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Todo lo que usted debe saber sobre VoIP - Segunda parte de dos

Escrito por: Leslie Satenstein
Publicado: marzo 11 2009

Ventajas de las soluciones VoIP

Ahorro Los ahorros en el servicio telefónico son más substanciales a nivel residencial que a nivel empresarial. Las grandes empresas tienen grandes descuentos en llamadas de larga distancia, por lo que este tipo de llamadas no debería ser la única razón para moverse a VoIP. Por otro lado, los sistemas VoIP para los hogares proveen ahorros de hasta el 50%. Nota: muchos hogares usan servicios de telefonía celular con un teléfono secundario de un proveedor VoIP. En suma, VoIP es excelente para ahorrar en llamadas de larga duración y distancia.

Sin embargo, ya que la voz y la información se pueden consolidar y los precios se dan en fracciones de centavo, es ideal para las pequeñas y medianas empresas (PYMES) y contienen funcionalidades similares sino iguales a las usadas por las grandes empresas; tales como, empalme de correos electrónicos, teléfonos celulares, video y más.

Fusión de tecnologías

En el lado empresarial, la motivación es reducir los costos totales de operación vía la fusión de la Web y VoIP, así como la fusión de las funcionalidades PBX con VoIP en el marco de trabajo común. A no ser que la compañía sea grande, los beneficios en los costos incrementaran con la fusión de dichas tecnologías. Las grandes instalaciones telefónicas como las de las grandes empresas tendrán normalmente un uso telefónico que garantice una red de trabajo para ello, independiente de la Web. El beneficio para las empresas grandes, medianas y pequeñas se da en que no existen costos adicionales para las funcionalidades que VoIP ofrece (ver la tabla a continuación).

Servicios telefónicos

Los servicios disponibles a costos competitivos con los servicios VoIP estándar, están resumidos en la siguiente tabla:

Características Descripción
Adaptador telefónico análogo Use su teléfono análogo para conectarse con el sistema VoIP
Softphone Use su PC como teléfono
Buzón de mensajes de voz Recupera sus mensajes usando el teléfono, e-mail, o el Internet. Para los últimos, las alertas de mensajes de voz o mensajes en general se pueden enviar por correo electrónico.
Identificador de llamadas Presenta el nombre y número de quien llama
Llamadas en espera Mientras esta usted en otra llamada, recibe notificaciones cuando hay otra en espera.
Transferencia de llamadas Transfiere llamadas a otro teléfono
Reenvío de llamadas Reenvía la llamada después de un cierto número de timbres
Devolver la llamada Marcando xx, se puede llamar al último número que entro. Normalmente xx = 69.
Llamada de espera Ponga una llamada en espera mientras contesta otra
Búsqueda de líneas Timbra secuencialmente múltiples números telefónicos alternativos cuando las líneas están ocupadas

No molestar

Bloquear llamadas entre horas determinadas
Llamadas de larga distancia gratuitas Sin costo extra para las llamadas de larga distancia en un país
Bloqueo de identificador de llamadas No permite identificar su llamada.
Reenviar si ocupado Transfiere la llamada si la línea esta ocupada
Conferencias telefónicas Añadir un tercero en la llamada
Bloqueo de llamadas anónimas Bloquea las llamadas donde quien llama ha intencionalmente Escondido su identificación
Marcar repetidamente Recibe una llamada cuando la línea a al cual usted llama, esta libre
Extensiones ilimitadas Permite tan líneas locales como usted tenga
Numero ilimitado de grupos Genera un menú para el autoservicio. Ejemplo: Para ventas presione el 1. 2 para contabilidad, etc.
Integración con la telefonía celular Envía llamadas a su celular
Integración de computador portátil Envíe llamadas a su ordenador portátil
Megafonía integrada Alto parlante para llamar al usuario a que reciba una llamada
Teléfono remoto Interfase al Internet que permite llamar empresas locales por medio del Internet
Extensiones para grupos Crea grupos con sus nombres. Ejemplo: ventas. De esta forma todos los teléfonos en un grupo suenan cuando entra una llamada. El primero en contestar bloquea los demás
Adapte la identidad para llamadas Adapte o personalice la identidad de cada extensión
Llamada interna directa Permite la llamada directa al escritorio de otro usuario
Servicios de directorio Bien sea por voz o por teclas, usted puede encontrar la línea de la persona que busca
Música de espera Seleccione una tonada para la llamada de esta en espera
Gravar las llamadas Grabar todas las llamadas de extensiones específicas. Ejemplo: para rastreo en centros de ayuda)
Grabación instantánea Opción de grabar por medio de un numero de dos dígitos, xx
Devolver llamadas a quien dejo mensaje Posibilidad de presionar un numero para llamar a quien dejo mensaje en el buzón de voz
Mensaje de voz para grupos El primer individuo en escuchar el mensaje, bloquea a los demás
Integración de correo electrónico Si su numero esta en el software para correo electrónico, presiona solo una tecla para iniciar una llamada
Contestar llamadas Cualquiera puede responder una llamada dirigida a un grupo
Parqueo de llamadas Sistema de espera para recibir nuevas llamadas entrando
Posibilidad por localidad Los grupos pueden estar físicamente distribuidos
Múltiple integración con otros sistemas Posibilidad de integración con otros sistemas
Beeper Altavoz que se conecta a buscar un individuo
Sistema de diagnostico Herramientas para manejar errores o problemas del sistema
Reporting software Local, secuencias de/para o para/de, o por duración de llamada
Rápido marcado telefónico Posibilidad de programar su teléfono por medio de XX o de teclas
Interfase análoga o digital Poder usar sistemas mas viejos de PBX
Seguridad Prevenga el acceso inautorizado, incluyendo llamadas gratuitas.

