Introducción
EL papel de la tecnología de la información (IT) incluye el soporte de la estrategia corporativa. Sin embargo, para varias empresas, conectar las iniciativas IT a la estrategia corporativa ha probado ser un reto. El vendedor de software empresarial Intentia ofrece una herramienta que une los dos, por medio de los indicadores clave de rendimiento y las mejores prácticas.
Para un mejor entendimiento de la conexión entre la estrategia corporativa y los sistemas comerciales, se sugiere un acercamiento estructurado. Para entender el proceso, se explorará un estudio de caso reciente que fortalece una herramienta de soporte de decisión.
Tom Stokes, el presidente del consejo de administración (CEO) de Tree Top, Inc., fue claro en sus objetivos corporativos:
- Mejora continua para el servicio al cliente
- Crecimiento de ingresos
- Crecimiento del rendimiento del capital.
Tree Top había decidido que era tiempo de reemplazar sus software existentes. El software le ha funcionado bien ha la compañía por varios años. Pero la evolución del negocio, la necesidad para actualizar los procesos comerciales, y su deseo de cumplir con las demandas de sus clientes sugirió que su software ya no era adecuado para el futuro.
Antecedentes de Tree Top
Establecido como un procesador de manzana de producción-propiedad en 1960, Tree Top tiene 1,460 productores-propietarios en Washington, Oregon e Idaho (EUA). Sus oficinas corporativas principales y dos facilidades de procesamiento están localizadas en Selah, Washington. Existen tres facilidades adicionales de procesamiento de Tree Top en el estado de Washington, una en Oregon y una facilidad de embotellado en Rialto, California (EUA).
Tree Top les proporciona productos de consumo e ingredientes a otras compañías de alimentos. El jugo de manzana y la cidra siguen siendo el soporte de las ventas al menudeo de Tree Top. El corporativo también tiene en el mercado otros bienes de consumo embalados, como Flat Fruit®, Apple Slices®, jugos de frutas y salsa de manzana. Tree Top también produce y vende en lotes una gran cantidad de productos congelados y deshidratados, al igual que concentrados de jugos.
La administración de Tree Top vio una oportunidad de lograr objetivos corporativos avanzados al alinear la nueva iniciativa de software con sus objetivos. Esperan reemplazar la mayoría de sus sistemas existentes. Sin embargo, ¿cuáles aplicaciones fueron más importantes para cumplir con los objetivos? Debido a que planificaron una implementación en fases, ¿cómo podían asegurar que obtendrían los resultados mas importantes, relativos a los objetivos, lo más rápido posible? También quieren entender cómo el nuevo sistema podría ayudarles a medir su progreso hacia los objetivos.
Tree Top decidió que Intentia era el líder para sus necesidades. Vieron una compatibilidad excelente entre el producto de Application Suite de Intentia y sus requisitos comerciales. Intentia introdujo Tree Top a su herramienta Opportunity Analyzer (OA). OA está diseñado con el objetivo clave de alineación de IT con sus objetivos corporativos.
Planificación del proyecto
Un equipo formado por gente de Tree Top e Intentia comenzó un proyecto, utilizando OA. Este equipo central tuvo una serie de juntas para cada función comercial, y trabajó con la administración y con representantes clave de cada función.
El primer paso fue localizar el negocio de Tree Top dentro de la herramienta. Esto incluía grupos de productos, mercados, locaciones y datos financieros, por ejemplo, la asignación de mano de obra para los distintos procesos comerciales (es decir cuántos días u horas de trabajo se invirtieron en la creación del pronóstico mensual).
Tomando como punto de inicio la declaración de los objetivos corporativos entregados por Tom Stokes, la herramienta sugirió los indicadores potenciales clave financieros y operacionales de desempeño que medirán el esfuerzo de lograr los objetivos. Por ejemplo, sugirió que el servicio al cliente se mida por medio de los indicadores clave de rendimiento (KPIs) de la orden perfecta. Utilizando estas sugerencias, el equipo y la administración seleccionó las medidas que pensaron que reflejaban mejor las necesidades de Tree Top, y añadió algunos KPIs que eran únicos para el negocio de Tree Top. El resultado fue una lista de nueve KPIs críticos para cumplir con los objetivos corporativos.
OA sugirió actividades de procesos comerciales que influenciaron en los KPIs. Por ejemplo, la herramienta sugirió que las actividades mejoradas de entrada/mantenimiento de órdenes puede mejorar las medidas de órdenes perfectas. También sugiere que las mejoras en la programación de mantenimiento puede mejorar el rendimiento del capital Tree Top. La administración dentro de las distintas funciones comerciales (ventas, producción, etc.), con la ayuda del equipo, seleccionó las mejores prácticas adecuadas que sentían que mejorarían las actividades de procesos relevantes. El resultado fue una lista de treinta y cinco mejores prácticas.
