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Sistemas de menudeo de Microsoft

Escrito por: Caroline Lam
Publicado: agosto 31 2006

Introducción

Con base en la creciente demanda de tecnología de la información (IT) en la industria minorista, Microsoft ofrece dos paquetes para el menudeo: Sistema de gestión del menudeo de Microsoft (RMS) y Punto de venta de Microsoft (POS). El sistema de gestión al menudeo de Microsoft les proporciona a los minoristas pequeños y medianos una solución de punto de venta integrada para manejar operaciones dentro de una tienda y a lo largo de una cadena de tiendas. El Punto de venta de Microsoft les proporciona a los minoristas con una sola tienda una aplicación que les ayuda con las tareas comerciales diarias. Para promocionar sus ofertas, en marzo del 2006 Microsoft expandió su relación comercial con Best Buy for Business, donde Best Buy se convirtió en el único canal de ventas oficial al menudeo para la solución POS de Microsoft (Microsoft RMS también está disponible con los socios certificados de venta de Microsoft).

El presente artículo resaltará la principal diferencia entre Microsoft POS y Microsoft RMS, y examinará las fortalezas y retos de los productos, al igual que a sus competidores. Por último se darán recomendaciones para el usuario.

Sistema de gestión del menudeo vs. Punto de venta

Aunque Microsoft POS está dirigido a minoristas de una sola tienda, incluye las funcionalidades principales y algunas de las funcionalidades no principales de un sistema POS (para mayor información acerca de las funcionalidades centrales y no centrales de POS favor de consultar, Punto de venta: ¿Independiente o no?). Microsoft POS incluye módulos de gestión de transacción, gestión de precio, gestión de registro, gestión de inventario, gestión de las relaciones con los clientes (CRM) y módulos de reportes y preguntas. Las funcionalidades no centrales incluyen módulos para el cambio de precios y las órdenes de compra.

A pesar de la entrada tardía de Microsoft al mercado maduro de software para el menudeo, probablemente competirá contra vendedores líderes, conocidos y bien establecidos de software para el menudeo como Intuit, Raymark, Synchronics (una división de Radiant Systems), Fujitsu y Retail Anywhere. Al ofrecer un sistema POS independiente y al utilizar Best Buy for Business como su único canal de venta al menudeo a la fecha, Microsoft se convierte en un posible competidor directo del Punto de venta QuickBooks de Intuit. En el cuarto trimestre del 2006 se anunciarán más canales de venta al menudeo. Intuit y Microsoft ambos ofrecen funcionalidades de punto por punto y los minoristas de una sola tienda pueden obtener los productos listos para utilizarse. Sin embargo, un propietario de una tienda puede adquirir cualquier solución dentro del mismo punto de compra.

Además la solución Counterpoint SQL Express de Synchronics es otro de los principales competidores de Microsoft. De igual forma, Synchronics ofrece una solución POS de una sola tienda para los minoristas y está dirigida al mismo mercado. Al tener funcionalidades y puntos de precio similares, los minoristas de una sola tienda pueden considerar evaluar Synchronics y Microsoft. No obstante, Synchronics no tiene el mismo canal de ventas que Microsoft, ya que Counterpoint SQL Express sólo está disponible con los socios de servicio de valor agregado. Por lo tanto, un pequeño minorista tiene mayor acceso a Microsoft POS, ya que lo puede comprar directamente de un estante, mientras que para adquirir Counterpoint SQL Express, los minoristas tienen que pasar por un largo proceso de venta con demostraciones y explicaciones del vendedor.

Microsoft RMS incluye funcionalidades de Microsoft POS y más (ver tabla 1 para una comparación entre Microsoft POS y Microsoft RMS). La característica prominente de Microsoft RMS es la habilidad de obtener información del cliente y del inventario en varias tiendas. Al tener la habilidad de soportar múltiples tiendas y aumentar la visibilidad del inventario Microsoft puede dirigirse a una mercado más grande. Microsoft también entrega herramientas adicionales de gestión y rastreo para los pequeños y medianos minoristas. Estas características añadidas le permiten a Microsoft competir con vendedores como Raymark, Fujitsu y Retail Anywhere. Estos vendedores tienen el mismo proceso de ventas, y los minoristas necesitan ver demostraciones y explicaciones de los vendedores antes de comprar una de estas soluciones. Debido a que las funcionalidades centrales son similares de solución a solución los minoristas necesitan evaluar el valor adicional para cada oferta del proveedor. Cada uno de estos vendedores tiene distintas estructuras de precios, actualizaciones, caminos, planes de mantenimiento y reconocimiento de la compañía. El minorista necesita no solamente evaluar la solución de acuerdo a sus necesidades comerciales únicas, sino que también tiene que evaluar la reputación del vendedor de software. Los minoristas que hacen una inversión considerable en un nuevo sistema POS necesitan la seguridad de un camino de actualización y soporte para el futuro.

