¿Cómo manejar el inventario en exceso y obsoleto?

El exceso de inventario que está en riesgo afecta, en última instancia, los resultados netos de una empresa. Sin embargo, las empresas se enfocan más en desarrollar y promocionar productos nuevos, por lo que casi asignan poca importancia al exceso de inventario. Muchas veces, en su afán por deshacerse del exceso de inventario, las empresas inician promociones de mercadotecnia que producen gastos generales elevados o deducen sus existencias completamente.

¡Que fluya el (exceso de) inventario!

Existen muchas empresas que no quieren depender de estas medidas perjudiciales por coacción y se preguntan si hay formas de tratar el problema del exceso de inventario que sean mejores y más prudentes que deducirlo de sus reservas financieras -esta opción afecta directamente sus resultados netos. Con la llegada de la Internet y el bien aceptado paradigma de las subastas que crean un ambiente propicio para realizar licitaciones competitivas (que, en algunos casos, ha demostrado provocar un aumento de al menos 20 por ciento en la recuperación), se ha dado lugar a la creación de empresas como FreeFlow. El fundador y director general de FreeFlow, Alan Scroope, sentía desde hace tiempo que había un vacío entre los sistemas y las herramientas que podrían usar sus antiguos empleados para tratar correctamente dicho problema. En realidad no había una solución sistemática o transparente que permitiera que las empresas promovieran su inventario entre sus clientes; tampoco existía una solución para que estas empresas liquidaran su inventario en los mercados emergentes o en regiones donde dicha mercancía podría venderse como pan caliente.

Es bien sabido que la Internet ha sido una tecnología perjudicial que ha generado cambios irreversibles en nuestros hábitos. Sin duda, uno de estos cambios se debe a la conveniencia de navegar la red tranquilamente y realizar compras en línea desde el calor de nuestros hogares, que desafortunadamente implicar también la molestia de recibir entregas retrasadas o incorrectas y una falta de visibilidad y de seguimiento de los pedidos, que inevitablemente producen devoluciones incómodas y costosas (y viajes innecesarios a las oficinas de correos, que sólo sirven para comprobar que no gozamos de la conveniencia que se nos había prometido). Existen otros fenómenos en la Internet, como las subastas interempresariales o de business-to-business (B2B) y las subastas inversas. Concretamente, el éxito que ha tenido eBay en el área del consumo nos hace preguntarnos si actividades como las que realiza esta empresa también pueden ser útiles en las ventas de B2B, ya que los portales de subastas por web deben servir para que los usuarios aprovechen la velocidad de la Internet y la comodidad del acceso en cualquier momento y cualquier lugar. Recordemos que Wikipedia, en su versión en inglés, define una subasta inversa (conocida también como subasta de aprovisionamiento, subasta electrónica, evento de localización y selección de fuentes de aprovisionamiento, e-sourcing o eRA) como una herramienta de B2B que se utiliza en el aprovisionamiento industrial. Es un tipo de subasta en el que se invierten los papeles de comprador y vendedor, con el objetivo primordial de reducir los precios de compra. En una subasta ordinaria los compradores compiten por el derecho de obtener un bien, mientras que en una subasta inversa los vendedores compiten por el derecho de obtener dinero (a cambio de un bien o servicio).

FreeFlow afirma que deben existir canales de distribución alternos para el exceso de inventario de una empresa y que representen ocasiones importantes de ventas oportunistas que no generen el conflicto con el canal de distribución que describimos en ¡Que fluya el (exceso de) inventario! El secreto es encontrar dichas oportunidades sin distraer al equipo de ventas. El primer paso sería fomentar la participación del canal de distribución mediante el establecimiento de una plataforma de subastas privadas en la que se pueda anunciar el inventario. Así, los integrantes del equipo de ventas -o los asociados del canal de distribución y los minoristas seleccionados- podrían licitar de forma competitiva para obtener dicho inventario. Se definirían límites mínimos para los precios y las licitaciones los elevarían. Estas oportunidades permitirían que tanto los representantes de ventas como los minoristas generaran ingresos de ventas que tiendan a la alza mediante la compra de inventario a precios rebajados (manteniendo el precio por encima de los límites de protección establecidos en los contratos). Además, darían lugar a programas creativos de ventas promocionales (por ejemplo, realizar ventas en un camión en grandes terrenos -eliminando el costo y los gastos generales de las promociones de mercadotecnia).

