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Unirse al tren de la Sarbanes-Oxley; cómo cubrir las necesidades de las pequeñas y medianas empresas

Escrito por: Predrag Jakovljevic
Publicado: noviembre 15 2005

Introducción

La necesidad de soluciones que puedan cubrir las regulaciones de cumplimiento ha crecido. En 2004, los ejecutivos de finanzas en todo el mundo se tornaron cada vez más sensibles a la necesidad de mejorar los reportes relacionados con el gobierno corporativo y con sus obligaciones de cumplimiento a las regulaciones. CODA Group, un especialista en sistemas de gestión financiera con base en el Reino Unido, respondió lanzando CODA-Control, una herramienta de modelado de tareas (motor), que ayuda a las compañías usuarias a controlar los procesos comerciales de auditoría y a automatizar la recopilación de datos para los reportes financieros. CODA-Control es una de las recientemente develadas soluciones colaborativas de CODA; además ayuda al cumplimiento regulatorio, al cierre financiero de final de periodo, y automatiza los procedimientos financieros, posiblemente reduciendo los incesantes aumentos en los costos de auditoría y bajando los riesgos por incumplimiento. El producto toma el modelo de las mejores prácticas de la organización de un proceso financiero documentado y genera automáticamente un sitio Web dedicado, compartido y seguro para el equipo interno por medio del cual se controla la ejecución de todo el proceso. CODA-Control ayuda a transformar los procesos de la organización en eventos controlables, auditables y de gran repetitibilidad.

Parte 2 de La composición de aplicaciones financieras colaborativas, serie CODA

Como lo ejemplifica CODA-Control, CODA ve a la tecnología Microsoft como la principal plataforma de desarrollo para sus aplicaciones de control de procesos. Esto debe ayudar a las organizaciones a manejar y mejorar procesos comerciales complejos, tales como los que se enfocan al cumplimiento de la Ley Sarbanes-Oxley (SOX) de 2002 tendientes a facilitar el cierre de fin de mes. La decisión de CODA de diseñar una aplicación de control usando la plataforma Microsoft SharePoint Products and Technologies incluso ha sido citada como factor clave para la decisión de comprar CODA-Control por parte de algunos clientes.

Para poner esto en contexto, la ley SOX fue presentada por el Congreso de los EE. UU. como respuesta al gran número de escándalos financieros de alto perfil, como los de Enron, Tyco y WorldCom, con la idea de hacer los procedimientos corporativos de contabilidad más transparentes para los inversionistas y los reguladores. Incluso antes de estos escándalos, los anuncios de utilidades no alcanzadas generalmente se acompañaban por declaraciones del presidente del consejo de administración (CFO) que decían que no se habían logrado debido a una “falta de visibilidad” de las actividades corporativas. Estos CFO generalmente atribuían esto a eventos imprevistos, como cancelaciones de pedidos grandes por parte de los clientes o proveedores que elevaban los precios debido a una escasez de materias primas. Sin importar la razón, los CFO están siendo invitados a entregar estimaciones más exactas de las utilidades potenciales y a dar explicaciones sobre la razón para que la compañía no haya alcanzado las estimaciones.

Aunque la ley SOX incluía cierto número de nuevos mandatos, dos secciones en particular tienen claras implicaciones para los sistemas corporativos de información. La Sección 404 (Evaluación gerencial de controles internos) requiere que la gerencia evalúe, anualmente, la efectividad de sus propios controles y procedimientos internos para propósitos de reportes financieros. La Sección 409 (Divulgación en tiempo real) requiere que las compañías divulguen los cambios importantes de sus condiciones u operaciones financieras de manera rápida y actualizada. Estas dos secciones han provocado muchas predicciones relacionadas con cuánto se debe gastar en tecnología de la información (TI) para poder cubrir las necesidades de cumplimiento (aunque, esto puede ser a costa de proyectos estancados en otras áreas que ahora se consideran de baja prioridad). La Sección 404 requiere de auditorías de los controles internos y ha provocado que los ejecutivos reexaminen y posiblemente reemplacen los sistemas operativos que no están bien integrados con los sistemas financieros. Por ejemplo, un sistema de cuentas por pagar (AP) que no coteja las órdenes de compra y los recibos con las facturas de los vendedores sistemáticamente, antes de hacer el pago, puede ser vulnerable al fraude. Dicho sistema también puede ser vulnerable al abuso por alguien que cree empleados y proveedores ficticios y luego se embolsa el dinero. Adicionalmente, un sistema de facturación que no está integrado con envíos podría permitir que un gerente reconozca incorrectamente un ingreso que aún no ha ganado.

