Uso de un ERP para el comercio electrónico en una empresa de ingeniería bajo pedido

  • Escrito por: Gregory Romanello
  • Publicado: julio 20 2011



 

 

El termino comercio electrónico esta muy comúnmente asociado al ambiente minorista. De hecho, la habilidad de navegar, buscar y pedir productos a distancia ha cambiado por siempre la forma en la cual realizamos las compras. En el mundo donde la empresas realizan negocios con otras empresas (en lugar del consumidor final), aquellas empresas que venden materia primas han creado también sus sitios Web para las ventas, y aquellos quienes venden a las empresas manufactureras de equipos originales (OEM, por sus siglas en inglés) hacen parte del comercio electrónico por medio de intercambio para los datos electrónicos (EDI).
 
Pero ¿qué sucede con las manufacturas más complejas, aquellas fabrican productos según los requisitos del cliente; los contratistas para ingeniería, abastecimiento y construcción (EPC); o aquellos involucrados en grandes proyectos de equipos de capital que requieren de una gran colaboración? Con el ambiente de aplicaciones empresariales apropiado, estas empresas pueden aprovechar también las eficiencias del comercio electrónico. Este artículo aborda los beneficios que las empresas de ingeniería por pedido (ETO) pueden lograr con la adopción de las prácticas del comercio electrónico así como las necesidades que genera el comercio electrónico para ETO en un sistema empresarial.

Dentro de los beneficios que puede generar el comercio electrónico para las empresas ETO, tenemos:

• reducción del trabajo que no agrega valor como la búsqueda y reenvío de documentos,
• eliminación de errores resultantes del trabajo en versiones incorrectas o desactualizadas de los documentos, y
• mejoras en el servicio al cliente.

Para lograr estos beneficios, la principal aplicación que utiliza la empresa ETO debe ser habilitada con un portal de colaboración adaptable para las necesidades específicas de los diferentes grupos involucrados en los complejos ciclos de los proyectos.

Complejidad y colaboración
En un ambiente donde se fabrica para almacenar, el comercio electrónico es relativamente simple ya que se cuenta con una lista de productos y usted puede ver su lista de precios y disponibilidad. Usted puede decidir incluir una tienda donde se pueda navegar, seleccionar artículos e incluirlos en la cesta de compras para luego realizar el pago.  Incluso en un ambiente de fabricación bajo pedido, el comercio electrónico es simple: la actividad se inicia por medio de una orden electrónica, y esta orden se vincula con un inventario, mano de obra, capacidad de fabricación y otros recursos. Pero en un ambiente de ETO o de fabricación por proyectos, el comercio electrónico debe incluir mucho más que simples datos transaccionales.  Allí cada proyecto o creación de productos involucra muchas conversaciones y trabajo de ingeniería, lo cual requiere de mucha documentación para apoyar el proceso del ciclo de vida del pedido. Ello significa que el comercio electrónico en ETO debe incluir todos los documentos y comunicaciones del proyecto, comenzando con la documentación de la venta y las especificaciones o requisitos, pasando por las fases de ingeniería y diseño, materiales y abastecimiento de las partes, la fabricación y la entrega del producto final. En algunos casos, se debe incluir la instalación en sitio y el servicio postventa dentro del sistema diseñado para facilitar el comercio electrónico, que se extiende sobre todo el ciclo de vida del producto o activo fabricado.

Es posible que la perspectiva más deseada sea la de abrir una ventana directamente dentro de la aplicación; es decir, una ventana diseñada para una comunicación fácil y la gestión racionalizada de todos los documentos compartidos con un interesado en particular. Esta ventana puede incluir dibujos, la orden del cliente, pedidos de compras, ordenes de trabajo, datos de fabricación e incluso, el plan del proyecto o su proyecto maestro. En una situación donde se requiere de muchos activos como en el caso de los equipos de capital o EPC (engineering, procurement, construction) de una planta generadora de electricidad o una plataforma de extracción petrolífera mar adentro, usted puede habilitar igualmente un administrador de activos. Dependiendo de los interesados y de la naturaleza del proceso de fabricación involucrado, las necesidades del portal o ventana de colaboración pueden cambiar. Independientemente, el objetivo sigue siendo el mismo: El autoservicio y acceso para visualizar la información apropiada, actualizada y relevante para todos los participantes en el proyecto.