Sin embargo, la idea de tener treinta y cinco mejores prácticas a lo largo de la mayoría de las funciones comerciales y de los procesos comerciales hizo que el proceso de implementación fuera un reto. Tree Top quería una implementación en fases y por lo tanto necesitaba priorizar los procesos comerciales.
Al utilizar las facilidades de OA, la administración revisó cada KPI; y los procesos comerciales asociados y las mejores prácticas. Con base en esto estimaron cuánto pensaron que se podía mejorar cada KPI. Por ejemplo, ¿cuánto mejoraría el nuevo sistema su porcentaje de envíos a tiempo y completos? Para comenzar, la gestión revisó las medidas de la industria, por ejemplo el rendimiento del capital, o los días sobresalientes de ventas de las compañías competitivas. El cálculo de la mejora lo hicieron ejecutivos y miembros del equipo relacionado que poseen cada proceso comercial. Estimaron metas de mejora en tres niveles: una meta optimista, lo que realmente esperan que pase, y una meta conservadora. Al utilizar los datos de la correlación, OA convirtió la mejora del KPI específico en un impacto financiero. Consideró el impacto en los ingresos, costos y capital de operación. Por ejemplo, si se mejora el número de días que se ve a los clientes por año" KPI, el ingreso aumentarían, pero también lo haría la producción y los costos de inventario, dando como resultado un aumento en los costos y en el capital de operación.
La herramienta ordenó los KPIs, las mejores prácticas y los procesos comerciales (con base en el impacto financiero que se obtuvo como resultado) y le presentó al equipo una visión clara de las prioridades. Vieron grandes impactos financieros por parte de algunas aplicaciones (por ejemplo, entrada de órdenes o planificación), y otros impactos menores de otras aplicaciones (por ejemplo, cuentas por pagar).
El equipo utilizó la herramienta para documentar por qué ciertos KPIs y mejores prácticas eran importantes, y cómo habían llegado a las metas de mejoras seleccionadas.
Impacto de los resultados
El equipo le presentó los resultados a la dirección general. Su análisis fue la base para organizar el esfuerzo de implementación en el acercamiento que tenía el mayor impacto en los objetivos estratégicos de Tree Top, lo más pronto posible. Además, la dirección revisó y aprobó la lista de KPIs generada por OA y el equipo. Estos KPIs serían monitoreados por la implementación resultante.
De acuerdo con Kent Draney, Opportunity Analyzer nos ha permitido alinear nuestros proyectos IT y las mejores prácticas industriales con las metas comerciales estratégicas que aumentarán la productividad y la efectividad dentro de nuestras organizaciones. OA es una herramienta que integra cifras financieras reales e ideas para mejorar los procesos para crear indicadores clave de desempeño que ayudarán a conducir los negocios.
Además de alinear los proyectos IT de Tree Top con sus metas comerciales estratégicas, se observaron otros beneficios. Distintos niveles dentro de la organización participaron en el proyecto, y obtuvieron un mucho mejor entendimiento de la conexión entre sus trabajos y los objetivos corporativos, y de cómo su trabajo afectó las otras áreas del negocio. Al concentrarse en los KPIs y en las mejores prácticas, y al estimar las mejoras KPI, el personal de administración mejoró su creencia en el proyecto. Por último, la dirección general obtuvo la confirmación de que seguir con su proyecto no solamente era un requisito para la salud del negocio, sino que se podía esperar que proporcionara rendimientos financieros específicos.
Recomendaciones
La alineación de IT con la estrategia corporativa es clave para maximizar el impacto comercial de las inversiones IT. Todas las inversiones IT propuestas se deberían revisar con relación a los objetivos de más alto nivel del negocio. Con o sin una herramienta de soporte de decisión como el Opportunity Analyzer de Intentia, el proceso estructurado seguido por Tree Top le permitirá a una empresa entender las conexiones y priorizar las inversiones.
Acerca del autor
Olin Thompson es el director de Process ERP Partners. Tiene más de 25 años de experiencia como ejecutivo de la industria del software. Thompson ha sido nombrado el padre de Process ERP". Es autor y conferencista, ganador de diferentes premios, de temas relevantes como SCP, e-commerce y el impacto tecnológico en la industria. Se le puede contactar en: Olin@ProcessERP.com.