Introducción
Cuando hablamos con los usuarios finales, nos damos cuenta de que en el mercado se suelen confundir las suites de análisis de procesos empresariales (BPA) y de gestión de procesos empresariales (BPM). Los proveedores usan el término BPM con tanta libertad, que los usuarios finales realmente no saben cuáles son las diferencias entre BPM y BPA, ni cuál es el origen de BPM.
El origen de BPM
En la década de los ochenta, las organizaciones recurrían a la reingeniería de procesos empresariales (BPR) para hacer cambios importantes a sus procesos y con ello mejorar su productividad, la calidad de sus servicios y su rentabilidad. Sin embargo, existía la idea de que las aplicaciones de tecnologías de la información (TI) que se usaban para hacer estos cambios llevaban a las empresas a recortes de personal, porque terminaban haciendo una reestructuración general. Esto generó un ambiente de desconfianza ante la posibilidad de hacer cambios a los procesos empresariales. Esta idea se manifiesta particularmente en el área de soluciones BPM, que actualmente se enfocan principalmente en reducir los gastos y aumentar la productividad de una empresa, tal como en la década de los ochenta se enfocaban en hacer cambios drásticos a la misma.
En un análisis retrospectivo, la forma en que BPR trata de cambiar todo al mismo tiempo parece un poco drástica. Por eso, los proveedores de soluciones BPM afirman tener un enfoque más sutil en el que los cambios se realizan gradualmente, a diferencia de las tácticas que usaba BPM en el pasado. Aún así, a veces es necesario abordar la elaboración y la reingeniería de modelos empresariales de forma más radical si lo que se busca es que la empresa cambie su posicionamiento en el mercado. Además, hay procesos empresariales que tienen que cambiar rápidamente y las nuevas soluciones BPM pueden ajustar el diseño de los procesos en consecuencia, sin alterar mucho la estructura de la empresa. Por lo tanto, la estrategia de BPM implica cambios graduales que tienen un efecto positivo en la empresa.
Existe otra gran diferencia entre la BPR de la década de los ochenta y la BPM actual, y es que la BPR involucraba cambios al código fuente. Así, las empresas necesitaban contar con programadores –no simples usuarios- para implantar los cambios. Además, hacerlos tomaba tiempo. Las tecnologías de automatización de procesos, gestión de documentos, etc., funcionaban de forma independiente y sólo podían integrarse haciendo cambios al código. Todo esto dificultaba la integración, por lo que muchas veces no era una opción viable.
Entonces aparecen los proveedores de BPM puro, que ofrecen un producto cuyos componentes se integran entre sí para formar una solución cohesiva. Estos proveedores se enfocan en el aspecto de negocios y crean una interfaz que los usuarios pueden usar con facilidad y que hace que los analistas empresariales participen en la elaboración de modelos de los procesos y la implantación –no sólo en las etapas de reunión de requisitos y de evaluación de la aceptación entre los usuarios. Esto quiere decir que los usuarios pueden aplicar cambios a los procesos con mayor eficacia y sin tener que depender del departamento de TI, porque para hacerlos, no es necesario cambiar el código fuente.
Diseño y elaboración de modelos de procesos empresariales
Antes de que una organización comience el proceso de diseño o elaboración de modelos, necesita entender sus procesos empresariales. En general, un proceso empresarial es un conjunto de actividades que tienen una relación lógica y que, al combinarlas, generan algún valor. Podemos decir que un proceso empresarial es un conjunto de pasos de un ciclo empresarial, pero también es un conjunto de pasos o actividades que pasan por toda la empresa y que normalmente se crean pensando en los requisitos del cliente -el cliente puede ser un departamento de la empresa, un usuario final o un producto del proceso siguiente en el flujo de trabajo.
