Una revisión general de los retos de implementación de la gestión del ciclo de vida del producto

  • Escrito por: Sukumar Subahan Tondaladinne
  • Publicado: julio 2006



Introducción

De acuerdo con CIMdata (http://www.cimdata.com/PLM/plm.html), la gestión del ciclo de vida del producto (PLM) se puede definir como un "acercamiento estratégico comercial que aplica un conjunto estable de soluciones comerciales en apoyo a la creación colaborativa, gestión, diseminación y uso de la información de la definición del producto a lo largo de toda la empresa desde el concepto hasta el final de la vida, integrando a la gente, los procesos, los sistemas comerciales y a la información”.

Primera parte de la serie Una revisión general de los retos de implementación de la gestión del ciclo de vida del producto.

Wikipedia define PLM de la siguiente forma:
“La gestión del ciclo de vida del producto describe el proceso de manejar todo el ciclo de vida de un producto desde el concepto y la fase de diseño, el análisis del producto (análisis de elementos finitos) a través de la planificación de la producción, la visualización y la mercadotecnia hasta el final de la vida de un producto."
(http://www.en.wikipedia.org/wiki/Product_Lifecycle_Management
[marzo 2006])

Por lo tanto, concluimos que los sistemas PLM soportan la gestión de un portafolio de productos, procesos y servicios, desde el concepto inicial, pasando por el diseño, el lanzamiento, la producción y uso hasta el desecho final.

La necesidad de PLM

Como el presidente de CIMdata Ed Miller enfatizó, “PLM soporta las iniciativas orientadas a la innovación como el desarrollo integrado del producto, la colaboración en el diseño, la gestión intelectual de la cadena de suministro, y el uso de los recursos mundiales". Las aplicaciones PLM sostienen la promesa de hacerle llegar toda la información producida en todas las fases del ciclo de vida de un producto a todo el personal en una organización, al igual que a los proveedores y clientes más importantes.

Por ejemplo, una compañía automotriz puede reducir el tiempo que toma introducir nuevos modelos en varias formas. Los ingenieros de producto pueden acortar en gran medida el ciclo de implementar y aprobar cambios de ingeniería a lo largo de una cadena de diseño extendida y dispersa mundialmente (que cubre a proveedores, clientes, fabricantes e ingenieros de diseño) que puede tener acceso a todos los datos a través de un sistema PLM basado en la Web. Las divisiones de abastecimiento pueden trabajar de manera más efectiva con los proveedores para volver a utilizar partes. Por lo tanto, el producto puede fabricarse más rápido, y pavimentar el camino para capturar el mercado antes de la competencia.

Retos de implementación

Cuando se cambia de un sistema a otro, es para mejorar el proceso y ahorrar tiempo y dinero. Sin embargo, es sumamente importante superar ciertos retos al hacerlo. Podemos categorizar ampliamente los retos de implementación PLM de la siguiente forma:

  1. Preparación del documento de visión
  2. Reunión del apoyo de los empleados para el cambio
  3. Evaluación y selección del software
  4. Gestión de implementación
  5. Correlación del proceso actual con las características del sistema de software seleccionado
  6. Identificación de prioridades y adaptaciones
  7. Carga del legado de datos al nuevo sistema PLM construido.
  8. Entrenamiento técnico acerca del software PLM para mantenimiento
  9. Entrenamiento del usuario acerca del uso del nuevo sistema
  10. Inicio del nuevo sistema PLM

Preparación del documento de visión

Cualquier cambio importante en la forma en la que trabaja la organización necesita guiarse con una visión. Los directores técnicos de la información (CIOs) que conducen la implementación de sistemas como PLM deben tener una visión clara y un patrón de trazado de lo que se tiene que hacer, y de lo que quieren lograr con ello.

El papel interno del CIO con PLM es que el de cambiar el agente a través de trabajar con la ingeniería para vender el caso comercial a la gestión superior. A partir de ahí, necesitan supervisar a un equipo de proyecto PLM multi funcional encargado de correlacionar y definir procesos comerciales comunes. Con los grupos de operaciones e ingeniería como co-patrocinadores, necesitan lanzar una campaña para vender los beneficios de PLM a los distintos electorados de la compañía. Una vez que se llega a un acuerdo, esto se tiene que documentar, y conducirá toda la implementación.

Por lo tanto, el resultado en esta etapa es el documento de visión de la implementación PLM que describe claramente los hitos, la metodología de implementación, las distintas fases y los puntos de revisión. Por último, explica los beneficios que se esperan a corto y largo plazo. Aparte de esto, debería indicar cuando esperar un rendimiento del capital invertido (ROI).

Reunión del apoyo de los empleados para el cambio Una vez que se hace el documento de visión, está claro que ganó ante la administración. Pero el éxito de cualquier implementación recae completamente en la gente que utiliza el sistema.

i) Aversión psicológica al cambio
Cualquier cambio en el sistema existente provoca una reacción psicológica en la mente de muchas personas: el sistema que tienen es bueno, ¿por qué cambiarlo? Gritan, diciendo que han estado trabajando con tal sistema desde hace mucho tiempo, ¿por qué necesitan cambiar y aprender algo nuevo? Esta resistencia al cambio es ineludible. Pero conforme avanza la tecnología, es vital cambiar los procesos actuales, las máquinas y el software para ahorrar tiempo y dinero.

