Tres alternativas en selección de software

  • Escrito por: Joseph J. Strub
  • Publicado: enero 2008



Publicado originalmente - Agosto 23, 2004

Introducción

Por experiencia sabemos que la selección de un software empresarial es un arte, no una ciencia. Este proceso, dos más dos puede ser igual a cuatro, siempre y cuando el proceso de selección de software tenga éxito y se seleccione el software adecuado en todos los aspectos. Sin embargo, dos más dos puede ser igual a tres cuando el software seleccionado no resulta completamente satisfactorio, es decir, cuando satisface varias necesidades de la empresa pero representa una carga tecnológica. Finalmente, dos más dos puede ser igual a cero si el software seleccionado no cubre las necesidades de la empresa o no se adapta a ella.

En un proyecto de selección de software, hay varias cosas que hay que tener presentes: tratar de ver a más allá de la forma en que los proveedores exageran al promocionar sus productos, asegurarse de que los consultores colaboran con los de software y tratar de tranquilizar a los usuarios que se preocupan porque el nuevo software no satisfará sus necesidades. Aún cuando es posible poner atención a todas estas cuestiones, siempre existe el riesgo de que el proyecto de selección produzca resultados aparentemente satisfactorios pero que en realidad carezca del razonamiento claro e imparcial que permite seleccionar el software adecuado. Sin este razonamiento, los usuarios nunca dejarán de dudar de la selección.

De hecho, ahora es más difícil para las empresas compradoras de tecnologías de la información (TI) que están tratando de seleccionar una serie de aplicaciones empresariales para su ambiente del negocio, identificar las verdaderas capacidades, fortalezas y debilidades y el grado de adaptación de un sistema. Desafortunadamente, no hay una tienda abierta al público que venda este tipo de soluciones, además de que las empresas no aceptan la idea de un producto “unitalla”. A esto hay que añadir que los proveedores recurren a tanta propaganda, que crean aún más confusión.

Los equipos de un proyecto de selección que estén encargados de hacer adquisiciones estratégicas de TI, tienen que tratar con una infinidad de combinaciones de productos, tecnología y hardware. Tienen que tratar de encontrar la información más importante en todos los folletos de los productos y las presentaciones y demostraciones que les hacen los proveedores. Esta situación ha generado la necesidad de hacer de la selección de software un proceso más científico y rígido que permita usar la información para obtener los resultados esperados.

Los métodos de selección existentes

Actualmente, hay dos corrientes para la selección de software empresarial. La primera consiste en hacer un análisis tradicional de las necesidades de la empresa, compararlas con las funciones y las características del software e identificar la solución que mejor se adapte o satisfaga el mayor número de estas necesidades. La segunda consiste en seleccionar el software que use las mejores prácticas y procesos para satisfacer y mejorar los aspectos críticos de una empresa. Por lo general, este segundo método viene acompañado por la frase “¿Por qué se preocupa por la contabilidad? Preocúpese por la línea de producción; ahí es donde se gana o se pierde dinero”. No es fácil rebatir esta lógica. No debe sorprendernos que, a pesar de que con el primer enfoque la empresa se asegura que la mayor parte de los usuarios quedarán satisfechos, el segundo es el favorito entre los proveedores de software. ¿Existe un tercer enfoque que combine lo mejor de ambos enfoques?

Este artículo busca explicar el proceso de selección, y para ello explora los problemas que debe enfrentar, por un lado, la empresa que compra el software y, por el otro, el proveedor del software. Al entender estos problemas, trataremos del valor que puede representar la combinación de ambos enfoques.

Antes de seguir con el tema, cabe aclarar que estamos suponiendo que es posible, o necesario, recurrir a un servicio de selección para llevar a cabo el análisis de las funciones y las características del software. Si desea conocer más acerca de este servicio, consulte Ways of Finding Software Vendors: The Pros and Cons. Finalmente, este artículo utilizará información contenida en el artículo Evaluating Enterprise Software—Business Process Or Feature/Function-Based Approach? All the Above, Perhaps? Sin embargo, el objetivo de este artículo es formular un enfoque híbrido que trate las preocupaciones tanto de los compradores como de los proveedores.

El punto de vista de los compradores

En general, los clientes potenciales se enfrentan a muchos problemas durante el proceso de selección de software y tecnologías empresariales. Por naturaleza, el ser humano se resiste a documentar sus actividades, y en el ámbito de selección de software, esto hace que se retrase el proceso de selección y por lo tanto, las ventajas del software tarden más en hacerse evidentes.

Desafortunadamente, este retraso se da en las primeras etapas del proceso de selección, justo cuando se está tratando de romper la inercia y adquirir un buen impulso. Para salir de este punto muerto es necesario realizar una serie de entrevistas y sesiones de planeación. Es cierto que estas actividades pueden fomentar el aprendizaje, pero cuando el tiempo apremia es necesario encontrar caminos más cortos que ayuden a salvar el proyecto y mantener el espíritu de equipo. Es entonces cuando un servicio de selección puede ser de gran ayuda, ya que puede hacer sugerencias sobre las características de cada área funcional, como se ilustra en la figura 1. Esta ayuda simplifica mucho las cosas, porque entonces se trata simplemente de llenar una hoja de cálculo que contiene las características que debe tener la solución. La teoría es que esta “lista” de características servirá para que los usuarios no pasen por alto algunas necesidades de su área funcional, ya se supone que saben perfectamente lo que necesitan o desean.


