Seleccionando un ERP de fabricación para la conformidad con ISO 26000

  • Escrito por: Por Bill Leedale Asesor principal IFS América del Norte
  • Publicado: septiembre 30 2010



El Pacto Mundial de las Naciones Unidas es una iniciativa apoyada por los jefes de estado de más de 190 países para promover la adopción de políticas de sostenibilidad y responsabilidad social por las parte de las empresas del mundo, y para informar sobre el progreso de sus implementaciones. Ha existido desde 2000. Desde 2005, La Organización Internacional para la estandarización (ISO) ha estado trabajando en un estándar de las pautas para la responsabilidad social.ISO 26000, el cual está programado para publicación en septiembre 2010, se enfoca en muchas de las mismas áreas de mejores prácticas señaladas en el Pacto Mundial de la Naciones Unidas. Aunque ISO 26000 no es realmente parte del Pacto Mundial de las Naciones Unidas, ambos tienen un memorándum de entendimiento que establece que los estándares ISO serán consistentes con el pacto, y que la oficina del pacto tendrá la oportunidad de revisar los estándares en la medida en que sean finalizados.

En este artículo de investigación, discutiré las razones empresariales de peso para que las empresas industriales presten atención a ISO 26000 y al Pacto Mundial de Naciones Unidas. Además exploraré las diferentes formas en las cuales los sistemas empresariales como el de la planeación de los recursos de la empresa (ERP) y el de la gestión de los activos empresariales (EAM), pueden ser utilizados para documentar el cumplimiento de varios requisitos de los estándares ISO.

Existe la necesidad de que las compañías se percaten y gestionen su impacto y sus prácticas en las áreas de responsabilidad social, tan importantes para ISO como para el Pacto de las Naciones Unidas. Especialmente, en las siguientes cuatro áreas principales:

  • Derechos humanos
  • Relaciones laborales
  • Medio ambiente
  • Corrupción

La importancia de documentar y gestionar las prácticas de responsabilidad social corporativa se hace muy clara cuando tenemos en cuenta la tragedia al rededor de la explosión del anillo marítimo petrolífero de BP, Deepwater Horizon en 2010. La reputación de BP, como buen ciudadano corporativo, ha sido definitivamente afectada. Además, puede ser responsabilizada por los daños dadas sus acciones, particularmente si no puede documentar que ha estado siguiendo las prácticas aceptadas en dos de las áreas de mayor importancia de ISO 26000 (la protección ambiental y las relaciones laborales).

No solo altruismo

Los eventos actuales en el golfo son ejemplos sobre como la responsabilidad social es de importancia crítica para una empresa no solo desde el punto de vista de la percepción pública, pero desde el punto de vista de la protección de los intereses de los inversionistas y otros participantes. El incidente que en la actualidad involucra a BP Deepwater es un claro ejemplo sobre cómo las situaciones críticas del medio ambiente y otras crisis sobre las responsabilidades corporativas no cumplidas, tienen impacto en el valor de la compañía. Piense en otros ejemplos como el de Bhopal, India y el desastre del derrame químico de Union Carbide, que no solo se llevó las vidas de miles de personas y continua afectando el ecosistema regional, pero que llevó a la caída de 12 puntos del valor de la acciones de Union Carbide.

Otras responsabilidades corporativas pueden ser el resultado no solo de eventos catastróficos, pero de las prácticas del día a día que no han sido bien documentadas desde la perspectiva de las prácticas de responsabilidad social. Considere la situación que enfrentan un número de plantas de fabricación de papel en Wisconsin, quienes cargan con el costo de limpiar los bifenilos policlorados (PCB, por sus siglas en inglés) provenientes del papel para copia sin carbón depositados en el rio Fox, entre 1973 y 1997. El ejemplo de la industria del papel en el río Fox prueba que tratar de hacer las cosas bien, simplemente no es suficiente. Los papeles sin carbón con una capa de PCB fueron eliminados, pero paradójicamente fue el reciclaje de dichos papeles lo que condujo a la continua contaminación de PCB en el rio, indicando la gran necesidad de la debida diligencia y sofisticación administrativa cuando se trata de problemas medio ambientales.

Algunas de las principales empresas de los Estados Unidos, incluyendo Wal-Mart, se han visto perseguidas en los tribunales y probablemente responsabilizadas con sustanciales sumas de dinero por salarios sin pagar y otros costos de sus violaciones a los estándares de la ley laboral y los derechos humanos, bien sea dentro de su organización o en la planta de los productores asociados. Empleadores como Mohawk Industries han sido demandados con éxito bajo el Acto Racketeer Influenced and Corrupt Organizations (RICO) por conscientemente emplear y explotar trabajadores indocumentados. Entre tanto, la protección antidiscriminación en el acto de inmigración y nacionalidad de 1986 (EE.UU.), prohíbe a los empleadores pedir a los empleados arduos requisitos de documentación basados en su etnicidad o país de origen. De allí que la habilidad de documentar las iniciativas de responsabilidad social corporativa en el área de las relaciones con los empleados y los derechos humanos, presenta otro riego real en la gestión de beneficios.

