Publicado originalmente - Junio 18, 2007
Los proyectos exitosos de business intelligence (BI) son más que la implementación de una solución dentro del periodo y el presupuesto establecidos. El verdadero éxito debe medirse según la forma en que la solución de BI mejora el desempeño general mediante una mayor eficacia en la generación de reportes, la planificación, las funciones financieras y las medidas de desempeño. Esto ayudará a que los proyectos de BI de las organizaciones formen parte de la tasa estimada de éxito, que es del 30 por ciento.
Se ha escrito mucho sobre la forma de medir el retorno de la inversión para BI, y la conclusión general es que no es fácil obtener información tangible de las ventajas iniciales. A medida que las organizaciones adoptan de manera más general los enfoques de planeación y análisis, cumplimiento normativo y previsión, se vuelve más fácil identificar los beneficios a largo plazo. Las empresas que quieran saber más sobre cómo implementar una solución BI con éxito, deben evaluar el éxito que han tenido otras empresas, incluso sus implementaciones y su uso de BI, y compararlo con sus propias iniciativas. También es importante que las organizaciones aprendan de los fracasos de otras organizaciones –y eviten repetirlos.
Este artículo identifica y explora cinco pasos que las organizaciones deben seguir para evitar los fallos que son comunes entre los negocios que implementan una solución de BI. Estos pasos cubren áreas como la identificación del problema de negocios, el uso de la herramienta de BI, la entrega de datos, las iniciativas de capacitación y el desarrollo de un esquema de trabajo que lleve a seleccionar la solución correcta para la organización. Estas cinco áreas dan una visión general de los puntos que deben identificarse antes de implementar BI dentro de una organización o una unidad comercial.
Primero: Identificar el problema
El primer paso para asegurar el éxito de un proyecto es identificar el problema cde BI. Cuando una empresa sabe perfectamente qué es lo que no funciona, puede no sólo empezar a buscar formas para corregirlo, sino identificar los recursos adecuados, generar una aceptación y asignar prioridades a las medidas que tomará para tratarlo. Para generar un retorno de la inversión, la solución de BI debe corresponder con un problema en la organización; de lo contrario, implementar una herramienta de consultas particulares, un cubo de procesamiento analítico en línea (OLAP) o un tablero de control no será una medida que genere ventajas a largo plazo.
Desafortunadamente, muchas veces se impone una solución de BI a las unidades de negocios buscando cumplir con el objetivo de tecnología de la información (TI) en lugar de cubrir una necesidad de la organización. Algunas veces las organizaciones se involucran con las iniciativas generales y pierden de vista los beneficios reales que BI proporciona en cuanto a gestión del desempeño, colaboración, flujo de trabajo, mejoras a los procesos, etc.
Para lograr una aceptación, la comunidad de usuarios debe formar parte del proceso de identificación del problema. Aun cuando la decisión de seguir con la implementación viene de la dirección, es necesario contar con la información sobre los requisitos de los usuarios, ya que puede ser la diferencia entre implementar una herramienta que funciona como propuesta de valor e implementar una que puede parecer inútil.
Segundo: Determinar las expectativas de uso
Por lo general, una vez que se ha implementado un sistema de BI en una organización, su uso aumenta y supera las expectativas iniciales. Por ejemplo, es posible que en una organización se suponga que la implementación de BI implicará 10 a 20 usuarios, cuando en realidad sean 400 usuarios al mes los que consulten los datos. De acuerdo al diseño inicial de la plataforma, el sistema no puede crearse para que soporte una cantidad tan grande de consultas, y muy probablemente fallará y hará que los usuarios dejen de creer en este sistema nuevo y que posiblemente vuelvan a la estabilidad del ambiente que tenían antes de que se implementara BI.
Además de la falta de confianza, puede parecer inútil seguir esforzándose para hacer que un sistema inestable funcione o para vivir los retrasos, o invertir el tiempo necesario para crear un ambiente estable. Cuando las expectativas no son realistas, se genera una frustración que puede hacer que la organización dude en utilizar BI. Por lo general es más fácil cuando estos sistemas se adoptan en una parte de la organización, ya que los demás departamentos o unidades de negocios ven las ventajas y empiezan a adoptar el sistema. Sin embargo, es necesario determinar de antemano el uso que se espera hacer de BI.
Otro factor que hay que tomar en cuenta es el tipo de herramienta de BI que se usará. Por ejemplo, un conjunto de reportes estáticos no ayudará al director de ventas que debe aumentar las ventas y quiere analizar las tendencias, la distribución de productos y el desempeño de su departamento. Lo más conveniente para él sería una herramienta de visualización de datos que maneje estas cuestiones y sirva para desarrollar un plan con base en el análisis de las tendencias.
