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Una solución impresionante de planificación de los recursos empresariales obtiene un poco de ayuda de sus amigos

Escrito por: Predrag Jakovljevic
Publicado: julio 27 2006

Nada sin un poco de ayuda de sus amigos

Strategic Systems International (SSI) (http://www.ssi-world.com) ha estado desarrollando, implementando y soportando sistemas empresariales empaquetados desde 1982, en un inicio como un departamento de tecnología de la información (IT) de Powell Duffryn plc, y desde 1998 como una compañía privada (hasta que se volvió parte de Chelford a principios de los años 2000). A pesar de la impresionante profundidad y amplitud del producto (por ejemplo, la gestión de las relaciones con los clientes[CRM], el flujo de trabajo, la rastreabilidad, y la gestión de calidad que se proporcionan de manera nativa), SSI desde hace mucho tiempo tiene sociedades con varios de los especialistas de excelencia. Estos especialistas incluyen a Mitrefinch para los recursos humanos (HR), nómina, control de acceso y puntualidad y asistencia (T&A); y a Greycon para las herramientas de planificación y programación avanzada (APS). También incluyen varios socios, como Barloworld Optimus, para la planificación de demanda; i2i para la documentación de exportación; Cognos para la inteligencia comercial (BI) y para el reporteo; e Intermec para el cómputo móvil, el código de barras y la recolección de datos de la planta. La naturaleza de largo plazo de estas sociedades hace que la integración sea casi perfecta y transparente para el cliente.

Cuarta parte de la serie El vendedor defiende sus fortalezas con una solución de planificación de los recursos empresariales enfocada.

La sociedad más profunda ha sido con CODA, un sistema de contabilidad y gestión financiera preferido por excelencia, con más de cincuenta clientes en común. Con CODA como parte intrínseca de TROPOS, SSI se coloca en una posición muy competitiva, incluso en contra de los deseos de SAP u Oracle. Por ejemplo, algunos de los atributos clave de la oferta de CODA incluye “casi todo" múltiple (como múltiples compañías, múltiples tipos de moneda, múltiples idiomas y múltiples planes contables) en una sola instancia o base de datos del producto. Así, su arquitectura de libro mayor único o “unificado”, que procesa y mantiene todos los datos financieros de la compañía usuaria en un solo libro y en tiempo real, elimina las actualizaciones por lotes tradicionalmente prolongadas y tardadas entre los diferentes libros de contabilidad. En consecuencia, siempre se mantiene una posición financiera prácticamente en tiempo real y todo el libro mayor (GL) deberá siempre estar balanceado. Además de la actualización en tiempo real, las ventajas de la arquitectura unificada incluyen la eliminación de la necesidad de una conciliación, una recuperación de datos más sencilla, un procesamiento más eficiente, y una "apariencia" coherente.

Las soluciones de CODA también se utilizan para enfrentar los complejos requerimientos de compañías que necesitan compartir información de manera inteligente con los socios comerciales, los clientes y los proveedores, que concuerda con la filosofía del marco de trabajo colaborativo de SSI. Para mayor información acerca de CODA, consulte El acercamiento al best of breed de finanzas y contabilidad.

Además, cuando Chelford Group adquirió Shian, adquirió una experiencia considerable en Microsoft en Microsoft SQL Server, Servicios de reporteo, Servicios de análisis, Administrador de tarjetas de puntuación comerciales, SharePoint y en el desarrollo de servicios Web. Con esto, SSI puede desarrollar soluciones impresionantes de BI y de información, Intranets, Extranets, etc., para combinar la funcionalidad con TROPOS con la capacidad de entrega de información y gestión de roles proporcionado por el amplio rango de herramientas y tecnologías de Microsoft. Con la llegada de Microsoft CRM 3.0, esto se ha convertido en algo más dominante, ya que el ambiente de Microsoft que le es familiar a todos en el escritorio, ahora se convierte en el ambiente empresarial, que abarca todas las funciones de office y de la planificación de los recursos empresariales (ERP) en uno, incluyendo la gestión de contactos. Esta es un área que verá un crecimiento importante conforme las compañías finalmente logren "unir" sus sistemas ERP y de escritorio. Consulte Los vendedores más importantes se adaptan a los requisitos del usuario para mayor información en esta área. Antes de la adquisición de Shian, SSI dependía en gran medida en el acuerdo de ofrecer el software de inteligencia de ventas VECTA integrada con la solución de TROPOS ERP.

