Descubrimiento y creación del valor en el aprovisionamiento a través de la evaluación y la innovación continua

Introducción

Hace alrededor de una década, la función de abastecimiento se veía principalmente como un centro de costos y una operación de rutina. Recientemente, se ha considerado como un centro generador de ingresos debido al valor agregado en la función. La función de abastecimiento ahora juega un papel sumamente importante en términos de mejorar el desempeño de la organización, y cualquier mejora en las operaciones de aprovisionamiento pueden tener tremendos resultados en los resultados financieros de una firma. El campo de acción de la función de aprovisionamiento no se limita a las compras, sino que cubre todo el proceso desde la identificación de la fuente hasta que el material alcanza el destino requerido. Los marcos de trabajo estructurados ayudan a mejorar la eficiencia operacional de la función de abastecimiento al proporcionar un entendimiento de las necesidades para mejorar.

Las características clave de los marcos de trabajo estructurados recaen en sus características de definición: son procesos paso a paso (es decir que son secuenciales por naturaleza), y son lo suficientemente flexibles para tomar en cuenta las limitaciones del proceso como el tamaño, los recursos y las funciones comerciales.

Los aspectos de innovación, evaluación continua y mejora de procesos son inherentes a todas las organizaciones que buscan mejorar los procesos y el aprovisionamiento. Un marco de trabajo estructurado de análisis y ejecución ayudará a crear el valor a lo largo de las tres dimensiones de procesos, tecnología y organización.

Beneficios de los marcos de trabajo estructurados en el aprovisionamiento

Por implicación y prácticamente por definición, un marco de trabajo involucra evaluar el estado actual del proceso, medir la los conductores de eficiencia para el proceso, e innovar constantemente para conectar las fuentes de depreciación del valor. Sin embargo, tal marco de trabajo, si quiere darle las mejores soluciones en su clase a un ejercicio de resolución de problema, debe caracterizarse por varios elementos y metas. Debe:

• ser robusto y simple;
• ser muy sistemático en su acercamiento;
• determinar actividades que no añaden valor;
• conducir la innovación en la ejecución del proceso;
• conducir las medidas en las metas y los objetivos de las metas; y
• tener un buen mecanismo de normatividad.

Al acercamiento ayudará a conducir beneficios como la mejora en la colaboración con los proveedores, la consolidación de funciones específicas; la optimización del desempeño del proveedor; la reducción de los costos de aprovisionamiento a través de análisis eficientes y a mejorar la satisfacción del cliente.

Aunque la resolución de problemas del aprovisionamiento se puede hacer sin referirse a procesos o acercamientos estándares, los resultados que se obtienen no serán los esperados, y el tiempo para completar todo el proceso también será muchísimo mayor. Por medio de un marco de trabajo estructurado que se utiliza constantemente, uno puede señalar las áreas de depreciación del valor o las fugas de valor y trabajar para eliminarlas. Por lo tanto este acercamiento resalta los beneficios de mejorar la función del aprovisionamiento de una forma estratégica.

El proceso y el marco de trabajo para una mejora en práctica

Para conducir el programa de mejora del aprovisionamiento, es imperativo formar un equipo de proyecto con un mecanismo de normatividad bien definido, para poder determinar las áreas en las que hay que trabajar. También es necesario considerar el porcentaje del tiempo que le tomará al equipo, en especial en el caso de una función de aprovisionamiento muy descentralizado al coordinarse desde diferentes grupos y localidades y desde distintas unidades. De hecho esto con frecuencia es el caso de compañías que se han expandido mundialmente sin un entendimiento orgánico de la necesidad de que sus procesos evolucionen.

A continuación se presentará el proceso de implementación de un marco de trabajo estructurado. En el primer paso, se establece y se discute a detalle el problema. Esta es la base para todo el proceso. Una evaluación detallada del proceso a través de un marco de trabajo estructurado con un enfoque en la determinación de las fugas de valor, pude ayudar a determinar múltiples declaraciones de problemas. Por esta razón, es vital acordar en el tiempo y los recursos necesarios para este paso. Establecer claridad en el pensamiento traerá claridad en la acción y por lo tanto resultados que se pueden medir en el proceso de la mejora. Por lo tanto, algunas preguntas fundamentales conducirán la forma del proceso como un todo:

• ¿Qué revelan los datos pasados?
• ¿Existen áreas problemáticas identificadas por los usuarios?
• ¿Cuáles son los efectos y tendencias futuras de la industria en particular?
• ¿Cuál es el estatus presente del mercado de suministro?
• ¿Están disponibles los datos de referencia, y se han evaluado?
• ¿Cuáles son las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas presentes en la industria en particular?