La Sección 409 parece invitar a un sistema de reporte financiero más transparente e integrado del que tienen muchas compañías. Por ejemplo, las compañías que trabajan periodo de cierre financiero de diez días parecen estar en riesgo de incumplimiento con la disposición de divulgación en tiempo real, que actualmente ordena la divulgación de los eventos importantes dentro de las cuarenta ocho horas. El problema es particularmente agudo para compañías con unidades operativas múltiples y sistemas descentralizados, porque, en años recientes, muchas empresas han crecido han crecido orgánicamente y a través de adquisiciones. Como resultado, el reporte exacto de estas unidades comerciales requiere un importante número de procesos y ajustes contables “manuales”. Tales compañías necesitarán adoptar un sistema de reporte financiero común, quizás integrando sistemas múltiples con una capa de reporte financiero a nivel corporativo o implementando una solución de gestión del rendimiento corporativo (CPM) para proporcionar reportes analíticos casi en tiempo real.

En cualquier caso, los requerimientos de la ley SOX incrementan el número de procesos manuales requeridos, lo que a su vez incrementa de manera significativa el costo del cumplimiento. El costo actual de probar los controles financieros manuales para asegurar el cumplimiento de la ley SOX y los riesgos actuales de cumplimiento asociados con dichos controles están forzando a las compañías a buscar sistemas financieros que no sólo registran transacciones, sino que administran todo el proceso de cumplimiento de la Sección 404 de la ley SOX. Los que adoptaron tempranamente el cumplimiento SOX han aprendido algunas duras lecciones al usar programas SOX que resaltan los procesos manuales basados en papel. Dichos procesos son extremadamente caros de auditar en comparación con los procesos automatizados y es bastante tardado conciliar y corregir los errores. Dichos sistemas también tienen mayores riesgos de errores y omisiones humanas.

A la luz de esto, las pequeñas o medianas empresas se enfrentan a una tarea impresionante. Ya no es suficiente que una compañía desarrolle un plan de negocios fuerte, que tenga un producto o servicio innovador y que cree canales de distribución fuertes y efectivos. Las complejidades de los negocios actuales han creado nuevos riesgos, con infinidad de regulaciones y complejos requerimientos de reporte que pueden abrumar a una organización centrada y esbelta, sin importar su tamaño. La pregunta lógica es cómo se supone que una organización más pequeña, con recursos limitados lidie con todo esto, y, todavía más importante, cómo se mantendrá al día de los cambios adicionales que se acercan. Por ejemplo, bajo las reglas actuales (y muy pronto obsoletas) de contabilidad, una compañía puede valuar sus inventarios sobre un costo histórico. Por ejemplo, un vendedor de bienes electrónicos podría valuar los reproductores no vendidos desde hace meses a la cantidad a las que se podrían haber vendido al momento de su lanzamiento original. Sin embargo, bajo el Estándar Internacional de Contabilidad (IAS-2) que está próximo a proponerse, una compañía tiene que dar un valor neto realizable (NRV) actualizado. En otras palabras, debe dar un estimado exacto del valor de mercado del producto en el momento en el que se publica el reporte, con la idea de que todos los activos corporativos deben ser valuados a su valor justo, en lugar de a su problemático valor histórico. Las compañías también necesitan dar cuenta del costo de todos los planes de compensación de los empleados; esto significa que el costo de los planes de opciones de acciones o cualquier déficit de los fondos de pensión de la compañía deben registrarse en sus cuentas.