Figura 1: Hoja de cálculo de las características de cada área funcional

Muchas veces, el equipo de selección de software del proyecto no tiene un medio para definir y documentar sus requisitos, por lo tanto, identifica y prioriza los criterios que son esenciales para apoyar el proceso de evaluación. Sin embargo, tienen que superar el obstáculo que representa la resistencia de los usuarios. Debido a que las aplicaciones empresariales tienen mucho alcance dentro de la empresa, reunir y analizar la información puede resultar un proceso tardado. Pero cambiar las prioridades de los usuarios sólo empeora las cosas.

Una posible solución sería contratar consultores externos que tengan la experiencia necesaria. Ellos podrán guiar al equipo del proyecto a través de las sesiones de revisión y los talleres –que es un terreno desconocido- que les permitirán determinar sus requisitos. Sin embargo, este valioso recurso puede hacer un mejor trabajo si se le proporciona un punto de partida. Sería más conveniente empezar con una solicitud de propuesta (RFP) existente, es decir, algo que los servicios servicio de selección de software usan constantemente y que puede ser modificado para que se adapte a los requisitos únicos de la empresa. Cuando se combinan los criterios de una RFP y la experiencia de un consultor con una herramienta de software que puede medir el grado de correspondencia de las necesidades de la empresa con las especificaciones de las soluciones, se puede obtener un mejor resultado sin tener que sacrificar la objetividad y la minuciosidad. La falta de una herramienta objetiva de este tipo, existe el riesgo de que las prioridades finales se vean influenciadas por las agendas políticas internas y no las necesidades y los requisitos reales de la empresa. Entonces, es muy probable que las necesidades de algunos departamentos, por ejemplo contabilidad o TI, influyan demasiado en la decisión total. Lo preocupante es si estos departamentos ejercen una influencia en la decisión tan grande como la que ejercen sobre los resultados netos de la empresa. Para entender con qué frecuencia se da este fenómeno, se puede usar una herramienta que analice el peso o la importancia de los criterios por área funcional o por departamento. Así, al menos es posible determinar si es necesario cambiar la influencia.

Asimismo, es posible que los equipos del proyecto no tengan acceso a información objetiva, independiente y actual sobre los productos de los proveedores. Desafortunadamente, esta falta de acceso puede impedir que los equipos del proyecto distingan correctamente la información real de las exageraciones de los proveedores, y la situación empeora cuando un proveedor afirma que su tecnología es la primera en su tipo o simplemente la primera que encuentra la empresa.

Aún después de hacer un primer intento con los criterios y la selección del proveedor, es muy probable que se hagan cambios a las prioridades y los requisitos. Si tomamos en cuenta que este es un proceso repetitivo, tratar de responder a estos cambios sin contar con una herramienta de software puede resultar laborioso y prolongar aún más el proceso.

Por ello, y por otros problemas, no debe sorprendernos que la gran mayoría de las evaluaciones de software empresarial sean más costosas y más largas que lo que se había planeado en un principio. Y aún cuando la empresa termina la selección y llega a la etapa de implantación de la solución, se da cuenta de que esta no cubre con sus expectativas funcionales, de rendimiento de la inversión y de costo total de propiedad.

En realidad son pocas las empresas que pueden fundamentar o corroborar el razonamiento que las llevó a decidirse por cierto producto en lugar de otro. Desafortunadamente, la mayoría de ellas se deja llevar por primera impresión, la opinión de alguno de los directivos, los consejos de algún amigo que trabaja en el negocio o la información que reúnen en una hoja de cálculo, y esas no son maneras de encontrar la mejor solución. Aún quienes se oponen más al proceso de selección, perderán sus argumentos si se revisa su objetivo y la ruta lógica que siguieron para seleccionar una solución.

Lo que más le interesa al comprador es estar seguro de que se identificarán los requisitos funcionales básicos y que se considerará una cantidad adecuada de proveedores. La metodología debe ser capaz de adaptarse con facilidad a los cambios de prioridad, además de que debe servir como pista de verificación que apoye la decisión final. Un proceso tradicional de selección manual puede cumplir con algunos de estos objetivos, pero un servicio de selección que cuente con una herramienta automatizada de evaluación de software puede hacerlo en menos tiempo y, generalmente, con menos dinero.

Con esto concluye la primera de dos partes que conforman la serie Tres alternativas en selección de software. La segunda parte hablará de la perspectiva del vendedor y presentará la tercera alternativa.

Acerca del autor

Joseph J. Strub tiene una vasta experiencia como gerente de proyectos y consultor senior en planificación y ejecución de ERP para sistemas de fabricación y distribución en PYME de las industrias de ventas al por menor, alimentos y bebidas, químicos y procesamiento de bienes de consumo. A lo largo de su carrera, ha desarrollado programas de mercadotecnia y comunicación para empresas de TI, y ha trabajado como consultor en oportunidades de externalización para empresas multinacionales. Asimismo, fue consultor y auditor de sistemas de información de PricewaterhouseCoopers y gerente de desarrollo y soporte de empresas Fortune 100. Actualmente se desempeña como consultor independiente. Se puede contactar con él en JoeStrub@writecompanyplus.com.

 
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