Cómo un vendedor da agilidad a los sistemas empresariales después de su implementación

Pero ¿cómo funciona la agilidad?

Agresso ha descubierto que la vulnerabilidad de la mayoría de las soluciones de planificación de los recursos de la empresa (ERP) actuales, que no pueden tratar los cambios rápidos que suceden en una empresa, representa una oportunidad que no ha sido aprovechada. Los artículos Los sistemas empresariales y su agilidad después de la implementación ¿un oxímoron? y La relación entre la creación de modelos y la agilidad después de la implementación en la empresa. contienen información sobre Agresso y su producto Agresso Business World (ABW) 5.5 y la oportunidad que está aprovechando la empresa, respectivamente.

Segunda parte de la serie Los sistemas empresariales y su agilidad después de la implementación ¿un oxómoron?

Es bien sabido que los eslóganes ostentosos como «captura ilimitada de datos, indicadores clave del desempeño y capaciades de alerta para creación de reportes y análisis», «combinación de procesos del negocio, flujo de trabajo y reportes en un solo modelo uniforme» o «inteligencia financiera y de otras áreas que caminan mano a mano» no tienen mucho significado si no se dan ejemplos concretos. Así, el mejor ejemplo de la capacidad que tiene Agresso para incorporar la flexibilidad de la arquitectura -sin cuentas de libro mayor aparatosas y datos maestros- es la posibilidad de crear una estructura de cuentas de libro mayor sin libros mayores secundarios. Esto se opone al enfoque convencional del análisis financiero, que es crear estructuras complejas de libros con varios libros secundarios (por ejemplo, una estructura de cuentas tipo x/xx/xx/xx/xxx/xxxx/xxx) que acepte todos los campos posibles de datos de reportes y análisis, con combinaciones como «fondos», «comité», «centro de costos», «departamento», «balance», «división», «cuenta subjetiva», etc. Por ejemplo, CODA ofrece capacidades de dimensiones múltiples que soportan hasta ocho segmentos de código de cuenta de longitud variable, que habilitan el seguimiento de los ingresos y los gastos en un nivel extremadamente detallado, mientras que las funciones de las jerarquías y los grupos de cuentas agregan acumlaciones de cuentas casi ilimitadas para cubrir las necesidades de consultas, reportes, y detalles (consulte La composición de aplicaciones financieras colaborativas).

El enfoque que tiene Agresso al análisis es que casi cualquier información financiera puede acumularse mediante bloques de construcción, empezando con los «atributos» mencionados en la primera parte de esta serie. Estos son los elementos básicos de la serie de aplicaciones ABW, que definen la forma en que se puede personalizar el sistema para satisfacer las distintas necesidades de información. En términos más generales, los atributos definen qué análisis se capturará en las transacciones introducidas, pero también pueden organizarse en jerarquías de reportes que permiten visualizar la información en distintas dimensiones. La definición clásica de los atributos cubre todos los datos maestros (en otras palabras, fijos o estáticos) de la aplicación (como categoría de costos, tipo de activo, directorio, ubicación, empleado, centro de costos, departamento, evento, tipo de gasto, proyecto, fondos, tipo de beneficiario y propiedad).

Sin embargo, los usuarios pueden agregar sus propias definiciones para obtener el análisis más adecuado para su negocio. Así, usando nada más que la funcionalidad estándar, es posible personalizar la aplicación, ya que la validez de los atributos se puede limitar a ciertos rangos de fechas definidos, o a ciertos grupos de usuarios, mientras que los enlaces definidos entre los atributos permiten que un atributo sea dueño de otro. Para refinar aún más, cada atributo o categoría de análisis puede tener varios valores. Con esta facilidad, es posible analizar los ajustes de cada norma de contabilidad por separado, si se desea, para proporcionar otra capa de análisis, responsabilidad y control. Además, es posible reservar los atributos para ciertos grupos de usuarios o limitarlos para diferentes rangos de fechas definidos por los usuarios, en la forma que sea posible mantener los ajustes del fin del ejercicio, por ejemplo, separados de los ajustes interinos.

