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Software para la vida real Primera parte: características y funciones de MindManager

Escrito por: David March
Publicado: enero 31 2005

Introducción

A lo largo de la historia, el crecimiento económico y la creación de riqueza han sido el resultado de una cosa: la productividad. Definida de forma simple, la productividad es la mejora en la razón entre salida y entrada. Para que una empresa mantenga su viabilidad y su competitividad, debe mejorar la productividad constantemente. De lo contrario, su existencia agota los recursos económicos. En el fondo, las fuerzas del mercado (la “mano invisible” de Adam Smith) encontrarán alternativas más productivas para restablecer el balance económico general de la productividad en el mercado.

El hecho de conocer la definición cuantitativa de la productividad y comprender que impulsa el crecimiento económico no es suficiente para tratar la cuestión más importante: ¿de dónde vienen las mejoras a la productividad? Es fácil iniciar una discusión circular usando ejemplos cuantitativos para volver a exponer la definición. Pero ¿cuál es la base de la productividad? La respuesta es muy simple: la base de la productividad es, simple y sencillamente, la creatividad humana.

En realidad, la productividad es el resultado de un punto de vista distinto sobre una misma situación, alguien que usa la misma información y la ve como una realidad alterna.

Probablemente existan pocas personas que estén en desacuerdo con esta observación, pero el lector se preguntará por qué una publicación dedicada a la evaluación de tecnología utiliza un artículo que habla de creatividad humana. El tema de integración es la productividad. Las empresas siguen invirtiendo en tecnología para dar soporte a niveles mayores de productividad. Sin embargo, es posible que, al restringir la creatividad, la estructura del flujo de trabajo de las aplicaciones en que invertimos esté reduciendo la productividad.

El problema es que la creatividad es una función de la mente, y la mente funciona de forma distinta a las herramientas y las aplicaciones de software que usamos para aprovechar el capital intelectual. La mente es una red neuronal que, a lo largo de cientos de millones de años, ha evolucionado para convertirse en un procesador extremadamente eficiente de gráficos con patrón de red. Desafortunadamente, las herramientas y las aplicaciones que hemos desarrollado para mejorar la productividad, como planificación de los recursos de la empresa (ERP), gestión de la productividad del negocio (BPM), gestión de las relaciones con los clientes (CRM), planificación de proyectos y procesamiento de palabras son básicamente procesos lineales que dependen principalmente de la estructura textual o numérica. A pesar de su falta de flexibilidad, estas herramientas han sido percibidas como parte importante en el funcionamiento y la gestión de la empresa. Por ello, pedimos al usuario que se adapte a la herramienta en lugar de que la herramienta de soporte al usuario. Estamos tratando de que nuestra mente creativa se adapte a las herramientas. Pero existe una mejor opción, se llama MindManager X5, y está hecho por Mindjet Corporation. (http://www.mindjet.com)

Esta es la primera de dos partes que conforman esta nota.

La segunda parte hablará de la competencia y dará recomendaciones a los usuarios.

MindManager X5

MindManager X5 es una herramienta de software (una verdadera herramienta que además es visual) para la planificación, la colaboración y la gestión de los procesos del negocio que puede hacer cosas extraordinarias por usted. MindManager logra lo que ningún otro software ha logrado: captura e impulsa los procesos creativos no lineales de la mente. Posteriormente soporta esta creatividad con una fuerte tecnología para la planificación, la gestión de las tareas, la comunicación, la colaboración y la gestión del conocimiento por medio de una integración con Microsoft Word, PowerPoint, Outlook y Project.

Una de las mejores descripciones de MindManager X5 es la cita siguiente, tomada de la revista PC Pro Magazine.

“Si nunca planifica, escribe, investiga, organiza, aprende o piensa, entonces probablemente pueda seguir viviendo sin hacerlo. Los demás tenemos que tener MindManager”.

MindManager también ha ganado varios premios Laptop Magazine, selección del editor, selección del editor PC Plus, los diez mejores productos de software de PC Magazine y el premio Computerworld Innovative Technology Award a la tecnología innovadora.

Veamos un poco el funcionamiento de las empresas, la mente y el software. Mejor dicho, veamos como deben funcionar para alcanzar el éxito.

