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Sistema ERP: tecnología avanzada y recurso humano

Escrito por: Hugo Mariano Torres
Publicado: septiembre 14 2012

Los sistemas ERP son el boom de las empresas que han optado por digitalizar su documentación y procesos para lograr un óptimo control de estas; sin embargo, el factor humano juega un rol sumamente importante en este proceso.

Según la experiencia que he obtenido al trabajar en la industria de sistemas empresariales, específicamente con los sistemas para la planeación de los recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) en donde he participado en las áreas de soporte técnico y demostraciones para clientes potenciales, me he percatado de que el capital humano es un factor de gran relevancia en el logro de los beneficios para los cuales fueron diseñados estos sistemas.

En términos generales, los sistemas ERP son avances tecnológicos orientados a la automatización de los procesos empresariales que permiten una mayor eficiencia y precisión en operaciones como la producción, el manejo de inventarios, la distribución de materias primas y productos terminados, entre otros.

Los sistemas ERP están diseñados principalmente para optimizar y controlar recursos como: materiales o insumos, mano de obra, suministros, tiempo y principalmente recursos económicos. Los ERP son tan eficientes que el adecuado manejo de estos sumados a un diseño óptimo logra que las empresas generen los resultados deseados.

Participación del recurso humano

El factor humano comienza su participación desde el momento que se identifica la necesidad de implementar un sistema ERP que permita un mejor control sobre las operaciones de la empresa. Una vez tomada la decisión, se cita a algún consultor especializado en sistemas ERP o a un proveedor de sistema ERP y se convoca al personal a que sean partícipes en la evolución de la organización.  Asimismo, los encargados de cada área, al momento de presenciar una demostración del proveedor, analizan las aplicaciones del sistema y despejan todas sus dudas con respecto a la operación del sistema. Es de suma importancia que al momento de la implementación del software, el futuro usuario del sistema de a conocer al consultor de la empresa de servicio ERP todas sus necesidades, requerimientos y labores a realizar de modo que se prueben todos los escenarios posibles con los que trabajará el usuario.

Capacitación de personal

Una vez implementado el sistema, es indispensable que el usuario cuente con una capacitación completa del mismo, puesto que el desconocer la funcionalidad impactará de forma negativa en los procesos y acciones a realizar, ocasionando re-procesos, cancelaciones de folios o facturas, bloqueo del sistema, reportes con información errónea que provoquen tomas de decisiones equivocadas, sólo por mencionar algunos. Así como una persona puede accidentarse al conducir un vehículo todo equipado sin tener conocimientos ni práctica para hacerlo, así también un usuario sin capacitación en el ERP puede generar problemas en la operación de la organización.

Cabe considerar que el éxito o fracaso de toda empresa recae en el factor humano. Se debe tener en cuenta que el personal de nuevo ingreso y el ya contratado tengan todas las herramientas y conocimientos necesarios para desempeñar correctamente su labor. Esto incluye el manejo del sistema ERP de la empresa.  La capacitación es una actividad sistemática, planificada y permanente cuyo propósito general es preparar, desarrollar e integrar a los recursos humanos al proceso que se le asigne. Es recomendable que las empresas dediquen espacios necesarios para que el usuario entienda a la perfección los módulos que manejará en el sistema, de este modo se eliminarán pérdidas de los recursos más importantes de las empresas: tiempo y sobre todo dinero.

Resistencia al cambio

Un punto principal a romper es la resistencia al cambio, ya sea en la metodología de trabajo, en el manejo de algún software nuevo, en el cambio de hardware, en la redistribución de instalaciones, entre otros. Cuando se informa sobre la regeneración de los procesos es común que parte del personal se resista a cambiar su formar de trabajo. Sin embargo, se debe motivar a tener una actitud positiva y proactiva, perder el miedo a lo desconocido y llevar una cercana comunicación con los colaboradores para que estos adopten este nuevo sentimiento de renovación.

Soporte técnico

Ya estando en acción el sistema ERP en la empresa, se dan los casos en que los usuarios aún presentan dudas en el funcionamiento del sistema, es por esto que las empresas proveedoras de sistemas ERP ofrecen servicios de soporte técnico que pueden ser considerados como garantía o con cargo a una póliza, la cual se genera en común acuerdo entre el cliente y el proveedor al momento de la contratación del servicio.

El soporte técnico maneja un flujo muy sencillo para lograr la comunicación usuario-proveedor del sistema ERP. Cuando un usuario presente alguna duda, requiere modificar o rediseñar sus aplicaciones o reportes, desee alguna funcionalidad diferente o que en dado caso presente un error su sistema, algunos proveedores cuentan con el servicio de sistemas de tickets en línea, los cuales representan órdenes de trabajo para el personal de soporte técnico de la empresa proveedora. Estos se encargarán de asesorar al usuario, configurar a nivel usuario cualquier detalle que se presente y gestionar el seguimiento adecuado a los reportes del cliente enriqueciendo la comunicación vía e-mail, telefónica o conexión remota y teniendo como objetivo dar solución a cualquier detalle que se le presente al usuario de manera expedita.

Conclusión

Haciendo un recuento de la participación e interacción del recurso humano con los sistemas ERP recordemos que:
• Es indispensable erradicar la resistencia al cambio del personal con actitud negativa de modo que evolucione a la par de la empresa y no se quede en el camino.
• Al momento que un consultor de software ERP se encuentre en la etapa de adecuación en el proyecto de obtención de un sistema ERP, el usuario final debe externar toda necesidad y funciones a realizar de modo que el sistema se ajuste y cubra todos esos aspectos.
• La capacitación del personal debe considerarse un requisito obligatorio.
• El soporte técnico, además de apoyar en toda necesidad que el usuario presente, aporta ideas y propuestas que son consideradas por las empresas que producen ERP para futuras actualizaciones logrando una mejora continua efectiva.

Sumar la organización a la evolución tecnológica a través de los sistemas ERP, facilitará sus labores empresariales y transformará, para bien, su estilo de vida laboral generando mayor productividad y competitividad para la misma.

Sobre el autor

Hugo Mariano Torres es graduado de la carrera de Ingeniería Industrial con especialidad en manufactura y  Máster en Administración Industrial.Ha impartido y coordinado conferencias y cursos-taller enfocados a comunicación, seguridad, sistemas de gestión de calidad y capacitación de personal. Ha laborado en puestos dentro del área de capacitación de personal, dirección de manufactura, supervisión de producción y soporte técnico ERP.

Actualmente se desempeña en Zafiro Business Software, empresa creadora de Zafiro ERP, sistema de planeación de recursos empresariales orientado a medianas empresas como clubes sociales y deportivos, refaccionarias, ferreterías, comercializadoras y de servicios. Puede comunicarse con Mariano en el correo hmariano@ZafiroERP.com

 
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