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Software orientado a proyectos: varias opciones, varias diferencias

Escrito por: Charles Chewning Jr.
Publicado: junio 6 2006

Introducción

El recurso más preciado para las firmas consultoras, de arquitectura y de ingeniería y para las organizaciones similares es el tiempo. El ingreso se genera cuando este tiempo se les factura a los clientes, y las ganancias se generan cuando el costo de hacer negocios es menor al ingreso. Las ganancias se maximizan cuando los empleados pueden facturar más por su tiempo, con tarifas más altas. Mientras que esta fórmula suena simplista, lograr la meta no es fácil.

El sistema de gestión comercial es el vehículo por el cual este preciado tiempo se rastrea, se aplica a los trabajos adecuados con las mejores cuotas posibles, y se desarrolla en una forma que maneja de forma efectiva la firma. Entonces la pregunta es: ¿cuál sistema de gestión comercial? El tamaño de la firma puede influenciar la selección del producto, pero en la mayoría de los casos la complejidad del proyecto es la fuerza que conduce dicha selección. Entonces la clave es seleccionar un producto que cubra las demandas de los proyectos en los que está involucrada la firma. Aunque existe un gran número de productos que soportan la asignación de costos de los proyectos y de gestión de proyectos, nos enfocaremos en cuatro productos líderes. En la primera de dos partes que conforman esta serie se analizará Deltek Vision, al igual que Deltek FMS, recientemente adquirido de Wind2 Software. En la segunda parte de la serie, Recomendaciones para el usuario de software orientado a proyectos, también se analizará Microsoft Dynamics SL (antes conocido como Solomon) y BST Enterprise.

Requisitos de la industria

Dependiendo del tamaño de la organización de servicios profesionales (PSO) (emplearemos este término para describir cualquier firma que venda principalmente tiempo y experiencia), de su nicho industrial y de sus servicios específicos, los requisitos del software van a variar en gran medida. Veremos doce de las funciones comerciales más importantes.

Contabilidad general: Aunque varias personas consideran que la función del libro mayor no es de gran importancia, se debe recordar que une todos los procesos de contabilidad subyacentes (pago de facturas, registros de pagos, pagos a los empleados, y creación de los estados financieros que no sólo miden el desempeño relacionado al trabajo, sino también, y más importante, la habilidad de una firma de manejar sus asuntos internos y de crear ganancias sustentables. La función del libro mayor de hecho es una aplicación muy importante.

Campos definidos por el usuario: Aunque todas las organizaciones de servicios profesionales le dan servicio a la misma industria en general, el nicho específico de la industria y la manera en la que una firma maneja sus requisitos comerciales que el sistema rastrea cualquier número de piezas de información, puede variar de firma en firma. Por lo tanto uno de los métodos más importantes para cubrir estos requisitos variantes está calificado por la habilidad de un producto software para añadir campos de interés específico para los usuarios.

Gestión de las relaciones con los clientes (CRM): El éxito en cualquier negocio depende de generar una corriente constante de negocios nuevos. A pesar de que se desea tener grandes contratos (especialmente por prestigio), son los proyectos pequeños los que llenan los huecos y (en varios casos) generan márgenes brutos más altos. Por lo tanto el éxito es depende de mantener una conciencia constante del consumidor, de identificar las oportunidades, perseguir estas oportunidades y convertirlas en proyectos pagaderos. Es importante la gestión de contactos, pero por sí misma no cubrirá todos los requisitos antes enlistados.

Gestión de recursos: Las PSOs venden conocimientos, y el tiempo es sólo el vehículo para aplicar y facturar su conocimiento. Aunque el conocimiento del empleado es importante, este conocimiento puede no estar disponible todo el tiempo debido a los compromisos con los clientes existentes (o debido a vacaciones, días de incapacidad, etc.). Por lo tanto, los recursos de conocimiento externos (como los representados por subcontratadores) también se tienen que rastrear, y considerarse como parte del acervo de recursos de una firma. Y en cualquier caso, algunos trabajos pueden requerir un equipo específico que pueda aplicarse a estos trabajos. Todos estos recursos se deben rastrear y aplicar de tal manera que se minimice el tiempo no facturable.

