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Una sola solución de software que permite la gestión de los procesos comerciales

Escrito por: Predrag Jakovljevic
Publicado: enero 11 2006

Exact e-Synergy como un habilitador BPM

Exact ha enfocado su desarrollo en asegurarse de que cualquier compañía usuaria se pueda beneficiar de los datos almacenados en distintos lugares dentro de la organización. De acuerdo a esto, ha desarrollado una plataforma que mantiene todos los datos departamentales en un almacén central de información, accesible por medio de la Web, en tiempo real, para asegurar que todos dentro de la organización trabajen con la misma información.

Tercera parte de Exact Software continúa con su participación en el mercado de adquisiciones prudentes.

Por ejemplo, cada llamada telefónica relacionada con el cliente se puede registrar dentro de e-Synergy, mientras que los faxes y las peticiones del sitio Web se pueden incluir en el sistema de forma automática. Como resultado, cada punto de encuentro del cliente debe estar disponible a través de e-Synergy y permitirle al staff de ventas conocer el último servicio o los asuntos de crédito. De igual manera, el personal de servicio al cliente y finanzas puede ver las últimas interacciones de ventas. Cuando la empresa usuaria tiene la historia completa de las interacciones, puede servirle mejor al cliente, y los empleados gastarán menos tiempo buscando en toda la oficina para encontrar quién fue el último que habló con quién, y qué dijo. Al enfocarse en mejorar y optimizar los procesos en lugar de solamente los departamentos, cualquier compañía usuaria debe alinearse y prepararse mejor para enfrentar los retos que se presenten.

Ahora, el mercado medio de planificación de los recursos de la empresa (ERP) para el software comercial estándar sigue estando lento y fragmentado. Se siguen incrementando las presiones de la asignación de precios en los productos y servicios, pero un ERP de oficina de gestión, por sí mismo, no proporciona la misma ventaja competitiva que solía dar. Sin embargo, debido a la globalización y el uso de Internet dentro de los negocios, los usuarios pueden buscar cada vez más soluciones colaborativas basadas en la Web para obtener eficiencias en los costos de la cadena de suministro y organizar mejor el contenido.

Un ejemplo de la agilidad incluye cómo responden los prospectos a un correo electrónico y cómo ingresan la información personal. El sistema debería actualizar automáticamente la base de datos del contacto, y los usuarios pueden verificar si hay algo que esté duplicado y añadir o unir la información. Entonces se puede enviar una requisición de flujo de trabajo a las personas adecuadas para su seguimiento. Cuando un cliente coloca una orden, la asignación de precios utilizada en el sistema de la oficina de gestión también debería aparecer en el sitio Web o en la pantalla del usuario. Por último, el sistema debería ofrecer una vista centralizada de todos los clientes y sus actividades, incluyendo el flujo de trabajo, las transacciones financieras y el soporte, etc. desde cualquier lugar, y a cualquier hora. Los clientes, proveedores y socios también deben manejar sus cuentas a través de portales seguros.

La solución por antonomasia de Exact consiste en dos productos completamente integrados (que trabajan desde el mismo almacén central de información). Tanto Exact Globe como Exact e-Synergy están construidas en una tecnología Microsoft y estándares abiertos y debe conectarse con facilidad a cualquier aplicación que los usuarios puedan tener. Para pasar al siguiente nivel de competitividad, los usuarios deben construir sus inversiones ERP al tiempo que reducen los pasos necesarios para la ejecución de procesos comerciales clave. También deben manejarse por excepción a través de los conceptos de fabricación esbelta. Exact pretende vender e-Synergy como un medio para manejar y unir por excepción los procesos, los documentos y las personas. Es una plataforma de colaboración con base en la Web con vistas de portal, flujo de trabajo, documentos, relación con los clientes y gestión de los recursos humanos (HRM). e-Synergy también integra las herramientas de productividad de office como Microsoft Excel y Outlook.

Exact ha integrado e-Synergy con la mayoría de sus paquetes locales de ERP. Sólo ha estado disponible en Norteamérica por un par de años, sin embargo, más de 400 clientes utilizan el producto en Norteamérica. Exact cita esto como evidencia del interés de los usuarios en las capacidades de la gestión de los procesos comerciales (BPM) que están sobre las soluciones ERP de la oficina de gestión. El producto también soporta el Principio de Sarbanes Oxley (SOX) de Estados Unidos debido a las capacidades de gestión del flujo de trabajo y a la gestión de documentos, y cubre los requisitos de firma electrónica de las reglas del organismo para el control de alimentos y medicamentos (FDA) “Parte 11”. El vendedor espera que las aplicaciones comerciales estándares dirijan la eficiencia al conectarse con dispositivos móviles, que están en demanda por la nueva generación de usuarios que quieren un mejor acceso más rápido para que los datos sean más útiles y exactos.