El objetivo de un negocio es aprovechar e impulsar el poder de la mente humana. Si este no fuese el caso, las personas serían innecesarias para los negocios porque las computadoras y sus motores de reglas asociadas podrían hacer funcionar todo. Ahora el reto es hacer coincidir el proceso mental no lineal y único por medio del cual cada individuo relaciona patrones y la orientación a las tareas secuenciales de la ejecución de un negocio.

Las personas son únicas. Cada una ve algo diferente y encuentra posibilidades y oportunidades únicas en datos e información iguales. Como tal, la presentación de la información es extremadamente importante si desea promover la mayor cantidad de información creativa que puede producir un grupo de personas. No importa si la información está bien agrupada semánticamente, las listas lineares no promueven la creatividad porque lamente no procesa la información de forma lineal. La agrupación semántica también es poco eficiente porque los enlaces de las redes neuronales tienen muchos patrones asociativos importantes pero ilógicos que se ven dificultados por la agrupación semántica. Nuevamente, cada individuo percibe la información de forma única. Este es el poder de los grupos.

Cómo funciona MindManager

Las listas de tareas, las listas de prioridades, los planes de los proyectos, las presentaciones PowerPoint, los presupuestos, los documentos Word, las descripciones y todas las formas de comunicación e información exigen que la mente funcione en un proceso que no es natural para su metodología de procesamiento de patrones de la red. Veamos el ejemoplo de la creación de un sitio web.

Si creáramos un “mapa” del proceso de pensamiento conceptual de la mente (lo que hace MindManager) desde el punto de vista de la menta, el sitio web aparecería como el mapa MindManager siguiente:

Este mapa representa el proceso creativo de patrones de la red de la mente. Cada persona que vea este mapa podrá percibir rápidamente toda la información y llegar a sus propias conclusiones acerca de la forma en que debe relacionar la información. La flexibilidad drag-and-drop del mapa permite capturar las contribuciones creativas de cada integrante.

Es posible que el lector piense que todo esto sirve para capturar ideas, pero este mapa de redes paralelo no es como tenemos que estructurar, diseñar y administrar el desarrollo del sitio web. El equipo de desarrollo necesita los diseños de la página, los planes de los proyectos, las tareas y las fechas de vencimiento. Es cierto, sin embargo, lo primero que se necesita es la creatividad y los conceptos. Después se puede seguir con la gestión de las tareas lineales. Para este avance, MindManager demuestra la fortaleza de su tecnología.

Las tareas y los objetos que concibe la mente son iguales a los que deben ser desarrollados y administrados. La diferencia radica en el formato requerido para capturar el proceso creativo, para comunicar de forma efectiva la forma en que la mente relaciona y crea patrones con las tareas. La metáfora de los mapas de MindManager es simplemente una forma más simple de representar la manera en que la mente concibe el plan de un proyecto y las tareas relacionadas con él.

Cada tarea del mapa representa un objeto de colección dentro del poderoso diseño de objetos de MindManager. Cada objeto incorpora métodos específicos de XML y propiedades que se integran con el modelo del objeto de Microsoft Office y de Outlook.

Para cada tarea del mapa, la guía del proyecto puede especificar

  • Fecha de inicio
  • Fecha de terminación
  • Recursos
  • Duración
  • Porcentaje terminado

En otras palabras, MindManager puede contener todos los atributos de un objeto de Microsoft Project. Por lo tanto, es posible reunir y especificar la información de planificación del proyecto durante la reunión creativa, presentando la información en un formato más eficiente de comunicación. Este método de trabajo ayuda a identificar las interdependencias y los problemas de forma más efectiva que cuando se presenta la información en formato estándar del proyecto como Microsoft Project.

Una vez que todos están de acuerdo, se puede exportar el mapa de MindManager y sincronizarlo con Microsoft Project o en un formato MPX para utilizarlo con programas alternativos de gestión de proyectos. Los proyectos que se definen y planifican usando este método (según la experiencia del autor) tienden a ser más completos, mejor pensados y aceptados más rápidamente por las personas responsables de la entrega del proyecto.

Integración

Si eso fuera todo lo que hace MindManager, sería suficiente. Pero los desarrolladores del producto están conscientes de que la gestión de la comunicación, la documentación y la ejecución son procesos clave para terminar un proyecto satisfactoriamente. Por ello, además de una integración y una sincronización con MS Project, MindManager también soporta la integración con Word, Outlook y PowerPoint.

