¿Cómo se puede aplicar la gestión de los procesos comerciales a los servicios financieros?

Introducción

Las organizaciones están utilizando cada vez más la gestión de procesos comerciales (BPM) para mejorar los procesos internos para poder hacerlos más eficientes Pero, ¿qué procesos son adecuados para BPM? ¿Cuál industria, si es que hay una, ha desplegado BPM de manera exitosa?

BPM en mercados verticales

BPM ya se utiliza en una gran variedad de mercados, desde servicios financieros y gobierno hasta salud y manufactura. De hecho, los vendedores tienen distintas formas y flujos de trabajo para cada industria que las compañías pueden utilizar como base para su solución BPM y que pueden personalizar para sus necesidades específicas o estructura para poder optimizar sus procesos

De hecho, esta personalización es muy sencilla ya que las soluciones BPM están diseñadas de tal modo que los analistas comerciales son capaces de realizar la mayoría del despliegue del proceso, por lo que se limita la necesidad de habilidades de programación. Las soluciones BPM les permiten a los analistas diseñar flujos de trabajo, flujos de procesos, formas, y mapas utilizando el diseñador de procesos

A pesar de ello, varias organizaciones se han enfocado en implementar soluciones verticales como la planificación de los recursos de la empresa (ERP) y la gestión de las relaciones con los clientes (CRM). Por el contrario, BPM abarca toda la empresa. Sin embargo, a pesar de la aplicabilidad horizontal de BPM a lo largo de industrias y empresas, varias organizaciones pueden beneficiarse de soluciones BPM verticales o específicas de la industria. El presente artículo se enfoca en dichas soluciones dentro de la industria de servicios financieros (FS)

Componentes centrales BPM

BPM está hecho de una amplia gama de componentes. La mayoría de estos componentes son independientes de la industria y se pueden integrar con diferentes legados de sistemas. Los componentes centrales incluyen el diseñador de proceso, el motor real de procesos, y el componente de interfase.

El componente de diseñador de procesos es donde los desarrolladores de procesos o los analistas comerciales diseñan los procesos comerciales Cada proceso para el que se utiliza la solución BPM, y cada forma dentro de estos procesos, se diseñará utilizando este componente. Además, el diseñador de procesos puede facilitar la integración con otros componentes y sistemas que se integran dentro del campo de procesos y del flujo de trabajo, así como con cualquier regla comercial asociada con el proceso.

El componente de motor de procesos se utiliza para autenticar y autorizar a los usuarios. Para hacerlo, almacena la información en su propia base de datos o es capaz de conectarse a aplicaciones externas o a directorios donde se almacena la información del usuario. Si las organizaciones ya utilizan otras herramientas de autenticación y autorización, el motor de procesos puede duplicar y sincronizar el proceso de autenticación y de autorización para hacerlo más eficiente y para reducir el riesgo de fallas.

Por último, el componente de interfase les permite a los usuarios tener acceso a la solución BPM a través de una variedad de aplicaciones e interfases como navegadores, portales, correos electrónicos, etc.

Además de estos componentes centrales, BPM puede tener componentes que contengan información específica de la industria, como creadores de reglas, de formas y análisis.

La industria FS

La industria FS es una de las industrias que se enfoca en soluciones BPM, y los vendedores BPM han respondido a esto al proporcionar una funcionalidad específica de la industria.

Dentro de FS, se puede hablar de compañías bancarias, aseguradoras, de tarjetas de crédito, de seguridad, etc. Estas organizaciones están bajo una intensa presión competitiva y, por lo tanto, están constantemente tratando de mejorar sus operaciones y de responder a las demandas dinámicas del mercado. Las organizaciones FS han implementado varias soluciones empresariales en los últimos años y han encontrado resultados mixtos. Estas soluciones incluyen la gestión de las relaciones con los clientes (CRM), el problema del año 2000 (Y2K) y las soluciones de iniciativa contra fraudes, así como también las aplicaciones para mejorar el negocio y para tener una ventaja competitiva.

Un problema que sigue surgiendo es que las aplicaciones con frecuencia no se integran entre sí o no se utilizan en una base empresarial amplia. Esto hace que sea difícil para las compañías racionalizar procesos comerciales específicos para las necesidades de cambio de la organización. Las compañías FS deben ser capaces de diseñar los procesos para incrementar la productividad dentro de la organización. Para ello, debe ser posible ajustar procesos para que cubran con las necesidades de la organización conforme evolucionan en un ambiente siempre cambiante. Para las compañías FS, estas necesidades pueden incluir el cumplimiento de regulaciones como el principio de Sarbanes-Oxley (SOX) del 2002, adquirir más rápido clientes nuevos, mejorar la eficiencia, integrar procesos con legados de sistemas, automatizar procesos manuales, analizar procesos para la gestión de riesgos, mejorar el manejo de excepciones y reducir el número de problemas.

