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Recursos humanos - Subcontratar o no; esa es la pregunta

Escrito por: Sherry Fox
Publicado: junio 7 2010

En el ambiente empresarial de hoy, la subcontratación de los recursos humanos (MRO, por sus siglas en inglés) se está haciendo más popular que hace cinco años. Mientras quienes adoptaron temprano la alternativa de HRO no tuvieron experiencias ideales con sus socios de subcontratación (entrega de servicios pobremente integrada, carencia de estándares comunes de RRHH, etc.), los servicios de subcontratación de hoy han mejorado enormemente.

Según un informe de mediados del 2009 por AMR Research Inc. sobre el estado de la subcontratación de TI, aproximadamente un 80% de las empresas planean bien sea, incrementar la cantidad de subcontrataciones o conservar su nivel actual. Este cambio dramático en las organizaciones de hoy, y su fuerza laboral, ha impulsado esta tendencia hacia la subcontratación. Las necesidades de los trabajadores están cambiando, el costo de los recursos humanos está en crecimiento, aumentan las presiones sobre los administradores del área RRHH para mantenerse al día con los cambios legislativos (como gobernabilidad corporativa), además de la creciente demanda para simplificar las actividades relacionadas con RRHH.

Usted puede preguntarse lo siguiente: ¿cómo transforma una organización su administración y sus servicios estándares internos de en cuanto a RRHH? Respuesta: asociándose con una firma que pueda prestar la variedad de servicios y beneficios de RRHH para los empleados de la compañía, y que pueda dar el poder a los administradores para tomar decisiones saludables en cuanto a la fuerza laboral, que conduzcan al éxito organizacional. Dígase HRO.

En este articulo, discutiré algunas de las razones por las cuales HRO puede ser apropiado para su organización (beneficios e inquietudes), los detalles de las consideraciones generales a tener en cuenta; y finalmente, proveerle las herramientas para tomar una decisión informada sobre “si subcontratar o no.”

Modelos de subcontratación RRHH

  • Subcontratación de los procesos empresariales de RRHH: allí, un proveedor externo de servicios administra las actividades de RRHH de la compañía, dígase nómina, beneficios, contratación, etc.

  • Subcontratación para compartir los servicios de RRHH: donde solo se subcontratan con un servicio externo, las transacciones o elementos administrativos de RRHH.

  • Subcontratación de servicios de aplicaciones e instalaciones RRHH: donde un proveedor de servicios externo controla y mantiene la infraestructura física y tecnológica que apoya las actividades de RRHH

  • RRHH en el extranjero: subcontratación de las actividades de recursos humanos en otros países.

¿Cómo saber cuando HRO es apropiado para usted?

Al igual que en cualquier decisión de compra de un sistema empresarial, existen muchos factores a considerar en cuanto a la subcontratación. He aquí algunas de las principales razones por las cuales las compañías deciden subcontratar sus actividades de RRHH:

El crecimiento de la empresa es el primer disparador. En la medida en que crece la empresa, es frecuente que no quieran lidiar con las cargas de la administración diaria de RRHH como: contratación, nómina, beneficios y capacitación. Más concretamente, una empresa tiene mejores cosas para hacer con su tiempo como enfocarse en los esfuerzos de los objetivos administrativos principales como la aplicación de las políticas, estrategias de compensaciones, gestión del capital humano (HCM, human capital management), evaluación de los planes de beneficios de salud y la prestación de servicios de mejor calidadi.

Las empresas no pueden permitirse los costes crecientes. El mundo de RRHH está cambiando. Las empresas no solo administran los archivos de los empleados y expiden cheques. Además de la gestión del talento, las soluciones de punta y los paquetes ofrecidos por una gran variedad de proveedores de software, las empresas que ya tienen un sistema RRHH instalado repentinamente deben tomar complejas decisiones sobre qué tipo de anexos de software comprar para tener en cuenta sus necesidades mutantes. Ello puede conducir a una confusión sobre cuál tipo de sistema será el ideal. Sin mencionar, que el costo de comprar múltiples sistemas puede ser exorbitante.

Existe la necesidad de más conocimiento y experiencia. Una de las razones fundamentales para subcontratar es permitir que operaciones internas críticas sean administradas por una firma que lo puede hacer más eficientemente y a un menor coste. Los servicios de más alta calidad en la subcontratación han sido corroborados por los expertos en el área de RRHH como incomparables con respecto a sus equivalentes internos, especialmente en el área de la conformidad normativa. Ello no significa que debe deshacerse de su personal de RRHH. De hecho, las empresas deben conservar a alguien interno para poder supervisar las políticas corporativas, tomar decisiones y para gestionar las relaciones con los subcontratistas, como se anotó en el punto sobre el crecimiento de la empresa.

Beneficios y preocupaciones de HRO

Por supuesto HRO no es para todo el mundo, pero los beneficios que la subcontratación ha mostrado en los últimos años parecen haber superado con fuerza las preocupaciones.

Beneficios

Retos

Algunas de las razones por las cuales las empresas están a favor de las transformaciones de la subcontratación de RRHH se deben a las ventajas estratégicas.

Algunas de las razones por las cuales las empresas están en contra de la transformación de la subcontratación de RRHH están relacionadas con los riesgos que traen.