Aplicación y gestión de gastos operacionales: Aunque es importante manejar los gastos generales, aplicarlos a los trabajos puede ser muy complejo, en especial para los contratistas del gobierno. En varios casos, los gastos generales se pueden convertir en artículos facturables, como en el caso de las horas. El problema es que el método con el que se calculan los costos y se aplican a los trabajos depende de lo que el cliente permita, y algunas veces este cálculo se pueden volver muy confusos.

Gestión de facturación: Es relativamente fácil facturarle servicios básicos a un cliente. Sin embargo, el mercado de PSO ha evolucionado al punto donde la facturación es muy compleja. Las tarifas para cada recurso dependen del nivel de conocimiento aplicado; los clientes pueden demandar tarifas preferenciales de facturación; y las tarifas de los proyectos van a variar dependiendo del nivel de competencia. Todos estos factores hacen que el proceso de facturación sea complejo.

Estimación y presupuesto del proyecto: Aunque la mayoría de las compañías practican el presupuesto a nivel del libro mayor (GL), las PSO conducen el presupuesto a los proyectos individuales debido a que tienen que capturar la información de costos lo más pronto posible, para poder ayudar a controlar el trabajo al igual que facturarles a los clientes los costos adicionales cuando sea posible. Las funciones estimadas (que generan los presupuestos de los proyectos) también forman la base para las cotizaciones del cliente.

Gestión de proyectos: Los proyectos pequeños pueden no requerir sistemas de control sofisticados. Pero algunos proyectos son tan complejos que los controles manuales ya no son efectivos. Aquí es donde el software de gestión de proyectos es crítico.

Gestión de inventario: En varios casos, los materiales se compran específicamente para un proyecto en particular, lo que significa que no se requiere una gestión de inventario. Sin embargo, algunas firmas llevan a cabo proyectos repetitivos, y en este caso puede tener sentido comprar materiales en lote, para poder obtener descuentos del precio por unidad, los ahorros de tales compras se van directo al resultado neto.

Gestión del flujo de trabajo: Conforme ha evolucionado el software durante los últimos cinco años, un tipo de forma de gestión de flujo de trabajo, en especial las hojas de servicio, han empezado a soportar los procesos complejos de gestión comercial.

Gestión de excepciones: En el caso de las PSOs, la revisión posterior a los proyectos no tiene un propósito útil a corto plazo, ya que el daño ya está hecho. La gestión de excepciones rastrea los indicadores clave y alerta a los directores cuando un indicador sobrepasa algún límite definido. En la mayoría de los casos, esta notificación se hace por medio del correo electrónico, pero algunos productos están comenzando a enlistar excepciones en el tablero de control del empleado (si el producto soporta un tablero de control). En algunos casos, los vendedores están comenzando a unir estas excepciones con las de gestión de tareas o del flujo de trabajo.

Gestión de cobro: Un proyecto no se completa hasta que se paga la última factura. La mayoría de las firmas, en todas las industrias, se olvidan de esta simple verdad comercial. Esto también es una de las áreas funcionales más débiles para la mayoría de los sistemas de gestión comercial. Los reportes antiguos son inherentemente ineficientes y no son efectivos. Aunque crear alertas de excepción para cuentas vencidas es un paso adelante, los procesos de cobro todavía son manuales, y no se ha logrado un gran avance. Las cartas de cobro realmente no son efectivas, ya que los clientes las tiran a la basura y retrazan aún más el pago. Un proceso de cobro soportado por un software motivará (forzará) a los clientes a pagar a tiempo, y por lo tanto reducirá los balances de las cuentas por cobrar (AR), y creará lo que podría ser un flujo de caja sustancial. Incluso una reducción de tres días en AR para una organización de $10 millones generará un flujo de caja de $82,000.