Los vendedores BPM juegan con estos requisitos industriales Los vendedores les permiten a las compañías diseñar procesos dentro de su solución para manejar sus recursos en una manera estructurada. A través de las soluciones BPM que ofrecen, los vendedores también les ayudan a las organizaciones FS a lograr el cumplimiento, a reducir riesgos, a mantener o adquirir clientes nuevos y a enlazar aplicaciones verticales diferentes para ser más eficientes.

Las organizaciones FS pueden utilizar las soluciones BPM para ventaja suya en las siguientes áreas:

• Gestión de reclamaciones
• Gestión de préstamos
• Entrada de cliente
• Procesamientos de conflictos
• Regulaciones de cumplimiento
• Seguros de crédito
• Procesamiento de crédito

La influencia de SOX en FS

Dentro de la industria FS, el cumplimiento de las reglas se está volviendo cada vez más importante, si no es que crucial. Varias organizaciones Norteamericanas deben cumplir con SOX. Bajo SOX, los ejecutivos deben firmar su aprobación de todos los estados financieros, que tienen que cumplir con reglas estrictas y ser monitoreados con control de procesos.

Existen varios indicadores clave que las organizaciones tienen que tomar en cuenta cuando buscan cumplir con éxito SOX. Estos indicadores son la colaboración, la seguridad, el control, la interacción, la adaptación y la medición.

La colaboración involucra que los empleados a lo largo de los departamentos o de las oficinas, así como la gente externa, trabaje en conjunto para recolectar datos, consolidar datos y hacer el reporte financiero, y proporcionar estados financieros precisos.

Varios niveles de seguridad debe permitirles o restringirles a los usuarios el acceso a los datos, de tal modo que sólo la administración tiene la habilidad de firmar de aprobado las tareas dentro del flujo de trabajo. La seguridad se pede definir con base al usuario o a su papel.

Se establecen controles que son obligatorios bajo SOX, en parte, a través de un sistema de seguridad antes mencionado. Sin embargo, una solución BPM puede contribuir a estos controles, a través de su capacidad de mostrarle al usuario solamente la información necesaria para el nivel de autorización de ese usuario en un paso del flujo de trabajo en particular.

Ya que los estados financieros deben ser auditados, es esencial la habilidad de repetir procesos. Los procesos automatizados, electrónicos pueden dar consistencia a los procesos cada vez que se utilicen.

Como las reglas y las regulaciones cambian, un proceso de una organización debe permitir adaptar estos cambios. Una solución BPM debe permitirle a la organización cambiar rápidamente los procesos comerciales para poder adaptarse a nuevas condiciones y al mercado.

Por último, para poder cumplir con las regulaciones SOX y con los estándares de la industria financiera, es importante tener una solución que sea capaz de medir y rastrear todos los datos financieros e ilustrar los procesos y controles alrededor de dichos números. Una solución BPM es la solución perfecta a este criterio para la industria financiera.

Conclusión

Los vendedores como TIBCO, Handysoft, Metastorm, y FileNet, que han creado todo un departamento dedicado a SOX, son ejemplos de organizaciones que proporcionan soluciones BPM con capacidades de cumplimiento de regulación y legislación para la industria financiera.

BPM es la solución ideal que les permite a las compañías en la industria financiera manejar procesos internos e incrementar la eficiencia y la exactitud. Las organizaciones, en especial aquellas que tratan con SOX, se deben enfocar en BPM para asegurar el cumplimiento y minimizar los errores y el riesgo.

Las organizaciones en otras industrias también debe de ver cuidadosamente sus procesos, y preguntarse si estos procesos están influenciados por cambios internos o externos y cuál es la eficiencia del proceso en este momento. Si el proceso está influenciado por los cambios internos o del mercado, una solución BPM puede ser una influencia positiva en su negocio. Varios vendedores BPM tienen soluciones específicas de la industria, formas específicas de la industria, flujos de trabajo predefinidos, y otras soluciones disponibles. Este tema puede discutirse en un artículo posterior.