Con base en las respuestas a estas preguntas, se pueden tomar decisiones estratégicas, y se obtendrá una buena idea de la dirección que se debe tomar para la mejora. Por supuesto existen varias otras preguntas que pueden y deben hacerse: Todo se reduce a considerar la evaluación y articulación del estado en "cómo estᔠy contrastarse con el “cómo será”. Aquí es donde aparecerá el verdadero (y gran) valor de un marco de trabajo estructurado: puede ayudarles a las organizaciones a crear un acercamiento sistemático hacia una resolución de problemas, y con ello obtener grandes beneficios, como actividades centralizadas de aprovisionamiento, una gestión mejorada de las relaciones con los proveedores (SRM), e ideas innovadoras que vienen de todos los niveles de la organización.

Una vez que se han definido, considerado y dirigido estas preguntas, el siguiente paso es la creación de ideas por medio de discusiones interactivas dentro del equipo y entre el equipo y los recursos externos. La inclusión de este aspecto del proceso debe dirigir los riesgos del equipo interno, de la administración, de los proveedores, de los clientes y de los competidores para que se puedan tomar las decisiones acerca de qué ideas se deben llevar acabo y cómo se debe conducir el proceso. Esta fase es esencialmente un proceso de aclarar los “conductores”. Sin embargo, muy seguido las organizaciones caen en la trampa de generalizaciones vagas y pomposas acerca del valor, por lo que es importante enfatizar que cada uno de los conductores se debe relacionar a uno o más grupos de productos. Esto ayudará a identificar el área de enfoque para la mejora del proceso. Por ejemplo, aplicar este pensamiento a la función del “aprovisionamiento indirecto de materiales” puede revelar las fuentes potenciales de mejorar el desempeño debería incluir áreas como suministros de oficina y mano de obra.

Después de una minuciosa investigación y un análisis más detallado, se pueden llevar a cabo algunas implementaciones piloto se para determinar el impacto comercial de los cambios propuestos. Si los resultados de la implementación piloto muestran un desempeño satisfactorio, entonces estas pruebas se puede extrapolar en la organización y se pueden establecer procedimientos para hacerlo parte del sistema. Si el desempeño no es satisfactorio, es momento de demostrar el compromiso del proceso de mejoras al regresar a la etapa de investigación y análisis.

Las mejores prácticas de la aplicación del marco de trabajo estructurado

El aprovisionamiento ha surgido como un diferenciador competitivo en los últimos años, y las compañías se están esforzando para fortalecer el aprovisionamiento como un diferenciador estratégico. Esto se pronuncia más con la llegada de Internet y la tecnología omnipresente relacionada, junto con la ola reciente de la subcontratación de servicios. Por lo tanto las compañías han tomado iniciativas para mejorar el desempeño, y para transformar la función del aprovisionamiento como un todo. Estas iniciativas son multifacéticas con respecto al proceso, la tecnología y la organización. Las compañías han vuelto a crear el viejo proceso, han invertido en aplicaciones de tecnología, y han cambiado sus estructura organizacional, aunque por supuesto a diferente escala y paso. Pero todas estas iniciativas tienen un enlace común desde una perspectiva objetiva, que es tener un impacto significativo en el resultado neto. Esto puede lograrse concretamente en varias formas:

• al reducir el gasto del aprovisionamiento de bienes y servicios, mientras se mejora o se mantiene la calidad y la disponibilidad.
• al mejorar el proceso de los indicadores clave de desempeño (KPIs) en términos de confiabilidad, respuesta y flexibilidad; y
• al mejorar el rendimiento en los activos.

Todas aquellas compañías que han sido capaces de conducir la excelencia se han dado cuenta de que un acercamiento estructurado para estas iniciativas transformacionales, junto con un profundo enfoque en sostener el cumplimiento con los procesos, tecnologías y acercamientos organizacionales son obligatorios para liberar un valor comercial significativo. Ahora se verán algunas de las mejores prácticas para un acercamiento estructurado para el proceso de aprovisionamiento y tecnologías habilitadoras, y se investigarán los puntos que se deben mantener para minimizar la fuga del valor y alcanzar el mejor desempeño de aprovisionamiento de su clase.

Excelencia en el proceso

Varios procesos interactúan en diferentes niveles para desempeñar las funciones de aprovisionamiento. Los procesos de alto nivel se pueden segmentar como “estratégicos" u “operacionales”, para poder determinar el acercamiento adecuado para el proceso adecuado. El proceso que involucra un análisis de datos y acercamientos tácticos son estratégicos, mientras que los procesos relacionados a la ejecución funcional son operacionales.

A nivel del proceso, para poder lograr beneficios en aumento, varios factores deberían ser considerados al buscar la excelencia.

• La organización necesita visibilidad para gastar en términos de categoría, vendedor y localización, para todas sus unidades. Esto significa ver cómo se está gastando el dinero en las distintas unidades y en los diferentes vendedores, para los diversos bienes y servicios.
  