Tabla 1. Comparación: Punto de venta de Microsoft y Gestión del menudeo de Microsoft

Características y beneficios Microsoft POS Microsoft RMS
Maneja y rastrea de forma eficiente el inventario dentro de una tienda en particular X X
Genera automáticamente órdenes de compra con base en puntos de órdenes y los niveles de existencia X X
Importa la información del proveedor, cliente y artículo de Microsoft Excel X X
Ve la información de inventario y ventas en reportes modificables e inmediatos X X
Imprime etiquetas para artículos, estantes, paquetes para el cliente, y más X X
Integra la información de ventas con la contabilidad de los pequeños negocios de Microsoft Office X X
Integra la información de ventas con el software de contabilidad QuickBooks X X
Utiliza una pantalla de tacto para acelerar las transacciones X X
Rastrea las visitas de los clientes y las historias de compra X X
Acelera la revisión con servicios integrados de procesamiento de tarjetas de débito o crédito X X
Asigna seguridad con base en roles a los empleados X X
Suspende y resume las transacciones X X
Rastrea las horas de trabajo del empleado X X
Maneja la información del inventario y del cliente en varias tiendas   X
Diseña reportes personalizados de inventario y de ventas   X
Integra la información de ventas con Microsoft Dynamics GP Peachtree, MYOB, Blackbaud, y otros programas de contabilidad   X
Rastrea las órdenes de trabajo, cotizaciones, órdenes pendientes y pagos en abonos.   X
Maneja las cuentas por cobrar del cliente   X
Conecta un software de punto de venta con el software de comercio electrónico a través de suplementos de terceros.   X
Maneja múltiples dimensiones de artículos, incluyendo color, tamaño y estilo.   X
Maneja tipos de artículos como tarjetas de regalo, ensambles, pesos y gasolina   X
Rompe automáticamente las cajas en unidades   X
Asigna seguridad a nivel de campo a los empleados   X
Mejora la contabilidad de caja al rastrear las tareas realizadas   X

Fuente:
http://www.microsoft.com/businesssolutions/retailmanagementsystem/product/
product_comparison.mspx

Fortalezas del producto

Las soluciones del menudeo de Microsoft tienen una ventaja competitiva debido a su facilidad de uso, capacidades de integración, y socios vendedores que le permiten a Microsoft darle servicio a varios verticales del menudeo.

Microsoft RMS incluye las funciones y características principales y centrales de un sistema POS. Además tiene la apariencia y facilidad de uso que es común en los productos de Microsoft. Las interfases de usuario gráficas (GUIs) de RMS y POS tienen la misma apariencia que Microsoft Outlook. Un usuario que tecnológicamente no es muy culto pero que utiliza Outlook puede ingresar fácilmente a una transacción de ventas sin ningún entrenamiento. Además, Microsoft POS tiene una nomenclatura descriptiva que sigue las funcionalidades del usuario. Por ejemplo, con la aplicación, íconos visuales como ventas o transferencias están claramente marcados.

Además, si surge una pregunta con respecto a ciertas características o funciones, el módulo de ayuda integrado en la solución POS es fácil de utilizar y completa, por lo tanto reduce el tiempo de entrenamiento. Además de la fácil navegación a través del sistema, un módulo de ayuda bien organizado, la instalación de Microsoft POS es relativamente fácil. El software ofrece instrucciones paso a paso durante el proceso de instalación. Al igual que la Serie de Microsoft Office, la instalación de POS la pueden hacer usuarios que no sean técnicos. Esto es una ventaja para Microsoft, en comparación a la solución de Counterpoint SQL Express de Synchronic. La solución de Synchronics está disponible a través de sus revendedores, que solamente proporcionarán la solución como un paquete con sus servicios de implementación.

Debido a la completa integración de todos los productos de Microsoft, la implementación y configuración de su solución para el menudeo es relativamente sencilla. Existen dos acercamientos para establecer los datos dentro de una solución empresarial: importar los datos, o ingresar los datos manualmente a la aplicación. Microsoft POS permite una importación de datos tan sólo con tener disponible la información de suministro, clientes e inventario en una hoja de cálculo de Excel. Por lo tanto, en lugar de ingresar la información manualmente, o hacerlo a través de un largo proceso para la conversión de datos, los minoristas pueden importar la información y estar listos para ingresar transacciones en un par de horas.