Relaciones, reglas y flujo de trabajo

La capacidad para definir relaciones entre los atributos es otro factor clave de diferenciación de Agresso, y es una de las razones principales que hacen que no sea necesario usar una herramienta externa de creación de reportes multidimensionales. En esencia, la definición de relaciones en el sistema permite que el administrador de sistemas cree jerarquías de reportes que en general equivalen a las dimensiones de un almacén de datos. Por ejemplo, «empleado» entra en (es decir, le reporta a) «encargado del presupuesto» , que a su vez entra en «director», que entra en «división», que entra en «dirección», etc. Sorprendentemente, se puede usar la misma jerarquía en la creación de reportes y las consultas para examinar diferentes datos.

Además, cualquier dato nuevo se introduce de acuerdo a las reglas -por ejemplo, la regla de cierta cuenta puede definir otros atributos requeridos. Las reglas de las cuentas de la serie rigen la forma en que la aplicación trata cada cuenta, así como qué atributos de información deben introducirse cuando los usuarios registran las transacciones en las cuentas. Por ejemplo, es posible que una cuenta de costos directos necesite un centro de costos (que a su vez requiere un área de servicio y una división), una orden de trabajo (que a su vez requiere un empleado, un trabajo y un tipo de trabajo), un elemento, etc. En el contexto de los reportes financieros, el uso cuidadoso de las reglas de las cuentas junto con los atributos es esencial para el manejo de las múltiples prácticas contables complejas generalmente aceptadas, y para analizar los principales segmentos geográficos y del negocio que contribuyen a la rotación del grupo. El control incluido que se mencionó también acelera la introducción de datos, reduce los errores de introducción y establece la base de los reportes flexibles y las conciliaciones alrededor de todos los requisitos posibles de reportes financieros.

Asimismo, en la última versión de ABW, que incorpora la funcionalidad de flujo de trabajo en el nivel de los atributos, es posible crear una respuesta eficaz, que se puede controlar y auditar, a un amplio rango de necesidades de los usuarios, que también permite que el sistema sepa cómo los datos nuevos pueden afectar los procesos y los reportes del negocio, que es bastante difícil (hasta imposible) en ambientes heterogéneos donde los metadatos se multiplican. En esos casos, estos metadatos requieren una replicación constante, así como sistemas de software complejos y costosos, como aplicaciones de gestión de datos maestros (MDM) -consulte SAP Bolsters NetWeaver's MDM Capabilities. Esto es especialmente cierto para las ofertas competitivas más grandes en las que los amplios conjuntos de aplicaciones se han extendido gracias a la adquisición y no mediante un desarrollo interno orgánico.

Ahora debe parecer más claro por qué los modelos de almacén de información, procesos del negocio y reportes y analítica de Agresso están ligados de forma inextricable en un ciclo virtual. Un cambio en cualquiera de estas tres competencias centrales produce automáticamente un cambio en las otras dos, eliminando con ello la necesidad de cambiar la arquitectura del sistema o interrumpir el negocio. Por ejemplo, un proceso nuevo del negocio aprovecha automáticamente el almacén de información y la creación de reportes. Asimismo, los requisitos nuevos de análisis se propagan inmediata y directamente en el contexto de los procesos de la organización.

Por otro lado, la mayoría de los competidores de Agresso tienen que depender de soluciones de terceros o enfoques internos menos estrechos, que permiten que la información fluya, aunque superficialmente, entre ellos. Sin embargo, en la práctica, cuando se realiza un cambio a un aspecto, inevitablemente se crea la necesidad de realizar un cambio en los otros dos, y con frecuencia esto implica una intervención de TI y tiene un impacto negativo en los márgenes de los resultados netos de la empresa.