La verdad es que las fallas en el área de responsabilidad social corporativa impactan cada medida del rendimiento corporativo y el valor empresarial, pero las prácticas contables están cambiando para incluir muchos de los principios de responsabilidad social y proteger a los inversionistas.

Ya existen una gran cantidad de leyes en pie, incluyendo statements of position (SOP) del Comité Ejecutivo para los Estándares Contables del Instituto Americano (AcSEC) de Contadores Públicos Certificados (CPAs, las siglas provienen del inglés). Dado que las empresas en la bolsa de valores deben ser auditoriadas por las firmas CPA, las siguientes posiciones AIC frente al tema deben ser parte de las inquietudes de los fabricantes:

  • Las guías sobre la contabilidad para las eventualidades (Accounting for Contingencies) requiere que las responsabilidades sean reconocidas en los estados financieros si una pérdida es probable y su monto es estimable. Ello incluirá por supuesto las perdidas resultantes de los cambios en las regulaciones que necesitan la reparación de de procesos de manufactura existentes o el diseño de productos, reparación en sitio o reclamos el final de su ciclo de vida. Por último, aun si las pérdidas no son estimables con precisión, la pérdida probable debe ser tenida en cuenta como notas de pie de página en el informe financiero.

  • Estos SOP requieren además que los costos por la contaminación ambiental sean tenidos en cuenta como gastos a menos que el costo extienda la vida del producto o incremente la capacidad de la propiedad o mitigue o prevenga la contaminación ambiental futura que se daría si ello, o si estos costos se dieron mientras se preparaba el activo para una venta.

  • El SOP en lo que respecta a la solución de responsabilidades ambientales cubre los temas contables y de auditoría en temas relacionados con el medio ambiente. Detalla las responsabilidades de las corporaciones involucradas en limpiezas ambientales obligatorias y las responsabilidades de las corporaciones en cuanto a evitar la destrucción ambiental.

3.700 de las empresas más grandes del mundo recibieron una encuesta de parte de Carbon Disclosure Project, para voluntariamente presentar información a esta organización sin ánimo de lucro, la cual comparte información con los inversionistas institucionales y el público en general.

Más y más inversionistas están buscando informes sobre la responsabilidad corporativa de empresas en la bolsa de valores, de pronto orientadas por la creencia de que las empresas que no logran presentar dicha información pueden estar escondiendo condiciones que pueden llevar a grandes costos futuros. Dadas estas presiones en el mercado, generalmente provenientes del sector de los inversionistas, las empresas en la bolsa de valores estarán bajo una creciente presión de documentar el perfil de las responsabilidades sociales de sus propias operaciones y de su cadena de suministros. Las empresas que no participan en la bolsa pero que hacen parte de la cadena de suministros de otra que si lo está, deben prepararse para satisfacer los requisitos en cuanto a la responsabilidad corporativa de sus clientes.

¿Cómo puede la tecnología ERP contribuir?

Los sistemas EAM, ERP y otros sistemas empresariales pueden ayudar a las industrias a cumplir con ISO 26000 por medio de la formalización de mejores prácticas administrativas que afectan las cuatro áreas importantes: los derechos humanos, relaciones laborales, el medio ambiente y la corrupción; y contribuyen a la centralización de dicha información para racionalizar los informes, la investigación y como control preventivo.

Derechos humanos y laborales: en cuanto a las áreas en común para los derechos humanos y las relaciones laborales, el sistema empresarial debe por lo menos permitir a la empresa la documentación de las pruebas de que no están incumpliendo las leyes locales laborales o las regulaciones. Sin embargo, ISO 26000, implora a las empresas a exceder los requisitos de las leyes laborales locales para proteger los derechos humanos de los empleados. El sistema empresarial debe como mínimo, documentar que los empleados tienen la edad la edad requerida ya que el trabajo infantil es uno de los principales abusos contemplados dentro de ISO 26000 y el pacto mundial. Existen algunas excepciones en los países en desarrollo, y estas deben ser tenidas en cuenta dentro del ambiente del software. Los requisitos de edad pueden ser documentados internamente dentro del componente de recursos humanos de la aplicación ERP, pero tiene además implicaciones dentro de la gestión de la cadena de suministros.