Se podrían aplicar principios similares para los saldos de inventario global o el exceso de inventario de piezas de recambio. Por lo general, debido a la edad y las condiciones del producto, el exceso de inventario de piezas de recambio se envía al contenedor de desechos. Pero gracias a la nueva legislación de reciclaje -y a los costos-, el desecho está dejando de ser una buena opción. Imagínese tener acceso las 24 horas del día, 7 días a la semana, a un mercado por red interna dentro de una empresa global de servicios, donde cada ubicación puede anunciar su excedente de inventario de piezas de recambio o marcar la escasez para notificar a todas las demás ubicaciones. El proveedor de la red interna puede enviar inmediatamente un mensaje de correo electrónico a las demás ubicaciones registradas para advertirles del exceso de componentes. O si la empresa anfitriona lo desea, puede enviar un mensaje de correo electrónico únicamente a aquellos miembros que necesiten el producto. En caso de que otra ubicación lo necesite, puede hacer una oferta que activará un proceso en el cual se enviará un mensaje de correo electrónico a la empresa usuaria, donde se le notifique que se ha hecho una oferta. Al aceptarla, se enviará el inventario al comprador. En caso de que una solución tan simple para resolver el problema de los saldos de inventario global de piezas de recambio excedente no funcione, se podría recurrir a una tecnología flexible de licitación que permita que la empresa usuaria lleve su excedente de inventario de piezas de recambio al mercado abierto para solicitar tantos agentes o compradores como sea necesario y asegurarse de que se llevará a cabo una licitación competitiva y que los costos del flete no erosionarán más los márgenes de recuperación.

Esto nos lleva al segundo paso de la disposición activa de inventario de productos, que puede llevarse a cabo de forma secuencial o paralela con el primero. Nuevamente, las empresas usarían la plataforma de subastas privadas para comercializar su inventario con canales de distribución alternos, que podrían consistir de algunas o todas las partes siguientes: minoristas no contratados que estén interesados en realizar una compra oportunista, compradores en mercados emergentes o los miles de e-tailers que hacen negocios en eBay, Amazon o Yahoo. Gracias a la experiencia y las relaciones que FreeFlow tiene en esta industria (actualmente cuenta con 3,500 agentes aprobados), es capaz de ayudar a las empresas usuarias a encontrar el mercado adecuado para sus productos e invitar a esos candidatos privados a su subasta privada, donde el inventario alcanza los precios máximos en el mercado gracias a una licitación competitiva.

Por último, el inventario que quede después de llevar a cabo los dos programas de canal de distribución alterno se puede llevar al sitio de liquidación. En el sitio de liquidación privada, los licitadores pueden ser los agentes y los liquidadores que utilice actualmente la empresa, o puede pedirle a FreeFlow que le recomiende mayoristas especializados en las categorías de productos que maneja. Durante setenta y dos horas, se publica una lista del inventario para venderlo al mejor postor (aunque la empresa anfitriona puede rechazar todas las ofertas si no está satisfecha con los precios). FreeFlow se encarga del crédito, la cobranza, los pagos y la logística, de forma que retira el inventario del almacén de la empresa anfitriona casi inmediatamente. Empresas como FreeFlow pueden ayudar a que las empresas mejoren la recuperación del excedente de componentes en las formas siguientes:

• Garantizando que se lleva a cabo una licitación competitiva entre un grupo de agentes que han sido aprobados previamente.
  
  
• Proporcionando los conocimientos sobre un valor justo en el mercado para el exceso de inventario (la empresa usuaria recibe una revisión mensual del desempeño relacionado con la historia de las licitaciones, el análisis de los márgenes y los conocimientos sobre el mercado abierto que le garantizan que recibirá el mejor precio disponible en el mercado).
  