Para ser justos, la mayoría de los productos ERP actuales incluyen una herramienta de flujo de trabajo (o hasta un nivel superior, es decir, herramientas de gestión de los procesos del negocio [BPM] -consulte Gestión de los procesos del negocio: un curso rápido y básico de lo que implica y del por qué utilizarlo). Para ello, Agresso ha creado la herramienta de notificación y alerta Agresso IntellAgent, que se lanzó como parte de ABW 5.4 SP4, para supervisar automáticamente si hay condiciones críticas o muy sensibles al tiempo en los datos y los eventos de la serie, y para crear reportes de forma proactiva sobre las situaciones del negocio. IntellAgent es sobre todo una metodología de reportes y analítica (en lugar de una simple herramienta de flujo de trabajo), que genera alertas usando varios medios y dispositivos, y que toma otras medidas «inteligentes». Dicho de otro modo, es una herramienta de supervisión de las actividades del negocio (BAM) que «siente y responde» y que busca ciertos eventos (como la adición de una fila a una tabla, un cambio de campo, la existencia de un archivo dentro de un subdirectorio, etc.) y responde a esta información con planes de acción predefinidos. Permite que el usuario establezca eventos que cubren cualquier aspecto del negocio (como notificación de pagos u pedidos pendientes, o la generación de correos electrónicos al encargado del presupuesto cuando los gastos reales se acercan al monto presupuestado). La herramienta es bastante configurable, lo que permite que las alertas y las notificaciones se diseñen y definan para los usuarios que tienen distintas necesidades. Este tipo de automatización de los eventos y las notificaciones en el sistema de información del negocio de cualquier usuario permite que la empresa aumente la eficiencia de su personal y su organización, ya que se reduce de forma drástica el tiempo necesario para explorar los datos ABW tratando de encontrar información relevante.

Finalmente, hay que notar que la combinación de los modelos de información, procesos y reportes de Agresso afecta no sólo los resultados netos de la empresa, sino que debe afectar también las estrategias corporativas que establece la dirección de la empresa. Al posponer o evitar los cambios que pueden ser dolorosos y tensionantes para el desempeño de la empresa, las empresas paralizan iniciativas estratégicas que de otro modo serían muy valiosas. Agresso está convencido de que hace que la dirección de la empresa considere las estrategias del negocio que implican cambios -estrategias que antes habrían desechado por ser «demasiado onerosas» para el negocio.

Agresso ofrece más

La necesidad principal -y es aquí donde Agresso ofrece más- es contar con una forma para incluir reglas y lógica del negocio profundas y significativas hasta el nivel de los datos (o campos o atributos). Por ejemplo, una solución bien pensada no permitirá que alguien vuelva a configurar un flujo de trabajo que descuidaría los pasos de apego a las ley Sarbanes-Oxley (SOX) o a las normas internacionales de reportes financieros (IFRS) (consulte Unirse al tren de la Sarbanes-Oxley; cómo cubrir las necesidades de las pequeñas y medianas empresas). Del mismo modo, un sistema empresarial “alerta” no permitiría que alguien mueva el drag-and-drop de cierto campo a otra pantalla si la información se requiere en otro proceso crítico.

Para ser justos, algunos sistemas ERP contienen ciertos controles, pero estos forman parte del código y no tienen una forma fácil para crear interdependencias molestas, y esto puede ser un obstáculo para los cambios. Como admitió hace algunos años el antiguo director general de SAP, Hasso Plattner, SAP R/3 tenía tantas funcionalidades escritas en su código (para adaptarse a los requisitos de los clientes durante décadas), que eventualmente “engordó” demasiado. Sólo el tiempo dirá cómo la reescritura de SAP NetWeaver y el SAP Enterprise Service Architecture (ESA) basados en arquitectura orientada a los servicios (SOA) será de ayuda en ese aspecto (cuando termine esa colosal tarea).

