Sistemas de menudeo: un breviario




Introducción

Aunque mucha gente reconoce que los términos de tecnología como planificación de los recursos de la empresa (ERP) o gestión de la cadena de suministro (SCM), RMM y MMS son acrónimos a los que les falta una conciencia más amplia. Además, los términos sistema de gestión de mercancías al menudeo (RMM) y sistema de gestión de mercancía (MMS) tienen un poco más de reconocimiento en el mercado que sus acrónimos. A pesar de su relativo anonimato, estos sistemas, también conocidos como sistemas de ERP par el menudeo, son las soluciones software de oficina de gestión empresarial sobre los que dependen la mayoría de los minoristas para manejar y soportar sus tareas diarias.

El presente artículo presenta de forma general las áreas centrales, no centrales y de menudeo de los sistemas ERP para el menudeo.

Perspectiva general del menudeo

La industria del menudeo evolucionó de los comerciantes que les vendían bienes a la población local, a la apertura de tiendas de los pequeños dueños de negocios, a la creación de tiendas departamentales y minoristas de de grandes cajas de las grandes corporaciones. Aunque la industria del menudeo de ladrillos y morteros está dominada por estas grandes corporaciones, Internet le ha proporcionado a los dueños de pequeños negocios nuevas oportunidades, que les permiten operar como comerciantes electrónicos.

La industria del menudeo de hoy en día es muy diversa. Las compañías minoristas vienen en diferentes colores y sabores. Existen minoristas, como BMW, Louis Vuitton, y McDonald’s, que tienen una presencia mundial. Los bancos, hoteles y profesionistas médicos recaen dentro de la categoría de servicio al menudeo. Las tiendas en línea como eBay o Amazon.com, son negocios de comercio electrónico que representan una rama relativamente nueva de minoristas. También existen compañías cuyas actividades incluyen más que sólo las minoristas. Por ejemplo, las compañías como Nike y Guess son tanto fabricantes y minoristas ya que producen sus propios productos y los venden directamente a los consumidores. Por último, los mayoristas como Costco y Sam’s Club, están desdibujando líneas tradicionales ya que venden artículos en lote no sólo a pequeñas compañías (interempresariales [B2B]), sino también a clientes (negocio-cliente [B2C]). La lista ilustra que la industria minorista de hecho tiene verticales dentro de los verticales.

Sistema de información para minoristas: Funciones y características

RMM, MMS, sistemas de menudeo, ERP para el menudeo designado para sistemas de información utilizados por minoristas. Principalmente, las soluciones RMM pueden registrar el desempeño del producto para permitirles a los compradores adquirir mercancía de acuerdo a esta información y tomar las decisiones exactas de mercancía. Para lograr este objetivo, las comunicaciones con los sistemas de terceros juegan un papel sumamente importante en un sistema RMM. Las operaciones al menudeo exitosas generalmente requieren comunicación entre las soluciones SCM o ERP y los sistemas RMM.

Debido a la diversidad del mercado minorista no funciona un acercamiento unitalla para MMS. Dependiendo en el segmento minorista y de la estrategia, las distintas características y funciones son necesarias para cada minorista. Los bancos y los hoteles pueden ser considerados como minoristas, pero tienen requisitos diferentes. Por ejemplo, un minorista de accesorios como Louis Vuitton está orientado al producto; un minorista de servicio está por lo general orientado al cliente; y un comerciante electrónico está orientado a la seguridad o a la transacción. Por lo tanto, personalizar sistemas al menudeo de acuerdo a la funcionalidad requerida por distintos verticales es una tarea común para los vendedores MMS.

Definición del área central

Categorizar los requisitos de varios tipos de minoristas en cinco áreas principales ayudará al entendimiento de los componentes de un sistema de mercancías. Las siguientes categorías se pueden considerar como áreas centrales o “debidas” de un sistema para el menudeo.

  1. Gestión de inventario
  2. Optimización de inventario
  3. Gestión de ingresos
  4. Gestión de ventas
  5. Reportes y preguntas

Hay que hacer notar que esta nomenclatura no es un estándar de la industria. Distintos vendedores de software de mercancías tienen diferentes convenciones de nombres. Sin embargo, todas las capacidades categorizadas bajo estas áreas principales son componentes principales de una solución para el menudeo.

  1. Gestión de inventario Sin importar que título propietario tenga (por ejemplo, gestión de mercancías, análisis e inventario de mercancías, u operaciones de mercancías) la gestión de inventario se incluye, esta área cubre la funcionalidad básica que se relaciona con el inventario a mano o en tránsito. La gestión de los inventarios rastrea las entradas y las salidas de un producto hasta nivel del color y tamaño, utilizando capacidades como el proceso de órdenes de compra, procesos de recepción, procesos de asignación, procesos de distribución, procesos de transferencia, procesos de consolidación de estilos, procesos de conteo físico, y procesos para congelar el inventario. El esquema a continuación revela por qué la gestión de inventario es la primera forma de cálculo para un minorista.