Cuando se trata de los procesos empresariales específicos de una empresa, los analistas tienen que ver más allá de los departamentos, porque muchas veces, estos no son más que divisiones o silos dentro de la empresa, y los procesos empresariales están por encima de ellos. Por ejemplo, para muchas empresas, venderle a un cliente suele representar un solo proceso empresarial a pesar de que son varios departamentos los que participan en él –los departamentos de ventas, distribución y finanzas.
Las soluciones BPM manejan los procesos de forma horizontal y no vertical o “funcional”, y es que verlos desde un enfoque vertical elimina cualquier relación entre ellos, es decir, los aísla. Esto puede ocasionar retrasos, aumentos en los gastos, duplicación de tareas y hasta un control de calidad menos estricto. Por el contrario, los procesos horizontales eliminan las fronteras entre los departamentos y se enfocan más en los procesos centrados en las personas –quién se dedica a qué- y no en las tareas (donde las cosas se hacen paso a paso).
Los factores principales que llevan a las empresas a diseñar y elaborar modelos de estos procesos son la optimización, la eficacia, el crecimiento y la satisfacción de los clientes. De hecho, las ideas que más comúnmente se relacionan con el diseño y la elaboración de modelos de procesos empresariales son las siguientes:
- un mejor desempeño
- una reducción en los costos
- la automatización de los procesos empresariales
- la integración de los procesos empresariales
- la creación de oportunidades para la empresa
El diseño y la elaboración de modelos de los procesos empresariales no es un simple proyecto para la empresa; es un cambio real que la ayudará a cumplir con sus objetivos actuales, o redirigirlos, y a satisfacer constantemente los requisitos y las expectativas de sus clientes. La elaboración de modelos de procesos empresariales puede involucrar cambios a la organización, cambios técnicos o una combinación de ambos.
BPA como solución autónoma
Más adelante hablaremos de los proveedores de suites de gestión de procesos empresariales (BPMS), pero hay que aclarar que hay otros que se enfocan más en la elaboración de modelos y el análisis que en la ejecución de los procesos. Las soluciones que ofrecen se conocen como herramientas BPA y se concentran en diseño de procesos y análisis de los modelos empresariales. Estas soluciones dan mucha importancia a la integración, el desempeño, el soporte y la facilidad de uso, y a los módulos que describimos a continuación.
El módulo de diseñador de modelos empresariales permite que los usuarios visualicen los procesos de una empresa. Así, pueden identificar cuellos de botella, tareas y oportunidades para que estos usuarios puedan automatizar los procesos. Para mejorar la forma en que los usuarios visualizan los procesos, este módulo cuenta con diseño gráfico de procesos, validación de procesos mediante puntos de revisión e inclusión de íconos en los procesos. Asimismo, permite abordar la elaboración de modelos de procesos desde los niveles más altos para después pasar a los procesos empresariales más detallados. Finalmente, este módulo da a los usuarios un método para estar en constante comunicación con los departamentos más técnicos de la empresa, por ejemplo, con los integradores de sistemas.
El módulo de análisis de los procesos empresariales permite que los usuarios lleven a cabo análisis más sofisticados que con un análisis visual de los diseños gráficos. A diferencia de las suites BPM, este módulo puede llevar a cabo análisis financieros, de riesgo y de la cadena de valor. Además, los usuarios pueden usarlo para hacer análisis estáticos, simulaciones dinámicas y análisis del uso de recursos. Con ellos, pueden hacer el seguimiento de los procesos continuos, analizar los cuellos de botella, optimizar los procesos e incluso llevar estas medidas al proceso que está en operación.
Para que la solución BPA permita a los usuarios hacer estos análisis, tiene que integrarse con varias soluciones. Por ejemplo, muchas veces los usuarios usan una solución como Microsoft Visio para elaborar sus modelos, porque la herramienta BPA tiene que poder importar los diagramas que generen. De esa forma, la herramienta se integrará con una solución de monitorización de las actividades comerciales (BAM) que monitorice los procesos que están en operación, para poder hacer el análisis. Por otro lado, la solución BPA tiene que integrarse con los motores de reglas empresariales, los modelos de ejecución o las soluciones BPM puras, porque por sí sola es incapaz de ejecutar los procesos.