Para información de trasfondo de Exact Software consulte Exact Software continúa con su participación en el mercado de adquisiciones prudentes.

Esta es la tercera de varias partes que conforman esta nota. Esta serie explorará los grupos estratégicos de Exact y las aspiraciones mundiales; su estrategia y productos BPM; y su adquisición de Vanguard. También se presentarán los retos, y se darán recomendaciones a los usuarios.

Exact e-Synergy como una solución de colaboración

Exact e-Synergy es principalmente una solución de colaboración, y como su nombre lo indica, está diseñada para proporcionar sinergia dentro de la organización usuaria. Les proporciona a todos los empleados acceso a la Web con información instantánea de una fuente de información central permitiéndoles planificar, rastrear e iniciar la colaboración y busca y recuperar contenido, documentos y datos transaccionales. Al hacer Exact e-Synergy la plataforma de comunicación y colaboración, ningunos datos deberían (en principio) perderse, ya que la información se almacena para su rápida recuperación. Debido a su habilidad de alinear empleados, información y procesos a lo largo de la empresa, los usuarios de Exact e-Synergy deberían ser capaces de ver la salud de la cadena de valor entera, ayudarles a los empleados a manejar el tiempo y a ejecutar procesos comerciales de una manera más eficiente. Las fuerzas clave de Exact e-Synergy son:

  • Integra toda la información de la compañía al registrar los datos al mismo tiempo y en contexto. Enlaza dichos datos a todas las personas, productos, clientes, flujo de trabajo y transacciones financieras relevantes.

  • Promueve la colaboración al proporcionar estructura y contexto y al acomodar los sitios Web y la creación de portales (consulte Los portales: necesarios pero no autosuficientes).

  • Soporta la conectividad móvil y permite anexos en línea para los dispositivos del auxiliar digital del portal (PDA).

  • Aumenta la transparencia al manejar todos los procesos comerciales a través del flujo de trabajo electrónico. El flujo de trabajo se integra con Outlook, que se utiliza para la comunicación externa (ya que se pueden sincronizar los calendarios y los contactos, se pueden enviar correos electrónicos a los contactos dentro de la base de datos de contactos). El sistema también se integra con Microsoft Office y Exchange.

  • Le proporciona acceso (búsqueda y recuperación) de toda la información y los procesos, incluyendo datos existentes de ERP de la oficina de gestión y contenido no estructurado para toda la organización, ya que el sistema basado en el navegador tiene una característica tipo "Google box" que hace más fácil la búsqueda de registros al utilizar parámetros múltiples.

  • Reduce los costos de implementación y entrenamiento al utilizar un navegador Web común para introducir y accesar a los datos.

  • También fortalece las inversiones en los sistemas ERP al permitir el acceso a esta información para toda la fuerza de trabajo.

Los usuarios conocen la interfase de usuario (UI) Web y proporciona un medio sencillo de navegación. Por consiguiente, Exact e-Synergy está completamente construida en Microsoft Active Server Pages (ASP) 3.0 y corre en Microsoft Internet Information Server (IIS), en las plataformas de Windows 2000 y Windows 2003. Todos los datos se almacenan en la base de datos del Microsoft SQL Server 2000, mientras que las plataformas del cliente soportadas son versiones de Windows que soportan Internet Explorer (IE) 5.01 o mejores (por ejemplo, Windows 95, Windows 98, Windows ME, Windows NT 4.0, Windows 2000 y Windows XP). El producto también proporciona soporte para otros dispositivos, incluyendo PDA (como HP Ipaq) y teléfonos inteligentes.

e-Synergy tiene un campo funcional amplio en lugar de profundo que es difícil de encasillar en una sola categoría de software empresarial. También representa una solución de gestión de relación con la empresa (ERM) que integra la funcionalidad de las aplicaciones de ventanilla tradicionales en una sola solución, les proporciona a los empleados, clientes y socios una vista virtual inmediata de las actividades a lo largo de toda la organización. Las actividades de ventanilla (como la gestión de los recursos del cliente [CRM], comercio electrónico y portales); las actividades de la oficina de gestión (incluyendo finanzas, proyectos HRM, distribución y producción); y el flujo de trabajo, los eventos, los documentos, los módulos de gestión de conocimientos comparten una base de datos, Microsoft SQL Server. Como resultado, los usuarios no tienen problemas de integración y toda su información se guarda actualizada y se puede ver utilizando solamente el Explorer de Internet.