Dada la magnitud del problema de dar seguimiento a estos tipos de cuentas problemáticas, la única respuesta sensata es usar la tecnología, ya que muchas de las herramientas han sido desarrolladas pueden simplificar en gran medida el proceso. En efecto, las nuevas versiones del software de cumplimiento representan un gran avance sobre las soluciones anteriores. Por supuesto, además de CODA-Control, recientes lanzamientos de Axentis, ACL Services, Certus, Oversight Technology, Hummingbird, OpenPages, Virsa Systems, Precision Consulting y Approva reflejan una comprensión más realista de las cargas del cumplimiento. Algunas de estas soluciones comparan los controles actuales de una compañía con las “mejores prácticas" del cumplimiento, ofreciendo soluciones sobre cómo resolver las debilidades y segregar las tareas. Por ejemplo, el software puede indicar quién tiene autorización para hacer cheques para los vendedores, para pagar a los empleados o para agregar ingresos en un trimestre dado. Dicho software también puede hacer cumplir las reglas alertando, por ejemplo, a los guardianes del cumplimiento si una persona no autorizada intenta hacer cambios, y puede, en consecuencia, actuar como mecanismo para prevenir el fraude. Otras soluciones pueden ayudar a los gerentes a documentar las políticas y procedimientos, a crear archivos electrónicos de esas políticas o a marcar transacciones internas que parecen sospechosas.

La inversión en sistemas parecidos a CODA-Control podría dar una solución económica que podría permitir que los gerentes se enfoquen más tiempo en las operaciones y menos en el cumplimiento. Además, estos sistemas podrían permitir que las empresas usuarias racionalicen la integración de nuevas divisiones a sus sistemas y procesos financieros, asegurando que los procesos comerciales de las unidades adquiridas cumplen con la Sección 404 de la ley SOX. Sin embargo, antes de que puedan beneficiarse de esta tecnología, los gerentes de las pequeñas empresas deben seleccionar las herramientas adecuadas. Para mayor información sobre los juegos de herramientas SOX, así como una discusión sobre cómo usarlas de manera efectiva para aumentar la recuperación de la inversión en tiempo y dinero, véase Attributes of Sarbanes-Oxley Tool Sets.

Muchas empresas que cumplen con la ley SOX probablemente gastarán miles de horas hombre y millones de dólares en documentar sus procesos de contabilidad. Además, muchas compañías continuarán incurriendo en importantes gastos anuales por auditoría para la prueba de los procesos manuales que se está realizando. CODA-Control podría ser útil como una solución práctica y asequible para este problema para las compañías medianas y grandes, ya que CODA puede transformar los procesos manuales en eventos visibles, repetibles, controlables y auditables. En otras palabras, podría hacer de la auditoría una tarea más sencilla, rápida y barata y por lo tanto haría que los CFO y contralores dejen de ser esclavos de la ley SOX para convertirse en amos de las finanzas. La automatización y centralización de los procesos manuales, en particular, deberá reducir el riesgo y los costos asociados de las auditorías ya que el sistema debe hacer cumplir la rendición de cuentas requerida. Además, los procesos en ubicaciones remotas se puede probar centralmente, los errores de volver a teclear se eliminan (y por lo tanto el esfuerzo de conciliación se reduce), y las autorizaciones pueden capturarse electrónicamente y verse en línea porque se pueden implementar controles preventivos para prevenir los errores antes de que ocurran. Aunque no es ninguna panacea para asegurar la adhesión a las mejores prácticas documentadas, la gestión automatizada de procesos, como CODA-Control, parece seguir siendo una parte esencial de los dos primeros años de cualquier programa de cumplimiento SOX.

La solución CODA-Control está disponible para todas las organizaciones, especialmente aquéllas sujetas al cumplimiento de la ley SOX y es independientes del sistema de contabilidad financiera de una compañía. In sitio Web Microsoft SharePoint impulsado por CODA puede enviar tareas, formatos, apéndices, documentos etc. a los sistemas de transacciones diversas de una unidad comercial e incluso puede incluir todas las traducciones a los idiomas necesarios. CODA espera que la demanda de la solución sea extremadamente alta en 2005 y 2006, y tiene recursos de implementación para especialistas disponibles para dar soporte a las organizaciones en todo el mundo. Sin embargo, aunque dicho software puede ayudar, no va a automatizar completamente el cumplimiento, lo que continuará siendo un enorme esfuerzo manual y no hay ningún sustituto para el entendimiento del negocio que tiene un gerente cuando se trata de evaluar, diseñar e implementar los controles internos adecuados.