Para información de trasfondo acerca de SSI y TROPOS, consulte El vendedor defiende sus fortalezas con una solución de planificación de los recursos empresariales enfocada. Para información acerca de TROPOS para industrias seleccionadas, consulte Una solución enfocada basada en la Web para las industrias químicas, farmacéuticas y basadas en molinos. Para información acerca de la estrategia de TROPOS consulte, La solución de planificación de los recursos de la empresa basada en la Web muestra un acercamiento esbelto.

Optimización holística del inventario

A principios de los años 2000, la compañía lanzó una sociedad con Barloworld Optimus con sede en el Reino Unido, cuyas herramientas de optimización de inventario Optimiza (con la marca propia de SSI como el módulo TROPOS Optimiza) ha ayudado a varias compañías usuarias a reducir los niveles de existencias al tiempo de mejorar la disponibilidad del producto. Optimus tiene una metodología innovadora de la gestión de inventario, cuya meta, al igual que la de otros productos de optimización de inventario, es permitirles a los clientes reducir la inversión en las existencias y al mismo tiempo mantener o mejorar los niveles de servicio al cliente (consulte Inventory Planning and Optimization: Extending Your ERP System y El mercado de piezas de recambio: ¿lujo y riesgo?). Manejar los riesgos se trata de manejar el costo de mantener niveles innecesariamente altos de inventario contra el riesgo de quedarse sin mercancía en un punto crucial "el momento de la verdad" cuando un cliente quiere algo. Las transacciones de registro de los sistemas ERP más tradicionales, corren programas para sugerir un reordenamiento con base en algoritmos crudos o pronósticos incluso más dudosos, y en ocasiones vienen con alguna forma de gestión de reporteo. Solo algunos pocos, si es que acaso hay alguno, incluyen herramientas más sofisticadas de gestión de inventario del nivel requerido por la cadena de suministro de bienes de consumo.

Para mayor información acerca de la optimización de inventario, consulte Los fabricantes de bienes de consumo le dan servicio a los clientes demandantes.

Con la funcionalidad dirigida a los ejecutivos sénior (que pueden ver rápida y fácilmente los costos del exceso de inventario y la falta potencial de existencias) y para los especialistas de compras, Optimus trata de vender una solución que proporciona capacidades más completas de soporte de la toma de decisiones para la cadena de inventario. Establecida en Sudáfrica por más de 15 años, Optimus tiene más de 350 sitios de clientes operacionales en 5 continentes, muchos de los cuales vienen de docenas de sociedades con vendedores como SSI. Las áreas de experiencia incluyen el mercado secundario automotriz, la producción de acero y la industria química.

El problema central de la gestión de inventario es la falta de cualquier enlace entre el nivel macro de la política corporativa de acciones, y el nivel micro de la compra día a día. Pero la metodología Optimiza hace ese enlace. El producto genera un perfil de riesgo, tomando en cuenta el nivel de exactitud de pronóstico y el desempeño contra los programas del proveedor , para cada artículo de línea. Los artículos se clasifican de acuerdo a su criticidad, con la computadora generando pronósticos de clases menos importantes (aunque los artículos más cruciales requieren la entrada de la administración). Parte de la metodología completa de Optimus es una revisión regular ejecutiva del pronóstico y de los niveles de inventario, y los consultores SSI pueden, de hecho, facilitar esto para los clientes comunes.

