y dinero se desperdicia en el proceso de capacitación de los nuevos empleados? La necesidad de capacitar y recapacitar al personal por que los procesos han cambiado es un indicador de que la empresa debiera considerar los sistemas de modelado empresarial.

Otro indicador de la contribución periódica o frecuente de los sistemas de modelado empresarial, es la necesidad de volver a realizar las tareas del font-office por que los empleados fueron capacitados incorrectamente o por que no existen procedimientos bien establecidos para llevar a cabo las tareas diarias.

Si en el curso de manejar un negocio se pregunta las siguientes cuestiones con cualquier nivel de regularidad, puede estar necesitando un Business Modeler Software para facilitar las operaciones del aprendiz:

  • ¿Cómo realizamos esta tarea?

  • ¿Por qué la realizamos así?

  • ¿Existe una mejor manera?

Con un uso apropiado, los sistemas de modelado empresarial (Business Modeler) pueden reducir los costos de capacitación y prevenir errores y trabajo que no agrega valor, que resulta de procesos sin documentar y faltos de claridad. Pero como veremos a continuación, existen otros beneficios aún más excitantes derivados del uso esta tecnología, particularmente cuando forma parte integral del ambiente de software empresarial.

Los sistemas de modelado empresarial estandarizan y archivan los procesos del front-office en la medida en que evolucionan. Fuente: IFS Norte America, aplicaciones IFS

¿Cómo contribuye el modelado empresarial?

La genialidad de los sistemas para modelado empresarial es que reduce el riesgo a través de la organización, en un gran número de formas. En primer lugar, estandariza los procesos y luego los documenta, describe luego como realizar las tareas y coloca la información descriptiva en un repositorio de común acceso. Bien sea que este usted reemplazando a un colega y tiene que aprender sobre una área funcional diferente o esta capacitando a un nuevo empleado, la información sobre los procesos esta estandarizada, disponible y empaquetada para un aprendizaje fácil.

El software para modelado empresarial también facilita los procesos de mejora y cambio administrativo por que en él, se contiene toda la historia de cómo se han llevado a cabo las cosas en el pasado y las razones por las cuales se están adoptando nuevos procesos a través del tiempo. En la medida en que se va desarrollando la historia del modelo empresarial sobre lo que se ha hecho en el pasado y por qué se dieron cambios, ayudará a evitar desperdiciar tiempo y recursos en realizar procesos que se habían abadanado por no ser óptimos.

Si el intento de cambiar los procesos en su compañía genera comentarios como ya intentamos eso hace unos años y no funcionó, las aplicaciones de Business Modeler Software ciertamente ayudaran. Con solo archivar y estudiar la historia usted puede evitar vivirla de nuevo.

Otro aspecto importante de este tipo de software es que, si esta bien integrado con el ambiente TI de la empresa, no es tan solo una herramienta de capacitación o una herramienta para los ejecutivos; en su lugar, es una herramienta para las personas que día a día utilizan los sistemas empresariales. Las personas que utilizan herramientas de sistemas empresariales están usando un sistema y por lo tanto deben tener una aproximación sistemática para realizar tareas en ese sistema computacional. El modelo será de mayor ayuda en el futuro para aquellos que los usan con menos frecuencia y que por lo tanto no tiene la oportunidad de dominar rápidamente el sistema. Idealmente el sistema no es sólo para capacitación, sino para uso constante hasta que el proceso contenido en el modelo sea asimilado. Con el tiempo, el modelo se usará con menos frecuencia para guiar a los empleados a seguir los procesos diarios. Esto significa que cuando se ha asimilado dentro de todo el ambiente de software empresarial, el Business Modeler Software puede guiar los procesos del front-office que van desde la programación, planeación de material, finanzas, calidad, servicio al cliente y otras disciplinas de una forma similar a cubos visuales y otros métodos que se utilizan en la fabricación.

Business Modeler Software racionaliza los procesos cuando hay un número de cosas a las cuales atender, que realizándolas de la forma y en el orden apropiado, los trabajadores pueden reducir los pasos que no agregan valor. El hecho de que estos procesos esta bien documentados y archivados en un lugar centralizado significa que aún después de que los procesos han sido aprendidos a cabalidad y el modelo no es usado como una guía diaria, los usuarios pueden consultarlo ocasionalmente como forma de reorientarse en procesos clave.

Una vez los procesos se han racionalizado por medio del uso diario del Business Modeler Software para guiar las actividades del front-office, estos procesos bien documentados sirven como plataforma para lanzar nuevas iniciativas de racionalización. Cuando una iniciativa llega desde la administración para reducir costos, por ejemplo, el modelo empresarial existente puede ser evaluado para determinar de donde vienen los costos y como debe revisarse el proceso para lograr el objetivo de reducción de costos.

El Business Modeler Software ayuda además a sus esfuerzos de racionalización permitiéndole promover procesos. En el sistema usted tendrá modelos estáticos (tal como son) y modelos dinámicos (como pueden ser). Una vez los usuarios diarios del sistema dejan de usarlo como una guía en sus tareas diarias, y el proceso esta bien engranado y anclado en el subconsciente, la innovación y el pragmatismo toma lugar permitiendo a los usuarios cambiar los procesos y racionalizarlos aún más. Estos nuevos y mejorados procesos se pueden tejer en un nuevo modelo dinámico y compararlo luego con el modelo estático o con otras opciones.

Esto significa que es posible comparar periódicamente los procesos actuales con el modelo empresarial. Con frecuencia, esta comparación revelará que los procesos documentados en el modelo no describen los que están realizando los empleados, pero puede mostrar que los empleados han mejorado el proceso original. El Business Modeler Software documenta el progreso removiendo el trabajo que no agrega valor. Entonces, en este caso, el sistema le ayuda a documentar la evolución en los procesos en el tiempo.

