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Radiografía de un sistema de planeación de ventas y operaciones

Escrito por: Anand Chatterjee
Publicado: febrero 15 2008

La función de planeación de ventas y operaciones (SOP) es una de las más importantes en cualquier empresa porque afecta varios departamentos y puede influir directamente en las ganancias de la organización. Un departamento de SOP eficiente es aquel que logra armonizar el ritmo de cada una de las divisiones de la empresa y crear una melodía. Indudablemente, encontrar una herramienta eficaz para reunir todos los datos de los distintos sistemas y crear una imagen coherente de la organización, es todo un reto.

Los sistema SOP son de gran utilidad para los departamentos más importantes de una organización, es decir, finanzas, ventas, mercadotecnia y operaciones. Es por eso, que el ciclo de SOP depende de que el sistema sea realmente poderoso. Asimismo, estos sistemas son de gran utilidad para los altos directivos de la empresa, porque les dan una visión general de la salud de la misma. Además, sus gráficas y sus tableros de control hacen de ellos una herramienta indispensable para cualquier organización.

La competencia en el mercado del software se está intensificando día a día y está afectando de manera positiva los productos SOP que hay disponibles. El día de hoy, los sistemas SOP tienen muchas funciones avanzadas, por ejemplo, flujo de datos en tiempo real e interfaces de usuario intuitivas. Hace poco tiempo, estas mismas funciones eran un lujo; ahora son esenciales. Por otro lado, los proveedores se han enfocado en simplificar sus productos para ofrecer tiempos de implantación más manejables y hacer que el rendimiento de la inversión en la implantación de un sistema SOP sea más atractivo. Actualmente, la implantación de un sistema SOP típico –suponiendo que la empresa ya cuenta con sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), de gestión de la cadena de suministro (SCM) y de business intelligence (BI)- debe tomar aproximadamente tres meses de trabajo.

Métricas e indicadores clave de desempeño predefinidos

Existen algunos sistemas SOP que incluyen indicadores clave de desempeño (KPI) y métricas estándar, que representan una ventaja para la organización. Estos KPI y estas métricas se pueden basar en modelos populares, como el modelo SCOR (supply chain operations referente model), y pueden reducir dramáticamente el tiempo de implantación de un sistema SOP. La mayoría de las implantaciones de sistemas SOP necesitan mucho tiempo para desarrollar reportes basados en KPI basados en SCOR, por lo tanto, esta capacidad tiene que ser un elemento fundamental de cualquier sistema SOP. Si el sistema SOP no soporta esta compatibilidad, entonces será necesario invertir mucho tiempo en identificar los KPI y generar reportes –financieros u operativos- con ellos.

Si el sistema ya contiene KPI para presupuestos, normas de inventario, errores en los pronósticos de ventas, etc., entonces ya no hay que configurarlos desde cero. Si además el sistema incluye representaciones gráficas y tableros de control con esta información, resulta de gran utilidad para que los altos directivos mantengan ciertas “cifras” bajo vigilancia.

La integración con otros sistemas

Un sistema SOP tiene que ser capaz de integrarse con otros sistemas. La mayoría de las organizaciones cuentan con un sistema para transacciones, generalmente un sistema ERP, que contiene una enorme cantidad de datos que son de gran utilidad. Un sistema SOP tiene que ser capaz de sacar los datos de estos sistemas para indicar, de forma realista, el valor que pueden tener los KPI y las métricas, mediante pruebas comparativas con sus datos históricos.

Un sistema SOP también tiene que integrarse con un sistema SCM. Con esta integración, las organizaciones pueden modificar los datos del sistema SOP en caso de que no se cumplan algunos objetivos. Por ejemplo, puede ser que el director de ventas tenga que cambiar las cifras que indica el pronóstico de ventas de cierto producto para cumplir con los objetivos para ese producto en particular. Cuando ambos sistemas están integrados, el cambio se puede hacer directamente en el sistema SOP, es decir, no hay necesidad de entrar al sistema SCM para hacer el cambio; y la información se actualiza en ambos sistemas.

Asimismo, un sistema SOP tiene que poder extraer datos del sistema BI, por ejemplo, los datos históricos y las métricas que se han calculado. Para poder hacerlo, el sistema SOP tiene que estar “por encima” de los sistemas ERP, SCM y BI. Lo más recomendable es que el flujo de datos de estos sistemas vaya en ambas direcciones, aunque actualmente todavía hay casos en los que este flujo bidireccional se ve impedido por la tecnología. Por ejemplo, es posible que los cambios que se hagan a los datos en el sistema SOP no se actualicen automáticamente en el sistema BI. Para que un sistema SOP tenga esta capacidad, tiene que estar creado en una plataforma que se pueda integrar sin problemas con sistemas heterogéneos. Esta tiene que ser una característica fundamental de un sistema SOP.

Cuando se trata de un sistema SOP autónomo, éste tiene que ser capaz de cargar datos directamente de los archivos, para cargar los datos históricos directamente al sistema. Asimismo, tiene que poder descargarlos a los archivos y después volver a cargarlos a los sistemas ERP, SCM y BI, entre otros (figura 1).

Figura 1: Intercambio bidireccional de información entre un sistema SOP y otros sistemas empresariales claves.