Reciente ola veraniega de adquisiciones

El cumplimiento es una cuestión importante en los EE. UU., en especial porque cada vez más organizaciones luchan con las disposiciones de la ley SOX, pero también se está convirtiendo rápidamente en una cuestión clave en muchos otros países conforme se introducen legislaciones en todo el mundo para mejorar el gobierno corporativo. De este modo, en agosto de 2005, para reafirmar aún más sus capacidades de control financiero, CODA anunció un contrato de adquisición y asociación con Control Solutions International, un proveedor mundial de servicios de aseguramiento, gestión de riesgos y asesoría de cumplimiento. Fundada en 1991, Control Solutions fue una de las primeras firmas dedicadas exclusivamente a proporcionar soporte a las funciones internas de auditoría y en ayudar a las compañías a darse cuenta de los beneficios de la implementación de controles internos efectivos. Los servicios de Control Solutions incluyen externalización y coparticipación de las auditorías internas, cumplimiento SOX de primer año y recertificación anual, auditorías de tecnología y servicios de asesoría, revisiones de aseguramiento de la calidad, evaluaciones de riesgo empresa y servicios de arranque de auditoría interna. Se dice que la firma ha desarrollado relaciones cercanas y a largo plazo con una base de clientes diversificada de compañías líderes por medio de flexibilidad, comunicación abierta y enfoque de proyectos de “valor agregado”. Tiene más de 800 profesionales experimentados en auditoría interna y 21 directores en oficinas en todo el mundo.

Según lo establecido en el contrato, CODA adquirió el producto Sarbanes-Oxley Controls Evaluation Tool (SOCET) de Control Solutions. SOCET es una aplicación basada en la Web de documentación de controles internos, evaluación, monitoreo y gestión de proyectos diseñada para facilitar el cumplimiento SOX, y está actualmente implementada en varias ubicaciones de los clientes principales de Control Solutions. CODA promete que tomará el desarrollo y comercialización futuros del producto, por lo que los clientes existentes recibirán soporte a través del escritorio de soporte con base en los EE. UU. de Coda Financials Inc., parte de la operación global de soporte de la compañía. Además, como parte del contrato, Control Solutions y CODA desarrollarán conjuntamente productos adicionales de cumplimiento total para ayudar a los clientes a cumplir las disposiciones de SOX y de otras regulaciones, como Basel II de la Unión Europea.

Control Solutions aprovechó su amplia experiencia de auditoría interna para ayudar a más de 250 compañías que cotizan en los EE. UU. a prepararse y cumplir continuamente con las disposiciones de la ley SOX. Después de lograr un rápido cumplimiento, el siguiente reto para las compañías es “hacer que SOX se quede”, haciendo que un proyecto casi imposible sea un proceso práctico y sostenible, en el que los procesos documentados se transforman en sistemas que impulsan a la función financiera. En consecuencia, SOCET agrega la creación efectiva de reportes de tablero de gestión a las características de CODA-Control. La combinación deberá dar valor adicional a los clientes existentes. Con la adición de SOCET y la oportunidad de capitalizar la experiencia que Control Solutions tiene sobre SOX, CODA espera ser en poco tiempo una tienda de software todo en uno para todo el proceso del ciclo de cumplimiento.

Futuras versiones de SOCET, que ahora lleva el nombre de CODA-Control Assessor admitirá el cumplimiento con regulaciones internacionales, ya que Control Solutions proporcionará la experiencia en controles internos y CODA proporcionará el software para llevarlos a cabo. Adicionalmente, CODA-Control actualmente proporciona una plataforma basada en la Web para definir, instalar, monitorear y ejecutar una gama completa de procesos financieros, de recursos humanos (RH) y TI para poder proporcionar la visibilidad, repetitibilidad y un proceso de auditoría que impulse la adherencia continuada a los procedimientos de cumplimientos definidos de una compañía usuaria. De manera similar, SOCET proporciona un ambiente basado en la Web para facilitar la prueba y evaluación de procesos financieros, de RH y TI por parte del equipo de auditoría interna de una organización. La herramienta también proporciona información gerencial sobre el estado de la prueba del proyecto y presenta la información en un tablero ejecutivo. Como tal, la aplicación existente de cumplimiento de CODA y SOCET se complementan funcionalmente muy bien. En el aspecto tecnológico, ambos aprovechan las bases de datos de Microsoft .NET, Internet Information Server (IIS) Web Server y del servidor de lenguaje de búsqueda estructurado (SQL) Server.

