¿Será que las “soluciones alternativas” a los problemas en un ERP son la mejor forma de meterse en la boca del lobo?




El analista de TEC, Gabriel Gheorghiu dice "e;No hay forma de evitarlo. Y si, son un problema."e;

El analista de TEC Jorge García dice "e;No, no lo son."e;

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Nota del traductor: Soluciones alternativas es la traducción de la palabra Workaround, la cual en informática se refiere a solución de problemas por medio de alternativas que no fueron precisamente diseñadas para el propósito. Véase Workaround.

El analista de TEC, Gabriel Gheorghiu
He aquí un ejemplo típico donde se da una solución alternativa a un problema en un sistema ERP:

Usted necesita un campo para los tipos de órdenes de compra (se sorprendería al saber cuántos sistemas ERP no tienen esta funcionalidad) para poder diferenciar entre las compras de materia prima, activos, accesorios de oficina, etc. Usted puede utilizar las notas o el campo para asuntos "e;misceláneos"e; para cada orden y asunto concluido.

Pero más adelante, si usted intenta sacar un informe mostrando cuanto ha gastado en cada tipo de compra, se tendrá que enfrentar a nuevos problemas: ¿Podrá el sistema buscar los campos que usted utilizó y agrupar la información de tal forma que tenga sentido? ¿Puede usted realizar una búsqueda o modificar un informe existente sobre cuanto fue su gasto en accesorios de oficina?

O mi ejemplo favorito sobre los problemas de las "e;soluciones alternativas"e;: usted está produciendo y vendiendo camisetas en las tallas S, M y L, con un inventario inicial de 250 piezas talla S, 100 talla M y 400 talla L. Digamos que usted decide empezar a fabricar y vender camisetas talla SX. Cuando usted agrega otro campo en el espacio de las tallas, algunos sistemas no moverán el inventario de las otras tallas "e;hacia el adecuado"e; y usted terminará con el siguiente inventario: 250 piezas talla SX, 100 talla S, 400 talla M y nada para la talla L. Usted tendrá que transferir inventarios de una talla a otra para solucionar el problema.

Mi experiencia me indica que este tipo de "e;soluciones"e; en los ERP son una práctica común y aunque pueden solucionar problemas en el corto plazo, ocasionarán problemas en el largo.

El analista de TEC, Jorge García
Este tipo de "e;soluciones"e; son sumamente comunes, particularmente en complejas implementaciones, ya que no existe un sistema ERP que cumpla perfectamente con todos los requisitos funcionales. En ocasiones estas "e;soluciones"e; son incluso parte del sendero evolutivo del software. Si entendemos las "e;soluciones"e; como un factor de adaptación eventual del código o adición de procesos, es simplemente parte del proceso del proyecto de gestión.

Estas "e;soluciones"e; en sí mismas no tienen que ser un problema (por lo menos no es particularmente dañino) si se hace apropiadamente. En otras palabras, los problemas se derivan del análisis, diseño y despliegue de las "soluciones alternativas,"e; no en la alternativa en sí misma.

Gabriel

De mi experiencia como capacitador en sistemas ERP, una "e;solución" alternativa es un sistema añadido (ad hoc) que encuentras cuando te estancas, ya que el sistema que estas utilizando no te provee lo que necesitas, como lo decía en mis ejemplos anteriores. Son sobre todo los usuarios finales los más propensos a estas "e;soluciones,"e; no tanto los administradores y el personal TI (quienes probablemente adaptarían el sistema o saldrían con algún tipo de solución de programación, por el contrario de los usuarios finales o "e;cotidianos"e;). Esta es la razón por la cual el "e;análisis, diseño y despliegue"e; de las "e;soluciones alternativas,"e; no son realmente el problema en este caso.

Por supuesto, una "e;solución alternativa"e; de este tipo para un problema importante, es mejor que esperar al proveedor para que solucione el problema, pero enfoquémonos en los usuarios diarios y el ERP. Es como estacionarse en un espacio donde bloqueas a alguien más: resolviste tu problema, pero el otro auto queda bloqueado.

