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Un proveedor exitoso en cadena de suministro de menudeo

Escrito por: Predrag Jakovljevic
Publicado: octubre 26 2007

Eqos (http://www.eqos.com) es un proveedor británico de soluciones de gestión de los proveedores y sourcing global por Internet y bajo demanda para la cadena de suministro de menudeo de todo el mundo. Si desea conocer la historia de este proveedor, consulte los artículos anteriores de esta serie, Un proveedor que se adentra en el sourcing global y Una solución para sourcing basada en la experiencia.

La plataforma de colaboración de Eqos

El núcleo del producto de Eqos es una plataforma que contiene los componentes esenciales -gestión de procesos, gestión del flujo de trabajo, gestión de portales, reglas empresariales, generación de reportes, lógica analítica, servicios web, alertas y excepciones y seguridad- para que los usuarios tengan una colaboración de business-to-business (B2B). El producto ofrece todas estas funciones out of the box, pero siempre es posible crear cada proceso empresarial por separado para que se adapte mejor a las prácticas de gestión de proveedores y sourcing presentes y futuras del cliente.

En otras palabras, los habilitadores tecnológicos de la plataforma representan un marco virtual con el que las empresas comercializadoras y compradoras pueden rejuvenecer sus procesos anticuados de gestión de proveedores y sourcing. Un ejemplo de estos habilitadores es una interfaz de datos única por lenguaje extensible de marcas (XML), que tiene un esquema bien definido y un envolvedor (wrapper) de servicios web que puede servir para tener una integración segura por web. Para crear su producto, Eqos se basó en los conceptos de capacidad de reutilización y capacidad de interoperación basada en las normas, de la arquitectura orientada a servicios (SOA), y en toda la experiencia que tiene con la integración de sistemas legados y los paquetes de aplicaciones. Gracias a ello, puede dar a sus clientes procesos empresariales preconfigurados, que abarcan varias empresas y que mezclan la funcionalidad nueva con la heredada para conformar un proceso mucho más coherente.

Eqos se mantiene sintonizado a las ideas de gestión de los procesos empresariales (BPM) y da a sus clientes las herramientas necesarias para que configuren o reconfiguren (u orquesten) los procesos a medida que van evolucionando. Como ya dijimos, la interoperabilidad y la conectividad son los principios clave de la plataforma de colaboración de Eqos, debido a que las empresas tienen que depender de sus activos de TI para simplificar, configurar y apoyar los procesos empresariales que abarcan las operaciones de la empresa, el proveedor y el proveedor de servicios relacionados. Así, las herramientas de BPM también permiten configurar la aplicación para que apoye los procesos empresariales que funcionan bien, en lugar de forzarlos. Si desea conocer más, consulte el artículo Gestión de los procesos del negocio: curso rápido y básico.

Con la plataforma, los analistas empresariales pueden modelar los requisitos de datos, procesos e interfaces de la organización, y generar software que apoye la ejecución de dicho modelo. La arquitectura facilita este proceso, ya que tiene varias capas de servicios e interfaces definidas, como:

  • servicios de datos que permiten modelar las necesidades de información empresarial y mapearlas a la base de datos;
  • servicios de presentación para modelar las interacciones entre la gente y el software;
  • servicios de aplicación para modelar las reglas del negocio, los procesos y el flujo de trabajo;
  • servicios de seguridad para garantizar que las obligaciones y la información se dividen adecuadamente y
  • servicios web externos que se integran con los sistemas remotos de forma segura.

El mercado está adquiriendo consciencia de las ventajas de la arquitectura SOA, de manera que las empresas han aumentado sus expectativas en cuanto a lo que se puede lograr con un soporte de los procesos empresariales entre empresas; una disminución del riesgo relacionado con la integración de sistemas nuevos y un mejor uso y mayores ventajas de los activos de TI heredados. Es importantísimo tener una visibilidad integrada entre todas las redes de proveedores (incluso el contenido industrial), ya que los activos de TI heredados también agregan valor a los procesos empresariales nuevos, además de que permiten que las soluciones evolucionen a medida que aumenta el número de tecnologías disponibles, sin tener que afectar el espacio que ocupan los sistemas.

La verdad y la gestión de los caminos críticos

Los conceptos arquitecturales que presentamos arriba tienen varias ventajas para los usuarios; por ejemplo, pueden usar la integración de los datos para aprovechar sus inversiones actuales en TI, de manera que puedan responder más rápidamente y procesar las transacciones en tiempo real. Al mismo tiempo, eliminan algunas restricciones para que las capacidades puedan evolucionar a medida que hay más tecnologías disponibles. Hay que notar que la plataforma de Eqos tiene un solo repositorio de datos e información de los procesos para las empresas usuarias y sus cadenas de suministro. Esto se debe a que el ambiente que se vive actualmente en el comercio minorista exige que los participantes tengan más capacidades que la de dar seguimiento al éxito de un producto, porque los grandes minoristas multinacionales quieren encargarse de todo, desde los lanzamientos de los productos hasta la planeación, la ejecución y el análisis que se hace después de los eventos relacionados con el menudeo.