Existe un número de paquetes independientes de pronóstico en el mercado, y aunque son útiles, su efectividad es limitada debido a las dificultades en utilizarlas como una parte integrada de la planificación y del proceso de toma de decisiones. Concretamente, esto por lo general no toma en cuenta la gestión de riesgo y la optimización de inventario, y son difíciles de integrar con los sistemas ERP. Por otro lado, Optimiza incluye el pronóstico como una parte integral del proceso de optimización de inventario. Existe un gran número de factores que afecta la precisión del pronóstico, y la base más común del pronóstico es la información histórica, a pesar del hecho de que los datos más históricos es un registro de lo que realmente sucedió, y no necesariamente de lo que el cliente quería que sucediera. Por ejemplo, la falta de existencias puede parecer como una demanda reducida, mientras que de hecho son demandas no saciadas. El efecto de la falta de existencia por lo tanto necesita eliminarse de forma automática de la historia de ventas para proporcionar un pronóstico más realista. Por lo tanto, una característica clave en el módulo de pronóstico es la eliminación automática de “valores extremos” que le permite al sistema ajustar los puntos de datos históricos para reducir el efecto de los eventos del mercado no estándares, como las ventas perdidas, en el pronóstico. Los beneficios se pronostican mejor, y se emplea menos tiempo al identificar estas anomalías en miles de artículos de línea.

Dentro de Optimiza se encuentra el método de pronóstico “Torneo”, que corre varios algoritmos, optimiza los parámetros (con base en errores cuadráticos medios [RMSE], una desviación absoluta media [MAD], o un coeficiente de ajuste, que es una medida de qué tan bien “se ajustan” los valores predictivos de un modelo de pronóstico con los datos de la vida real), mide la precisión contra la demanda pasada, y luego recomienda el método óptimo de pronóstico al medir la precisión del método para cada artículo de línea.

El módulo de pronóstico incorpora más de doce algoritmos, incluyendo medias móviles, sopesando medias móviles y teniendo uniformidad exponencial con el análisis de la tendencia y las opciones de temporada. Los ajustes manuales se pueden registrar de forma electrónica, junto con los comentarios de los usuarios en la facilidad de comentarios de la junta (o conferencia) para soportar los cambios de forma colaborativa. Los ajustes para la demanda futura también puede hacerse para que los eventos promocionales o de mercadotecnia se pueden añadir para la demanda subyacentes por producto. El resultado neto debería ser un riesgo reducido, y conllevar a niveles de servicios mejorados y a niveles optimizados de inventario, y las operaciones de distribución también pueden correr sus negocios utilizando la demanda planificada donde las decisiones se toman de forma proactiva. El módulo de pronóstico les permite a los usuarios conducir revisiones detalladas de sus datos, segmentarlas en plantillas por producto, por proveedor, por agrupación mayor, por agrupación de producto, o por categoría de análisis tipo ABC/Pareto. El negocio puede pronosticar a nivel de familia o grupo, y explotar el pronóstico hasta el nivel más bajo de los artículos.

Un sistema ERP pro lo general utiliza parámetros para controlar la política de reabastecimiento y esto con frecuencia se establece por categoría o grupo de producto. Sin embargo, las distintas categorías de producto pueden requerir decisiones diferentes relacionadas al reaprovisionamiento, a las seguridad de las existencias y a los niveles de servicio del cliente. Sin una herramienta específica de optimización de inventario, es difícil identificar cuál producto requiere qué conjunto de reglas de inventario, ya que esto puede variar de acuerdo al costo de artículos, la demanda, la frecuencia de órdenes, los proveedores, la localización de almacenaje, el valor, la vida en almacenamiento, el carácter perecedero, las reglas de compra, o con frecuencia los criterios algo subjetivos de las políticas de mercadotecnia y ventas. Ciertamente, los objetivos del inventario deben derivarse científicamente y ser realistas en términos de poderse logar, y Optimiza le permite al usuario filtrar los productos de acuerdo a criterios como categorías jerárquicas del producto, o categorías del proveedor por medio de plantillas para cada usuario o localización de las existencias. A partir de entonces, el usuario es capaz de asignar los productos en grupos Pareto con base en el valor de la rotación por precio de costo, precio de venta o margen de ganancia; o por unidad de emisión, que asegura un enfoque más estratégico.

