Administrarás mejor el capital humano

En general, no se ha demostrado mucho respeto por la gestión del aspecto administrativo de los recursos humanos (RRHH). Sin embargo, los últimos años y los hechos consecuentes prometen hacer que el departamento de RRHH deje de ser un centro de costos sin importancia, un mal necesario y un grupo de gente que no hace más que empujar el lápiz y mantener registros (entre otras actividades aburridas), para convertirse en una parte esencial y estratégica de cualquier negocio competitivo. En otras palabras, durante mucho tiempo la gestión de RRHH ha sido la función o la organización de la empresa que se encarga de los asuntos mundanos relacionados con el personal, como contrataciones, políticas de empleo, pago de nómina, planes de retiro y prestaciones; ha comprendido aplicaciones que permiten a los gerentes de la empresa y a cada empleado manejar las tareas relacionadas con el personal, y generalmente ha estado compuesta por módulos comunes y funciones de alto nivel, tales como:

• Administración de RRHH
  Automatiza los proceso de gestión de personal, como contrataciones, perfiles de los empleados, estructura de la empresa, desarrollo profesional y capacitación, gestión de recompensas, perfiles de los puestos y los salarios, viajes de negocios y asignación de vacaciones.
• Nómina
  Maneja la contabilidad y la preparación de cheques destinados a los salarios de los empleados, los sueldos y los bonos.
• Prestaciones
  Administra una amplia variedad de planes de prestaciones, como médicos y de salud, seguros de vida, muerte accidental y desmembración (MA&D), planes para discapacidad, prestaciones flexibles, planes de retiro, planes de repartición de ganancias, planes de acciones y planes de ausencia, como acumulación de días de vacaciones y de enfermedad.
• Gestión de RRHH de autoservicio
  Por un lado, permite que los trabajadores modifiquen en línea su información personal y sus asignaciones de prestaciones, sin tener que enviar formularios al departamento de RRHH. Algunas de las tareas típicas son registro en prestaciones, modificación de la información de contacto, inscripción en cursos de capacitación, envío de solicitud para un puesto, etc. Por otro lado, estos módulos ponen la información clave de RRHH al alcance de la mano de los gerentes, como rotación, análisis de las diferencias de competencias, análisis de las remuneraciones, número de empleados y análisis de costos (reales contra presupuestados). Las aplicaciones web de autoservicio permiten que los gerentes de línea de las empresas accedan a ciertos reportes, indicadores de desempeño, gráficas, etc., y visualicen información sobre sus empleados, completen y envíen un formulario de requisición de trabajo, creen reportes sobre la entrevistas con los solicitantes, den seguimiento a las evaluaciones futuras del desempeño, aprueben un ascenso, cambien los salarios, etc.

Primera parte de la serie Administrarás mejor el capital humano.

Normalmente, el sistema de gestión de recursos humanos (HRMS) se encarga de manejar estas funciones administrativas, ya sea que se trate de una serie de aplicaciones HRMS autónoma o que forme parte de una serie de planificación de los recursos de la empresa (ERP) más amplia (consulte el artículo Essential ERP—Its Functional Scope). En cualquier caso, los HRMS generalmente contienen aplicaciones comerciales para la gestión de las transacciones de RRHH, las prácticas de excelencia y la creación de reportes empresariales, y contienen funciones típicas como seguimiento básico de RRHH, nómina y prestaciones. Últimamente, su aclance se ha extendido y ahora abarcan contratación, gestión de competencias, capacitación, gestión del tiempo y gestión del desempeño, entre otras funciones. Gran parte de estos sistemas ha recibido un impulso con la llegada de la Internet, que trajo consigo las antes mencionadas herramientas de autoservicio para gerentes y empleados y las contrataciones electrónicas. De hecho, el dar a los empleados acceso de autoservicio por Internet a su información de RRHH (por ejemplo, dirección, dependientes, prestaciones, nómina y educación) ha permitido a las empresas aumentar de forma significativa la eficacia y la capacidad de respuesta de su departamento de RRHH y mejorar la calidad general de la gestión de RRHH.

Los RRHH: Buenos, aunque no suficientes

Sin embargo, hasta ahora, la gestión de RRHH (los procesos, las tecnologías y los sistemas) no ha contribuido mucho al apoyo de la evolución de la fuerza de trabajo y sus necesidades. Al contrario, se ha enfocado casi por completo en el manejo de las transacciones orientado al cumplimiento y en la manutención de registros, y probablemente en parte en la productividad de los empleados. De hecho, en la actualidad, muchos empleados pasan cada vez menos tiempo en las oficinas, los cubículos o los escritorios que les son “asignados”, y más en grupos de trabajo por proyecto que se crean y se desintegran constantemente. Pero la gestión del espacio físico, las plataformas tecnológicas y los servicios que se proporcionan a los empleados siguen dependiendo de la suposición de que la jornada de trabajo es de ocho horas y que, durante este tiempo, los empleados deben estar en sus escritorios o sus oficinas, usando sus computadoras personales (PC) y sus teléfonos.