Esto permite que cualquier participante en el proyecto pueda de forma muy racionalista, buscar y agregar información a un producto, agregándole valor. En un producto normal o en el ciclo de vida del pedido, existe gran cantidad de comunicaciones, y el portal agrega valor en la medida en que organiza estas comunicaciones en todos los temas sobre los cuales el equipo del proyecto se esta comunicando.

Por ejemplo, un portal puede presentar lo siguiente:

• documentos y especificaciones, además de los dibujos relacionados por medio de un área para bajar documentos
• área para notas
• la estructura del producto o estructura del activo

Todas estas necesidades deben ser satisfechas por medio del marco para las comunicaciones el cual debe ser de fácil acceso y administración.


 

Fig. 1. Esta pantalla de las Aplicaciones IFS incluye un portal para la aprobación de documentos en la parte superior izquierda. Los documentos aparecen aquí en ruta por medio de de un proceso de aprobación para el equipo del proyecto.

La compleja naturaleza de ETO y el gran número de participante involucrados en el proyecto, demanda una estrategia de tecnologías de la información (TI) que facilite la colaboración con cualquier socio, bien sea un cliente, proveedor o incluso los empleados; por medio de este tipo de acceso controlado a los datos en el ambiente del sistema empresarial para la planeación de los recursos (ERP). El portal presenta la información a las diferentes partes involucradas para facilitar la comunicación y su documentación. Cuando usted trabaja en un ambiente ETO o proyecto, normalmente existen muchos colaboradores trabajando en el diseño, abastecimiento, ingeniería, fabricación, instalación y comisionamiento. Es importante que todos ellos estén usando los mismos documentos y que descargarlos sea fácil y bien controlado.

Ello elimina trabajo que no agrega valor como el asociado a la búsqueda de documentos, y con el control de las versiones de los documentos del proyecto. Eliminar esta improductividad es una forma de lograr los beneficios de la racionalización de ETO.

El valor de la integración
Existen en esencia, dos perspectivas para los portales de colaboración. Uno involucra el software o aplicación Web de un tercero que estan separados del sistema ERP. Estas herramientas pueden tener un lugar, pero para ETO ellas no logran resolver los retos más importantes de la colaboración entre varios grupos en proyectos de gran valor, donde un error en la revisión del plan puede costar cientos de miles o incluso millones de dólares. Si los usuarios internos de un sistema ERP pueden realizar cambios que no estan disponibles inmediatamente para los usuarios externos, o viceversa, aún se pueden dar errores por el uso de las revisiones incorrectas.  El mantenimiento de dos sistemas separados, el ERP para uso interno y un ambiente de colaboración o para compartir documentos para los usuarios externos, añade una nueva capa de burocracia y duplicación del trabajo que desperdicia aún más la productividad y el margen de ganancias.

Una perspectiva de contraste hace del portal de colaboración solo otra interfaz (UI) dentro del sistema empresarial. La ventaja de esta perspectiva es que todas las funcionalidades del sistema ERP, más los documentos, los activos principales, las estructuras del producto, la información de los equipos, la información del cliente y del proveedor; en otras palabras todo el plan del proyecto, esta disponible tanto para los participantes dentro como fuera de la empresa.

El portal no incluye funcionalidades diferentes del sistema ERP pero en su lugar reorganiza las funcionalidades en una forma más racionalizada. Tampoco se trata de datos diferentes; el portal esta comunicándose con los mismos documentos dentro del ambiente ERP. La UI simplemente le permite presentar información diferente para cada participante y darles diferentes posibilidades para la edición de información, dependiendo de su rol en el proyecto; cuando se trata de un ingeniero, un proveedor de partes, un contratista para el mantenimiento o la instalación o un cliente. El apoyo en las funcionalidades del ambiente ERP para organizar el portal también significa que dicha aplicación empresarial debe ofrecer suficiente funcionalidad para apoyar a todos los usuarios diferentes. De otra forma será difícil satisfacer todas las necesidades del proyecto con un portal sin agregar otra capa de funcionalidad y complejidad. El portal deberá ser simplemente una capa de presentación que cubre la complejidad del sistema que la contiene.