Además, las políticas adecuadas para los plazos internos, los periodos de revisión, y los ciclos de reabastecimiento, se pueden establecer antes de utilizar tablas sofisticadas de seguridad de existencias para modelar los niveles de seguridad óptima de las existencias. Optimiza tiene mecanismos definidos por el usuario para la identificación rápida y sencilla de los artículos que no hay en existencia o de movimiento lento, donde ambos tienen una categoría especializada que le permite al usuario separarlas para un enfoque y una atención diferente. Por consiguiente, los artículos de mantenimiento, de demanda errática y de lento movimiento se pueden tratar de forma diferente de los artículos de movimiento rápido, al utilizar tablas para establecer los niveles óptimos con base en el plazo de la demanda anual y el nivel de servicio. Los niveles de servicio se pueden establecer por la criticidad del producto para determinar el nivel óptimo de desecho para los artículos de seguro y de “por si acaso”.

El modelo del inventario calculado le permite al usuario determinar el impacto de las políticas alternativas, antes de implementar los cambios. Optimus resalta el intercambio entre el costo de tener existencia y el costo de la falta de la misma, que le permite al usuario ejercer escenarios “qué sucedería si” con distintas pólizas. Cuando la póliza óptima se ha modelado y establecido, el producto señala cualquier transacción subóptima, al alterar al usuario a través de una cabina de administración, que resalta las áreas problemáticas. La cabina de administración le presenta diariamente al usuario las actividades más importantes sugeridas de valor agregado, con perfiles gráficos utilizados para monitorear el progreso diario para realinear los inventarios contra la política óptima. Los perfiles muestran una vista gráfica del perfil de riesgo para cada artículo individual, al igual que los niveles máximos y mínimos en formatos numéricos y gráficos.

Hay que mantener a los planificadores, compradores, ejecutivos y proveedores en el mismo canal

El otro lado del inventario es el lado del suministro, y la falta de predicción del suministro es un gran contribuidor para el exceso del inventario debido a las dificultades en el pronóstico de la demanda. Cualquier intento por reducir el inventario también se debe enfocar en manejar la cadena de suministro, y esta habilidad de manejar a los proveedores y a los plazos es la clave para manejar la cadena de suministro. La mayoría de los paquetes ERP registran los datos del desempeño del proveedor, pero pocos incluyen el análisis de desempeño del proveedor. Por lo general esto se limita a unos cuantos reportes, y para poder hacer un uso más efectivo de los datos, se tienen que construir series de reporteo caras alrededor de las herramientas de reporteo de BI. Pero al utilizar el módulo de evaluación del proveedor Optimus, el comprador es capaz de identificar rápidamente si un proveedor no se está desempeñando dentro del plazo citado. Incluso, el producto identificará no sólo los problemas, pero también sugiera cuáles deberían ser los plazos, al utilizar la información de entrega de la línea de artículos mostrada numérica y gráficamente. Una vez más, las entregas anómalas (extrañas) se pueden excluir del cálculo de los plazos para obtener resultados más precisos, y los valores extraños de los plazos se pueden excluir de la actualización automática de los plazos del proveedor. El resultado no sólo debería ser mejores predicciones para los plazos, sino una existencia segura más óptima, establecida para tomar en cuenta el desempeño actual de la entrega.

El tema común en cuanto al reto de optimizar los niveles de inventario es la necesidad de identificar las verdaderas causas del inventario, donde al tratar únicamente los síntomas puede con frecuencia esconder la causa raíz del exceso o de la falta de existencia. Las organizaciones que sostienen existencias en múltiples localizaciones tienen el reto adicional de no sólo determinar los niveles óptimos de almacenamiento, sino también de decidir dónde mantener el inventario dentro de los nodos de la red de la cadena de suministro. Una vez más, las transacciones históricas pueden proporcionar información engañosa, ya que el movimiento de existencias entre las localizaciones puede indicar una demanda y suministro artificial, mientras que la verdadera demanda puede existir solamente un una localización. Para ello, la gestión de la demanda distribuida (DDM) es un componente clave de la serie Optimiza, donde los pronósticos se pueden correr por medio de sitios remotos y se pueden agregar con cantidades de reabastecimiento proyectadas al nivel del almacén central. El módulo toma en cuenta todas las órdenes internas de los proveedores, las órdenes de los clientes existentes, los plazos internos y las ventas de lote pronosticadas, con el resultado siendo existencias para la demanda externa, en lugar de ir de acuerdo con las transferencias históricas de lotes.