  • Posibilidad de concentrarse en actividades más estratégicas
  • Restricciones en la capacidad del proveedor (ancho de la banda)
  • Ahorro en costes; economías de escala
  • Impacto en la relación empleador-empleado
  • Facilitar el  acceso a la información
  • Pérdida de control
  • Mejorar la calidad del servicio
  • Seguridad de la información
  • Incrementos en la eficiencia de los procesos (tiempo de respuesta)
  • Complejidades generales de HRO (diferencias regionales, conformidad normativa, etc.)
  • Aumento de la flexibilidad

 

  • Tener acceso a la experiencia de terceros (incluyendo la conformidad normativa)

 

  • Retención de empleados

 

  • Menos errores

 

  • Mejores resultados empresariales

 

Consideraciones generales de la subcontratación

Como en cualquier iniciativa para la selección de un sistema empresarial, la tarea no debe tomarse con ligereza. Antes de tomar la decisión de subcontratar, existen otros factores generales que deben ser considerados.

  • Realice su investigación: asegúrese de que la empresa subcontratista que está considerando, tiene suficiente experiencia para gestionar las necesidades de su empresa y que pueda cumplir o superar sus expectativas de calidad; pida referencias. De acuerdo con una encuesta realizada por Hewitt Associates (2009 survey), las ventajas de RRHH continúan siendo evaluadas por el coste.

  • Comprenda la tecnología: en la elección de un HRO, es importante comprender que la mayoría de firmas tienen su propio estándar, utilizando generalmente una infraestructura que alberga múltiples inquilinos con un modelo principal de prestación de servicios. La estandarización de modelo de servicios le permite a las empresas ahorros significativos en los costes (economías de escala).

  • Prepárese para la transición: la transición de los servicios RRHH internos hacia una firma subcontratista de RRHH debe ser bien pensado. Usted debe

    • Identificar sus necesidades: identifique las tareas que distraen a personal clave de sus objetivos principales, y evalúe cuales servicios su empresa quiere subcontratar.

    • Cree una estrategia efectiva de gestión del cambio: ello ayuda a minimizar las interrupciones durante la implementación de los cambios.

    • Prepárese para el cambio: oriente y capacite a sus empleados para minimizar sus miedos.

  • Acuerdo para la asociación: ambos, el proveedor de servicios y su cliente, deben ver la sociedad como tal. La claridad en las estrategias empresariales actuales y futuras, y sus posibles cambios de perfil empresarial son muy importantes antes de entrar a firmar cualquier acuerdo contractual. Ambas partes deben estar sincronizadas en cuanto a expectativas, comunicaciones, gobernabilidad y procesos. Hacer que la firma subcontratista firme un “acuerdo de nivel de servicios” (service level agreement, SLA) le ayudará a definir los requisitos de ambas partes y sus penalizaciones por falta de cumplimiento. Mientras el plazo normal de un contrato HRO es de un año, los acuerdos de largo plazo van en aumento y los contratos de 5 o 10 años no son inusuales. El otro aspecto a considerar es ¿qué tipo de relación tiene el subcontratista con el proveedor de la tecnología subyacente? Por supuesto, existen situaciones donde ellos son una misma empresa; sin embargo, es más frecuente la situación donde son dos firmas totalmente independientes. Sin importar el tipo de acuerdo, asegúrese de que el contrato entre las partes es claro.

HRO concejos prácticos y tendencias

Consejos Tendencias

Consejos

Tendencias

  • Comprenda las restricciones de su proveedor HRO formulando las preguntas adecuadas.
  • Más y más compañías están adoptando una perspectiva en fases para la subcontratación.
  • Mantener el control sobre sus operaciones empresariales (aún si la empresa subcontratada se ha responsabilizado por algunas actividades).
  • Con el crecimiento de la empresa, es fundamental contar con la capacidad para internacionalización.
  • Comunicaciones claras con los proveedores.
  • Las contrataciones internacionales están crecimiento.

Proveedores de servicios y consultores HRO

He aquí una lista de proveedores de servicios y consultores HRO. Aunque no es exhaustiva, estas son algunas de las empresas a considerar cuando se trata de la subcontratación de RRHH (la mayoría de ellas son internacionales):

Información útil

Conferencias HRO: en general, las conferencias le ofrecen a las organizaciones en búsqueda de sistemas empresariales, la oportunidad de encontrarse con posibles proveedores y conocer mejor sus ofertas. La mayoría de las conferencias ofrecen además sesiones educacionales y seminarios orientados a ayudar a los ejecutivos en la toma de decisiones informadas. Algunas de estas conferencias enfocadas en HRO en las cuales usted puede participar, si aún está en el proceso de recopilación de información, son:

Recursos

¿Es la subcontratación el camino indicado para usted?

Aún si la subcontratación es la opción indicada para usted, debe tener en cuenta que más allá del rol de prestar servicios de calidad, las empresas deben establecer una solida relación con sus subcontratistas. Después de todo, usted está poniendo en sus manos no solo el bienestar de sus empleados, pero una parte muy importante de su negocio.

Con la planeación indicada, el diseño de procesos y prestación de servicios, la tecnología subyacente y un proveedor de servicios, es posible no solo ahorrar dinero, pero aumentar la eficiencia y mejorar los procesos de RRHH para el crecimiento futuro y el éxito de la empresa.


i Se refiere a la administracion estrategica general versus la administracion de los detalles.

 
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