La tendencia humana es oponerse al cambio. Esto se debe a los miedos y preocupaciones de la gente que ve el potencial del nuevo sistema y el impacto en su vida diaria.

ii) Superación de la aversión, manejo de la gente
Es sumamente importante vender el cambio, de otra forma la moral de los empleados se verá afectada. Las siguientes ideas apuntan a ciertas cosas que se pueden hacer para lograrlo. La mejor forma para hacerlo es organizar juntas acerca de la necesidad del cambio, y pedirles a los empleados que propongan soluciones. Esto puede involucrar organizar sesiones de lluvia de ideas y discusiones para explorar la posibilidad de lograr beneficios sin invertir en el cambio. Si no es posible, los mismos empleados sentirán la necesidad de un nuevo sistema. Cualquier solución que evoluciona seguramente beneficiará a la organización. Entonces cooperarán con evaluar sistemas nuevos y actuales: estarán listos para el cambio, y estarán entusiastas de aprender cómo mejorar su forma de hacer las cosas.

Aquellos que tengan experiencia previa en la implementación de sistemas PLM pueden conducir sesiones acerca de cómo su trabajo diario rutinario se puede hacer de forma eficiente, y pueden discutir acerca de cómo les puede ayudar personalmente (al igual que a toda la organización). Se debe aclarar que no habrá ninguna amenaza a la seguridad del trabajo; sino que se mejorará el desempeño de los sistemas y que esto proporcionará un impulso para la introducción de nuevos productos, y con ello elevar los niveles de empleo al conducir los procesos actuales.

Evaluación y selección del software

Este es un mundo competitivo, y existen cientos de vendedores de software PLM. Se necesita evaluarlos para poder elegir el adecuado para la organización. Al ser parte de las implementaciones PLM en las industrias automotriz, de alta tecnología y de alimentos, hemos reunido lo mejor de estas experiencias, y al estudiar los distintos medios de selección de software perteneciente a PLM, se resumieron los siguientes procesos para la selección del vendedor.

i) Preparación del documento del sistema PLM
Una empresa tiene que preparar un documento acerca de cómo se imaginan su sistema PLM: este es el "documento de sistema PLM” de la compañía.

Primero que nada, permita que los accionistas del sistema PLM propuesto imaginen (con las ideas que surgieron en las sesiones de la administración, antes descritas) cómo ven a un sistema que les ayudaría a trabajar de forma eficiente. Todos los resultados adquiridos aquí necesitan documentarse.

Por ejemplo: algunos ingenieros pueden tener la idea de tener acceso a diseños desde su casa, un café Internet, o incluso desde otro país. A partir de este concepto, podemos obtener la idea de un sistema PLM basado en la Web. Algunas personas pueden tener la idea de que los sistemas PLM deben proporcionar una opción para ver cuál será el costo si se añaden nuevos componentes al remover viejos y vice versa. Lo que significa es que el sistema PLM puede necesitar proporcionar un tipo de análisis de costos del tipo de “qué sucedería si". Por lo tanto, sobre la lluvia de ideas, se necesitan reunir las características más importantes (acordadas por mayoría), y documentarlas bajo el nombre del documento del sistema PLM. Esto completa el documento, y es una base del comité experto para evaluar varios vendedores software.

ii) Evaluación del software
Los métodos de evaluación del producto del software sugeridos por el Centro de ingeniería de software (http://www.cse.dcu.ie) de Irlanda puede utilizarse de forma eficiente. Están basado en estándares internacionales como ISO/IEC 9126 y el ISO/IEC 14598 propuesto (consulte http://www.cse.dcu.ie/essiscope/sm4/14598-5.html) para evaluar un sistema software. El acercamiento de evaluación está basado sobre esto y se presenta a continuación.

La práctica de la industria es formar un comité o un grupo de personas que tienen buena experiencia en utilizar un software PLM, los expertos funcionales en el área de implementación, los expertos técnicos, y los expertos de los departamentos de diseño, fabricación, producción y abastecimiento respectivos.

Una vez que se forma un comité, necesita contactar a los vendedores de software por todos los medios disponibles, como invitar a hacer ofertas, contactar a los departamentos de mercadotecnia de los vendedores, etc. Esto asegurará la atención de varios vendedores. Una vez que el comité comience a recibir respuestas, entonces debería compartir su visión y documento de sistema PLM con aquellos vendedores y especificar los límites presupuestales. Esto reduce en gran medida la molestia de intentar hacer una pequeña lista de varios vendedores que no tienen lo que una empresa busca: únicamente aquellos vendedores que cuya oferta cubra las expectativas se acercarán. Por último, habrá un número limitado de vendedores que pueden ofrecer una solución conforme a las necesidades.

