¿Cómo evitar los números de catálogo muy largos?

Existen muchas firmas de automatización industrial que han estado sufriendo en silencio debido a los defectos que tienen los sistemas en relación con los números de pieza. Muchas de estas firmas no saben que hay soluciones comerciales inteligentes para el manejo de números de pieza. Si desea obtener más información, consulte el artículo ¿Cómo configurar y ordenar los productos correctos? Algunos configuradores soportan los números de pieza inteligentes, pero ¿qué tan bien lo hacen?

Los números de catálogo largos

A pesar de que algunos configuradores soportan los números de pieza inteligentes, en el área práctica la mayoría de los sistemas tienen otra limitante y es que restringen la longitud de los números de pieza. Por ejemplo, la única forma de identificar un producto extremadamente complejo puede ser mediante cincuenta atributos, pero un número de pieza de cincuenta caracteres (o más) puede resultar poco práctico y difícil de manejar para los compradores (no hablemos de memorizarlo). Para remediar esto, WebSource CPQ va un paso más allá y ofrece la capacidad de serialización inteligente. El proveedor usa una de las formas siguientes para identificar una combinación de atributos o características:

• una secuencia de 1, 2, 3,… 10,… hasta 10,000
• varias secuencias
• secuencias anidadas

Un ejemplo que ilustra la importancia de la serialización inteligente sería asegurarse de que un conductor que tiene la combinación de características de 480 voltios, 5 caballos de fuerza y 10 amperios, se identificará siempre con el número 1 en una posición específica del número de pieza. Esta lógica es similar a la forma en que se designan las secuencias y las posiciones en un código de barras. Por ejemplo, un conjunto de 480 voltios, 10 caballos de fuerza y 10 amperios, designado con el número 2 haría lo mismo, y así sucesivamente. Al crear este tipo de meta datos, se puede tener un número de pieza para cada combinación única de atributos. Pero si alguien selecciona la misma combinación (o conjunto) de atributos, obtendrá una secuencia que se asignó previamente. Cuando el sistema se configura de esta forma, permite evitar los números de pieza largos y la duplicación (la proliferación) de las mismas hojas de materiales con números de pieza diferentes (en caso de que se seleccione la misma combinación varias veces).

Los productos que se pueden reemplazar o intercambiar (en competencia)

Hay otro nivel de complejidad que incluye la capacidad para establecer referencias con la competencia. Como se dijo en ¿Cómo configurar y ordenar los productos correctos?, empresas como Eaton y Siemens pueden tener millones de números de pieza para un solo producto que pueden tener esquemas de numeración diferentes. De esta forma, cuando un vendedor de Eaton le dice a un cliente que hay que reemplazar sus piezas Siemens, este último puede decirle cuáles son los 300 números de pieza que le compra a Siemens. El vendedor de Eaton puede enviarles esa lista a sus ingenieros para que ellos obtengan los catálogos de Siemens y conviertan (manualmente) esos 300 números de pieza en números de pieza de Eaton.

Así, WebSource CPQ, usaría la capacidad de configuración inversa que describimos anteriormente y vería, por ejemplo, el número de catálogo B150 (mencionado en ¿Cómo configurar y ordenar los productos correctos?), lo introduciría en el sistema y determinaría si se trata de un conductor de 480 voltios, 5 caballos de fuerza y 10 amperios. Entonces la empresa encontraría un producto Siemens equivalente, lo configuraría y obtendría el número de pieza Siemens correspondiente. Esto se puede hacer con muchos números al mismo tiempo, de forma que los vendedores pueden ser autosuficientes y no tienen que estar molestando a los ingenieros. Por el contrario, pueden cortar y pegar una lista en el sistema configurador para que éste produzca resultados comparables.

Desde luego que este es un ejemplo simple, ya que en realidad, el producto de Siemens puede ser azul, pero probablemente Eaton lo ofrezca únicamente en azul claro u azul oscuro. En ese caso, el sistema le da una opción al representante de ventas o automáticamente selecciona un producto y lo marca como “casi idéntico”.

¿Ayuda la gestión de datos maestros? No todavía

Podríamos preguntarnos si las referencias serían de utilidad en la aventura de la gestión de los datos maestros (MDM) y la gestión de la información de los productos (PDM) (consulte los artículos SAP refuerza las capacidades MDM de Neatweaver y El papel de PIM y de PLM en la cadena de suministro de información de los productos: ¿cuál es su enlace?). Estas monumentales tareas definirían una convención para asignar números de pieza uniformes entre las distintas divisiones de las empresas y los socios comerciales, y probablemente hasta dentro de cierta industria vertical.

Desgraciadamente, por el momento cada organización tiene su propio esquema de numeración. Si bien las herramientas de MDM y PIM facilitan la conversión y la elaboración de mapas de los números de pieza que son distintos para artículos idénticos, no existe una solución “mágica” o perfecta capaz de producir un convertidor universal (que concilie todas las semánticas y las sintaxis distintas). De forma general, alguien tendría que pensar en una forma astuta para definir esquemas unificados de asignación de números de pieza, y las relaciones de los mismos con los distintos esquemas de todas las partes comerciales de cierta industria.