  
• Permitiendo que la empresa usuaria entre en el mercado de forma anónima (donde FreeFlow actúa como postor apoderado) si así lo desea, o usando su marca.
  
  
• Realizando licitaciones por lote o por partida, mostrándoles siempre las condiciones de los paquetes a los licitadores, por ejemplo, “nuevo”, “paquete defectuoso”, etc.
  
  
• Garantizando la precisión de las referencias cruzadas entre los números de pieza (internas de la industria) y los valores por defecto de los atributos.
  
  
• Permitiendo que el personal designado visualice y apruebe las licitaciones mediante una clave de acceso.
  
  
• Garantizando la transparencia, mostrando la historia completa de las licitaciones y los registros de auditoría (la ley Sarbanes-Oxley [SOX] puede requerir un registro de auditoría de las licitaciones y una historia de las atribuciones).

Asimismo, como proveedor de servicios de negocios (que permite que una empresa usuaria tenga derecho a soluciones alojadas, seguras y autónomas sin requerir la participación de personal interno de tecnología de la información [TI]), FreeFlow lleva a cabo la gestión de los aspectos administrativos y operativos de la liquidación del exceso de inventario mediante:

• Una sola organización de los datos maestros de los clientes y cuentas por cobrar, por medio de la cual FreeFlow maneja toda la gestión posterior de cuentas con la comunidad de agentes, sin importar cuántos sean.
  
  
• La gestión de los fletes y la logística, con la que garantiza que los productos se entregan de acuerdo a las condiciones que establece la empresa (la empresa usuaria ya no tiene que agregar el costo del flete a la recuperación del exceso de inventario, que ya es frágil).
  
  
• La gestión de la cobranza de todas las ventas, realizando pagos mensuales únicos a la empresa usuaria.

Ya sea que una empresa usuaria sea fabricante de equipo original o fabricante por contrato, el exceso de inventario de componentes afecta sus resultados netos. De cualquier forma, los compradores casi no le dan importancia a la liquidación de estos excesos de componentes, al menos no antes de que el monto acumulado sea tal que llame la atención de la dirección. Entonces entra el pánico al tratar de crear la lista de exceso de inventario que permitirá enviarlo al agente que pueda limpiar los libros con mayor rapidez. Existe una solución alternativa, y es gracias a proveedores de servicios de negocios como FreeFlow, que pretenden ayudar a que las empresas trabajen con mayor inteligencia. De forma particular, las empresas deben poder mejorar la rentabilidad del ciclo de vida de sus productos o su valor recuperado (supuestamente entre el 5 y el 10 por ciento) pasando a un proceso sistemático de identificación y disposición continua del exceso de inventario, de ser posible, al iniciar el ciclo de vida del producto. Asimismo, la disposición proactiva y rutinaria del exceso de inventario debe realizarse donde sea -componentes de bienes terminados, en la fábrica, los centros de distribución o el canal de distribución (agentes, minoristas, distribuidores, fabricantes de equipo original)-, que pueda aumentar las ganancias y eliminar los movimientos redundantes de inventario que aumentan los costos y dañan los productos.

La clave para cualquier empresa es definir procesos para identificar de forma rutinaria el exceso de inventario y la estrategia de comercialización (por ejemplo, inteligencia con respecto a los precios y la mejor comunidad de compradores), manteniendo siempre un control sobre los gastos generales. Una de las maneras de lograr estos objetivos es mediante portales de subastas privadas y competitivas en línea que estén dirigidos al canal de compras específico y que sirvan para

1. eliminar los costos administrativos y operativos del aprovisionamiento de escasez y la liquidación de los excedentes,
2. apegarse a licitaciones competitivas de las escaseces de componentes y la liquidación de excedentes y
3. garantizar la transparencia y un registro completo de la auditoría de todas las transacciones.

¿Qué decir de la escasez?