La amplia experiencia y conocimientos de Control Solutions para dirigir más de 250 proyectos de cumplimiento SOX en los EE. UU. han dado forma al diseño de SOCET: Al transferir la propiedad a CODA, los usuarios existentes deben beneficiarse de la infraestructura de soporte y desarrollo continuo de CODA, mientras CODA puede continuar aprovechando la experiencia de Control Solutions para el diseño continuo del producto. Al mapa de SOCET muestra que la solución estará integrada al paquete de cumplimiento de CODA (cuyo perfil de utilización se extenderá en consecuencia), al tiempo que retiene su actual capacidad de funcionar como una solución independiente. CODA anunciará en breve una solución que acelerará en gran medida el diseño de los controles y por lo tanto proporcionará una solución más completa para el diseño, implementación, mantenimiento y prueba de los controles para el cumplimiento SOX y otras iniciativas de cumplimiento existentes y emergentes, a nivel mundial.

En esta etapa, incluso sin las adiciones de SOCET, CODA-Control entrega una administración centralizada y un repositorio de documentos. Éste es una sitio Web repositorio que reúne todas las tareas, personas, documentación de respaldo y toda la coreografía necesaria para asegurar que el proceso se completa de manera cumplida y eficiente. También ofrecerá una implementación y adopción razonablemente rápidas y será una implementación fácil de usar de un modelo de mejores prácticas para un proceso financiero específico. CODA-Control también tiene una curva mínima de aprendizaje del usuario que aprovecha los conocimientos sobre Microsoft Office y sobre las aplicaciones existentes de la oficina de gestión. El producto también ofrecerá consistencia a todo lo ancho del marco de trabajo para implementar controles preventivos que aseguren la repetibilidad del proceso de compleción, lo que se hará de manera tal que se promueva la mejora del proceso continuo. También ofrecerá una visibilidad de “Centro de Comando” del estado actual del proceso, porcentaje de terminación, demoras actuales, asignación de tareas y un proceso completo de auditoría de tareas, documentos y comentarios, etc. Estas características estarán a disposición de los usuarios y de sus auditores por medio de un localizador uniforme de recursos (URL) de intranet. Sin embargo, el producto también es una plataforma extensible que soporta la terminación de tareas automatizada usando interrogación de servicio Web y actualizaciones automatizadas de los sistemas de la oficina de gestión. También asocia formatos electrónicos con sus tareas relacionadas usando Microsoft InfoPath y controla tanto los procesos financieros recurrentes (como cierre de fin de periodo, programas de auditoría interna, presupuestos, ciclos de planificación, etc.) y procesos a la medida (incluyendo nuevas contrataciones, nuevos vendedores, proyectos de capital etc.). Finalmente, el producto también controla procesos comerciales tales como la apertura de nuevas ubicaciones, programas de responsabilidad corporativa, procesos de RH etc.

En julio de 2005, CODA anunció que también había adquirido a Simple Concepts AB, un especialista en software de consolidación financiera por €3.25 millones, más pagos basados en incentivos. El sistema de consolidación y tesorería de Simple Concepts, OCRA, estará disponible a nivel mundial como parte del paquete CODA Financial Intelligence para los principales sistemas de planificación de los recursos de la empresa (ERP) y de finanzas. Las oficinas de Simple Concepts se han convertido en el cuartel general de la nueva operación nórdica de CODA y la oficina de Tallinn, Estonia es la primera operación de propiedad directa de CODA en Europa Oriental y los estados del Báltico, y continuará siendo el centro de investigación y desarrollo de OCRA. Como parte de la adquisición, CODA retuvo los servicios de los fundadores de Simple Concepts, Alar Lange es el director gerente de CODA Nordic Mientras que Lars Svensson mantiene su responsabilidad por el desarrollo de OCRA.