Tercero: Comprender la entrega de datos
Reunir la información correcta para generar reportes y llevar a cabo análisis es vital para dar valor a las organizaciones. La identificación de los datos requeridos es un proceso que toma tiempo, pero es la columna vertebral de BI. Además es necesario definir con anticipación cómo se identificarán los datos que se entregarán, cuáles son las actividades adecuadas de purga de datos y si los datos se entregarán en lote o en tiempo real. Si los datos no se purgan o no se limpian cuando es necesario, entonces las herramientas de front-end de BI no darán a la organización el valor adecuado. Las soluciones de BI añaden valor a través del análisis de los datos, de manera que es vital que dichos datos lleguen cuando se requiere, en el formato adecuado y en el momento correcto. Además de las herramientas de extracción, transformación y carga (ETL), la calidad y la purga de los datos deben ser aspectos inherentes a la entrega de BI dentro de la empresa. En realidad, a falta de una iniciativa de gestión de los datos maestros (MDM) en toda la empresa, las unidades de negocios que implementen BI serán quienes deban encargarse de proporcionar datos precisos.
Algunas empresas tienen ideas erróneas y creen que su solución de BI les dará las herramientas para resolver sus problemas con los datos. Las soluciones de BI pueden proporcionar procesos constantes relacionados con la calidad de los datos, pero no son innatos a las ofertas de software. Algunas herramientas de BI contienen funciones mejores de integración y calidad de los datos, pero hay otros proveedores que suponen que la organización es quien debe encargarse de ello. Las organizaciones deben implementar estructuras de gestión de datos para reducir las frustraciones que producen los problemas con los datos.
Cuarto: Implementar las iniciativas de capacitación
Una forma para contribuir al éxito de un proyecto es decidir cuándo se llevará a cabo la capacitación. Las iniciativas de capacitación deben empezar durante o antes de la fase de implementación. Sin embargo, en muchas organizaciones, inician meses antes de la implementación misma. En estos casos, los empleados se entusiasman con el sistema nuevo y todo lo que podrán hacer con él, pero cuando finalmente llega el momento de la implementación –algunas veces meses más tarde-, la excitación inicial y la aceptación han disminuido y, lo que es más importante, los usuarios han olvidado sus nuevas habilidades. Para volver a generar un impulso hay que repetir la capacitación –y gastar dinero y tiempo.
Nunca es fácil lograr que en una organización se acepten los cambios. Los usuarios se apegan a sus procesos actuales, aunque estos no necesariamente sean productivos. La aceptación no es algo que se da inmediatamente al mostrarles a los usuarios el valor inherente de BI, ya que cambiará toda la forma en que hacen negocios. Crear un programa de capacitación y ofrecerla a tiempo ayuda a los usuarios a aplicar sus nuevas habilidades inmediatamente y a que acepten mejor el sistema.
Quinto: Seleccionar una solución vertical u horizontal
Las organizaciones deben identificar qué les traerá más valor: una solución vertical creada específicamente para la industria de la organización o el departamento o una solución horizontal que puede crecer con ellas. Por ejemplo, una organización debe decidir si necesita una herramienta genérica de generación de reportes, análisis y consultas que abarque todas sus operaciones, o si necesita desarrollar un proceso y una forma de cumplimiento con la ley Sarbanes Oxley (SOX) o la ley de responsabilidad y portabilidad de seguro médico (HIPAA). La respuesta ayudará a la organización a definir qué tipo de solución satisface mejor sus necesidades.
Además, el uso de BI en el futuro y su uso anticipado pueden ayudar a determinar si una solución horizontal o vertical será lo más adecuado para las necesidades de la organización. Aquellas organizaciones que deban apegarse a ciertas normas y reglamentos pueden aprovechar las soluciones verticales porque los proveedores han desarrollado soluciones para cumplir con los requisitos específicos de cumplimiento normativo. Las soluciones horizontales deben personalizarse mucho para aumentar su calidad, y esto implica gastos adicionales de dinero y tiempo en el desarrollo de las soluciones.
Las organizaciones que pertenecen a las industrias verticales deben considerar las soluciones verticales que podrán cubrir sus necesidades “de fábrica”. Las soluciones verticales pueden satisfacer los requisitos generales de una industria o un departamento en particular, pero como las soluciones de BI horizontales no se basan en modelos de datos específicos, pueden ser más versátiles para las demandas cambiantes de la organización. Por lo tanto, una empresa que prevé un crecimiento de BI rápido en toda la organización, encontrará mayores beneficios en la capacidad para desarrollar soluciones de acuerdo a las necesidades individuales. Esto tiene que ver con la identificación del problema del negocio y la anticipación a las necesidades futuras de la organización.
Conclusión
Con demasiada frecuencia, los proyectos de BI no logran satisfacer las expectativas de las organizaciones. Sin embargo, es posible evitar dicho fracaso si se lleva a cabo una investigación y una planeación y se cuenta con una metodología sólida. Para ayudar a garantizar el éxito de los proyectos de BI, las empresas deben seguir estos cinco pasos esenciales: identificar los problemas de su negocio, determinar cómo usarán sus soluciones de BI, saber cómo y cuándo se entregarán los datos, implementar las iniciativas de capacitación de los usuarios en los momentos adecuados y desarrollar un esquema para seleccionar el tipo de solución que mejor se adapte a las necesidades de sus organizaciones.