  
• A su vez, la información consolidada de gastos y los gastos de análisis de gastos de distintas dimensiones permite la determinación de las categorías de bajo riesgo y buen rendimiento que son candidatos para iniciar una fuente estratégica (a través del proceso colaborativo y estructurado de analizar de forma crítica los gastos por categoría, y al utilizar esta información para tomar las decisiones acerca de comprar de forma más efectiva y eficiente). El análisis le proporciona señales a la compañía para ahorrar oportunidades, como la consolidación de gastos en las unidades, la racionalización del vendedor, las reducciones en la variación de los precios, etc.
  
  
• Otra área clave es la selección de nuevos proveedores, y la evaluación de sus capacidades antes de comprometerlos a dar servicio. Esto requiere una combinación de reunión de información y procesos de validación, a través de un marco de trabajo que pueda medir y calificar objetivamente a los proveedores en los distintos parámetros como la confiabilidad de suministro, la capacidad financiera, la retroalimentación de referencia, los niveles de calidad, la localización, etc.
  
  
• N mejor desempeño de los proveedores les permite a las compañías entregar niveles más altos de desempeño en términos de la respuesta de la cadena de suministro y la confiabilidad. Por lo tanto es imperativo que las compañías establezcan niveles de desempeño para los proveedores cada año, con base en estas medidas (porcentaje de las entregas a tiempo, rechazos, carencia de recursos, etc.). Estas medidas deben medirse y discutirse con los proveedores para llegar a una mejora.

Habilitación de tecnología

Hasta hace poco, el aprovisionamiento era un proceso manual para la mayoría de las organizaciones. Aunque algunas invirtieron en legados de aplicaciones, las mejoras no fueron importantes. Pero con las tecnologías basadas en Internet, las oportunidades de mejorar son enormes. La oportunidad más importantes es que les permite a las compañías conectarse con sus proveedores y colaborar con ellos. Por otro lado, les permite automatizar el proceso completo de transacción con el proveedor (desde la requisición hasta el pago). Por otro lado, les permite a las compañías publicar pronósticos con los proveedores, e implementar un flujo de trabajo colaborativo basado en excepciones que da como resultado mejores niveles de servicio con un menor inventario.

El acercamiento del habilitador tecnológico para el desempeño de la excelencia incluye varios elementos:

• una plataforma de aprovisionamiento electrónico que automatiza los procesos para el abastecimiento indirecto de artículos.
• una solución de compra basada en un catálogo para los artículos de mantenimiento, reparación y operación, o la habilidad de fortalecer una solución basada en el mercado.
• una aplicación de colaboración basada en excepciones para materiales directos.
• aplicaciones específicas para manejar los servicios complejos de aprovisionamiento como contratar mano de obra o viajar.

Pero el requisito más importante para el éxito es una evaluación detallada por un experto que pueda entender el proceso actual y el paisaje tecnológico, y sugerir aplicaciones tecnológicas que mejor encajen y que complementen el futuro de los procesos.

Conclusión

La mejora no es simplemente una idea: es un proceso. Y un proceso sin marcos de trabajo son recetas para un logro insuficiente, o peor, para un caos. Por esta razón, el movimiento hacia la excelencia de aprovisionamiento se debe tomar de forma progresiva y en aumento, y el compromiso con el proceso se debe demostrar en toda la organización, en todas las etapas. Esto conlleva a los pasos importantes de formalizar un procedimiento de implementación, que no sólo envía un mensaje de compromiso para mejorar, desde los niveles más altos de la organización, sino que fortalece toda la capacidad de innovación de todos los elementos de una empresa.

Acerca de los autores

Murali Krishnan Sundararajan es analista financiero para los dominios de la cadena de suministro y la fabricación, tiene alrededor de seis años de experiencia en consultoría e industria. Krishnan ha estado asociado con industrias farmacéuticas líderes en sus funciones de la cadena de suministro, y tiene experiencia en consultoría de la cadena de suministro y en la implementación de ERP. Krishnan también es ingeniero químico con cualidades de gestión operativa. Se le puede localizar en Murali_Sundararajan@infosys.com.

Rajib Saha es consultor para los dominios de la cadena de suministro y de fabricación. Tiene once años de experiencia en consultoría y en la industria. Tiene un profundo conocimiento en las áreas de procesos de aprovisionamiento, subcontratación estratégica, análisis de gastos, gestión de suministro, procesos de ventas, gestión de órdenes, etc. Ha sido consultor de varias empresas grandes en el área de aprovisionamiento y de gestión de la cadena. Saha tiene una licenciatura en ingeniería, y ha completado el programa de certificado posterior a la graduación en gestión en el Instituto Hindú de Administración, en Kozhikode (India). Se le puede localizar en Rajib_saha@infosys.com.