En contraste con Microsoft POS, las soluciones de contabilidad y POS se Intuit para los pequeños minoristas (QuickBooks Point of Sale y QuickBooks Financials) no se integran entre sí. Dependiendo del país donde se compre QuickBooks Financials, la solución POS de Intuit puede no integrarse, debido a la estructura financiera diferente en cada país. Otras fortalezas de las capacidades de integración de Microsoft incluyen las características de acceso remoto; con la ayuda de Windows XP Remote Access, los propietarios pueden conectarse fácilmente a otras tiendas remotas, a diferencia de los productos de ciertos vendedores como Fujitsu que necesitan de una solución de terceros.

Existen varios verticales dentro de la industria del menudeo. Microsoft tiene varios socios como Elypsis (el vertical de vinos y licores), RubinBrown IT Group (el vertical de hospitalidad) Computeration Inc. (el vertical de entretenimiento), o sistemas de automatización de menudeo (los verticales de bombas de gasolina y tiendas de abarrotes). Estos socios no solamente están entrenados en productos para el menudeo de Microsoft, por lo general son expertos dentro de los verticales Entienden las necesidades comerciales únicas de los minoristas y pueden sugerir acercamientos de las mejores prácticas.

Retos del producto

La estructura de precios para el soporte para los productos de Microsoft es muy complicada. Además, la actualización de Microsoft POS a Microsoft RMS es tediosa comparada a la de sus competidores. Asimismo existen algunos problemas de compatibilidad con el hardware de POS, junto con funcionalidades que ofrecen ciertos competidores, y que Microsoft no. Existen varios planes disponibles para el soporte en Microsoft POS y RMS. Por lo tanto, antes de comparar la estructura de precios entre QuickBooks Point of Sale y Microsoft POS, es útil ver una explicación de los distintos planes de mantenimiento y soporte para Microsoft POS y Microsoft RMS, proporcionado en la tabla 2 (favor de notar que todos los precios se encuentran en dólares Estadounidenses).

Tabla 2. Tarifas de soporte y mantenimiento de Microsoft (para agosto del 2006)

Plan   tarifa
Tarifa anual de mantenimiento
Incluye actualizaciones del software y paquetes de servicio
18 por ciento del total del precio de lista $143.82
Soporte paquete 5 Flex
Incluye cinco incidentes de soporte con un tiempo de respuesta garantizado de tres horas
Clientes que se encuentran en el plan de mantenimiento anual $300.00
Clientes que no se encuentran en el plan de mantenimiento anual $450.00
Soporte Flex por incidente
Incluye un incidente con un tiempo de respuesta de ocho horas hábiles
Clientes que se encuentran en el plan de mantenimiento anual $65.00
Clientes que no se encuentran en el plan de mantenimiento anual $95.00

El plan de mantenimiento anual de Microsoft comprende únicamente las actualizaciones del software y el paquete de servicio, no incluye ningún soporte técnico. Los otros paquetes (Soporte paquete 5 Flex y Soporte Flex por incidente) incluyen el soporte de un técnico de Microsoft. Microsoft POS y QuickBooks Point of Sale de Intuit tienen el mismo precio de compra inicial de $799 dólares. En cuanto al plan de soporte de QuickBooks Point of Sale, los primeros treinta días de soporte son gratuitos, luego existe una tarifa mensual de $49 dólares. El costo total de propiedad (TCOs) comparativo de un año se compara en la tabla 3 (todos los precios están en dólares Estadounidenses).

Tabla 3. TCO de Microsoft vs. QuickBooks (para agosto del 2006)

Microsoft QuickBooks
  Precio   Precio
Tarifa anual de mantenimiento $143.82 $49 por mes (por once meses) $ 539.00
Soporte paquete 5 Flex $300.00
Total $443.82   $ 539.00

Asumiendo que en promedio se necesiten cinco intervenciones de soporte en un año, el TCO para Microsoft es de $443.82 dólares mientras que el TCO de QuickBooks es de 539.00 dólares para un número ilimitado de llamadas de soporte. Con base en el escenario antes mencionado, Microsoft POS es aproximadamente el 55.5 por ciento del precio del lista y QuickBooks Point of Sales es del 67.4 por ciento. En este escenario, Microsoft es menos caro. Sin embargo si un minorista necesita más de seis llamadas de soporte, se vuelve mucho más caro que su competidor. Aquí es donde los minoristas necesitan anticipar el número de llamadas que pueden requerir. Con todas las decisiones que los minoristas tienen que hacer al implementar una solución comercial, puede ser más ventajoso para Microsoft ofrecer un plan de soporte que tenga todo incluido, como la estrategia de QuickBooks.