Módulos de e-Synergy

Exact trata de venderlo porque e-Synergy une automáticamente la solución CRM con la base de datos financieros y otras bases de datos de la oficina de gestión, los usuarios deben tener un nivel de visibilidad en todos los procesos que gobiernan los negocios. Todos desde el asistente administrativo hasta el presidente del consejo de administración (CEO) deben tener acceso a la información que necesitan para tomar decisiones comerciales. Este acceso se da por medio de características y funcionalidad desde los módulos descritos a continuación. Seguridad y administración pueden llevarse a cabo tanto a nivel del sistema y en cada módulo.

e-HRM tiene características tradicionales HRM, incluyendo propuestas de trabajo en el sitio Web de la compañía, presupuesto y contratación. Sin embargo, también tiene un módulo que maneja la gestión de empleados en línea, incluyendo el delegar tareas, la gestión de flujos de trabajo, el rastreo de ausencias, gastos y compensación especial, etc. Esto le permite a la compañía usuaria mantener los roles (trabajos) y los niveles de seguridad relacionados con los empleados y la información. El módulo es de hecho un componente central para el manejo de los niveles de seguridad a través de la organización ya que maneja los roles dentro de una organización. A través del uso de los niveles de seguridad y los roles, e-HRM les permite a los establecimientos los derechos y las tareas que tiene un empleado y a qué información puede tener acceso. El flujo de trabajo de contratación proporciona un buen modelo del flujo de trabajo y de las capacidades electrónicas de BPM de e-Synergy, ya que uno tiene que seguir los pasos lógicos de asociar una petición de trabajo a un papel dentro de una organización. Entonces, dicho trabajo se asocia con un candidato que haya aplicado para el mismo por medio de la Web (y, en el proceso, le puede ahorrar al gerente de recursos humanos el problema de llenar la información de registro del empleado).

e-Logistics, que es una combinación de una herramienta de gestión del producto y un sistema de la gestión del proveedor, cuida de los datos de la gestión del producto, del catálogo y de la asignación de precios de una compañía. Les permite a los usuarios compartir dicha información a través de un sistema de Intranet así como a través de Internet.

e-CRM centraliza el acceso a la información acerca de los clientes y de los prospectos que por lo general se esparce por todo el sistema ERP. Esta información incluye los contratos, facturas, transacciones financieras y reportes de juntas. Por lo tanto un negocio puede integrar a los clientes con su servicio, ventas, producto y organización financiera para proporcionar una visión completa y real de la base de clientes. La información en la tarjeta del cliente se enlaza a todos los documentos y a toda la información relevante, como contratos, facturas, transacciones financieras, hojas de venta, reportes de juntas, visitas o llamadas, preguntas y quejas de los clientes (incluyendo el estatus) e información del revendedor de valor agregado (VAR) o del distribuidor. Se pueden otorgar capacidades inherentes del portal a lo largo de toda la serie, incluyendo el acceso al portal seguro y basado en roles con una sola conexión, junto con otros mecanismos de seguridad como llaves de hardware o identificación biométrica, necesidades de servicio o de autoservicio.

e-Workflow, además de ofrecer funciones de petición generales, asegura la gestión electrónica de todos los procesos comerciales internos y externos de una organización. Es una herramienta que crea y maneja fácilmente las reglas y los procedimientos asociados con tareas comerciales específicas, en especial vitales dentro de los módulos e-HRM y e-CRM. El motor del flujo de trabajo tiene un buen juego de herramientas para construir flujos de trabajo y formas en el marco de trabajo de la aplicación, y los flujos de trabajo existentes se pueden volver a utilizar para los nuevos. Mientras que el módulo se crea a lo largo de todos los módulos e-Synergy e incluye las reglas del encaminamiento de transacciones, también están disponibles las alertas al integrarse con Exact Event Manager, el cual es un módulo opcional y uno que coloca a Exact en la reciente área de la supervisión de las actividades del negocio (BAM), una categoría de software que activa alertas y reportes de excepción en eventos y no eventos, ambos dentro y fuera de las cuatro paredes de la empresa (consulte, Business Activity Monitoring— Watching The Store for You).