Por consiguiente, este repositorio centralizado de información que mantienen Eqos garantiza que se cuenta con la información precisa y vital de los productos que permitirá que cada una de las partes lleve a cabo su análisis. Con ese fin, es posible retener en el sistema un archivo en línea y un catálogo de imágenes de cada producto, junto con la información sobre las ilustraciones de los empaques y las especificaciones que se comparten con los diseñadores de empaque y los fabricantes. Todo esto puede servir para garantizar que habrá un control más estricto durante la etapa de diseño.

Además, debido a que son varias las partes involucradas y a que en la cadena de suministro de menudeo se dan una infinidad de interacciones (hay tantas cosas que pueden salir mal), la gestión de los caminos críticos –desde el concepto hasta la entrega del producto- representa la piedra angular del producto de Eqos. En el área de gestión de proyectos, el camino crítico es el conjunto de actividades que define la duración de toda la red de actividades del proyecto. Como estas actividades críticas tienen muy poca holgura (float o slack) (normalmente cero), cualquier retraso en una actividad de un camino crítico retrasará todo el proyecto. Muchos minoristas están fomentando ciclos más cortos pero que abarcan más temporadas, y esto aumenta tanto el volumen como la complejidad. Manejar un ambiente así implica crear la necesidad de tener un control más estricto y una mayor visibilidad para asegurarse de que las actividades del programa avanzan conforme a lo planeado, y que se notifica a las partes interesadas cuando hay excepciones.

Así, la idea de aprovechar la gestión de los caminos críticos es permitir que los compradores automaticen y simplifiquen los procesos de sourcing complejos, para que puedan manejar más líneas de productos en menor tiempo y con menos riesgo de fracasar. La solución de Eqos, que se asemeja a Microsoft Project, utiliza las estructuras de las tareas de los proyectos estándar que incluyen responsabilidades y fechas de vencimiento para que los usuarios puedan especificar un camino crítico ideal y usarlo como referencia para sus mediciones. También les ayuda a implantar las mejores prácticas (las plantillas que incluye el producto les permiten crear rápidamente proyectos similares que hay que administrar) en las líneas de productos y las organizaciones comercializadoras y compradoras.

Por otro lado, la solución representa el camino crítico en una gráfica que se puede manipular, supervisa las tareas próximas y las tareas que tienen retraso, envía alertas cuando es necesario y envía actualizaciones automáticas a los sistemas externos que representan un valor agregado importante para los clientes (como Tesco, que maneja miles de tareas diariamente con el sistema Eqos).

La implementación de la solución trae varias ventajas a los usuarios, como por ejemplo, una gestión más proactiva de los proyectos de comercio minorista, toma de decisiones más informadas y más rápidas y un ambiente propicio para la colaboración mediante una comprensión de las tareas más próximas en las que se puede eliminar cualquier holgura (slack) del ciclo de vida del producto.

Por otro lado, las herramientas de generación de reportes visuales y la lógica analítica también son esenciales para que los compradores, los comerciantes y otros encargados de la toma de decisiones sobre menudeo puedan medir su éxito o identificar rápidamente los problemas. Como explicamos en Las herramientas contemporáneas de business intelligence, con los tableros de comando, los ejecutivos pueden evaluar la empresa, hacer énfasis en ciertas cuestiones y ver los detalles que les permitan analizar las causas de los problemas, todo con relativa rapidez. Esto es posible gracias a que el estatus de las carteras de productos se despliega de forma visual y en tiempo real, mientras que los ejecutivos reciben los datos consolidados en un formato intuitivo.

Eqos Dashboards pretende dar a los usuarios una imagen gráfica de la salud de la empresa, para que tengan una representación visual consolidada de todas las carteras de productos. Este tablero no sólo les permite medir su éxito e identificar los problemas, sino que con él pueden ver los detalles de los distintos niveles de información, hasta llegar a los documentos fuente originales. Asimismo pueden marcar como “favoritos” los análisis que llevan a cabo de manera regular, generar resultados de acuerdo a un programa predefinido y enviar información a un almacén de datos empresarial, en caso de que sea necesario.

