Business intelligence para las PyME

Aplicaciones MBS adicionales

En mayo, Microsoft anunció el lanzamiento de una versión beta privada de una aplicación nueva para gestión del desempeño del negocio (BPM) por servidor. Esta aplicación, llamada “Maestro”, aprovechará el poder del Microsoft Office System para ayudar a las empresas a realizar análisis más profundos, permitiéndoles crear, administrar y usar cuadros de mando e indicadores clave del desempeño (KPI) –todo dentro de un ambiente intuitivo y en colaboración. Debe dar a las empresas una visión amplia de las oportunidades de negocios, permitiendo a los empleados comprender mejor los retos del negocio, crear soluciones y realizar rápidamente los objetivos de las mismas.

Debido a que la toma de decisiones se expande a cada vez más niveles de una empresa, dar poder a los empleados mediante soluciones de business intelligence (BI) debe hacer que estos tengan un mayor impacto en este proceso. Para aprovechar esto, la división Information Worker Business de Microsoft sigue invirtiendo cantidades importantes en BI. Esta división está enfocada en ayudar a las personas, los equipos y las empresas a aumentar su productividad mediante una serie de programas, servidores y servicios que forman parte de Microsoft Office System.

Maestro, que mejora las tecnologías BI incluidas el verano pasado en Business Scorecard Accelerator (consulte la primera parte de esta serie), se adapta bien a los proyectos de cuadro de mando integral para los cuales es importante contar con la facilidad de uso, despliegue e integración de las soluciones de Microsoft Office System. Microsoft está convencido de que el producto debe permitir que una empresa de usuarios realice las actividades siguientes:

• Alinear las acciones con la estrategia. Parece que para muchas empresas es difícil articular estrategias del negocio y alinear las actividades diarias de sus empleados con dichas metas. Los cuadros de mando de Maestro deben proporcionar un enfoque confiable y pragmático acerca de cómo los negocios deben definir la estrategia, proporcionar información y acceso a los empleados y demostrar cómo los proyectos se alinean con los KPI y los objetivos. El producto permitirá supervisar y mediar los cuadros de mando, las iniciativas y los planes de acción en toda la empresa.
  
  
• Obtener una mayor visión del contexto. Maestro debe ayudar a que las empresas entiendan los datos de sus negocios, colocándolos en el contexto de los KPI, para que los empleados tengan una mayor visión combinando la funcionalidad de cuadro de mando que tiene el producto con las herramientas de generación de reportes, tablas, gráficas y análisis y con datos no estructurados, como documentos, hojas de cálculo y sitios web.
  
  
• Colaborar en la gestión del negocio y las acciones. El producto proporcionará un marco para interpretar y trabajar con la información del negocio, permitiendo que la gente no sólo comprenda los datos en su contexto adecuado, sino que colabore con mayor eficiencia en el análisis de grupo y tome las medidas necesarias para mejorar el desempeño del negocio.
  
  
• Facultar a los empleados para supervisar y entregar resultados de acuerdo a las métricas clave. Al integrar herramientas fáciles de usar, como Microsoft Office 2003 Editions y Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003, Maestro facultará a los usuarios finales para que creen, administren y usen cuadros de mando, y al mismo tiempo impulsará las habilidades, la tecnología y las inversiones que tiene actualmente la empresa para ayudar a que el negocio gane valor con costos reducidos y en menos tiempo.
  
  
• Lograr una funcionalidad extensible. Aunque muchas personas verán que la expansión de la oferta de Microsoft abarca desde un simple soporte de BI, como procesamiento de las aplicaciones en línea (OLAP), extracción de datos, extracción, transformación y carga (ETL) y herramientas de generación de reportes, hasta las aplicaciones BI completas, Maestro debe seguir representando una plataforma graduable. Los vendedores independientes de software, los revendedores de valor agregado (VAR) y los integradores de sistemas pueden personalizar y aumentar la funcionalidad de la oferta, integrar los cuadros de mando en las aplicaciones de línea del negocio o hasta crear otras aplicaciones adaptadas usando las plataformas Microsoft Office System, Microsoft SQL Server y el conjunto de herramientas Visual Studio. Maestro ya está disponible para los socios que realizan pruebas, como Panorama Software, como parte de una versión beta privada. La versión beta pública está programada para este verano, y todavía falta definir los precios estimados de venta y la disponibilidad final.

Esta es la segunda de dos partes que conforman esta serie.

La primera parte habló de cómo se usa Excel para tratar la necesidad de contar con business intelligence.

