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Retrato de un usuario de sistemas empresariales en la industria de la educación

Escrito por: Rahim Kaba
Publicado: abril 17 2012

Este articulo toca un área que me interesa enormemente, la industria de la educación que en ocasiones es llamada industria de servicios educacionales. Como estudiante de posgrado y habiendo regresado a la universidad casi una década después de haber terminado mi licenciatura, he sido testigo de grandes cambios en la industria de la educación.

El surgimiento de nuevas tecnologías y los cambios en la demografía estudiantil están cambiando a su vez, la forma en la cual las instituciones educativas prestan sus servicios. Estas instituciones (colegios, universidades y las escuelas vocacionales, técnicas y de comercio) han visto el crecimiento de sus inscripciones en la última década, en la medida en que la sociedad como un todo muestra la tendencia de valorar la educación continuada. Pero el aumento en las inscripciones requiere de una administración apropiada para la información de los estudiantes, currículos, finanzas y recursos humanos.

Por medio del análisis de la información de mercado de Technology Evaluation Centers (TEC), observaremos los tipos de sistemas empresariales que las instituciones educacionales están considerando, además de sus principales prioridades en cuanto a funcionalidades para administrar las necesidades financieras, organizacionales y normativas.
 
Panorama de la industria educativa
En las últimas dos décadas, la capacidad de acceder fácilmente a infinitas cantidades de información por medio de la Internet, ha cambiado la industria educativa. Esto ha cambiado no solo la forma en la cual los maestros y profesores diseñan y presentan sus cursos, pero además, la forma en la cual los estudiantes realizan sus investigaciones, estudios y la preparación de sus proyectos. La disponibilidad y acceso a las pruebas y trabajos anteriores es más fácil, lo cual obliga a los profesores y maestros a hallar nuevas formas de evaluar la asimilación de los materiales del curso por parte de sus estudiantes. Además, el acceso a los dispositivos informáticos móviles y personales, la reducción de los costos en las telecomunicaciones y la posibilidad de presentar video por medio de streaming y tecnologías de banda ancha para el Internet, han contribuido con el crecimiento de la industria de educación a distancia y e-learning, un mercado listo para alcanzar los $107 billones de dólares americanos para el 2015.

Hoy en día, muchas instituciones educativas se enfrentan a costos crecientes dadas las reducciones en el financiamiento público. Por ejemplo, un informe recientemente publicado por el Sindicato Canadiense de Trabajadores Postales indica que el financiamiento público en Canadá representa el 57% de los fondos operativos de las universidades e institutos, en comparación con dos décadas atrás cuando representaba el 81%. La reducción del financiamiento público está generalizada a nivel mundial, particularmente en aquellos países donde el financiamiento gubernamental para las instituciones educacionales había sido normalmente alto. Estas instituciones están siendo obligadas a hallar nuevas e innovadoras formas de aprovechar sus restringidos presupuestos y administrar efectivamente sus finanzas.

Las nuevas perspectivas en la educación, como las generadas por los avances tecnológicos y los cambios en el financiamiento público han generado la necesidad de implementar reformas estructurales en las instituciones educacionales, para adaptarlas al cambio en el panorama de la industria. Muchas de estas instituciones se han sincronizado con soluciones de software que les permiten gestionar estos cambios y les ayudan a enfrentar sus retos diarios. Algunos proveedores, como UNIT4, Oracle, SunGard y Jenzabar, ofrecen soluciones específicas para la industria que ayudan a satisfacer las necesidades únicas de las instituciones educativas.

Información de TEC sobre el mercado: el perfil de la industria educativa
La selección del sistema empresarial adecuado es un proceso engorroso, toma tiempo y es costoso. Con recursos y presupuestos limitados, las instituciones educativas deben asegurar que están tomando la decisión adecuada. Pero una vez que una institución toma una decisión bien informada, se espera que pueda cosechar los beneficios del sistema elegido, incluyendo el incremento en la productividad y eficiencia al reducir el tiempo invertido en tareas rutinarias y redundantes, lo cual libera a su vez el personal y espacio para enfocarse en los aspectos más importantes de sus trabajos.

Para pintar el retrato de un usuario de sistemas empresariales en la industria educativa, observamos más de 13.000 proyectos de evaluación de software realizados por personas encargadas de tomar decisiones de este tipo en la industria de la educación, además de la información de mercado de los últimos dos años del sistema de TEC en línea para la evaluación de software, TEC Advisor. Utilice TEC Advisor si aún no lo ha probado.


Las siguientes gráficas nos permiten ver las generalidades de la demografía de los evaluadores, los tipos de sistemas y funcionalidades que evaluaron, incluyendo su interés en las opciones de implementaciones como el software como servicio (SaaS) y por demanda.
 
Demografía de los evaluadores
La gráfica uno nos ilustra la demografía de los evaluadores en la industria educativa que realizaron una selección de sistemas empresariales en TEC Advisor. El más grande número de participantes se dio en Asia, América Latina y África, con 28%, 19% y 19% respectivamente. El país de Asia que mostró mayor interés fue India. El mercado educativo en India está experimentando un crecimiento importante, dado el incremento en el ingreso per cápita y el crecimiento tecnológico. La educación y capacitación en TI son áreas específicas de crecimiento, un resultado directo de la floreciente industria de TI en India.