Una vez que haya una lista de los vendedores seleccionados, se deben llevar a cabo las reuniones con los departamentos de mercadotecnia del vendedor. Sin embargo, una organización no debería estar satisfecha con las típicas muestras. En lugar de eso, necesitan insistir en que se les muestre las características en contextos prácticos, con por lo menos algunas pequeñas cantidades de legados de datos. En esta etapa, se necesita obtener la información respecto a las integraciones que soporta el vendedor de software. Esto es para asegurar que los sistemas que se usan actualmente (como los sistemas de planificación de los recursos empresariales [ERP] o de diseño asistido por la computadora [CAD]) se pueden integrar con el nuevo sistema PLM.

En el punto en el que la empresa ha completado la lista de características PLM que busca (en la forma de un documento de sistema PLM), se puede preparar una tarjeta de puntuación para los vendedores prospecto. Esto se puede manejar al definir un peso para cada una de las características. Con base en esto (y las características soportadas por cada vendedor de software), cree una tarjeta de puntuación. Esto proporcionará una vista basada la puntuación de la capacidad de cada vendedor. Estos datos entonces se pueden analizar utilizando gráficas de barras, gráficas de torta, gráficas 2D, etc. Incluso una simple comparación de la puntuación total en la forma de una tabla de tarjeta de puntuación ayudará a decidir quién es mejor. La tabla 1 muestra una tarjeta de puntuación típica.

Evaluación PLM: Tarjeta de puntuación
Criterio de puntuación
0 no disponible
1 disponible con bastante personalización
2 disponible con mediana personalización
3 disponible con limitada personalización o configuración
4 Lista para utilizarse

Puntuación Característica Peso Vendedor 1 (peso * puntuación) Vendedor 2 (peso * puntuación) Vendedor 3 (peso * puntuación) Vendedor 4 (peso * puntuación)
1 Ingreso a la Web por medio de Internet o Intranet 10 40 40 40 30
2 Entrega de tareas al buzón de entrada del usuario 8 16 0 0 32     
3 Escala automáticas con respecto a las tareas críticas 7 21 14   28 21     
4 Sincronía bi-direccional con las herramientas de CAD y las herramientas de gestión de proyectos. 8 24 32    8 16    
5 Configuraciones de producto Configuración basada en el usuario (el usuario puede crear la configuración sólo para su vista) Configuración mundial (para compartirse en la organización) con cálculo de costos 10 20 20     40 30  
6 Crea BOM complejos y de niveles múltiples fácilmente. Importa BOM desde Excel, csv y archivos de texto junto con el cálculo del costo BOM total en cada nivel 8 24 16 32 16     
7 Colaboración con los vendedores y proveedores. Acceso de datos limitado para reuniones concernientes a negocios conjuntos y proveedores. 8 24 8 16 24     
8 Fácil creación de reportes en Excel, PDF, y otros formatos 10 10 20 40 30     
      179 150 204 199

Tabla 1

Antes de tomar cualquier decisión acerca de comprar un software, se necesita un claro entendimiento del tipo de infraestructura que se requiere para implementar el software PLM. Por ejemplo, ¿cuántas máquinas servidores se van a requerir? ¿Cuántas máquinas cliente se necesitan? ¿Cuál debería ser la velocidad de la red de área local (LAN)? ¿Existe la necesidad de comprar un software de terceros? Todos estos problemas se tienen que tomar en cuenta, y el presupuesto estimado también debería incluir el costo de esta infraestructura. Ahora, se debe tomar una decisión final, tomando en cuenta el presupuesto.

La tarjeta de puntuación muestra ocho cifras de las que busca una organización, y las puntuaciones de varios vendedores con respecto a un peso predefinido. El vendedor 3 puede ser una mejor opción en apariencia. Pero al observarlo mejor, vemos que el vendedor 4 proporciona una solución de personalización media o menor constante (o lista para utilizarse), mientras que el vendedor 3, aunque tiene mejor puntuación, no puede satisfacer la característica 2, además algunas características necesitan personalización media a fuerte. Por lo tanto llegamos a la conclusión de que el vendedor 4 es una mejor opción.

Sin embargo, al ver los costos, se tienen que hacer algunos refinamientos. Conforme esta tarjeta de evaluación, el vendedor 1 también ofrece una solución decente. Suponga que el vendedor 4 ofrece el software a un costo de $100,000 dólares, mientras que el vendedor 1 lo ofrece a $60,000 dólares. La elección es evidente, incluso si el vendedor 4 ofrezca un mejor producto. Asimismo, también existe la necesidad de ver el soporte posterior a la implementación y posterior a la compra, ya que algunos vendedores muestren interés únicamente hasta que se compre su solución. Para evitar esto, realice una revisión de referencia de los clientes previos del vendedor acerca de su experiencia con el software del vendedor.

Por lo tanto, al tomar en cuenta todas las proposiciones antes mencionadas, se vuelve más fácil seleccionar al vendedor adecuado. En la segunda parte de esta serie, se explorará el proceso de implementación en sí.

 
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