Análisis competitivo

Muchas personas creen que Microsoft ingresó en el sector de generación de reportes del más amplio mercado de BI cuando reveló Microsoft SQL Server Reporting Services en 2003. Desde entonces ha obligado a sus competidores, como Business Objects, el antiguo Crystal y Cognos a que adoptaran medidas decisivas. Así, muchos vendedores reconocidos de analíticos y generación de reportes de nivel empresarial, como Actuate, Business Objects, MicroStrategy, OutlookSoft o ProClarity, proporcionan adiciones a Excel, confirmando aún más la popularidad de esta aplicación en el escritorio, especialmente ahora que, hasta en las empresas más grandes, no todos están contentos con la idea de familiarizarse con otra interfaz de usuario (IU) patentada, otros flujos de trabajo y otra navegación.

Los vendedores que han estado creando soluciones para pequeñas y medianas empresas (PyME), están ofreciendo ahora soluciones BI para aprovechar esta nueva oportunidad de crecimiento. Oracle, que espera aprovechar el dominio de Excel, anunció hace poco una adición para esta aplicación, que pudo crear gracias a que compró iLytix Systems AS. Hasta SAP, el gigante de planificación de los recursos empresariales (ERP), cree que las PyME podrán obtener ganancias en productividad y visión del negocio al usar las capacidades nuevas de BI y generación de reportes de SAP Business One, el producto ERP que se enfoca a la parte inferior del mercado (consulte SoftBrands to Institute Fourth Shift for SAP Business One Manufacturing Work-Plan). Como parte de la transacción, SAP ha integrado y seguirá integrando los activos y los empleados de SoftBrands, una pequeña empresa privada que adquirió, con las operaciones de SAP y el equipo de desarrollo global.

El XL Reporter del antiguo iLytix, hizo que la información de SAP Business One estuviera disponible inmediatamente en Excel, como había hecho antes con Microsoft Axapta, Great Plains y Solomon, eliminando con ello la larga tarea de exportar y volver a dar formato a los datos. La solución también permite que los clientes creen reportes del negocio y financieros nuevos con facilidad o que modifiquen los que ya existen y los programen para que se entreguen automáticamente a los gerentes, los contadores públicos certificados y otros encargados de la toma de decisiones. Las características de BI y generación de reportes de la solución hacen de ella una herramienta poderosa y de fácil uso para los contadores y los profesionales de finanzas, permitiéndoles aprovechar la información tanto de SAP Business One como de otras fuentes, para obtener analíticos actualizados y una visión de todo el negocio. Los usuarios pueden crear reportes completos del negocio y comparaciones de simulaciones sobre la marcha, gracias a las nuevas funciones point-and-click y drag-and-drop. La herramienta de generación de reportes usa Excel, por lo tanto, es fácil dominar el formato, los cálculos y otras actividades, facilitando así una más amplia adopción de la solución.

Estos ejemplos de adiciones o productos basados en Excel tienden a adoptar la apariencia y la funcionalidad de esta aplicación, y normalmente manejan muchas tareas, sobre todo si están conectados a una fuente de datos multidimensional, como un cubo OLAP. Generalmente, estas soluciones proporcionan capacidades analíticas multiusos, ad hoc y “slice-and-dice”, funciones analíticas definitivas (como extracción de datos, tablero o visualización del cuadro de mando) o la capacidad para generar reportes empresariales u operativos desde Excel. Las siguientes son otras capacidades que normalmente están disponibles:

• La capacidad que tiene Excel para almacenar varias hojas de trabajo en un archivo lo vuelve atractivo para la gestión de los documentos de síntesis. Los usuarios pueden acceder a sus datos, que se obtienen de varias fuentes de datos, y a las consultas en un solo archivo y fuera de línea. Por lo tanto, pueden dar formato a la información para incluirla en paquetes de contenido (reportes y paquetes de reportes) que pueden enviar por correo electrónico a otros usuarios, acceder mediante portales web o compartir en colaboración con otros usuarios de Excel.
  
  
• Debido a que Excel permite manipular los datos ordenando, creando fórmulas y hasta fijando los datos corruptos, es posible seleccionar árboles jerárquicos de los datos o dimensiones dentro de los mismos para crear visualizaciones significativas de los datos, como selección de ciudades explícitas, categorías de productos o vendedores dentro de una jerarquía territorial para ayudar al análisis de las ventas.
  