Cualquier persona involucrada en iniciativas de mapeado del flujo de valor (value stream mapping) conoce la importancia de escribir los procesos como son y describir los procesos como debieran ser. Independientemente de la disciplina de racionalización especifica que siga, su objetivo es documentar la forma en que se hacen las cosas y asegurar que se realizan de la forma más eficiente posible (con el menor número de pasos que no agregan valor), y desarrollar luego un modelo "deber ser" representando la forma en que mejor se trabaja. Usted desea poder ver donde están sus procesos ahora, hacia donde se dirigen y luego ver múltiples versiones de esos procesos.

Dentro y fuera de la aplicación empresarial

La habilidad de guiar a los usuarios directamente a través de los procesos en una aplicación empresarial, es una forma poderosa en la que el Business Modeler Software facilita la racionalización de las tareas del front-office. Pero ello no significa que los procesos deben ser llevados a cabo enteramente en la aplicación empresarial para poder alinear el uso de Business Modeler Software. El modelo empresarial debe ser capaz de incluir los procesos de otras aplicaciones y de la red (Web).

Por ejemplo, digamos que usted es responsable de manejar los requisitos de nuevos materiales. Como parte del modelo de procesos, usted necesita realizar averiguaciones sobre la parte o el material que busca. Debe ser factible incluir en el modelo un enlace al navegador de la Web y a los sitios Web de los posibles proveedores de dichos materiales. Otro procedimiento puede ser la preparación de las peticiones de cotización con un enlace al modelo empresarial que abre una ventana para completar este paso, que se puede hacer por un procesador Word si es esa la herramienta que usted ha decido para este paso, o puede incluso dirigirlo al sitio Web del proveedor para realizar la compra en línea.

Independientemente de su responsabilidad dentro del front-office o de que herramienta tecnológica le obliga a usar el modelo para este proceso, el Business Modeler Software debería conducir a los usuarios hacia esa herramienta tecnológica especifica y facilitar la realización de la tarea. El Business Modeler debe estar integrado con las funcionalidades de su ambiente de software empresarial, pero debe impulsar los procesos de una aplicación ERP (Enterprise Resource Planning), en un programa de procesador Word o dirigir los usuarios al sitio Web del proveedor donde la información se entra simplemente. Independientemente de si las tareas se realizan dentro del sistema empresarial, en otro sistema o en la Web, los enlaces a las herramientas apropiadas esta incluidas en el Business Modeler.

Ya sea que usted este trabajando desde el sistema o fuera de él, el diagrama de procesos describe lo que usted desea hacer y le permite realizarlo desde el Business Modeler. En oposición a los Business Modeler autónomos que son sólo unos diagramas y donde usted debe volver a su computadora para idearse como realizar el trabajo señalado en el modelo, los Business Modeler Software completos son una de las pocas herramientas que permiten remover esfuerzos que no agregan valor.

La tecnología correcta es esencial

Business Modeler Software no es nuevo, pero quienes desean obtener el máximo beneficio de su modelo empresarial deben elegir su tecnología cuidadosamente. Abundan los mapas de flujo de trabajo y otras herramientas que se quieren vender como si fuesen Business Modeler Software, pero las herramientas de Business Modeler que están estrechamente integradas con la aplicación de software empresarial, como ERP, traerá resultados cuantificables ya que el modelo puede ser automatizado hasta niveles mínimos.

Algunas herramientas para mapas de flujos se han vuelto lo suficientemente dinámicas para incluir una variedad de procesos empresariales, pero siguen siendo en esencia, documentos aislados. Las herramientas de simulación empresarial están diseñadas para moldear una empresa con el propósito de comparar los procesos actuales con los nuevos, pero no logran las funciones de automatización de los procesos que representan el gran valor de usar un Business Modeler Software. Entre tanto, las herramientas de flujo de trabajo están diseñadas para pasar el trabajo de una persona a la próxima. Sin embargo, una aplicación empresarial de buena calidad debe contener y facilitar estas funciones.

Los Business Modeler Software autónomos no serán más que otro silo de información, dificultando el flujo de la información y por ende, el flujo de valor en la empresa. Business Modeler Software dentro de la aplicación empresarial, ayuda a definir como fluye la información en la empresa y contribuye a planear la manera más eficiente de realizar las funciones empresariales con la menor perdida de esfuerzos o de tiempo invertido en tareas que no agregan valor alguno. Los beneficios resultantes serán un modelo que rastrea como han evolucionado y mejorado los procesos en el tiempo, creando una memoria organizacional o una historia de sus esfuerzos de racionalización. El Business Modeler Software facilita y mejora este objetivo.

Sobre el autor

Greg Romanello es un consultor de IFS Norte America para las soluciones empresariales, con casi treinta años de experiencia en la gestión de materiales y e la industria manufacturera. Su experiencia incluye el apoyo, diseño e implementación de sistemas de fabricación, de gestión d proyectos y completos sistemas empresariales ERP. Romanello ha realizado dichas tareas tanto a nivel nacional como internacional, ha estado además involucrado en implementaciones de sistemas como ingeniería, configuración, ensamblaje y fabricación bajo pedido para varios tipos de industrias como química, servicios de fabricación y ensamblaje. Romanello tiene una licenciatura en economía del instituto Ripon, en Ripon, Wisconsin (US) y varias certificaciones, incluyendo gestión de inventarios y producción y gestión de recursos integrados de APICS. Si desea contactarle, su correo electrónico es: greg.romanello@ifsna.com


1 Front-office: Se refiere a todas las actividades empresariales que tiene relación directa con los clientes.

 
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