Siguiendo con la línea de habilitación de las modificaciones después de la implementación (agilidad), el modelo de datos de Agresso es accesible, y permite personalizar los parámetros, los campos adicionales, las extensiones a las aplicaciones y la integración con fuentes externas de datos, de forma precisa y sin una enorme participación del personal de TI. Esto contrasta con las ofertas competitivas, en donde la personalización básica casi siempre depende de un alto grado de consultoría, programación y configuración.

El lanzamiento de ABW 5.5 anunció Agresso Flexi-fields, que es una función dinámica que da a los usuarios la capacidad para definir de forma directa tabuladores, campos validados y tablas que cubran sus necesidades, cuándo y cómo lo deseen. Los usuarios definen la validación, el acceso y el control de datos de estos campos flexibles, y la información que se agregue a través de ellos puede tener la forma de datos externos, campos de introducción de información definidos por los usuarios (para expandir las tablas maestras y los atributos) o información saliente de una plantilla basada en un navegador Web. Asimismo, los campos flexibles ayudan a la personalización y a mejorar la visibilidad, ya que las pantallas personalizadas aceleran la introducción de datos de calidad (con una validación máxima), mientras agrupan los datos relevantes (internos y externos), la información y las transacciones por entidad para ofrecer la máxima visibilidad.

Además, el uso de la funcionalidad de flujo de trabajo permite que el usuario defina un proceso de aprobación en el nivel de los atributos. Por ejemplo, si se implementan varios ajustes a los reportes financieros usando los atributos (como se explicó antes, para adaptarse a la conciliación de varios principios contables en el nivel de los grupos, o para varias unidades), es posible definir otra secuencia de procesos u otro flujo de trabajo para todos los ajustes o para ciertas categorías de ajustes. Entonces el flujo de trabajo se crea en una herramienta de diagramas de flujo, que describe las actividades, las decisiones y las medidas que se tomarán en cada etapa del proceso. El motor de flujo de trabajo se integra con Microsoft Outlook y Novell GroupWise, para que aquéllos correos electrónicos que requieren aprobación para los ajustes de los reportes financieros, puedan pasar automáticamente a través del orden jerárquico, mostrando la naturaleza de la aprobación requerida, así como la persona que busca el permiso. Quienes hacen la revisión pueden, dependiendo de la configuración del sistema, aprobar la solicitud, rechazarla o cambiar los datos antes de pasarla a otra persona, mientras que en cada etapa se pueden generar automáticamente los correos electrónicos relevantes para notificar a los usuarios de las medidas tomadas y del estado del flujo de trabajo. Al usar el sistema de esta forma, es posible crear un registro de auditoría de los cambios que se han realizado y de las autorizaciones obtenidas. Asimismo, al limitar el proceso a ciertos tipos de diarios de ajustes (mediante valores de los atributos), sólo es necesario pasar tiempo revisando las transacciones que puedan representar un riesgo para la organización.

Con respecto a este asunto, Agresso cita el éxito de una empresa usuaria grande de ingeniería en el Reino Unido. Esta empresa tiene 3,600 empleados, 5 divisiones, 30 entidades, más de 60 oficinas en todo el mundo, proyectos en 70 países e ingresos por cerca de $500 millones (USD). La empresa, que anteriormente era plana y contaba con 16 divisiones (pero sin regiones o sectores del mercado), supuestamente pudo estructurarse en unos cuantos días para dividirse en cuatro dimensiones de reportes financieros (sectores del mercado, regiones, entidades y centros de costos) con una gestión del desempeño precisa y una reconciliación “cara a cara” con las antiguas estructuras de reportes. Nuevamente, Agresso ofrece más, ya que ofrece un acoplamiento estrecho de su metodología para ofrecer modelos de información, procesos del negocio y reportes y analíticos, que permite que sus clientes realicen cambios sobre la marcha, a un costo relativamente bajo y sin los cambios usuales a la arquitectura de TI que caracterizan a la mayoría de los productos competidores.