Acceso a los detalles de los datos

Los sistemas SOP tienen una función que es en extremo importante: el acceso a los detalles de los datos. Gracias a ella, los altos directivos pueden ver los KPI en varios niveles y adoptar las medidas necesarias. Por ejemplo, el director puede ver la rotación de inventario a nivel nacional, regional o de sucursal. Si se mantienen las jerarquías correctas, entonces esta función de acceso a los detalles de los datos, que es similar a los reportes de BI, puede ayudar a los altos directivos a tomar las decisiones correctas. Esta función aumenta mucho la eficacia de un sistema SOP.

Creación de una jerarquía

El sistema SOP puede volverse más poderoso si se crea una jerarquía que abarque varias dimensiones. Una jerarquía como esta se puede crear directamente en un sistema SOP, o se puede importar de otros sistemas, como ERP o SCM. Si se crea directamente en el sistema SOP, entonces tiene que ser posible mapear la jerarquía de SOP con la jerarquía de ERP o de SCM.

La cantidad de dimensiones sobre las que se puede crear una jerarquía en los sistemas SOP actuales es limitada. Las dimensiones que más se usan en las industrias son producto, cliente y geografía, y es importante poder cambiarlas, porque pueden cambiar a medida que crece el negocio o si cambia su naturaleza. En el ambiente competitivo de nuestros días, estos cambios pueden ser frecuentes, y la empresa usuaria de un sistema SOP puede ver las restricciones al sistema como algo negativo.

Simulaciones

Las funciones que tratamos antes ayudan al equipo encargado del sistema SOP a llevar a cabo simulaciones usando distintas cifras (es decir, diferentes objetivos de ganancias). Asimismo, estas funciones ayudan a supervisar los KPI en diversas situaciones de negocios. Por lo tanto, el equipo de SOP puede simular varias situaciones y llegar a un acuerdo sobre una cifra. Para ello, es necesario que los departamentos lleguen a un consenso con respecto al ciclo de planeación y después le comuniquen la decisión a la alta dirección. Por otro lado, si el sistema SOP tiene una función de acceso a los detalles de los datos, es posible crear KPI desde los niveles superiores hacia los inferiores, o viceversa. Por ejemplo, después de que la alta dirección fija los valores de los KPI, se pueden dividir en otros niveles usando la jerarquía que se creó en el sistema SOP. El proceso también se puede hacer de forma inversa, es decir, finalizar los valores de campo y llevarlos a los niveles superiores. Esta función es de gran importancia porque permite a la alta gerencia de la empresa evalaur diferentes situaciones.

Sistema incluido de gestión de tareas y procesos

Los sistemas SOP más avanzados incluyen módulos de gestión de tareas. Estos módulos pueden incluir flujos de trabajo que se integran con las tareas de un trabajador o un empleado. Por lo tanto, el sistema puede enviar un mensaje a la persona siguiente en el flujo de trabajo cuando se termina una tarea. También permite monitorizar el estatus de una tarea, ya que muestra una imagen de la cantidad de trabajo que falta por hacer. Las tareas se pueden organizar de forma jerárquica, y esto ayuda a definir tareas en varios niveles, que pueden mapearse con los niveles jerárquicos de la empresa. Una jerarquía de tareas también ayuda a coordinar las diversas tareas del ciclo de planeación de SOP como un todo.

Al cierre

SOP ayuda a las organizaciones a desarrollar un plan táctico después de que han terminado su plan estratégico. Un sistema SOP extenso puede simplificar el ciclo de planeación y facilitar el flujo de información entre las distintas entidades de la empresa. Los sistemas SOP están evolucionando poco a poco y se están convirtiendo en sistemas complejos, ya que constantemente se les están agregando funciones nuevas. Actualmente, estos sistemas forman parte integral de cualquier empresa. En algunos casos, sus funciones básicas se agrupan con un sistema de transacciones (ERP) o un sistema SCM. Estas funciones cubren los requisitos básicos de una organización, pero están muy por detrás de un sistema SOP completo.

La tabla 1 muestra las funciones de un sistema SOP que son esenciales y recomendables según las empresas usuarias.

Tabla 1: Calificación de las funciones de un sistema SOP.

Las organizaciones tienen que evaluar cuidadosamente los distintos parámetros antes de seleccionar un sistema SOP. Si los requisitos de su empresa son relativamente simples, no hay razón para complicar el sistema SOP.

Acerca del autor

Anand Chaterjee es consultor en gestión de cadena de suministro para SAP India. Ha trabajado para empresas como PricewaterhouseCoopers, General Electric Capital International Services (GECIS) y Tata Research Development and Design Centre (TRDDC). Ha publicado artículos en The Economic Times, Business World, Express Computer, Network Computing e ICFAI Reader. Asimismo, ha dado conferencias en institutos educativos de primer nivel, como el Indian Institute of Management y el Indian Institute of Technology. Tiene un posgrado en administración del Indian Institute of Management (Calcuta) y el título de ingeniero del Regional Engineering Collage (Nagpur, India). Se puede contactar con él en anand_chatterjee@rediffmail.com.

Las opiniones expresadas en este artículo no necesariamente representan las opiniones del empleador del autor.

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