  2. Optimización de inventario La optimización del inventario consiste en herramientas utilizadas por los comerciantes para tomar decisiones importantes de compra y venta con respecto al inventario. Aunque los vendedores emplean términos variados, como gestión de mercancía estratégica, planificación de mercancía y surtido, soporte de decisión de planificación, y reabastecimiento, para describir la optimización de inventario, todos estos términos se refieren al software que ayuda a los comerciantes a tomar las decisiones exactas y que asegura que los productos se colocan en el momento, al precio y en el lugar adecuado. Los usos de la optimización de inventario de las herramientas para hacer esto incluyen la planificación, el pronóstico, el reabastecimiento y la optimización de existencia. Estas funciones les ayudan a los usuarios a determinar dónde tienen los artículos la mejor venta a través de las tendencias de ventas y de las tasas, para que el sistema pueda abastecer las existencias de forma adecuada. Sin embargo, las capacidades de planificación y pronóstico no están necesariamente integradas en todos los sistemas para el menudeo disponibles en el mercado. A cambio, algunos vendedores eligen integrar soluciones de excelencia especializadas en dichas áreas de interés.

  3. Gestión de ingresos Debido al aumento de conciencia entre los clientes, los precios de los productos deben ser equitativos; no pueden ser más altos que los precios del competidor, pero no pueden ser más bajos que los costos del producto. Por lo tanto el propósito principal de la gestión de ingresos es asegurar que el inventario se venda al precio adecuado. Lo hace al ver la historia y las tendencias de las ventas, algunas veces con la ayuda de una herramienta de pronóstico y planificación. La gestión de ingresos también ayuda a crear eventos promocionales, como “ventas al dos por uno”, para atraer a más consumidores a la tienda. Además, es responsable de determinar la reducción del precio establecido, que les ayuda a los minoristas a liquidar los productos descontinuados o pasados de moda para poder disminuir las ventas. También conocido como la funcionalidad de gestión de cambios de precios, optimización de ganancias del menudeo, o gestión de precios, gestión de ingresos incluye la creación de reducción del precio establecido, la creación de aumento del precio establecido, las simulaciones de cambio de precio, la creación de promoción, los descuentos del vendedor, y las rebajas.

  4. Gestión de ventas Por definición, una venta es un intercambio de bienes (tangibles o intangibles) por dinero o su equivalente. Por lo tanto, las transacciones de ventas son el principal objetivo de un minorista, y un sistema de gestión de ventas estructura estas transacciones. Por lo que la gestión de ventas maneja entradas de ventas, la auditoria de ventas, la entrada de ventas a consignación, y los aspectos del libro mayor de existencias del sistema para el menudeo. Los minoristas utilizan el sistema de gestión de ventas para cerrar el mes, un proceso también conocido como fin del periodo o cierre del libro mayor de existencia, al calcular el total de las ganancias del periodo de comercio.

    El punto de venta (POS) también se clasifica en el área de gestión de ventas. A diferencia del libro de existencias o de la funcionalidad de entrada de ventas, el sistema POS es parte del sistema de ventanilla. Este sistema es el que se utiliza en el registro de efectivo donde se ingresa la transacción de ventas. El sistema POS transferirá los datos de las transacciones de ventas al MMS, donde el comerciante pude validar las ventas antes del periodo de cierre. Los minoristas con una o dos tiendas pueden utilizar el sistema POS, que es más barato que un MMS, como su sistema principal para el rastreo de inventario y el procesamiento de ventas.

    No todos los vendedores de sistemas para el menudeo incluyen un POS en su paquete. Varios vendedores MMS tendrán una sociedad con una compañía tercera de sistemas POS, permitiéndoles ofrecer una aplicación de excelencia. Esta situación por lo general ocurre cuando el mercado de interés del vendedor es un minorista con más de cien tiendas, donde las necesidades comerciales son mayores. Los vendedores que tienen como objetivo negocios minoristas pequeños tienen un sistema POS integrado en su software para el menudeo, aunque las funciones y las características no son tan completas.

    Para mayor información en POS, por favor contacte Technology Evaluation Centers Inc. (TEC). El centro de evaluación POS está actualmente en un modo de diagnóstico, y una solicitud de información (RFI) POS está disponible desde TEC.