Deltek FMS

Deltek (http://www.accountinglibrary.com/) se ha enfocado en un área principal con varios subgrupos: las soluciones comerciales orientadas a proyectos para los contratistas y los consultores. Originalmente conocido por su conocimiento en contratos gubernamentales, Deltek ha expandido su línea de productos para incluir varias soluciones diferentes de la planificación de los recursos empresariales (ERP) para darle servicio a los negocios basados en proyectos en diferentes nichos, y ha creado una posición líder en sub-mercados adicionales. Deltek FMS está dirigida principalmente a la comunidad arquitectónica y de ingeniería. La mayoría de sus más de 2,500 clientes tienen 50 o menos empleados, aunque algunas firmas tienen más de 800 empleados.

Ventajas competitivas

La característica que distingue a Deltek FMS es que es un sistema en tiempo real: los datos están disponibles instantáneamente en todos los reportes y gráficas una vez que se han ingresado a la base de datos. Escritos en FoxPro con una base de datos FoxBASE, Deltek FMS utiliza cajas de detalle para seleccionar opciones del menú una vez que se ha seleccionado desde la “barra de herramientas”. Las firmas más pequeñas lo encontrarán como un buen producto con una interfase fácil de utilizar. Se puede crear un menú de “favoritos”, y éste puede incluir cualquier opción del menú al igual que reportes de usuarios definidos. Deltek FMS utiliza Crystal como su motor de reporteo. Deltek FMS está escrito en FoxPro, un lenguaje de programación bien establecido que hace que sea muy sencillo para los usuarios (o para sus socios de integración) hacer modificaciones (pequeñas y medianas). Deletek FMS también soporta un número ilimitado de campos definidos del usuario, que se pueden asignar a cada registro (tarjeta) maestro. Por ejemplo, un cliente pude asociarse con diez o más códigos de clasificación que en ciertas instancias juegan el mismo papel que los segmentos GL.

Deltek FMS soporta CRM, incluyendo contactos, prospectos, propuestas, campañas de mercadotecnia, y reanudaciones. También les permite a los usuarios definir cómo se facturará cada sección de un proyecto. Por ejemplo, una parte de un proyecto se puede arreglar sin costo alguno, mientras que otra parte (quizás un trabajo adicional) se puede facturar como tiempo y gasto. Los usuarios también pueden definir las tablas de tarifas de facturación que se pueden actualizar en fechas específicas. Por ejemplo, la tarifa por horas para un consultor puede establecerse para que incremente de $225 a $235 el primero de marzo. Este cambio se puede especificar en febrero y llevarse a cabo automáticamente el primero de marzo.

Deltek FMS crea propuestas de contactos que se conforman para estandarizar los formatos de propuestas gubernamentales de Estados Unidos (254,255, y SF330). Mantiene un número ilimitado de acervos de costos y de tarifas de gastos indirectos, distribuye los costos de las cuentas del GL a lo largo de una o varias cuentas objetivo, calcula y factura por costo, prepara automáticamente la presentación de los costos incurridos (utilizando quince programas diferentes), y presenta los cargos en las formas DD250, 1034 y 1035.

Por último, Deltek FMS soporta tanto la entrada de tiempo en Internet y en el escritorio con comentarios definidos por el usuario. Los usuarios pueden ingresar su tiempo, pero también puede crear comentarios que se puedan transferir opcionalmente al proceso de facturación. Para aquellas firmas que no quieren procesar la nómina, Deltek FMS se enlaza con sistemas de nómina como ADP, Paychex, y EasyPay.

Desventajas competitivas

Deltek FMS está dirigido principalmente a organizaciones pequeñas con sede en Estados Unidos. No ofrece capacidades de tipo de moneda múltiple, y para las organizaciones más grandes la estructura del menú puede no ser tan atractivo como los productos como Deltek Vision o BST Enterprise. Deltek FMS no soporta un tablero de control o un portal y no tiene planes de hacerlo. Obviamente, esto no es necesariamente una desventaja competitiva a menos que la firma usuaria desee tal funcionalidad. Deltek FMS soporta la gestión de proyectos y las funciones de control, pero no en la dimensión en que lo hacen los otros tres productos que se presentan en este artículo. Deltek FMS soporta una aplicación CRM bastante robusta, pero su aplicación no está integrada con el resto del sistema. Esto puede ser una desventaja significativa. Las propuestas del proyecto se pueden crear en Award, la aplicación CRM de Deltek FMS, pero los datos del proyecto se deben exportar del sistema de gestión comercial, importar a Award (donde se puede finalizar la propuesta), y luego volver a exportar a los sistemas de gestión comercial. Deltek FMS soporta lo que se podría llamar gestión de cobro de bajo nivel, incluyendo la impresión de estados de cuenta y cartas de cobro.