El sistem ERP debe permitir el seguimiento a las habilidades de los empleados prospecto para asegurar que la decisión de contratación es imparcial

Además de asegurar la edad apropiada de los empleados internos, una empresa que se somete a cumplir con las normas ISO 26000 debe trabajar para asegurar que no son cómplices de los abusos en los derechos humanos, por parte de sus proveedores. De allí la importancia de recopilar información sobre las prácticas laborales de sus proveedores y mantener esta información en un formato que pueda permitir su seguimiento permanente. Una vez más, el componente de recursos humanos de un sistema ERP como el de las aplicaciones IFS, puede ser utilizado para este propósito y puede organizar los archivos de los empleados para los proveedores. O una herramienta para la gestión de los documentos dentro de un ambiente ERP, también puede ser utilizada para grabar y archivar esta información en un formato funcional. A pesar de que mucha de esta información viene de segunda mano, es aún importante que la empresa pueda probar que está cumpliendo con los estándares ISO 26000.

Con el seguimiento a la capacitación de los empleados se asegura que tienen las habilidades para realizar un buen trabajo y su inversión en ellos para mejorar sus habilidades y las de la empresa.

En términos generales los derechos humanos intentan asegurar la dignidad de las personas en su sitio de trabajo, pero existen otras áreas de la gestión laboral que se relacionan con la prevención de riesgos innecesarios para los empleados, y la seguridad del derecho al pago justo por el trabajo realizado. Estos aspectos son contemplados igualmente en los estándares. En la clausula 6.4 de la disposición laboral de ISO 26000, se introdujeron conceptos adicionales que incluyen:

  • Procesos conciliatorios y otros elementos de las relaciones empleados/empleadores
  • Condiciones de trabajo
  • Protección social
  • Seguridad y salud laboral

El área donde un sistema ERP puede ser más útil para asegurar las prácticas laborales apropiadas, esta en como documentar la capacitación y las habilidades de cada empleado para asegurar que cualquier diferencia en cuanto a la compensación, sea justificable e independiente de la raza, genero, nacionalidad etc.

Aún antes de contratar a un empleado, los datos deben estar en el sistema bajo “serán empleados.” Mientras muchas empresas tienen políticas de contratación que prohíben la discriminación, probar que se está cumpliendo con dichas políticas, es más difícil. Por ello los sistemas ERP deben incluir las funciones de rastreo de candidatos, que permiten la comparación de las calificaciones de aquellos solicitando el empleo con las de aquellos quienes están empleados.

El medio ambiente: en los estándares ISO 26000, se pide a las empresas tomar una perspectiva preventiva en cuanto a la protección ambiental, realizar iniciativas para promover una mayor responsabilidad social y el desarrollo y difusión de tecnologías limpias.La identificación e implementación de tecnología empresarial que permita una gestión ambiental eficiente ha sido un reto para muchas empresas industriales. Ello se debe a que un número muy pequeño de proveedores ERP ofrecen las funcionalidades para la gestión de la huella ambiental, como un módulo incluido. Sin la disponibilidad de dichas funcionalidades, se hace necesario comprar varios productos de terceros que normalmente gestionan solo las emisiones de carbón, en lugar de toda la gama de contaminación del aire, agua, rellenos sanitarios, los ciclos de vida de los productos y su impacto al fin del mismo. Estos productos de terceros deben entonces ser integrados con un sistema ERP o funcionar por sí solos, lo cual obliga a la empresa a incurrir en costos significativos e insostenibles dadas las licencias del software, la integración o duplicación de trabajo, al mantener al día dos sistemas de información separados.

Idealmente, un ERP debería incluir los estándares ISO 26000 por medio de una herramienta configurable para capturar información sobre toda la gama de impactos ambientales, ubicada en el módulo ERP del sistema. Ello le permitirá, por ejemplo, a una empresa realizando una sustancial cantidad de negocios en Europa enfocarse en las sustancias incluidas en las regulaciones REACH (Registro, Evaluación, Autorización y Restricción de Químicos), Desperdicio de Equipos Electrónicos y Eléctricos (WEEE) y Las Restricciones de Materiales Peligrosos (RoHS, por sus siglas en inglés). Un fabricante de equipos de capital se puede enfocar en el impacto ecológico de sus productos de larga vida y en los costos de reciclarlos. Una empresa con una cadena de suministros extensiva se puede enfocar en elegir proveedores por su cercanía.

La gestión de la huella ecológica incluida dentro del sistema ERP racionaliza la creación de informes y provee una fuente directa y confiable de información, dado que manipular los datos es más difícil si existen los controles preventivos dentro de un sistema ERP moderno.

Prevención de la corrupción: la mención de los controles de detección y prevención ofrece una transición conveniente hacia la última área de las mejores prácticas dentro del estándar que venimos discutiendo, la prevención de la corrupción.

