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¿Realmente quiere tener una oficina sin papel?

Escrito por: Predrag Jakovljevic
Publicado: noviembre 19 2007

Para muchos, el término oficina sin papel no es nuevo. De hecho, si usted está leyendo este artículo es muy probable que el tema de las oficinas sin papel le interese. Pero ¿querer eliminar el papel de las oficinas es algo realista? ¿Cuáles serían los beneficios? Lo irónico es que, mientras lee esto, seguramente estará rodeado de papeles, porque el papel se ha convertido en una parte integral de nuestra vida diaria, tanto a nivel profesional como personal.

Entonces ¿realmente podemos tener oficinas sin papel? Y si es posible, ¿por qué las empresas querrían hacer esa transición?

Las ventajas del papel

Como sabemos, el papel es un invento de los egipcios que ha evolucionado y ha superado las pruebas del tiempo. Es casi imposible pasar un día sin tener contacto con tan antiguo invento. Estamos rodeados de papel –libros, revistas, periódicos-; sin duda es uno de los materiales que más se usan. Pero ¿por qué es tan popular, sobre todo en el área de la informática? Richard H. R. Harper dice en su libro, El mito de la oficina sin papeles {The Myth of the Paperless Office}, dice que el papel es tan popular por cuatro razones principalmente:

  1. Es fácil recorrer documentos de papel.
  2. El papel permite establecer referencias cruzadas entre varios documentos con suma facilidad.
  3. Es mucho más fácil hacer anotaciones en papel.
  4. Es más simple pasar de la lectura a la escritura en papel.

Piense en la última vez que hojeó una revista. En general, el poder tomar una revista o un libro y hojearlo para ver si encontramos algo que nos interese no es algo que apreciemos mucho; lo damos por hecho. Poder pasar de una página a otra sin mayor esfuerzo es extraordinario, y el papel es el material que más nos permite hacerlo. De hecho, Richard H. R. Harper llevó a cabo un estudio que demostró que aún los empleados de empresas tecnológicamente avanzadas usan papel para llevar a cabo sus actividades cotidianas porque pueden parar de un documento a otro fácilmente.

Además de que es más fácil pasar de una página a otra, comparar dos documentos en papel no tiene mayor dificultad. Es tan simple como colocarlos uno al lado del otro y recorrer cada página. Y después de leerlos rápidamente, es muy fácil hacerles anotaciones. Sólo se necesita una pluma o un lápiz barato para marcar el papel; no hay que tener habilidades especiales. Sin embargo, para hacer lo mismo con una computadora hay que tener un poco más de experiencia porque la cosa se complica un poco.

Finalmente, la ventaja principal del papel es que permite pasar de la lectura a la escritura fácilmente. Es una habilidad tan elemental y esencial, que puede ser la razón de mayor peso detrás del aumento en el uso de papel a pesar del uso de las computadoras.

Si el papel es tan bueno ¿por qué cambiarlo?

Las desventajas del papel

El papel es atractivo e inconveniente por las mismas razones. Piense en la última vez que perdió un documento importante y en cuánto tiempo pasó (usted y otras personas) tratando desesperadamente de encontrarlo. ¿Alguien se deshizo de él? ¿Se destruyó por error? ¿Lo guardó en el lugar equivocado?

Las propiedades físicas del papel lo hacen vulnerable a nuestros ambientes de trabajo. El papel es un material delgado, ligero y flexible por naturaleza, y todos estos rasgos son importantes para nosotros. Sin embargo, es por estas mismas cualidades que se puede perder o destruir fácilmente. Es imposible recuperar un documento en papel que se ha destruido. Desde luego que se puede volver a crear, o se pueden guardar copias de respaldo, pero ¿realmente es una buena idea tener duplicados de los documentos? Por un lado, los respaldos pueden evitarnos un problema eventualmente, pero por el otro, es arriesgado tener varias copias de un documento.

Uno de los principales problemas es mantener la seguridad y la confidencialidad de la información que contienen, sobre todo si se trata de información sensible como registros de los clientes o los empleados. Si se mantienen varias copias de documentos importantes y los empleados no se apegan a las normas, puede caerse en incumplimiento de las leyes que protegen y limitan la distribución y el acceso a dicha información. Recuerde la última vez que alguien dejó una carpeta abierta y sin supervisión en un escritorio o en una sala de conferencias.