Sin embargo, cuando hay escasez de componentes, el tiempo (adversario de los gerentes de inventario) produce insuficiencias, exposición a situaciones donde los tiempos muertos de las líneas de producción son horrorosos y costos más altos. Cuando las demandas cambian de forma inesperada, o cuando surgen problemas con las entregas, la calidad o la disponibilidad de los productos, los compradores deben apresurarse al mercado abierto (de agentes) para localizar y seleccionar las fuentes de aprovisionamiento de los componentes que buscan. Sin duda, la primera opción lógica sería un mercado por red interna que estuviera disponible 24 horas al día, 7 días a la semana, dentro de la empresa global de servicios, donde cada ubicación pudiera anunciar su exceso de inventario de piezas de recambio o marcar sus escaseces entre todas las demás ubicaciones. De existir una plataforma de portales como esta, podría enviar mensajes de correo electrónico automáticamente a los demás miembros registrados para notificarles de la escasez. Si una de ellas tuviera el inventario requerido, podría introducir una “oferta” por la escasez, que activaría un mensaje de correo electrónico automático al comprador para indicarle que se hizo una “oferta”. Entonces, el comprador la aceptaría y se le enviaría el inventario.

Pero si no hay inventario de piezas de recambio en otra organización de servicios dentro de la empresa (muchas veces no hay manera de que la gente esté enterada de ello), el comprador de la empresa se ve obligado a recurrir al mercado abierto para obtener el inventario urgentemente. Sin embargo, las empresas están más expuestas a la inflación artificial de precios cuando han agotado todas sus fuentes internas de inventario y deben recurrir al mercado abierto para obtener las piezas de recambio que necesitan -con rapidez y desesperación. Los fabricantes que quieren vender o comprar algo tratan directamente con agentes bien informados que resultan ser más listos que ellos. El problema de no seguir un procedimiento específico (distinto a los compradores que siguen sus instintos y sus preferencias) se ve agravado por la diversidad de agentes que se debe a las relaciones personales de los compradores nuevos que se unen al equipo de compras. Además, con frecuencia falta transparencia en las cotizaciones (sobre todo por la correspondencia por correo electrónico y las llamadas telefónicas). El mapeo de los números de piezas internos y externos, y los números cruzados de los componentes alternativos que el departamento de ingeniería ha aprobado en la lista de proveedores aprobados, sólo complican más la situación.

Queda la opción del inventario de cobertura, que es una acumulación de inventario que sirve como protección contra algún suceso impredecible que puede no presentarse. En la planificación del inventario de cobertura se especula acerca de las posibles huelgas de la fuerza laboral, los aumentos de precio, los gobiernos inestables y otros hechos que podrían afectar mucho las iniciativas estratégicas de una empresa. Pero el riesgo y las consecuencias son extremadamente altos, y por lo general requieren de la aprobación de los altos directivos. Nuevamente, una solución más elegante sería un portal de compradores que actuara como plataforma de licitaciones o de subastas inversas privadas y que permitiera que la empresa entrara en el mercado abierto y solicitara tantas fuentes de aprovisionamiento como fuera necesario para garantizar una licitación competitiva, pero que le permitiera entrar de forma anónima usando el nombre del proveedor del portal.

Es decir que, como licitadores sustitutos, los proveedores de servicios como FreeFlow comprarían los productos usando su nombre para representar la empresa usuaria, y los embarcarían directamente al cliente (consulte el artículo Embarque directo: ¿una pequeña ayuda para los minoristas por Internet?) para que la identidad de la empresa usuaria no provoque una falta de control sobre los precios. Este proveedor de servicios hasta podría llevar a cabo servicios de control de calidad y de valor agregado (empaque, pruebas, etc.) en caso de que las empresas usuarias lo requieran. Idealmente, el portal de compra y venta debe tener una interfaz completa con el departamento de ingeniería para que el usuario simplemente introduzca el número de componente interno necesario y el portal a su vez aporte los números de pieza externos del proveedor. Asimismo, debe existir un registro de auditoría de cada compra, en el que se asigne un número a cada licitación que los agentes registren en el sistema. En este caso, no se daría inicio a una orden de compra si el comprador no ha enviado un número de licitación al sistema. De vez en cuando, sería necesario poder obtener una aprobación secundaria de la licitación en caso de que el departamento de ingeniería deba aprobarla.