Ahora, si hablamos de permitir que los asociados comerciales estratégicos se comuniquen durante todo el proceso de sourcing (el éxito de los programas de marcas privadas depende, en gran medida, de la colaboración entre minorista y proveedor, desde el diseño de los productos hasta la selección, la producción y la entrega final en el centro de distribución y las tiendas), hay que decir que Eqos Supplier Hub Management permite que los proveedores se inscriban ellos mismos y mantengan al día la información sobre su fábrica (es decir, permite traer proveedores nuevos a la empresa). Este portal también les da a los proveedores acceso web directo a los sistemas de los minoristas, de manera que les permite apegarse a las condiciones del contrato, mejorar sus tiempos de respuesta y cumplir con (o superar) los objetivos de desempeño. El portal también representa la base sobre la cual los minoristas pueden seleccionar a los posibles asociados comerciales.

Una serie integrada

La plataforma de Eqos por sí misma no es suficiente para que el proveedor y sus clientes gocen de los beneficios que puede traerles, ni en sus cifras de ventas (crecimiento del negocio de marcas privadas, tiempo de comercialización más corto, mayor disponibilidad de los productos y menores rupturas de stock, ofertas más competitivas y mayor valor para los clientes, mayor acceso a las fuentes globales y crecimiento de las importaciones directas), ni en sus resultados netos (disminución del costo de las ventas, mayores ganancias, más eficacia y menores costos de operación, disminución del inventario y el efectivo inmovilizado, mayor cumplimiento con las normas y los reglamentos y más capacidad para manejar el riesgo).

Por eso, con el fin de ayudar a los minoristas a enfrentar la “verdad inconveniente” de su realidad –todavía hay una multitud de tareas para las cuales es necesario recurrir a herramientas rudimentarias que se usan con las computadoras personales (PC) u hojas de cálculo (consulte Anatomía de los procesos de sourcing para menudeo)- Eqos creó, encima de su plataforma de colaboración, ocho módulos distintos que tienen capacidades funcionales que pretenden resolver los problemas de los minoristas.

Cada uno de estos ocho módulos puede implantarse de manera independiente, o pueden interactuar entre sí en una relación de muchos a muchos. Se pueden agrupar dentro de las dos series de productos siguientes: Eqos Global Sourcing & PLM y Eqos Supplier Management. Eqos integra sourcing global, desempeño de los proveedores, procesos de gestión del ciclo de vida de los productos (PLM) y visibilidad de la cadena de suministro, en una solución cohesiva y llena de funciones, que permite que los minoristas manejen con más eficiencia sus relaciones comerciales, mejoren su capacidad de negociación con los proveedores, aumenten sus márgenes de ganancias, disminuyan la incidencia de reducciones de precios e identifiquen las oportunidades para hacer sourcing global.

Eqos Global Sourcing & PLM

En nuestros días, los minoristas operan en un mercado global, por lo tanto, una de sus mayores preocupaciones es mantener un registro de los productos que obtienen durante todas las etapas de su ciclo de vida. La solución Eqos Global Sourcing & PLM da soporte a todo el proceso de sourcing, desde la definición del concepto del producto, hasta su entrega en la tienda (esto implica tener visibilidad de todas las órdenes y de su satisfacción en la cadena de suministro), incluidos PLM y la satisfacción de gamas, el sourcing de productos, la gestión de órdenes y la visibilidad de la logística. La serie Eqos Global Sourcing & PLM permite que los clientes aprecien mejor el verdadero costo del producto obtenido. Está compuesta por los cuatro módulos siguientes:

  1. Eqos PLM & Range Fulfilment
    Este módulo maneja de forma proactiva el proceso de diseño y comercialización –desde el concepto hasta las especificaciones del producto- y permite, al mismo tiempo, que exista una colaboración entre compradores y proveedores. Además vincula el proceso de diseño, el plan para la mercancía y las funciones de sourcing, de manera que los compradores pueden supervisar el estatus de los productos nuevos y existentes, para asegurarse de que cumplen con las fechas que son críticas para cada temporada.

    PLM da inicio al proceso de desarrollo de productos nuevos al capturar y almacenar las ideas sobre los mismos, las tendencias del mercado y otros conceptos que surjan al principio de la etapa de diseño del producto. Apoya el diseño, la creación y la evaluación de prototipos y posteriormente crea un “tech pack” para distribuirlo a los proveedores con el fin de que puedan revisarlo. Captura el historial para efectos de análisis y generación de reportes y da al minorista y los proveedores un repositorio unificado en el que pueden ver la información del ciclo de vida de los productos de forma integrada.

    Range Fulfilment se encarga de la ejecución de la gama o el plan para la línea de productos. Permite capturar las tendencias y los conceptos que influyen en la gama, los productos, las líneas nuevas y de continuidad que conforman la gama, unidades de mantenimiento de existencias (SKU) tales como conteos, y finalmente los datos financieros que determinan si el plan está en riesgo de no cumplir con las fechas que son críticas para la temporada.