Algunas empresas de sistemas de software empresarial han creado sus aplicaciones con esta perspectiva de capas, abriendo portales directamente en el ambiente ERP. Pensamos que esta es la única forma de entregar información precisa y en tiempo real para un grupo diverso dentro de un proyecto, a través de todo el ciclo de vida del pedido. Esta es también la única forma de evitar una nueva capa administrativa que no agrega valor para el equipo del proyecto quienes ya tienen suficiente estrés.

A continuación presentamos una lista de consideraciones para una selección de un sistema empresarial que realmente ofrezca estas posibilidades.

Cómo seleccionar un ERP para el comercio electrónico de ETO
Es importante la forma en la cual se organiza esta interfaz de usuario. Usted querrá asegurar que el portal no requiere de otra implementación diferente o independiente. Es importante también que exista el marco de trabajo dentro de la aplicación para crear las páginas del portal, según el tipo de colaborador. Usted podrá añadir un portal para los proveedores, un portal para los ingenieros, otro para el cliente y su servicio; todo ello fácilmente creable en unos cuantos pasos. Identifique el tipo de información que debe aparecer en cada uno y los permisos de cada tipo de participante, estará usted listo(a) para empezar.

Para asegurar la agilidad del mecanismo del portal, usted necesita un marco de trabajo para portales que debe ser fácilmente adaptable. Esto requiere de un marco de trabajo ágil para portales configurable con un número de aplicaciones para permitir al usuario mirar por ejemplo,  los activos maestros, revisar los documentos, abrir tableros de mensajes, revisar las actividades de compras o actualizar el plan del proyecto. Todos estos deben ser presentados como funcionalidades existentes dentro de la aplicación para poder configurarlas fácilmente en una ventana para cada tipo de participante. Identifique cuantas columnas aparecen en el portal cuando este se abre, en qué orden desea estas ventanas funcionales, y como quiere que estas se comporten cuando alguien hace clic en ellas.

El usuario del portal de colaboración debe poder mirar la misma información que ve un usuario con todos los privilegios dentro de las cuatro paredes de la empresa, solo que lo hará de forma más racional que ofrece solo la información relevante, y de pronto más importante, los permisos y acceso para su rol en el proyecto.

Al evaluar la idoneidad de una aplicación empresarial para el comercio electrónico en ETO, existen dos preguntas específicas para los posibles proveedores:

¿Esta siendo utilizada ésta interfaz de usuario por lmedio de la Web un bolt-on, como Sharepoint de Microsoft o Groove, o reside en la aplicación en sí misma?   Asegúrese de que los portales de colaboración toman las funcionalidades y los datos del sistema ERP. ¿Cómo aceden a la información los usuarios del portal? ¿Se trata de una copia de la información o es una ventana hacia la misma base de datos y gestión de documentos que estan utilizando los usuarios de la compañía? Los sistemas Sharepoint y Groove involucran un repositorio para sus documentos independiente del sistema ERP. Por otro lado, los portales verdaderamente integrados representan información en tiempo real directamente desde la base de datos a la cual esta orientada la solución ERP.

¿Este tipo de portales requieren de programación o existe un conjunto de herramientas donde piezas de información predefinidas puedan ser agrupadas para formar las ventanas del portal? Si un proveedor tiene fortalezas documentadas en su industria, es posible que exista incluso una herramienta de portales predefinida para sus múltiples participantes. Un proveedor de soluciones ERP debe estar lo suficientemente familiarizado con las necesidades de la compleja ingeniería bajo pedido y ofrecer soluciones con las cuales se puede trabajar, tal como salen de la caja. Los clientes las podrán, por supuesto, personalizar o reconfigurar, utilizando sus herramientas, para satisfacer sus requerimientos particulares.

Poderosa ventaja
Una vez el fabricante haya implementado un verdadero y ágil sistema ETO para facilitar el comercio electrónico, usted puede esperar un número de beneficios en varias áreas de la empresa.