Agregar más leña al fuego

Hasta ahora, podríamos decir que cada etapa del ciclo de vida de los productos presenta retos de inventario, ya que los errores de introducción y retiro paulatino de productos, ventas perdidas y pronósticos producen un exceso de inventario activo. El inventario obsoleto y las existencias que han excedido el fin de vida de los productos son los resultados inevitables de inventario activo que no ha sido vendido y que ha sido desplazado por productos más recientes o que ha sido descontinuado. Pero ¿qué sucede con las devoluciones de inventario, los artículos que se devuelven al fabricante por estar defectuosos, obsoletos, viejos, etc.? Una transacción de registro de los artículos de inventario documenta su devolución o su recepción en los almacenes físicos de materiales, desde donde es posible desecharlo. Para agravar las cosas, las devoluciones de inventario tienen muchas formas y tamaños, por ejemplo, “nuevo/sin abrir”, “nuevo/defecto de empaque”, “defecto de calidad” y “devolución del consumidor/usado”.

El inventario devuelto se esconde en los rincones del almacén y se va acumulando hasta obstruir los pasillos casi por completo. Muchas empresas que por lo general tienen normas de contabilidad bastante estrictas, no logran manejar las reservas de garantía de forma eficiente. Así, cuando se da inicio a una medida de liquidación del inventario, las empresas entran en un proceso ad hoc apresurado que las lleva a perder enormes cantidades de dinero en recuperación de los activos de inventario. El único consuelo, aunque pequeño, es que al menos se deshacen de los artículos y no incurren en costos de almacenamiento -un subconjunto de los costos de mantenimiento en existencias. Algunos costos de almacenamiento son el costo de los servicios de almacenamiento, el personal que maneja el material, el mantenimiento del equipo, el mantenimiento de las instalaciones y el personal de seguridad.

Este fenómeno ha dado origen a la idea de logística inversa, que es una cadena de suministro completa dedicada al flujo inverso de productos y materiales para efectos de devoluciones, reparaciones, repetición de la fabricación o reciclaje. Muchos minoristas deben enfrentarse al problema de cómo mover inventario inactivo de mercado gris (sin importar su condición) que no pueden devolverle al fabricante para obtener a cambio el crédito completo. Los índices de devoluciones en ciertos sectores de la industria pueden ser de hasta el 20 por ciento, aunque algunas empresas ágiles han implementado iniciativas específicas y han iniciado una cooperación con los canales de distribución para reducirlos un poco. Ya sea que el índice de devoluciones sea alto o bajo, hay un hecho que no cambia: ninguna parte de la cadena de suministro inversa quiere pagar costos mayores de manejo de las devoluciones. Aparte de tratar una devolución como una oportunidad adicional para tener un impacto positivo en los clientes, las empresas perciben este proceso como un “mal necesario”, uno de los costos de hacer negocios con clientes que pueden ser fabricantes de equipo original o usuarios finales.

Nuevamente, como sucede con el exceso de inventario activo, las subastas bien organizadas pueden ser herramientas que ayuden a recomercializar el inventario entre un público global o específico, donde los minoristas o fabricantes deben aportar el mínimo de recursos o información. Sin embargo, en las nuevas prácticas de excelencia en la gestión de las devoluciones de activos de inventario, la subcontratación representa la mayor parte posible del proceso de manejo y disposición del material. FreeFlow ofrece varios programas de recomercialización de material devuelto a los fabricantes globales de las industrias de alta tecnología y telecomunicaciones. A su vez, estos fabricantes pueden cosechar las ventajas operativas y financieras de deshacerse de esta categoría de inventario tan pronto como termina la interacción con los clientes. En el caso de dichos programas certificados para inventario que solía desecharse o liquidarse por sólo unos centavos, deberá verse el impacto financiero que tendrán un mejor flujo de efectivo (menos efectivo bloqueado en activos de inventario no utilizados), mejores rotaciones de inventario (menos semanas para tener las existencias), mejor recuperación y menos espacio de almacén. A continuación delineamos los pasos del proceso:

1. Procesamiento de las devoluciones. En este paso se procesan las devoluciones de los clientes y los canales de distribución al centro de devoluciones de la empresa, como de costumbre, pero el fabricante o el proveedor externo de logística designado se encarga de todas las autorizaciones de devolución de material de los clientes, los créditos, los reemplazos y todas las actividades relacionadas con los clientes.
   