Una solución BPA debe incluir una metodología sólida que ayude a los usuarios a alcanzar su mayor grado de eficacia. Es probable que la solución incluya una metodología estándar de procesos empresariales y que apoye normas internacionales como Six Sigma y Rummler-Brache (para diagramas). Muchas veces también incluye las mejores prácticas.
Las suites BPM
Las suites BPM son soluciones que están mejor integradas. Combinan tecnologías de gran importancia en un solo producto que permite que los usuarios y los directores de la empresa controlen y administren los procesos empresariales sin tener que depender mucho del departamento de TI. Algunas de estas tecnologías son elaboración de modelos de procesos empresariales, BAM, un motor de reglas empresariales, optimización de procesos empresariales e integración de aplicaciones. Estas tecnologías, al igual que las funciones y los controles que contienen las suites BPM, pueden servir para completar el ciclo de vida de BPM (consulte la figura 1 o el artículo Business Process Management Suites Enhance the Control and Management of Business Processes, publicado por Gartner el 18 de noviembre de 2005).
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Figura 1. El ciclo de vida de BPM
Hay varios proveedores de BPM pura que han adquirido soluciones especializadas en ciertas áreas y las han integrado a sus propias soluciones con el fin de aumentar la funcionalidad de su suite BPMS. Sin embargo, esto representa un reto importante: integrar distintas soluciones en un solo producto y reposicionarlo en un mercado que está creciendo a pasos agigantados. Empresas como Appian, Savvion, Metastorm (después de adquirir CommerceQuest), Ultimus, Lombardi y BEA (con su adquisición de Fuego) se están peleando por convertirse en los líderes del mercado de BPMS, y el mercado de BPM está siendo testigo de la aparición de proveedores que vienen del área de gestión de contenido empresarial (ECM), como FileNet, y otros proveedores más pequeños que están agrandando sus soluciones, como Vision y DynaFlow.
Conclusión
Los proveedores de BPA están aumentando sus capacidades sin tocar el área de ejecución de las suites BPM. Algunos, como Proactivity, IDS Scheer y Apptricity, están desarrollando y ofreciendo soluciones best-of-breed. Sin embargo, estos proveedores se enfocan en el mercado donde las reglas o los modelos de ejecución empresariales ya están establecidos. Estos proveedores ofrecen una solución BPM completa gracias a que integran sus productos con otros productos best-of-breed.
Por su parte, los proveedores de BPA tendrán que encarar el reto de transmitir el mensaje de su solución con claridad al mercado de usuarios. Actualmente, los usuarios están un poco confundidos con BPA y BPM. Por eso, los proveedores de BPA tienen que ser claros en cuanto a los beneficios que un análisis puro de los procesos empresariales –sin los módulos de flujo de trabajo o ejecución- puede representar para una empresa.
Por otro lado, las suites BPM están conquistando el mercado gracias a que se enfocan en integrar las funcionalidades y las tecnologías existentes, y en ofrecer a las empresas una solución amplia y completamente integrada. Los mejores proveedores de BPMS ofrecen modelos y esquemas predefinidos y específicos para la industria que apoyan los segmentos verticales del mercado y que ofrecen a los usuarios una base sólida y la ventaja de que se adaptan a las necesidades específicas de la empresa.
El reto para las suites BPM será cambiar los procesos, así como los meta datos que contienen, sin interrumpir la implantación de los procesos actuales. Hasta ahora, no todos los proveedores han logrado concentrarse de esta forma en los meta datos. Las empresas que buscan una suite BPM tienen que tomar en cuenta los planes a futuro que tienen los proveedores de BPM, porque es la única manera de saber si sus estrategias corresponden con las necesidades de la empresa.