Uno de los beneficios más atractivos es la perspectiva racionalizada sobre la gestión de documentos. Una empresa ETO que maneje un plan optimizado de comercio electrónico no seguirá perdiendo el tiempo subiendo la última versión de un documento y hacerlo accesible para su revisión bajo parámetros de control muy estrictos. Usted encontrará menos dificultades y mucho menos desperdicio si sabe que está viendo la versión más actual de un documento. Piense por un momento en la complejidad de una situación donde tiene dos o tres ingenieros colaborando en un diseño, trabajando en diferentes partes o diferentes fases de un proyecto importante. Si no cuenta con un portal efectivo de colaboración, para poder estar seguros de estar trabajando en la versión indicada, deben realizar algunas llamadas telefónicas, enviar correos electrónicos y con frecuencia esperar una respuesta. Sin embargo, un portal de colaboración bien diseñado abre una avenida hacia el documento más reciente, con la capacidad de ver quien esta trabajando en él en ese momento, cual es su estado, y quienes más tienen documentos relacionados que han dado de alta en sistema para trabajar en ellos.

Ello elimina el trabajo que no agrega valor como la confirmación de estar utilizando el documento más actualizado, el reenvío de documentos por medio de correos electrónicos y otros medios, y esperar que le envíen el documento antes de que comience el próximo paso.

Los grupos internos que utilizan un portal de colaboración pueden esperar la erradicación del trabajo que no genera valor en el área de la gestión de proveedores. Sin un portal optimizado para el comercio electrónico de ETO, terminarán gastando excesivo tiempo en la gestión de correos electrónicos. La gestión de los proveedores por medios de correo electrónico también significa que los documentos importantes deberán ser transferidos del ERP al correo.

El desperdicio de tiempo puede ser eliminado por medio del ambiente apropiado para el portal. Por ejemplo, la generación de los requisitos con los cuales deben cumplir los proveedores, puede ser automatizada en un portal de colaboración de acceso abierto, ya que la información del pedido deberá fluir directamente desde el portal hacia los proveedores relevantes para el caso. Este sistema le permitirá trabajar sin necesidad de papel, al mismo tiempo que los proveedores pueden ver instantáneamente los requisitos, cantidades, fechas de entrega, además de los términos del pago y el precio, bien sea para continuar con la negociación o cumplir la orden de compra.

Los portales de colaboración para el comercio electrónico pueden ser utilizados de diferentes formas para crear ambientes de colaboración de carácter totalmente interno. En la mayoría de los sistemas ERP, usted tiene varias ventanas diferentes en una especie de organización por un árbol de archivos o fólderes. Mientras los usuarios de algunos sistemas crean shortcuts (atajos) y enlaces hacia pantallas que utilizan con frecuencia, un portal puede ser una opción más elegante cuando usted debe interactuar frecuentemente con un grupo de documentos, pedidos de clientes e incluso contratos. Esto es lo suficientemente fácil de lograr con las funcionalidades estándares del sistema ERP, pero si no puede organizar todos los elementos necesarios en una sola página, puede aún generar eficiencia en los procesos y funciones cotidianos.  Si el uso interno de estos portales puede reducir el desperdicio de tiempo al trabajar con un cliente, piense en la impresión de eficiencia y buen servicio que el cliente tendrá.

Conclusión
Los fabricantes en el área de ETO que tienen la perspectiva más adecuada para el comercio electrónico por medio de portales de colaboración disfrutan de una indudable ventaja. Entre tanto, sus competidores menos progresistas estan en una clara desventaja. Los fabricantes ETO que no tienen un buen plan para el comercio electrónico deberán invertir recursos adicionales para la administración de proyectos, estarán en riesgo de pérdidas financieras por errores en la revisión y control, además de que les será más difícil responder a las necesidades del cliente para mantenerlo satisfecho. Y la mejor forma de lograr los beneficios del comercio electrónico en el medio ambiente de ETO es con un ERP y otro sistema de software que permita la creación de los portales de colaboración directa dentro de las funcionalidades y datos del ERP.


Greg Romanello es un consultor de soluciones empresariales para IFS North America, con 30 años de experiencia en la gestión de materiales y la industria manufacturera. Sus antecedentes incluyen el apoyo, diseño e implementación de sistemas de información para plantas de fabricación, sistemas de gestión de proyectos y exhaustivos sistemas ERP. Romanello ha trabajado a nivel nacional e internacional y ha estado involucrado en ambientes de manufactura por ensamble, por configuración, por pedido y ambientes de manufactura mixta. Romanello tiene un diploma en economía de Ripon College, Ripon, Wisconsin (EE.UU.) además de varias certificaciones que incluyen la gestión de la producción y el inventario y la gestión de recursos integrada de APICS.

 
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