Jorge

No seamos simplistas al respecto. Al implementar un nuevo ERP, se asegurar que todas las funcionalidades necesarias se han tenido en cuenta. Por supuesto, si durante la producción se da una excepción (error) en el sistema, entonces estoy de acuerdo en que se debe encontrar una solución inmediata, pero el hecho debe activar una alerta para modificar y adaptar el sistema resolviendo el problema de forma tal que respete el desarrollo de los procesos ideales. Los usuarios no deberían resolver problemas técnicos, en primer lugar –ese no es su trabajo.

Gabriel:

¿Acaso te estás contradiciendo un poco?

Dices que no hay soluciones ERP perfectas, y estoy de acuerdo, ya que ambos sabemos que las empresas compran una solución específica basados no solo en funcionalidades, pero además en el modelo de entrega, costo, facilidad de implementación, etc. Entonces quienes toman la decisión elegirán una solución que está lejos de la perfección, y los usuarios eventualmente descubrirán funcionalidades faltantes o incompletas, y lo resolverán para poder realizar sus tareas -con frecuencia en detrimento de sus colegas.

Jorge

No, no me estoy contradiciendo. En un proyecto de implementación de un sistema ERP se deben resolver las necesidades de "e;soluciones alternativas,"e; adaptaciones o codificación específica como parte del proyecto, no después del hecho, cuando el sistema este en producción. Estoy de acuerdo con que se pueden presentar problemas cuando el sistema ya está en operación, pero en ese caso, es necesario establecer una estrategia de resolución de problemas, la cual generalmente requiere de una combinación de personas o por lo menos un usuario que tenga el conocimiento para realizarlo, quien en la mayoría de los casos no es el usuario final o cotidiano.

No creo que los usuarios finales deban estar asumiendo la responsabilidad de la estrategia para la resolución de este tipo de problemas. Reitero que el problema no es la "e;solución" alternativa, pero la forma en la que se enfrenta su resolución. Existen grandes riesgos al permitir que los usuarios finales resuelvan los problemas de esta forma.

David Clark, Editor General

No me imaginé que al asignar este tema generaría tanta controversia entre ustedes. ¿Todavía se hablan o ya pasaron a otros términos? Gabriel, tu posición parece indicar que las "e;soluciones alternativas"e; son un mal necesario, con igual énfasis en "e;necesario" y "mal."e; Jorge, estas tomando la posición de que puedes realmente planear las "e;soluciones alternativas"e; y responder de forma tal que se respeten los procesos.

Sé por conversaciones fuera de línea con ambos de ustedes que la perspectiva de Gabriel se deriva de su experiencia con Pymes, mientras que la experiencia de Jorge viene de su trabajo con empresas medianas y grandes. Entonces, tengo una pregunta para ambos:

¿Qué estrategia pueden adoptar las empresas para minimizar o mitigar las "e;soluciones alternativas"e; en primer lugar?

Gabriel

Hay ciertas cosas que usted puede hacer:

  • Cuando se utiliza cualquier tipo de "e;solución alternativa,"e; usted deberá comprender como afectará ello a los usuarios de otros departamentos.

  • Los derechos y la seguridad de los usuarios deberá definirse para que ellos no puedan utilizar los campos que no deberían o para evitar interferir con operaciones de las cuales no deberían ser parte.

  • Pruebe la solución antes de utilizarla, bien sea utilizando una base de datos de prueba o creando transacciones que pueda borrar al final.

  • Trate de tener en cuenta y asegurar que otras personas están utilizando las mismas reglas que usted, por medio de la creación de reglas internas y flujos de trabajo.

Jorge

Mi perspectiva:

Un paso fundamental en la selección de software es el cotejo de todos sus requisitos de funcionalidades con lo que ofrece el producto. Si el cotejo es perfecto (lo cual es muy poco probable), grandioso; pero si no lo es, será necesario considerar las "e;soluciones alternativas"e; como parte del proceso, y prepararse para enfrentarlas durante el proceso de implementación y el proceso de producción. Exhaustivas pruebas sobre las funcionalidades en la etapa de implementación, además de una gestión de incidentes, es parte de la solución para poder detectar la necesidad de "e;soluciones alternativas"e; y luego aplicar la resolución con un beneficio máximo y un daño mínimo. Puede ser un cliché, pero funciona.

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