El módulo DDM se conduce por decisiones estratégicas de políticas con respecto a la inversión de inventario de la compañía. Estas decisiones políticas, que dictan principalmente la forma en la que la compañía quiere responder a las demandas que se le colocan puede tener mucho alcance. Los algoritmos lógicos aseguran que el inventario se reparte de forma óptima a lo largo de las localizaciones donde existe inventario insuficiente para suministrar sus necesidades desde el almacén central. Además, los distintos reportes le permiten al usuario ver dónde se puede volver a distribuir el inventario en las diferentes locaciones, en lugar de darles nuevas órdenes a los proveedores. Las órdenes entre locaciones se pueden generar y cargar automáticamente en el sistema hospedado, y así se reduce la carga de trabajo y se producen automáticamente distintas opciones para la transferencia del inventario. Esto debe reducir el nivel general de inventario, y crear un inventario más balaceado en la cadena de suministro.

Sin embargo, la mejor metodología de optimización de inventario puede no ser tan valiosa a menos que se aplique constantemente. un ejercicio de vez en cuando puede hacer la diferencia, pero sin los ajustes constantes, las afinaciones o las advertencias de excesos y faltas de inventario, pueden volver a ocurrir los mismos problemas.

Por supuesto, se puede construir un tablero de control de inventario adaptado del administrador al utilizar herramientas BI o generadoras de reportes, pero puede ser costoso y tardado. Sin embargo, Optimiza contiene una serie de reportes para proporcionar la información enfocada necesaria para manejar el proceso de inventario de forma efectiva, incluyendo el pronóstico, la gestión de producto, la gestión de órdenes, y el desempeño del proveedor. Además, el producto monitorea y compara constantemente todas las transacciones relacionadas al inventario contra las políticas, señala cualquier transacción subóptima y alerta al controlador de inventario diariamente con facilidades de correo electrónico automáticas. Una barra de tareas le presenta las actividades más importantes recomendadas de valor agregado al controlador de inventario, también diariamente. Los perfiles gráficos se utilizan para monitorear el progreso diario en realinear los inventarios contra los perfiles óptimos de inventario. Una revisión general muestra cada categoría de acción como un porcentaje relativo del valor del inventario total, y se puede obtener la información detallada al ir de lo general en lo particular en cada categoría para identificar los artículos de línea relevantes que contribuyen al perfil. La gráfica del paisaje detalla cómo se invierte el inventario actual al mostrar el valor monetario de los inventarios asociados con los varios meses de mantener el inventario.

Las gráficas se imprimen en intervalos regulares para proporcionar una indicación de mejora progresiva de la forma en la que se manejan los inventarios. Con base en las ventas pronosticadas y sobresalientes, los niveles actuales de existencias, las órdenes existentes y los datos de desempeño del proveedor, el juego de herramientas de Optimus calcula los niveles ideales del inventario de valor de existencias seguras para cada artículo de línea. La vista de la “cabina” que aparece al iniciar la herramienta, muestra el valor de las órdenes que se pueden perder a través de la falta de existencias, el valor actual del exceso de existencia, el nivel de servicio logrado hasta el momento, y el valor de órdenes de compra sobresalientes considerados de forma innecesaria por el sistema.

En resumidas cuentas, ya que el pronóstico a largo plazo es erróneo inevitablemente, los usuarios ahora pueden moverse hacia una planificación a corto plazo dentro del horizonte más inmediato, que debe permitirles a sus proveedores ver la demanda real en lugar de la demanda pronosticada. El modelado de la optimización del inventario ha sido la clave de algunas empresas que han sido capaces de utilizar la herramienta Optimiza para correr escenarios “qué sucedería sí”, y luego refinar sus planes de acuerdo al mismo. El sistema también con frecuencia se utiliza para identificar los cambios en las tendencias de las ventas, ayudar a la administración a identificar qué artículos ganan o pierden popularidad, mientras que el staff puede enfocarse más en monitorear lo que ha estado ordenando contra lo que realmente requiere.

 
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