La información de la acción es la clave para el éxito para las empresas en tiempo real, que comparten información actualizada con empleados, clientes y socios en tiempo real. Esto implica no sólo el acceso a los datos, sino la entrega de los mismos a la persona indicada asegurando que tal persona sepa qué hacer con la información en tiempo real.

e-Documents almacena y maneja toda la información y los artefactos existentes de forma central en una base de datos, y crea las bases para el almacenamiento electrónico de los datos de una compañía. Por ejemplo, mientras que el módulo e-HRM rastrea a los solicitantes, delega tareas, cuenta ausencias y gastos, enlaza a la nómina, etc., la capacidad de la gestión de documentos almacena la curricula de los empleados, que elimina estar hojeando en montones de papeles. Además, como se “publican” los documentos de Microsoft Word y otros archivos de todo el negocio en el archivo e-Synergy, e-Synergy los categoriza y etiqueta con otros documentos para la referencia cruzada. Esta característica se puede utilizar obviamente para la recuperación de información, pero puede ser incluso más útil en el contexto del control de cambios de ingeniería (ECC).

e-Project maneja la mayoría de los proyectos de la organización relacionados con actividades y visualiza el desempeño de una organización desde un punto de vista de la matriz, incluyendo la información de los contratos, los tiempos, los presupuestos y la gente y la programación de asignación de activos. Aunque el legado de Progression Series ha tenido capacidades de rastreo de trabajos construidos y de contabilidad de proyectos, como establecer un trabajo de un proyecto, presupuestarlo y rastrear las transacciones y compararlo con el presupuesto. La combinación de Macola ES/ e-Synergy ofrece una mejor visión del proyecto que incluye la programación, la gestión de documentos y el rastreo del flujo de trabajo. e-Project es bueno para proyectos internos y externos y para crear predicciones de costo e ingreso y reportes basados en proyectos (por ejemplo la disponibilidad de las personas y de los activos, la información de los contactos, las peticiones y su estatus, el tiempo y el presupuesto, etc.)

e-Financials automatiza la recolección de datos a nivel de la transacción utilizando Internet o Intranet. Las organizaciones usuarias pueden analizar los indicadores clave de rendimiento (KPI) en línea desde un nivel consolidado hasta el nivel de la transacción con algunos clics en el mouse. La UI de e-Financials estándar es un cuadro de la organización, donde el usuario puede especificar qué KPI debe mostrarse y a qué nivel de detalle. Los usuarios pueden ir de lo general a lo particular en las transacciones individuales. Mientras que el módulo proporciona herramientas de reporteo, de presupuestos y una vista ejecutiva para las finanzas consolidadas de una compañía, las transacciones reales de contabilidad se deben manejar en una aplicación externa. Los datos se deben importar a través de conectores nativos o a través de un conector XML para las aplicaciones de contabilidad de Exact Software (e-Synergy soporta de forma nativa otros sistemas de contabilidad de la oficina de gestión de Exact Software). De otra forma, el sistema soporta conexiones para contabilidad y otras aplicaciones de oficina de gestión a través de una interfase XML del consorcio de la red mundial (W3C), que también controla el intercambio de datos con las aplicaciones de los clientes como Microsoft Word y Outlook.

Aunque no es tan profundo como algunos de los productos individuales de excelencia de CRM, HRM, automatización de servicios profesionales (PSA), o BPM en el mercado, e-Synergy ofrece la mayoría de la elegante funcionalidad que una empresa pequeña o mediana necesita sin los dolores de cabeza de la integración superflua. Su flujo de trabajo inherente es el pegamento de la aplicación, y la serie es más grande que la suma de sus partes. Empieza por ser capaz de crear y manejar el sitio Web del cliente para incluir el lado de las compras y de las ventas del comercio electrónico, la gestión de documentos y la funcionalidad de logística.

Con esto termina la tercera de varias partes que conforman esta nota. Esta serie explorará los grupos estratégicos de Exact y las aspiraciones mundiales; su estrategia y productos BPM; y su adquisición de Vanguard. También se presentarán los retos, y se darán recomendaciones a los usuarios.

 
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