De hecho, Hewitt Associates, uno de los proveedores más grandes del mundo de consultoría y outsourcing de los procesos del negocio (BPO) para RRHH, acaba de publicar el reporte “Next-Generation Talent Management” (La nueva generación de la gestión del talento), que indica que son los fenómenos demográficos, económicos, tecnológicos y sociopolíticos lo que controla los cambios más drásticos que ha sufrido la fuerza de trabajo en décadas, y que han creado una fuerza de trabajo más diversa, móvil, informada y solicitada. El reporte revela las cinco tendencias que cambian la forma de la fuerza de trabajo, volverse

1. más pequeño y menos capacitado,
2. cada vez más global,
3. altamente virtual,
4. ampliamente diverso y
5. autónomo y facultado. La conclusión aparente es que la mayoría de las empresas no están preparadas para manejar estas nuevas generaciones de talento.

A medida que la economía toma impulso y los cambios demográficos promueven el retiro de la generación de los Baby Bommers, se hará evidente un mayor énfasis en mejorar las actividades de gestión de la fuerza de trabajo. La oficina de estadísticas sobre trabajo de los Estados Unidos (US Bureau of Labor Statistics) pronostica para el 2010 una escasez de 10 millones de trabajadores especializados. Así, para poder mantener su competitividad en medio de esta bomba demográfica, las empresas deberán cambiar sus estrategias de contratacion, retención y gestión de la fuerza de trabajo para poder mantener una fuerza de trabajo eficiente y estable que les permita crecer en el futuro.

Por ello, no resulta sorprendente que una de las áreas más activas del software más estratégico relacionado con RRHH haya sido la contratación o la adquisición de talento. En este campo, empresas como Monster, Resumix, BrassRing, Deploy Solutions, Peopleclick, Taleo, Vurv (antes Recruitmax), Webhire (ahora parte de Kenexa), Unicru (ahora parte de Kronos), Hire.com (ahora parte de Authoria) y Jobster (incluyendo la recientemente adquirida WorkZoo) no sean más que algunas de las opciones más conocidas en un segmento de software en el que abundan los vendedores enfocados en el nicho. El software de contratación es más que un simple sistema que almacena y busca palabras clave en los currículum vítae; estos proveedores lo consideran una forma para ahorrar tiempo y dinero gracias a la simplificación del proceso de contratación y para trabajar con mayor eficiencia al establecer una mejor correspondencia entre los candidatos y los puestos vacantes.

Estos sistemas buscan ayudar a las empresas a mejorar sus procesos de contratación visualizando, ordenando y almacenando los currículum vítae con mayor rapidez, y después asignándolos a los puestos vacantes. Algunos sistemas también contienen módulos que abarcan varias tareas administrativas, como revisiones de los antecedentes y las referencias y evaluación de las habilidades. Algunos vendedores ofrecen otras actividades que llaman software de “gestión del ciclo de vida del talento”, que abarca procesos que cubren contratación, capacitación, desarrollo profesional y contrataciones internas.

Generalmente el software se ofrece mediante un servicio de suscripción por demanda (consulte ¿Qué es el software como servicio?), ya que gran parte de las funciones que acompañan a las contrataciones, como creación de puestos vacantes y recolección y almacenamiento de currículum vítae, pueden realizarse con facilidad a través de la red. Es lógico que las empresas usuario busquen un servicio por suscripción cuando éste agrega algo a la naturaleza cíclica de las contrataciones, pero muchos vendedores ofrecen software de contratación como un producto que se vende por medio licencias tradicionales o que es un módulo que forma parte de una serie más completa.

La implementación de los sistemas de gestión del aprendizaje

Los sistemas de gestión del aprendizaje se relacionan con la gestión del talento y surgen de la necesidad que tienen las empresas, pequeñas o grandes, de ofrecer una capacitación constante que permita desarrollar una fuerza de trabajo. En esencia, el software de gestión del aprendizaje lleva la capacitación al usuario (puede ser mediante un navegador web, por lo que se le conoce también como aprendizaje electrónico, o e-learning)y permite que las empresas supervisen y den seguimiento a qué empleados reciben capacitación (en otras palabras, verifica la asistencia), cuándo la reciben y qué grado de comprensión tienen del material de capacitación (mediante, por ejemplo, evaluaciones centrales de comprensión). Dichos sistemas son de particular relevancia para las industrias que deben apegarse a normas y reglamentos específicos (como las finanzas y la salud) o que requieren que sus empleados estén certificados.