La adquisición aparentemente ya llevaba tiempo fraguándose y cuando se hizo el anuncio, CODA ya había integrado CODA-Financials al producto adquirido. El producto, ahora lleva la marca OCRA: una solución CODA, se pondrá inmediatamente a disposición en una forma autónoma, y como parte integral del paquete CODA Financial Intelligence. OCRA estará disponible con CODA Dream, una oferta para el mercado más económico. CODA Dream es el resultado de la adquisición que hizo CODA a principios del 2003 del antiguo SquareSum, y se pondrá a disposición de clientes y prospectos en el cuarto trimestre de 2005 o posiblemente antes. OCRA es el producto número uno en consolidación en Suecia. Más de 90 organizaciones cliente en Escandinavia usan el producto como su herramienta central de consolidación y reporte; además, CODA tiene varios clientes de CODA Financials que tienen requerimientos multinacionales, lo que hará que OCRA sea más atractivo. OCRA se ha creado en Europa la reputación de ser una solución funcional y técnicamente superior porque está basada en la Web y usa un poderoso flujo de trabajo (que se detallará a continuación). También tiene una fracción del costo de implementación en comparación con los líderes tradicionales del mercado actual lo cual probablemente sea otro incentivo para que los usuarios adopten la herramienta.

Las aplicaciones de consolidación manejan el proceso de analizar, reportar y conciliar las cuentas de un grupo de compañías en un solo reporte “consolidado" de grupo. El programa de analítica financiera funciona consolidando los datos de sistemas diferentes un una fuente, proporcionándole a los analistas financieros —y, lo que es más importante, a los que toman las decisiones en otros departamentos— una visión consistente del rendimiento en toda la organización. Al usar preguntas sencillas como “¿Cuáles fueron las cifras de nuestras ventas en una región específica durante este trimestre?”, por medio de un navegador o de una interface de usuarios (UI) cliente-servidor, los gerentes pueden tener una “visión única de la verdad” y reducir significativamente el tiempo necesario para obtener las respuestas financieras deseadas.

A diferencia de la mayoría de sus rivales, OCRA entrega esta característica por medio de la Internet y combina el control financiero operativo con la contabilidad reglamentaria del grupo, y entrega reportes multidimensionales con una amplia gama de opciones por medio de sistemas de reporte y análisis integrados por medio de su estructura de base de datos híbrida multi-dimensional y jerárquica. Además, OCRA se diseñó alrededor de un método de flujo de trabajo con reglas, procedimientos y técnicas usados y verificados por los auditores con años de experiencia. Actualmente el producto está disponible en inglés y sueco, y se está traduciendo a los idiomas centrales de CODA. También se entregará en otros idiomas dependiendo de la demanda de los clientes.

Una UI lógica e intuitiva proporciona una visión de proceso de los pasos de consolidación, lo que hace que OCRA sea razonablemente fácil de usar. Su arquitectura basada en la Web hace que la implementación sea relativamente flexible y también permite que se use de manera remota, hasta por cientos de usuarios. Por lo tanto, OCRA tiene la capacidad funcional y la flexibilidad de implementación requeridas para dar soporte a los requerimientos de reporte de consolidación de la gerencia, sin importar su ubicación geográfica. Culturalmente similar a CODA, su nueva matriz, Simple Concepts, creó OCRA enfocándose en la calidad del software y teniendo en mente la necesidad de un soporte mínimo. Según se informa, con este enfoque los clientes han necesitad únicamente un soporte mínimo de los vendedores. El producto también se ha mejorado para permitirá un proceso de actualización eficiente. Simple Concepts también cuenta con un excelente aporte de cliente y expertos de la industria que se encuentran el consejo consultivo y CODA planea continuar esta parte del proceso de desarrollo de OCRA con modificaciones mínimas.

Al agregar las capacidades de consolidación y tesorería que administran el procesamiento inter-compañías de las transacciones y que respaldan la banca interna, CODA se esfuerza por convertirse en una tienda todo en uno para los departamentos financieros. También proporciona la funcionalidad para la contabilidad y adquisición financiera por medio de planificación, presupuestos, reporte y análisis, y procesos de control y gestión del cumplimiento. Sin embargo, el vendedor continuará vendiendo OCRA como módulo autónomo que puede funcionar con productos financieros y de gestión de contabilidad que no pertenezcan a CODA. El conocimiento del campo que tiene CODA en requerimientos de contabilidad financiera mundial, aunado a su experiencia de implementación en más de cien países, posiciona mejora CODA para entregar herramientas de reporte financiero y de consolidación que otros vendedores que no son especialistas en contabilidad, y que ofrecen herramientas genéricas de reporte.

 
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