No sólo los planes de mantenimiento y soporte son complicados, sino también la actualización del sistema Microsoft POS al RMS es difícil y compleja en comparación a QuickBooks Point of Sale. QuickBooks Point of Sale les ofrece tres versiones a sus clientes: Básica, Profesional y Profesional para tiendas múltiples. Por lo tanto, cuando un minorista compra QuickBooks Point of Sale Básico puede fácilmente actualizarlo ya que solo es cuestión de llamar a un representante de ventas, ingresar el código proporcionado y desbloquear las características. Además, los minoristas no son penalizados monetariamente, ya que Intuit únicamente cobra la diferencia del precio entre la versión básica y profesional y profesional para tiendas múltiples. En cuanto a Microsoft, la actualización no es tan sencilla: Los minoristas necesitan contactar a un socio de Microsoft y pasar por todo el proyecto de implementación de software para tener instalado Microsoft RMS. Por lo tanto, los minoristas tienen que preparar los datos, programar un plan de proyecto y revisar las capacidades de infraestructura de la actualización.

Microsoft POS está en su primera versión. Aunque el software incluye las funcionalidades centrales principales de un sistema POS, su llegada tardía a la industria del menudeo tiene varias consecuencias. Por ejemplo, Microsoft compite en un mercado maduro, y otros vendedores van a la delantera. A diferencia de Synchronics, no ofrece la habilidad de integrarse automáticamente con las capacidades de comercio electrónico. Debido a la creciente demanda para una presencia en línea, sería una ventaja de Microsoft ofrecer características de comercio electrónico en versiones futuras dentro de su producto base. Además, debido a que el producto de Microsoft se encuentra en su primera versión, la compatibilidad de su solución al menudeo con software de terceros no está madura. Por ejemplo, el Punto de venta de Microsoft puede comunicarse con Excel solamente hasta cierto punto: no está disponible la importación o exportación de datos importantes como la información del proveedor. Además, no es posible la integración del Punto de venta de Microsoft con software de contabilidad conocidos como Peachtree Complete Accounting o MYOB Business Essentials Pro. Otra consecuencia de su llegada tardía es que no existe un método para la validación de datos dentro de varios módulos de aplicación. Por lo tanto, los usuarios pueden ingresar datos duplicados y erróneos.

Recomendaciones para el usuario

Aunque Microsoft ha introducido sus soluciones al menudeo tarde en el mercado, ha proporcionado las funciones y características principales necesarias para los minoristas. Con sus socios, Microsoft tiene la habilidad de dirigirse a un mercado más grande y satisfacer varios verticales del menudeo como las industrias de hospitalidad, vinos y licores y entretenimiento. Los minoristas pueden sentirse más seguros acerca de invertir en un producto de Microsoft debido a su buena reputación y reconocimiento de marca. Sin embargo, debido a que la industria minorista tiene varios verticales, es muy alta la posibilidad de adaptar la solución. Por lo tanto, la implementación y el soporte de la solución de gestión del menudeo de Microsoft requiere comprometer a sus socios de ventas, ya que Microsoft no ofrece directamente una adaptación. Debido a que comprometer a un revendedor requiere un largo análisis de los procesos comerciales, otros vendedores como Fujitso o Retail Anywhere con estrategias de venta similares no se deberían de pasar por alto.

En cuanto a Microsoft POS, Microsoft expandió su relación con Best Buy for Business para promover sus ofertas a los pequeños minoristas. Para los minoristas de una sola locación que no son tecnológicamente cultos, Microsoft POS entrega lo que promete. Al tener una solución fácil de comprar, de instalar, de usar y de aprender, Microsoft mantiene su estrategia comercial para su producto POS. Sin embargo, existen algunas inconsistencias dentro de esta estrategia, ya que una vez que se compra el software el plan de precio del soporte no está muy claro, además, actualizar de POS a RMS también es muy complejo.

El Punto de venta de Microsoft es una buena ruta para los minoristas que están convencidos de que el negocio seguirá siendo de una sola locación. Para los minoristas que con el tiempo piensan expandir el negocio entre dos y diez locaciones, deben evaluar a otros vendedores como Synchronics o Intuit. Por último, para los minoristas que necesitan una solución para más de diez locaciones deberían evaluar Microsoft RMS, Fujitsu, Retail Anywhere, o cualquier otro vendedor de sistemas para el menudeo de acuerdo a sus necesidades comerciales.

 
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