Estos sistemas también han adquirido popularidad en los campos de manufactura, ventas al por menor y hasta casinos –debido en parte a la forma en que una fuerza de trabajo más educada puede tener un impacto en los ingresos de una empresa. Las empresas de manufactura, en especial, necesitan formas más eficientes de gestión de sus empleados ahora que sufren de una reducción de la fuerza de trabajo (provocada por el cierre de plantas y el outsourcing) y el aumento acelerado de las prestaciones y los gastos por discapacidad; por lo tanto, han estado buscando la forma de proporcionar a los empleados módulos que contengan información específica. Por ejemplo, una empresa puede designar un flujo de trabajo que dependa de cierto evento y que se active con asignaciones de aprendizaje obligatorio, en donde el programa de capacitación sería administrado por un quiosco de pantallas de tacto que se encuentre cerca del taller de la fábrica. Este quiosco interactivo registraría, por ejemplo, quiénes terminaron el módulo y cuál es su relación directa con la reducción del tiempo muerto de las máquinas después de la sesión de capacitación. Todo esto estaría ligado con RRHH y las demás aplicaciones empresariales relacionadas.

Los sistemas de aprendizaje también se implementan con el fin de capacitar a los empleados sobre los productos nuevos –aquéllos que usan de forma interna o los que venden a los clientes. Dichos sistemas están basados en software que actúa como una base de datos o un centro administrativo, que da seguimiento a los empleados, el contenido de los cursos y otros componentes, y que por lo tanto puede servir como fundamento para herramientas de creación o de distribución de contenido. Existe también el contenido de capacitación mismo, que puede desarrollarse de forma interna u obtenerse de un universo de fuentes externas. Una de las razones principales de la implementación de sistemas de aprendizaje es la evitación de costos (por eliminación de desplazamientos y papel) y la eficiencia (por ejemplo, una empresa debe capacitar a su fuerza de ventas rápidamente antes de lanzar un producto y un servicio nuevos). Sin embargo, con frecuencia hay que tomar en cuenta un precio de millones de dólares. Existen algunos proveedores puros en este ámbito, como GeoLearning, Knowledge Anywhere, Plateau Systems, SumTotal Systems, Intellinex Saba y Convergys, aunque hay otros proveedores de ERP tradicional, como SAP y Oracle/PeopleSoft que tienen fnciones de gestión del aprendizaje dentro de sus series de gestión del capital humano (HCM), como SAP HCM, Oracle HRMS y PeopleSoft HCM.

La gestión de la mano de obra contingente

Asimismo, cada vez son más las empresas que dependen de la mano de obra y los servicios contingentes o por contrato temporal. Para la mayoría de las empresas, la mano de obra contingente representa una buena parte de la fuerza de trabajo, y esperan depender más de ella a partir del 2006. De acuerdo a una encuesta que realizó hace poco Fieldglass, un proveedor de soluciones de gestión de la fuerza de trabajo contingente (que maneja el proceso comercial de búsqueda, contratación, gestión y supervisión de la mano de obra o los servicios contingentes o por contrato), aquellas empresas que aprovechen la oportunidad para simplificar sus procesos de gestión de la fuerza de trabajo contingente podrán obtener una ventaja competitiva. El motivo más citado (proveniente de cerca del 60 por ciento de los individuos que respondieron a la encuesta) para mejorar la gestión de la mano de obra y los servicios contingentes fue “mejorar la eficiencia del aprovisionamiento y manejar los recursos de los servicios”.

Si para las empresas los empleados son un activo, lo lógico sería que dichos activos se asignen de forma eficaz y dentro del contexto de los objetivos y las demandas del negocio. Es por ello que el software de gestión de la fuerza de trabajo generalmente implica adquisición, desarrollo, seguimiento y recompensas para el personal. En términos prácticos, dicho software crea programas para los empleados de acuerdo al volumen del negocio y da seguimiento a las actividades de mano de obra, los proyectos en que se trabaja, las órdenes de trabajo, las horas y la forma en que debe remunerarse a los trabajadores. El software de gestión de la fuerza de trabajo superó los sistemas de supervisión de puntualidad y asistencia y ahora es capaz de tratar muchos aspectos de la fuerza de trabajo, desde asegurarse de que hay suficientes empleados en las líneas de ensamble durante cierto turno, hasta identificar a los vendedores más adecuados para trabajar en una cuenta nueva y asegurarse de que reciben la recompensa apropiada. Algunas de las empresas que ofrecen software de gestión de la fuerza de trabajo son Ultimate Software, Kronos (que acaba de adquirir SmartTime), Automatic Data Processing (ADP), Softscape, Workbrain, 360Commerce (ahora parte de Oracle), Kaba Benzing, MBH Solutions (incluyendo el producto Concur HR que acaba de adquirir), WorkForce Software y CyberShift.