   
2. Ordenamiento del material. Una vez que el inventario está en las instalaciones de la empresa, el objetivo principal es la velocidad de la disposición y la eliminación de los toques innecesarios. Durante el proceso de guardado, el inventario se separa como “nuevo/no abierto” y todas las demás clasificaciones. En este momento, algunas empresas también ordenan los componentes o los módulos que se devolverán directamente al fabricante. Todo el inventario restante se compila en una lista de venta de liquidación que se entrega a FreeFlow.
   
   
3. Valuación de material. Una vez que FreeFlow recibe la lista, se realiza un análisis de mercado para estimar la oportunidad de recomercialización del lote específico de productos. Entonces FreeFlow emite una orden de compra por un monto que es el 10 por ciento (u otra proporción que se haya negociado) del valor estimado y el inventario se vende y embarca a FreeFlow. El inventario desaparece de los libros del usuario y del almacén tan sólo unos días después de que se devolvió.
   
   
4. Recomercialización y repartición de ingresos. Al recibir el inventario en las oficinas regionales en Europa, Asia o América del Norte, FreeFlow inspecciona cuidadosamente y ordena el inventario. En este paso es posible llevar a cabo algunos procesos que agregan valor, como pruebas, reempaques o reparaciones, dependiendo del acuerdo con el fabricante. FreeFlow puede ayudar en el reempaque, el reetiquetaje y las pruebas -gracias a su red global de asociados de satisfacción de pedidos- cuando un valor agregado sirva para aumentar la recuperación. Todo el inventario vendible se recomercializa en la plataforma de subastas de FreeFlow, y al terminar cada ciclo de subastas se divide el ingreso de ventas de acuerdo a las condiciones de repartición de ingresos establecidas previamente, tal como 60-40 por ciento (fabricante-FreeFlow). El ingreso que se repartirá depende de factores como índices de desperdicio, procesamiento de valor agregado necesario, etc.

En pocas palabras, el proceso anterior puede ser un modelo de repartición de ingresos atractivo (con un flujo de ingresos prededible que permite que el fabricante experimente una reducción importante en las devoluciones y las reservas financieras destinadas a desperdicio), en el cual el fabricante inspecciona, reconstruye y certifica los productos devueltos. Una vez que se completan estos procesos, se transfiere la propiedad del inventario y la responsabilidad operativa a FreeFlow, quien a su vez reempaca y prepara los productos para el mercado; hasta puede proporcionar servicios de diseño de empaques. FreeFlow trabaja lado a lado con los fabricantes para identificar claramente la condición de los artículos y las condiciones de venta, así como para determinar las estrategias decisivas que usará con el canal de distribución para evitar el conflicto del flujo de inventario en los mercados primarios. Mediante el portal de subastas se vende el inventario respetando esta estrategia, que puede incluir canales de segundo nivel, mercados emergentes y campos de e-tail. El precio objetivo correcto se fija basado en la inteligencia comercial de FreeFlow, mientras que con los embarques directos, el fabricante puede disponer de las devoluciones directamente desde las instalaciones de su canal de distribución asociado, evitando así los costos adicionales de transporte que implica traer el material de regreso a sus instalaciones. Este programa puede modificarse de forma que se adapte a las necesidades de cada fabricante (que especifica y realiza la auditoría de todos los procesos de reconstrucción, pero que no se ve obligado a manejarlos), y se origina cuando los clientes demuestran un mayor apetito por obtener inventario reconstruido de fabricantes conocidos que tienen un flujo de devoluciones constante.