  
• Los usuarios pueden navegar a través de los datos que se incluyen en estas visualizaciones buscando más detalles, pasando de una jerarquía a otra o viajando del resumen a los datos del nivel de cada transacción.
  
  
• Las tablas de Excel y todos los controles relacionados para las escalas, los ejes y las etiquetas se han convertido en la norma, por eso, los usuarios pueden ver los datos que se incluyen en estas visualizaciones en forma de gráficas, tablas, árboles jerárquicos, tablas en 2 ó 3 dimensiones, cuadros de mando y valoraciones superiores e inferiores de n niveles.
  
  
• La integración de los datos en dos direcciones, permite usar Excel para volver a escribir en la fuente de datos los cambios hechos a los números durante el proceso analítico. Por ejemplo, puede servir para aumentar o reducir las cifras del pronóstico o el presupuesto después de que se compararon con las cifras reales. Asimismo, los usuarios pueden crear capas de meta datos que les permitan comprender mejor, conocer la ruta y seleccionar los datos en los complejos sistemas empresariales de transacciones que subyacen.
  
  
• Los usuarios tienen seguridad de los datos por roles, así que únicamente podrán ver los datos para los que tienen autorización. También pueden usar reglas simples del negocio para resaltar las excepciones de los datos, por ejemplo, mediante un cambio de color de los datos cuando el valor se encuentre fuera de los límites numéricos.

Utilice Excel con medida

El enfoque tradicional a las hojas de cálculo sigue siendo bastante popular a pesar de que tiende a implicar mucho trabajo y mucho tiempo y que es propenso a los errores. Además, aunque Excel puede ser sin duda la herramienta analítica más utilizada, también es riesgosa, en el sentido de que permite crear varias versiones nocivas de la verdad. Por ejemplo, el caso en que varios usuarios que ejecutan la misma consulta contra un almacén central de datos y descargan los datos en Excel. Es posible que un usuario filtre los datos en Excel con un conjunto particular de criterios y cree fórmulas personales, mientras que otros usuarios los filtren de forma distinta y cometan errores al crear o utilizar una fórmula.

Así, al no saber cuál es la versión correcta de la verdad, existe un riesgo de pasar demasiado tiempo conciliando todas las versiones en lugar de obtener una visión del negocio, además de que el proceso se repetirá cada vez que se renueve la consulta y se vuelvan a exportar los resultados. Por lo tanto, usar estos procesos para la generación de reportes financieros puede causar problemas de falta de cumplimiento con Sarbanes-Oxley (SOX), ya que no se puede tener la seguridad de que alguna de esas hojas de cálculo es válida, a pesar de que los analistas financieros suelen ser los usuarios de Excel más experimentados.

Asimismo, aunque SOX seguirá cubriendo la generación de reportes financieros, existen otros reportes reglamentarios, como el de la Environmental Protection Agency (EPA) para factores ambientales o el de la Food & Drug Administration (FDA) para alimentos y ciencias biológicas, que tienen requisitos igualmente estrictos. Las políticas más rígidas deben implementarse a las hojas de cálculo que son críticas para el negocio. Por ello, las herramientas de BI que se adicionan a Excel deben ser de gran ayuda, porque pueden dar seguimiento a la propiedad mediante protección de las claves de acceso. También pueden crear un registro de auditoría de los cambios que se hagan a la hoja de cálculo Excel, y almacenar las hojas de cálculo en un depósito de BI. Es posible actualizar la hoja Excel con los datos nuevos, generalmente manteniendo un enlace al archivo de la consulta original.

Por consiguiente, las empresas que dependen de Excel o algún sistema de ese tipo deben saber que, aunque Excel puede ser suficiente para realizar un análisis ad hoc y almacenar datos para las personas o los grupos pequeños, el flujo tecnológico de datos y la integridad referencial impiden que se convierta en un esfuerzo en colaboración en toda la empresa, como planificación y presupuestos, sin mencionar desarrollo de productos y sourcing. Los usuarios cada vez tienen más necesidad de contar con análisis simplificados que impliquen menos clics del ratón para realizar funciones como ordenar y resaltar. Además, están buscando más opciones de gráficas y atajos para los análisis que les permitan tener ciertos filtros secundarios. Pero, para complicar las cosas aún más, a pesar de que los gerentes del negocio no están al tanto de los problemas relacionados con el uso de hojas de cálculo, el departamento de tecnología de la información no cree que formen parte de su jurisdicción, haciendo que la administración de hojas de cálculo críticas quede en “tierra de nadie”.