Gráfica 1. Desglose de los evaluadores en la industria educativa que realizaron una selección de sistemas empresariales en TEC Advisor (como porcentaje de todos los evaluadores)

Principales tipos de sistemas
La gráfica 2 describe los principales cinco tipos de sistemas que los evaluadores de la industria educativa utilizaron para comparar características de software. En la cima de la lista encontramos los sistemas para contabilidad y planeación de los recursos empresariales (ERP) para la pequeña y mediana empresa. Que incluye los requisitos funcionales de una solución contable completa, incluyendo sus categorías de libro mayor, cuentas por pagar y cuentas por cobrar, nómina y costeo de trabajos y proyectos. Tales funcionalidades habilitan a las instituciones educativas para gestionar las crecientes necesidades financieras relacionadas con la contabilidad y la gestión de cambio. Las soluciones contables pueden además ayudar en la gestión de los crecientes procedimientos normativos, como los señalados en Sarbanes-Oxley y en los Normas Internacionales para Informes Financieros (NIIF).

Los sistemas para la gestión de los recursos humanos (RRHH) fueron los siguientes en la lista. Este tipo de sistemas dotan a dichas instituciones con las funcionalidades necesarias para gestionar los beneficios y la nómina de los empleados, administrar la fuerza laboral y capacitarla, así como la gestión de la información de los estudiantes y sus archivos. Entre los principales beneficios de estos sistemas, se incluye la habilidad de apoyar al personal de RRHH por medio de la automatización de parte de su trabajo rutinario y el apoyo a las necesidades administrativas de la organización en cuanto al talento.
 
La gestión de la capacitación fue otro de los principales sistemas evaluados por los usuarios del área educacional. Estos sistemas asisten en el desarrollo de proyectos de capacitación efectivos, e-learning y clases virtuales, además del contenido de los cursos. Esto se hace más importante en la medida en que incrementa el uso de tecnología y el Internet en las instituciones educativas para la entrega del contenido de sus cursos. Los sistemas para la gestión de la capacitación les permiten gestionar el currículo de los cursos, administrar las evaluaciones de los componentes de los cursos y beneficiarse con las características de comunicación y colaboración.

Gráfica 2. Principales tipos de software evaluados por los usuarios de la industria educacional en TEC Advisor (como porcentaje del total de evaluaciones)

Principales funcionalidades de software
Con la ayuda de mis colegas, analizamos los requisitos de los sistemas de las instituciones educativas y los clasificamos por el porcentaje de respuestas para determinar las áreas funcionales más frecuentemente buscadas. Aquí supusimos que las áreas funcionales más frecuentemente seleccionadas son las áreas con mayor prioridad agregada.

Como lo indica la tercera gráfica, los principales módulos funcionales que indicaron los usurarios evaluadores de sistemas empresariales se concentraron en las principales funcionalidades contables, como cuentas  por cobrar y la gestión de caja, lo cual ayuda a estas instituciones en la gestión de las matriculas y los pagos por cobrar de su clientela estudiantil. Otras funcionalidades como la nómina, servicio al cliente, finanzas y contabilidad son consistentes con los principales tipos de software ilustrados en la gráfica 2.

Gráfica 3. Principales módulos funcionales indicados en TEC Advisor para las evaluaciones de sistemas empresariales de los usuarios en la industria educacional (como porcentaje de las respuestas descritas en la gráfica 2.)

Requisitos para sistemas por demanda
Un número creciente de instituciones educacionales están pensando en la opción de implementar sistemas por medio de SaaS y la informática en las nubes, para cumplir con las crecientes demandas financieras, organizacionales y normativas. Un claro ejemplo es el popular uso de las aplicaciones de Google (según US News & World Report, 66 de las cien universidades más importantes de los Estados Unidos están utilizando las aplicaciones de Google para la educación). Otro ejemplo, es la adopción de la plataforma basada en la nube de Salesforce.com por parte del plan de algunas escuelas que desean mejores comunicaciones entre facultades, el personal y los padres/guardianes.

Como se puede observar en la gráfica número cuatro, la aceptación general del modelo de entrega de sistemas hospedados en la industria de servicios educacionales, ha permanecido relativamente estable desde 2010. Sin embargo, el primer bimestre del 2012, ilustra un relativo incremento en las intenciones de evaluar soluciones hospedadas y SaaS, en comparación en años anteriores.

Gráfica 4. Porcentaje de usuarios de TEC Advisor en la industria educativa que eligieron aplicaciones SaaS u hospedadas durante sus evaluaciones de software (como porcentaje de todas las evaluaciones)

Conclusión
La información de TEC indica que las instituciones educacionales buscaban soluciones contables y de planeación de los recursos empresariales (ERP) para las pymes, con todas las funcionalidades para la gestión de las cuentas por cobrar y flujo de caja, que les permitan administrar sus complejos sistemas financieros. Con la creciente presión de las entidades normativas y el cambio constante del panorama de la industria educacional, estas instituciones ven los sistemas empresariales como la forma de mejorar la productividad de sus facultades, personal y mejorar la eficiencia de sus operaciones diarias.
La información de mercado presentada en este artículo representa la industria educacional total, incluyendo las escuelas desde kínder Garden hasta el doceavo grado, las instituciones de educación superior, así como empresas que proveen servicios de capacitación y educación. Estos establecimientos tienen necesidades y objetivos diferentes, de allí que este artículo pinta con una pincelada suelta el retrato de un usuario de sistemas empresariales en la industria de la educación.  Si segmentamos los datos por el tipo y tamaño de institución, tendremos más información sobre las tendencias y necesidades de las instituciones individuales.  Pero esto será en otro artículo.

Traducido del inglés por Claudia Gómez
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Otros retratos de esta serie:
• Retrato de un usuario de sistemas empresariales en la industria farmacéutica
• A Portrait of the Indian Enterprise Software User
 

 
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