Ajustando el sistema telefónico a la medida

Cada línea telefónica debe terminar en una extensión o puerto. Los PBXs o POPs están construidos con un número fijo de sitios o terminales por tarjeta, normalmente 32. Usted puede usar el número de puertos para determinar el número de aparatos telefónicos que usara. La evaluación de un sistema empieza con conocer el número de llamas concurrentes en las horas de máximo auge, nivel de uso de la línea (minutos por hora en promedio), impacto de las llamadas perdidas, incluyendo el costo. Nótese que un sistema de teléfono de 32 puertos puede tener cualquier combinación de líneas y de teléfonos (hasta 32), determinada por el número de líneas o estaciones que el fabricante de la tabla de circuito modular puede ofrecer.

No compre sistemas que no tengan posibilidad de expansión, y asegúrese de que el costo de puertos, líneas o teléfonos sea razonable. Adicionalmente, algunas configuraciones estándar incluyen 3 líneas externas para 8 teléfonos, 8 líneas para 16, 12 para 24 teléfonos y 24 líneas para 48 teléfonos, con menos del 1% de perdida en llamadas entrantes.

Criterios de selección

Carrie Higbie, en octubre 24 del 2006 escribió en un artículo Business IP PBX Guide:

Para muchas compañías, tomar una decisión no es cuestión de si usar o no la telefonía IP, se trata de que proveedor elegir. Pueden haber consideraciones con respecto a lo que se dice de uno o varios proveedores; cuyos sistemas este en uso en una organización, además cada proveedor tiene sus diferencias en cuanto a características del producto y herramientas administrativas. Con todas la variables involucradas, la elección parece desalentadora.

En algunas ocasiones los proveedores que están surgiendo puede ofrecer mejor valor por características y precio, que los más grandes.

Algunas de las preocupaciones son las opciones listadas arriba, precio de compra, periodos de garantía, expansión y crecimiento, servicio, opciones para apagones eléctricos, y otros. De acuerdo con mi investigación, un nuevo sistema PBX debe costar entre 699 y 1.000 dólares americanos, por usuario. Amortiguado en 5 años, el costo mensual esta entre 12 y 18 dólares americanos por mes, por usuario. Pero las opciones de precios varían en gran cantidad. Usted puede elegir el plan.

Independientemente de su decisión, preste atención al costo total de propiedad en un ciclo de 3 años. Los costos de mantenimiento pueden aparecer cuando usted menos lo espere.

Consideraciones para una decisión sobre VoIP

  • Analice el uso del teléfono empresarial. ¿Cuantos usuarios tiene? ¿qué tipo de teléfonos? Valúe el número de teléfonos y equipo necesario. Dos cosas importantes a considerar: el número empleados y de líneas para fax, modems, terminales de tarjeta de crédito, etc. Si todas las líneas permanecen ocupadas 50% del día, usted puede estar perdiendo llamadas.

  • ¿Cuantas líneas más requerirá el sistema para reducir el uso a 30%? Determine si las líneas que tiene le permiten crecimiento futuro.

  • Si esta usted en un sitio único y fijo, no requiere sistemas multi sitios.

  • Determine la diferencia en el movimiento del efectivo entre comprar y alquilar. Lo benéfico de rentar es la menor inversión inicial.

  • Los PBX en la Web versus en su servidor. Para las pequeñas empresas pueden cambiarse a VoIP para reducir el número de líneas directas al público, ya que cada una incurre en un costo de conexión. Use el análisis de costo-beneficio para el corto y largo plazo en su decisión.

  • Como parte del proceso, asegure que el nuevo equipo puede ser integrado con la tecnología existente en la oficina. Los nuevos teléfonos deben ser compatibles con las herramientas de conferencias, corroe de voz, reenvío, etc.

  • Decida que elementos o características necesita. En general las siguientes son esenciales:

    • Conferencia de llamadas

    • Correo de voz

    • Reenvío y transferencia de llamadas

    • Espera

    • Parqueo de llamadas

    • Extensiones para grupos

  • Características deseables

    • Contestador automático

    • Servicio de directorio

    • En caso de ausencia, grabar mensajes.

    • Buscador

  • Los servicios administrativos incluyen

    • Reorganización de los puertos basado en el uso por departamento

    • Derechos administrativos. Controlar quien puede hacer llamadas de larga distancia

    • Predistribución sin necesidad de mover los teléfonos

Para mayor información visite la librería de TEC de VoIP white papers.

 
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