Existe algún indicio de que Deltek FMS no se promueva tanto como cuando era una firma independiente. Deltek Vision aparentemente ha sido seleccionado como el producto en la mayoría de las instancias. Todavía no está claro si este Deltek FMS se dejará de producir en un periodo de tiempo.

Deltek Vision

Deltek Vision (http://www.accountinglibrary.com/), lanzado en el 2002 como un producto completamente habilitado en la Web (.NET), le da servicios a las necesidades de PSOs basadas en proyectos, incluyendo las firmas consultoras, los integradores de sistema de servicio IT, y las firmas de arquitectura y de ingeniería. Esta solución les ofrece a los usuarios todas las características que puedan requerir para manejar todo el ciclo de vida del proyecto, desde la adquisición y la retención del cliente, hasta la creación de propuestas, la planificación y la gestión del proyecto, la facturación y la gestión financiera final. Deltek y Deltek Vision han sido exitosas debido a que la compañía y el producto se enfocan en segmentos del mercado muy específicos, y les ofrece a los usuarios la tecnología, terminología y funcionalidad necesaria sólo para estos segmentos específicos. Aunque el 50 por ciento de los clientes de Deltek Vision son firmas con 50 o menos empleados, el mercado objetivo de Deltek son las pequeñas y medianas empresas (PYME) con ingresos desde $2millones hasta $200 millones de dólares.

Ventajas competitivas

Deltek siempre ha sido conocido por su experiencia en el mercado de contratistas gubernamentales, y en algunos respectos “es dueño” de este espacio del mercado. Las firmas en este nicho sabrán acerca de Deltek Vision, y automáticamente lo colocarán en su lista de selección. Por supuesto una ventaja competitiva muy importante.

A diferencia de varios otros productos que se adhieren a un diseño modular, Deltek ha creado un sistema donde las aplicaciones específicas están igualmente integradas. Por ejemplo, se puede accesar a las funciones CRM (oportunidades, propuestas, contactos, proyectos, etc.) directamente desde una tarjeta de cliente, para que todo lo relacionado a ese cliente esté disponible para el usuario sin tener que abrir el módulo CRM u otra aplicación. El tablero de control de Vision es una página Web completamente adaptable que en algunos aspectos se ve y actúa como una forma de Windows estándar. El lado izquierdo de la pantalla muestra opciones de menú estándares y las definidas por el usuario. Los indicadores financieros clave (datos y gráficas) se muestran en el centro de la sección. Las alertas y las tareas del flujo de trabajo se muestran en la columna del lado derecho. Conforme se añaden componentes adicionales del tablero de control, la página Web se expande automáticamente, y soporta el desplazamiento tanto horizontal como vertical.

La fuerza de Vision CRM recae en el hecho de que ha sido creada específicamente para negocios conducidos por proyectos, en términos tanto de funcionalidad como de lenguaje. Incluye el desarrollo comercial y de mercadotecnia, la gestión de contactos prospecto y de clientes, el rastreo de oportunidades, la programación de actividad y el desarrollo y rastreo de propuestas. Al igual que muchos otros sistemas CRM, Vision les permite a los usuarios crear tablas y campos adicionales para cumplir sus requisitos. La serie de la propuesta del proyecto de las funciones les permite a los usuarios para crear propuestas gráficas efectivas con contenido que conduce los requisitos específicos del prospecto. Los usuarios crean y recuperan propuestas de plantillas para los prospectos del sector privado, las propuestas de costos, y las respuestas de solicitud de propuestas (RFP). Además, el soporte de aplicaciones de las formas gubernamentales de Estados Unidos, incluyendo la forma SF330. Uno de los aspectos únicos de la serie de la propuesta es la habilidad de Vision de mantener la curricula de los empleados clave que se incluirán en una propuesta o algunas otras comunicaciones para un prospecto. Una vez que toda esta información se haya creado para una propuesta específica, se puede exportar a Microsoft Word para una presentación final.