Además, los paquetes más actuales de MDM, PIM, gestión de las relaciones con los clientes (DRM) y planificación de los recursos empresariales (ERP) se han creado con la suposición de que servirán en una cantidad infinita de números de catálogo predefinidos. Dicho de otro modo, estos sistemas no están hechos para trabajar con conjuntos indeterminados y crecientes de unidades de mantenimiento de existencias (SKU), cuyos números de catálogo incluyen algo de lógica (fórmulas). La asignación de números inteligente y la configuración inversa pueden enriquecer los sistemas de MDM y PIM, pero hasta ahora nadie ha notado esta conexión, mucho menos ha experimentado con ella. Puede ser que algunas empresas de vanguardia que adopten los sistemas desde sus inicios, aprovechen la asignación de números inteligente para resolver el proverbial problema de la gestión de datos de los productos (PDM). O tal vez el problema de la proliferación de números de pieza motive a los proveedores para que creen un conjunto adecuado de soluciones.

Hace poco, Broan-NuTone recurrió a Webcom para tratar sus necesidades de PIM y biblioteca de información de los productos (PIL) (en lugar de buscar la ayuda de cualquier proveedor de PIM tradicional), y seguramente tendrá algunos resultados interesantes que comunicar. Broan (www.broan.com) es el productor más grande de productos de ventilación residencial en América del Norte. Algunos de sus productos son campanas de cocina, ventiladores de baño y productos para asegurar la calidad del aire dentro de las casas. También maneja timbres, aspiradoras centrales, sistemas de intercomunicación, botiquines, calentadores eléctricos, ventiladores para áticos, ventiladores de techo, centros de planchado, compactadores de basura y altavoces. Un punto de inflexión y una práctica que trajera cambios a la industria sería de gran importancia si, por ejemplo, Home Depot (el cliente minorista más grande de Broan) decidiera usar la misma solución (y el mismo esquema) de numeración inteligente como un medio para normalizar los atributos de los productos.

Recomendaciones para los usuarios

Cualquier empresa que fabrique artículos personalizados, configurables o “fabricados bajo pedido” podrá aprovechar la implementación de configuradores de ingeniería y ventas (consulte el artículo CRM for Complex Manufacturers Revolves Around Configuration Software). Es probable que estas empresas sufran las devastadoras consecuencias de la falta de configuración de productos que manejen artículos genéricos (con opciones, variantes y restricciones), hojas de materiales genéricas, rutas genéricas y una funcionalidad de asignación de precios.

Por consiguiente, es posible que los encargados de las órdenes de ventas tengan que esperar días antes de recibir una respuesta del departamento de ingeniería sobre el código, el precio y el costo de un producto. Sobra decir que los datos maestros estándar pueden crecer desmesuradamente, ya que cada variante de un producto debe tener su código de artículo para inventario, su hoja de materiales y su ruta –como si se tratara de un artículo de inventario estándar, no un producto personalizado único (por ejemplo, con color, material o características especiales).

Peor aún, la empresa puede literalmente tener que detener sus operaciones durante algunos días para que sus empleados puedan hacer el inventario usando un maestro de artículos impreso, del tamaño de una enciclopedia, aún cuando sepan que sólo hay existencias de algunos artículos de la lista. Todo esto sin tomar en cuenta la probabilidad de que productos idénticos tengan números o códigos de artículo diferentes (si pensamos que personas diferentes pueden crear códigos de artículo desconocidos para el otro).

Además de Webcom, hay otras empresas que tienen soluciones de cotización bajo pedido (Q2O) sólidas, como Oracle, SAP, Cincom Systems, Selectica, Firepond, Trilogy Software, BigMachines, Access Commerce, Click Commerce, Configure One, Comergent Technologies (ahora parte de Sterling Commerce), TechniCon, Tacton, IFS, Experlogix, etc. Algunas de estas empresas soportarán la capacidad para identificar un producto configurado usando números temporales que pueden tener hasta treinta caracteres alfanuméricos. De ese modo, la empresa usuaria mantiene catálogos de piezas que sirven como puntos iniciales para un proceso de configuración de “artículos similares, pero diferentes” o de “copiado de uno a otro”, donde el número temporal alfanumérico puede especificar la orden o el artículo nuevos únicos y generar una ruta de fabricación.

Sin embargo, los clientes potenciales que pertenezcan a los sectores de automatización industrial y fabricación y distribución deben cuestionar a todos los proveedores con respecto a los errores fatales que se mencionaron antes. Algunos cuestionamientos posibles pueden ser si los números de pieza se crean de forma inteligente, si soportan configuración inversa y se pueden aprovechar la serialización inteligente.

De modo general, para definir si una solución empresarial cubre las necesidades de los fabricantes de automatización industrial, hay que investigar si la solución en cuestión puede soportar configuración en ambas direcciones (producto y número). Es muy probable que sea uno de los primeros puntos débiles de los proveedores de ERP, CRM o Q2O genéricos.

Con esto termina la serie ¿Cómo configurar y ordenar los productos correctos?