El acceso a los procesos y datos dentro de la aplicación empresarial puede ser controlado. Ello permite la segregación de las responsabilidades evitando que un solo individuo realice prácticas corruptas.

Hasta cierto punto, los productos ERP que incluyen funcionalidades para la conformidad con Sarbanes-Oxley pueden ayudar a mitigar las prácticas de corrupción de parte de ejecutivos dentro de la empresa. La conformidad con Sarbanes-Oxley normalmente involucra una segregación rígida de las responsabilidades, de forma tal que nadie pueda por ejemplo, crear un proveedor en el sistema ERP y luego aprobar cheques en nombre del proveedor ficticio. Por lo menos, estos controles pueden hacer muy difícil el pago desautorizado de fondos sin la complicidad de varias partes dentro de la organización. Combinado con las políticas anticorrupción de la empresa, estos controles pueden ser muy eficientes.

Consideraciones generales

Obviamente, los derechos humanos, las prácticas laborales, el deterioro del medio ambiente y la corrupción son un mayor problema en unas empresas que en otras, y en ciertas partes del mundo en relación a otras. Es por ello que las empresas deben asegurar con su sistema ERP u otro sistema, la forma de asignar y gestionar el riesgo y la toma de decisiones. Por ejemplo, en la elección de un proveedor, la historia de su documentación con relación a sus prácticas laborales o ambientales pueden ser tenidas en cuenta dentro de la decisión. El riesgo de la divulgación de información corporativa o problemas asociados con la responsabilidad social empresarial pueden ser monetizados y manejados de forma objetiva.

Las funcionalidades para la gestión del riesgo incluidas dentro de la aplicación empresarial, en lugar de ser un sistema separado, son preferibles por una sola razón. Una herramienta para la gestión del riesgo separada dejará a los ejecutivos preguntandose si el plan de mitigación del riesgo que crearon está siendo seguido y deja ademas, el espacio abierto para sorpresas no muy placenteras.

Conclusión

Vivimos en una era de mayor conciencia social dentro de los líderes corporativos, lo cual es probablemente una buena tendencia. Todos deseamos bienestar haciendo el bien, pero el diablo esta en los detalles, y la gestión de la responsabilidad social corporativa y sus informes involucran muchos, muchos detalles. A pesar de no existir una certificación en ISO 26000, la plataforma de software empresarial apropiada puede racionalizar las prácticas indicadas en ISO 26000 y proveer una vista autoritaria y completa sobre las prácticas medio ambientales, de derechos humanos, laborales y éticos. Sin una solución empresarial, será difícil implementar un plan de responsabilidad social a la satisfacción de los inversionistas.

Los 10 principios del Pacto mundial de las Naciones Unidas

Derechos humanos

  • Primer principio: las empresas deben apoyar y respetar la protección de los derechos humanos proclamados internacionalmente

  • Segundo principio: asegurar que no son cómplices en la violación de los derechos humanos

Trabajo

  • Tercer principio: las empresas deben apoyar la libertad de asociación y el reconocimiento efectivo del derecho de negociación colectiva.

  • Cuarto principio: la eliminación de todas las formas de trabajo forzado

  • Quinto principio: la abolición efectiva del trabajo infantil

  • Sexto principio: la abolición de la discriminación con respecto al emplea y la ocupación

Medio ambiente

  • Séptimo principio: las empresas deben apoyar una perspectiva preventiva con respecto a los retos ambientales

  • Octavo principio: tomar iniciativas para una mayor responsabilidad ambiental

  • Noveno principio: fomentar el desarrollo y difusión de tecnologías limpias Corrupción

  • Décimo principio: las empresas deben trabajar en contra de la corrupción en todas sus formas, incluyendo la extorción y soborno

Sobre el autor

Bill Leedale es el responsable de la transferencia de conocimientos en América del Norte para la fabricación de productos en las aplicaciones IFS. Tiene más de 20 años de experiencia en la arena de la fabricación, desde la gestión de proyectos de implementación de gran escala hasta la gestión de contratos de reingeniería de procesos empresariales para empresas de nivel mundial. Leedale tiene una licenciatura en economía y negocios de la universidad Wittenberg en Springfield, Ohio (EEUU) y una maestría en administración empresarial, de Ohio State University, Columbus, Ohio (EEUU). Él es uno de los autores actuales de cuerpo de gestión de operaciones de conocimiento de APICS y contribuye con el taller de APICS para la racionalización empresarial. Sus certificaciones incluyen la gestión de inventarios y producción (Production and Inventory Management, CFPIM), además de una certificación en la gestión de recursos integrados (Integrated Resource Management, CIRM) y profesional certificado en cadena de suministros.

 
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