  2. Eqos Product Sourcing
    Este módulo permite duplicar los mejores procesos de sourcing de los países más importantes donde se hace sourcing, en ubicaciones de sourcing nuevas. Asimismo apoya el proceso de sourcing de mercancía de marca privada, desde la especificación, hasta la gestión de selecciones y ofertas, hasta la etapa inicial de la orden de compra con el proveedor seleccionado. También maneja de forma proactiva las tareas de los caminos críticos del minorista con todos los proveedores, las oficinas de compras y otros asociados comerciales.

    El módulo captura los detalles de las especificaciones de los productos, incluso los requisitos de empaques y costos. También emite solicitudes de cotizaciones a los proveedores y recibe las cotizaciones estructuradas con los detalles de los costos. Entonces el usuario puede comparar cotizaciones para determinar cuáles son las mejores funciones y los mejores costos del producto según sus requisitos; seleccionar productos e indicarle al proveedor que especifique las mejores funciones y los mejores costos de su producto en relación con los requisitos, y finamente definir y dar seguimiento a los requisitos de evaluación y muestreo. Al hacerlo, los usuarios pueden beneficiarse de su acceso a los proveedores globales que tienen bienes menos costosos, de la garantía de que los detalles de los productos serán claros durante toda su colaboración con los proveedores, de una mayor capacidad para analizar y comparar cotizaciones, de poder negociar con los proveedores y de reunir los procesos previos y posteriores a las SKU, que generalmente no tenían relación.

  3. Eqos Order Management Este módulo se encarga de la aceptación de órdenes por parte del proveedor y transmite en tiempo real los cambios que se hagan a las mismas. También maneja de forma proactiva los flujos de información de compras, y esto promueve que los embarques de las fábricas y los proveedores externos de logística (3PL) se hagan a tiempo, además de que apoya las variaciones en las estructuras de las órdenes, un centro de distribución que acepta varias entregas o entregas directamente a las tiendas. Asimismo, con este módulo los minoristas pueden ver la información de los embarques, gracias a etiquetas transparentes y estándar que se pueden escanear directamente al recibir los bienes, con el fin de simplificar las actividades de manejo de mercancía y conciliación de facturas.

    El módulo se integra mediante mensajería XML para transmitir información a otros sistemas y recibirla de ellos, y mediante envío de alertas automáticas a los asociados comerciales cuando haya información nueva o actualizada sobre las órdenes. De esta forma, permite que el proveedor y el comprador colaboren en relación con los detalles de las órdenes, lo que da lugar a un “procesamiento transparente” (visibilidad) de las órdenes y de su satisfacción en la cadena de suministro a través de los proveedores, los centros de distribución o las tiendas.

    Además de asegurarse de que todas las partes involucradas reciben una sola versión de la verdad (y de que disminuyen los casos de malas comunicaciones, malos entendidos, frustraciones, etc.), el módulo tiene otra posible ventaja que proviene de un mayor control gracias a que permite manejar las alertas de forma proactiva y facilita transmitir rápidamente el estatus de las órdenes y tomar decisiones posteriores a la colocación de las órdenes con información más actualizada.

  4. Eqos Logistics Visibility
    Este módulo se instala como una capa encima de los sistemas existentes, y normaliza los vínculos de integración a los sistemas de la empresa, los proveedores, los 3PL y otros sistemas, es decir que da una sola vista de los procesos y la información que evita tener que extraer los sistemas existentes y reemplazarlos. Como capa de visibilidad, maneja el flujo de información desde que el proveedor le despacha los bienes al minorista, así que todas las partes involucradas saben si la orden llegará “completa y a tiempo”, lo que facilita el proceso de recepción de órdenes.

    Además, el módulo, que está respaldado por la capacidad de gestión de caminos críticos, da seguimiento, en cada punto del proceso, a los detalles de las SKU de los productos que están en tránsito, además de que se asegura de que cada una de las partes involucradas tome las medidas adecuadas en el momento preciso. Eqos Logistics Visibility también puede detallar los costos reales para hacer un análisis de los costos estimados contra los costos reales, y puede permitir que se analicen los retrasos de los embarques en relación con los requisitos de sourcing originales.

Esta es la tercera parte de la serie Un proveedor que se adentra en el sourcing global. La cuarta parte explora las soluciones que conforman la plataforma de colaboración de Eqos.

Si desea obtener más información y para iniciar su propia comparación de soluciones, visite el centro de evaluación de soluciones de

Gestión de la cadena de suministro de TEC

 
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