Los proyectos deben ser comunicados y vendidos, tanto interna como externamente. Para la mayoría de las empresas Microsoft PowerPoint es la norma de comunicación. Por consiguiente, los mapas de MindManager pueden exportarse directamente a PowerPoint para crear una presentación completa del pensamiento conceptual y la planificación que fueron necesarios para el desarrollo del proyecto. Al provenir directamente de los mapas visuales que los equipos forman de los planes del proyecto, la presentación PowerPoint refleja el proceso de redes más eficiente de la mente. Las diapositivas resultantes son más efectivas que las que se derivan de las aplicaciones de planificación más tradicionales.

Como sabe cualquiera que ha estado involucrado en gestión de proyectos (especialmente desarrollo de software), la planificación y la documentación iniciales son los aspectos más importantes de cualquier proyecto, porque aseguran el desarrollo de las especificaciones y las características correctas. Desafortunadamente, las especificaciones funcionales y de los requisitos son generalmente las que presentan más dificultades para desarrollar, finalizar y lograr los acuerdos. Una vez más, MindManager ayuda con su integración a Microsoft Word.

Un clic permite exportar el mapa de MindManager a un documento Word con formato. Este documento retiene la misma estructura de los encabezados para los títulos, los subtítulos y los sub-subtítulos que refleja el mapa. Además, es posible exportar todos los detalles adicionales de la tarea, como las notas, la fecha inicial, la fecha final y los recursos. De esta forma quedan casi terminados los dos aspectos más difíciles de la definición del proyecto: primero, el acuerdo (ya que se logró con el mapa antes de la exportación) y segundo, la estructura del documento (que es exactamente igual a la del mapa).

Soporte a la ejecución

El último aspecto de la gestión de proyectos exitosa es el soporte de la ejecución, y la integración de MindManager con Outlook se encarga de él. Las tares de los mapas pueden sincronizarse con Microsoft Outlook para que lo que debe hacerse se integre automáticamente a la lista de tareas de Outlook del usuario. El poderoso modelo de objetos de MindManager y su diseño XML abierto han motivado a muchas empresas independientes a escribir extensiones para aumentar la productividad de MindManager.

Para quienes tienen que administrar y supervisar varios proyectos, la empresa del Reino Unido, Gyronix (http://www.Gyronix.com) ha escrito un Software para MindManager, que implementa directamente la metodología de “hacer las cosas” de David Allen. (Para quienes no saben quién es David Allen, es la principal autoridad en los Estados Unidos en productividad del personal). En la solución de Gyronix, se consolidan las tareas de varios proyectos en un tablero ejecutivo y se sincronizan con las tareas de Outlook por categoría. Lo que resulta realmente poderoso de la solución de Gyronix es que coloca las tareas en el tablero y las sincroniza con Outlook únicamente cuando son recurribles. Por ejemplo, si hay que terminar la tarea A antes de la tarea B, únicamente la tarea A aparecerá en el tablero y en Outlook. Una vez que se termina la tarea A, la tarea B aparecerá automáticamente tanto en las tareas del tablero como en las de Outlook. De esta forma cada participante del proyecto sabe exactamente la acción siguiente que debe terminar.

Con esto termina la primera de dos partes que conforman esta nota.

La segunda parte hablará de la competencia y dará recomendaciones a los usuarios.

Acerca del autor

David March es fundador y director de FirstRule, una empresa que se dedica a ayudar a las empresas a definir, planificar y ejecutar con eficiencia la estrategia corporativa y a construir una cultura de responsabilidad por el rendimiento. Antes de fundar FirstRule, ocupó varios puestos ejecutivos en empresa de software empresarial y alta tecnología, además de que actuó como director general y fundador de una empresa de instrumentos científicos. Davir March ha dado conferencias en varias universidades y ha publicado diversos artículos sobre estrategia de ventas y mercadotecnia, gestión, creatividad y productividad personal. Se graduó magna cum laude de Leigh University en los Estados Unidos con el título de Ingeniería Química y obtuvo su MBA en finanzas de la misma institución. Se le puede localizar en http://www.firstrulecorp.com.

 
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