Como dijimos, el papel es un material delgado que ocupa poco espacio, cuando se usa con moderación. Sin embargo, con el tiempo se puede llegar a tener demasiados documentos que ocupen mucho espacio. Cuando nos encontramos ante esta situación, generalmente almacenamos el papel en archiveros, cajones y cualquier otro compartimiento que encontremos para guardarlo hasta que lo volvamos a usar. Pero el papel no se puede eliminar por sí mismo después de cierto tiempo, así que se va acumulando. ¿Se acuerda cuando tenía un archivero con un solo cajón? ¿Ese archivero se ha convertido en un cuarto de archivo, o lo que es peor, en instalaciones de almacenamiento remotas? Y su espacio personal de trabajo ¿está tapizado de papeles?

Además de las propiedades físicas que mencionamos, para transferir un documento en papel es necesario interaccionar con otra persona. ¿Alguna vez ha necesitado un documento que está en manos de un compañero de trabajo que ese preciso día no fue a trabajar? ¿Qué hizo? Probablemente hizo lo que hacen muchos: ir a buscar en su cubículo o su oficina para ver si lo encontraba. ¿O le ha pasado que un día tiene que trabajar fuera de la oficina y se le olvida un documento importante? Puede pedir que le envíen la información por fax, pero ¿es la mejor solución? En la mayoría de los casos no lo es.

Antes de determinar si una oficina sin papel es lo mejor para su organización, tiene que entender las ventajas y los riesgos.

Las desventajas de una oficina sin papel

Todos hemos oído hablar de las oficinas sin papel. Entonces ¿por qué no son más comunes? Bien, pues las organizaciones no han hecho la transición por varias razones:

  1. La tecnología puede ser costosa.
  2. Para los usuarios puede ser difícil leer documentos constantemente en su computadora.
  3. Es necesario tener una capacitación formal.
  4. En general, es difícil cambiar las cosas en una organización.

Sucede lo mismo que con cualquier tecnología nueva, y es que generalmente hay un costo de propiedad inherente que puede ser prohibitivo por distintos factores. Desafortunadamente, muchos sistemas de oficinas sin papel tienen este problema. Para tener un sistema sin papel que funcione, con servidores, escáneres y software, lo más probable es que haya que invertir muchos miles de dólares. Aún después de hacer este sacrificio inicial, sigue siendo más difícil leer un documento en una computadora que en papel. Piénselo: ¿no es más fácil leer un documento en papel en lugar de hacerlo en la pantalla brillante de su computadora?

Sin embargo, aún cuando logre controlar el costo de software y hardware, y aunque no le parezca demasiado cansado leer en su computadora, tendrá que aprender cómo funciona un sistema sin papel. Desgraciadamente, muchos de los sistemas sin papel que hay en el mercado son complicados y es difícil aprender a usarlos, y esto prácticamente elimina cualquier ventaja; la gente se resistirá a aprender a usar el sistema nuevo, porque es tan complicado, que para ellos será una pérdida de tiempo.

Con esto llegamos al último punto, y es lograr que sus empleados cambien sus hábitos. Seamos realistas, el ser humano es un animal de hábitos, y lograr que la gente acepte un proceso o un procedimiento nuevo puede ser lo que le impida lograr su objetivo.

Pero también hay que tomar en cuenta las ventajas que tienen las oficinas sin papel.

Las ventajas de una oficina sin papel

Es posible calcular fácilmente los ahorros a largo plazo que implica eliminar el papel en su oficina. Sólo hay que tomar en cuenta los costos actuales de almacenamiento remoto, el tiempo que pasan los empleados transfiriendo y buscando archivos y el espacio en oficinas que sirve para almacenar documentos. Sin embargo, las ventajas reales de esta transición pueden ser muy superiores.

Probablemente, la ventaja principal puede apreciarse en el objetivo principal de la oficina sin papel: poder proteger, localizar y acceder a la información en cualquier momento.

Pero nuevamente preguntamos ¿una oficina sin papel es algo realista? Antes de responder a esta pregunta, hay que entender realmente lo que implica eliminar el papel.

Esta es la primera parte de la serie ¿Realmente quiere tener una oficina sin papel? En la segunda parte definiremos con más precisión el término oficina sin papel, determinaremos si es una buena opción para su organización y especificaremos los pasos que hay que seguir para hacerlo.

Acerca del autor

Durante su vida profesional, N'Gai Cobb ha trabajado como analista de operaciones para una empresa del grupo Fortune 500, gerente de análisis de datos y redes de una empresa importante de gestión de enfermedades y consultor para una empresa de consultoría en asistencia sanitaria. Tiene una maestría es administración de salud pública y en microbiología e inmunología. Actualmente es director corporativo de Future Filing, LLC (http://www.FutureFiling.com), un sistema de oficina sin papel diseñado para dar a la pequeña y mediana empresa una ventaja competitiva mediante el uso de tecnología poco costosa. Se puede contactar con él por correo electrónico en ncobb@futurefiling.com, o por teléfono al 1-800-291-7129, ext. 701.

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