Las funciones de planificación de proyectos de Deltek Vision son bastante sólidas. Los usuarios comienzan con un plan de proyecto, y luego se van a la gestión de recursos para poblar el proyecto con el conjunto adecuado de habilidades. El módulo de gestión de recursos también incluye un gran número de funciones: Definiciones de habilidades, búsquedas de habilidades para identificar los recursos que pueden asignarse a un proyecto, el reporteo de utilización de recursos; y alertas de sobre o sub utilización. El plan del proyecto se puede crear en la etapa de la oportunidad, y modificarse hasta que el proyecto ha sido asignado. Todos los costos asociados con el proyecto activo y la oportunidad se le pueden asignar al proyecto, por lo tanto les permite a los directores evaluar todo el proyecto (oportunidad para finalizar el proyecto), no sólo el aspecto asociado con la generación de ingresos.

Al utilizar la plataforma Microsoft SharePoint, Deltek Vision proporciona un sistema sólido de gestión de documentos al que los empleados, socios y clientes pueden ingresar. Los documentos se pueden organizar por proyectos, empleados, contactos, oportunidades, u otro registro clave de Vision. Un documento se puede asociar con un solo registro o con múltiples registros (y por lo tanto se puede utilizar para múltiples proyectos), y los documentos se pueden organizar en bibliotecas y carpetas. El sistema soporta capacidades de ingreso/salida para evitar que dos personas, por ejemplo, editen el mismo documento de forma simultánea. Se soporta un seguimiento completo de auditoria, incluyendo el número de versión (como las búsquedas por tipo de documento incluyendo Microsoft Word, Excel, y Adobe PDF).

Desventajas competitivas

Deltek Vision juega muy bien en un mercado sofisticado internacional o de contratistas gubernamentales. Pero probablemente no es tan adecuado para las firmas más pequeñas con sede en Estados Unidos. Aunque las firmas más pequeñas pueden ser tecnológicamente inteligentes, la curva de aprendizaje de un producto como Deltek Vision puede ser un reto. Además, estas firmas pueden no requerir toda la funcionalidad utilizada/requerida por una firma más grande.

Deltek Vision introducirá una aplicación de inventario a finales de este año, y serán capaces de competir bastante bien con Microsoft Dynamics SL después de su siguiente lanzamiento en el 2007. Actualmente, no compite bien. No soporta las funciones de gestión de servicio y no será capaz de competir contra un producto como Microsoft Dynamics SL en un proyecto de modo mixto u oportunidad de servicio. Deltek Vision tampoco soporta la gestión de cobro, y no tiene planes de hacerlo de forma inmediata. Soporta alertas y un reporte antiguo pero esto no se compara con las ofertas de Microsoft Dynamics SL.

Deltek Vision se vende directamente al igual que a través de socios comerciales. Esto le permite competir contra todo el canal de revendedores soportado por Microsoft Dynamics SL, pero al igual que Deltek FMS, algunas oportunidades se pueden perder simplemente porque los revendedores de Microsoft Dynamics SL están localizados en cada ciudad de Estados Unidos.

Acerca del autor

Charles Chewning, Jr. es presidente de Solutions, una firma consultora con sede en Richmond, Virginia (EUA) especializada en la selección de software de contabilidad. Es considerado un experto en la selección de software. Chewning ha escrito un gran número de análisis de software de contabilidad, y es un conferencista frecuente en el tema de la selección de software de contabilidad, al igual que en el tema de ventas y mercadotecnia. Es editor de The Accounting Library (http://www.accountinglibrary.com/), y se le puede localizar en cchewning@accountinglibrary.com.

 
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