  5. Reportes y preguntas Los comerciantes utilizan reportes y preguntas a diario para extraer información que la administración general puede entender y utilizar para realizar las acciones apropiadas cuando sea necesario. Esta información proporciona una perspectiva muy amplia de ventas y de la calidad a la mano en un nivel corporativo. Los reportes y las preguntas permiten el análisis del desempeño de los sitios, de estilos en varios niveles (por ejemplo, color, dimensión, tamaño, características o atributos), de vendedores y de los distintos niveles de jerarquía de comercio (por ejemplo, compañía, división, departamento, clase o subclase). El generador de reporte también puede comunicarse con un sistema de inteligencia comercial (BI) de terceros (para mayor información en sistemas BI, consulte Las ventajas y las desventajas de business intelligence).

Áreas no centrales

Como se mencionó anteriormente, varios vendedores MMS deben adaptarse a los distintos verticales dentro del menudeo debido a la diversidad de la industria del menudeo. Gran parte de esta personalización se relaciona a las áreas no centrales. Algunos vendedores pueden incluso desarrollar nuevas funciones para satisfacer a sus clientes. La desventaja de este acercamiento es que estas nuevas capacidades no siempre las utilizan todas las compañías, y las características agregadas pueden ser confusas para los usuarios finales.

Otro acercamiento es que los vendedores adquieran o entren en una sociedad con compañías terceras, y desarrollen una interfase que les permita a los dos soluciones comunicarse. Al crear estas interfases, los vendedores pueden ofrecer una solución de excelencia para grandes empresas, y también pueden seguir siendo competitivas para los minoristas pequeños al personalizar el MMS a las necesidades de sus clientes. Sin embargo, desde que el software viene de distintos vendedores, la interfase de usuario gráfica (GUI) y la navegación a través del sistema no es constante. Por lo tanto, se puede requerir un mayor entrenamiento del usuario.

La siguiente es una lista de los sistemas de terceros o componentes no centrales más comúnmente asociados con sistemas de mercancía.

  1. Financiero. El software financiero incluye el libro mayor, los activos fijos, la contabilidad de costos, el manejo de efectivo, el presupuesto, las cuentas por pagar (AP), reporteo y otros requisitos de contabilidad. Para mayor información acerca de los componentes financieros, consulte ¿Qué opciones tienen los clientes?.

  2. SCM. SCM le concierne a los procesos comerciales de gestión de proveedores, fabricantes, mayoristas, minoristas y de clientes. SCM dirige la gestión de la demanda, gestión de almacén, logística de comercio internacional, ejecución de transporte, y muchos otros problemas que son necesarios para una solución completa. Para mayor información en SCM, consulte Supply Chain Portfolio 2004.

  3. ERP. Los sistemas ERP soportan una gran cantidad de capacidades de producción, como la planificación de la producción, el control de la planta, los costos de producción, el control de lote y reporteo, la fórmula y el encaminamiento y las capacidades de gestión del material. También proporcionan información para la fabricación discreta y de procesos, así como otros módulos de gestión empresarial. Para mayor información en ERP, consulte ERP: El origen, el desarrollo y las tendencias de ERP.

  4. Gestión de las relaciones con los clientes (CRM) Los módulos CRM tienen la capacidad de manejar las interacciones con los clientes, las campañas de mercadotecnia, la automatización de la fuerza de ventas, el soporte del escritorio de ayuda y otras funciones CRM importantes. Para mayor información en CRM, consulte Las distintas alternativas de servicio de la gestión de las relaciones con los clientes.

  5. Sistema de gestión de almacenes (WMS). Un WMS maneja el movimiento y el almacenaje de productos a través del almacén. Deberá incluir capacidades como la gestión de almacén, gestión de inventario, elección de órdenes, recepción, logística, envío y distribución.

Conclusión

La industria al menudeo representa un vertical con varios segmentos verticales. Sin embargo, sin importar el tipo de negocio al menudeo, todos los minoristas tienen algún proceso comercial en común. Sin excepción, la gestión de inventario, la optimización de inventario, la gestión de ingresos, la gestión de ventas y los reportes y preguntas comprenden los componentes centrales de un MMS, mientras que las finanzas, SCM, ERP, CRM y WMS son áreas no centrales. Las compañías que quieren comprar un MMS requerirán todos los componentes centrales. Por otro lado, la necesidad por componentes no centrales debería evaluarse con una base uno a uno. El resultado final de esto es que la mayoría de las organizaciones últimamente compran soluciones personalizadas. Para evitar proyectos de implementación costosos y sin éxito, los minoristas deben conocer profundamente sus procesos comerciales y analizar la funcionalidad disponible en términos de cómo ayudará a la productividad del empleado antes de elegir un MMS. Los minoristas también deben considerar las ventajas y las desventajas entre la funcionalidad del producto listo para utilizar y las capacidades de servicio del vendedor, con base en la combinación de los componentes centrales y no centrales requeridos.

 
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