La necesidad de agilidad en los negocios es cada vez más creciente. El reaccionar en tiempo real es vital, y el tiempo es un bien difícil de obtener. Muchas compañías en la actualidad están enfocadas fuertemente en medidas financieras, especialmente en cómo se ven los números al final de los períodos contables. Sin disminuir la importancia de los informes financieros, el confiar demasiado en ellos puede conducir a analizar el pasado, en lugar del presente y prepararse para el futuro. Si su negocio es conducido solo por períodos de contables, entonces no tiene los elementos para reaccionar ante situaciones dinámicas. Reaccionar a los resultados financieros es como leer el periódico, usted puede ver qué ha sucedido, pero es demasiado tarde para hacer cualquier cosa al respecto.
Los sistemas y estructuras organizacionales tradicionales pueden dificultar la comprensión de situaciones operacionales en tiempo real, retardando las correcciones, generando costos extra e incluso, amenazando la supervivencia de la empresa.
Los criterios para el éxito se miden normalmente en términos financieros, pero la administración diaria que asegura el cumplimiento de estas metas monetarias requiere una aproximación que va más halla de los reportes históricos financieros. Hoy, el éxito tiene que ver con la diferencia entre medir y administrar.
Los costos, el tiempo, los recursos, el dinero y el riesgo han sido por mucho tiempo los cinco fundamentos de la gestión de proyectos. Estos indicadores de rendimiento necesitan supervisión y control en tiempo real para poder gestionar y entregar un exitoso proyecto. Los proyectos generalmente pasan los límites de los departamentos, y hasta de otras empresas, además de tener un principio y fin. En el ambiente de negocios actual, existe aún mucho que aprender de esta perspectiva para ayudar en la administración de toda la empresa a través y más allá de las épocas duras –incluso para empresas que no se ven a si mismas operando en los sectores tradicionales relacionados con proyectos. Las técnicas de gestión de proyectos, aplicadas en otras áreas, pueden ayudar a las organizaciones a evolucionar hacia una empresa centrada en proyectos.
En el actual ambiente de negocios globalizado, la perspectiva centrada en proyectos significa lograr la mejor mezcla de recursos –gente, producción, diseño, ventas, mercadeo, servicios, entre otros; de ambos, la organización y la empresa en toda su extensión- para cada producto y servicio ofrecido por la empresa con el fin de asegurar la mejor oportunidad de éxito. Ello puede significar alejarse del método tradicional de pensamiento. Tradicionalmente, los productos se fabrican internamente, con ciertos bienes asociados a lugares específicos. Hoy, por ejemplo, un fabricante debe justificar si hacer o comprar un componente o todo un producto. Si usted tiene la información apropiada en tiempo real, podrá tomar las decisiones estratégicas sobre los recursos a usar, como distribuir los elementos, y si llevar a cabo varias tareas internamente o por subcontrato o en el extranjero.
La mezcla indicada para llegar al éxito puede cambiar. Los beneficios de la decisión pasada, basada en costos para fabricar en China, puede no ser la indicada en el futuro cuando los precios de la gasolina disparen los costos del transporte y por ende, de los productos. La perspectiva histórica nos es suficiente para administrar una empresa. Además, los ahorros en costos deben ser balanceados con otras formas de medida que no son financieras, tales como calidad, habilidades, preocupaciones ambientales, así como el riesgo de un posible impacto en la marca o la reputación. El enfoque debe cambiar de las medidas financieras históricas basadas en las cuentas y los centros de costos, hacia una administración global de costo, tiempo, dinero y riesgo, apoyado en información en tiempo real.
Este concepto enfocado en proyectos debe ser difundido a través de la empresa, en todos los niveles y a través de todos los departamentos. Muchos administradores y ejecutivos no cuentan con sistemas que proveen acceso fácil a información sobre parámetros de rendimiento en tiempo real. Frecuentemente son estos individuos quienes miran un proyecto como algo que genera un servicio específico o una herramienta para el negocio, y quienes no lo ven como una perspectiva fundamental para llegar a las metas fundamentales de crecimiento y rentabilidad. Por medio de la compartímentalización del papel que juegan los proyectos, los grupos administrativos están excluyendo una perspectiva muy eficiente para administrar toda la empresa. Estructurar toda la organización en grupos de proyectos integrados permite la identificación clara del éxito, poderlo medir y comunicar. A medida que nos acercamos al final de la primera década del siglo XXI, la perspectiva basada en proyectos evoluciona hacia una clara estructura para las empresas modernas y ágiles.
Las técnicas administrativas por proyectos no deben aplicarse solo a ciertas industrias o departamentos. Establecer metas precisas, con presupuestos definidos y limites de tiempo, se hace cada vez mas común. Los fundamentos de la gestión de proyectos son ahora el núcleo de compañías que se especializan en manufactura por contrato, construcción y contratación, así como en las industrias de servicios y de gestión de activos. Estos sectores industriales parecen haber tomado la perspectiva centrada en proyectos para administrar la mayor parte de sus empresas, hace ya algún tiempo.
Las industrias de construcción y contratación son ejemplos perfectos de la perspectiva basada en proyectos. Son industrias cien por ciento enfocadas en proyectos para la producción de sus servicios, pero ¿será que incluyen esta perspectiva para lograr sus metas financieras globales? Algunos lo hace pero no todos, pues incluso este tipo de empresa batalla midiendo el pasado en lugar del futuro. La visibilidad sobre la información actual a través de toda la vida del proyecto, de los diferentes departamentos y de todos los procesos empresariales, es la clave para el éxito.
Mejore la visibilidad
Construir una compañía sobre una red de proyectos integrados no solo dispara los pasos lógicos hacia el éxito, sino que además permite que los administradores y ejecutivos tengan una mejor visibilidad sobre el progreso, una mejor gestión operacional y de riesgo, y la corrección de cualquier problema a tiempo y la minimización de sus consecuencias.
Lo importante aquí es que la empresa vea los proyectos como un modelo de ejecución en tiempo real, no solo como un marco de trabajo y seguimiento. Las aplicaciones empresariales basadas en proyectos hacen este tipo de trabajos, integrando la información a través de todos los departamentos, tales como recursos humanos, finanzas, producción, entre otros. Esta agilidad es aún más esencial en una severa economía global.
La aceptación de la perspectiva actual de llevar los negocios, hace que sea difícil entender lo que significa el rendimiento en tiempo real. Las figuras trimestrales toman algunas veces unas semanas después del periodo de análisis, para tener acceso a ellas; por lo tanto no estará actualizada para el momento en que se recibe. Aún así los ejecutivos, los clientes e inversores están pidiendo más visibilidad, acceso a la información en tiempo real y reacciones más rápidas al los cambios. Tomar la perspectiva centrada en proyectos une los pronósticos, las estimaciones, los parámetros de medida y establece una supervisón para ofrecer una vista completa de todos los elementos y no solo de los financieros.
Los riesgos operacionales y financieros pueden ser evaluados en el curso, y las estrategias se pueden definir basadas en ello. Esta perspectiva genera el nivel de análisis en el cual las decisiones se pueden tomar rápidamente y con confianza. La empresa adquiere agilidad.
La métrica de proyectos es una práctica común de todo el personal a todos los niveles. Ella provee la comprensión adecuada del negocio. Un sistema de planeación de los recursos empresariales (ERP) construido sobre fundamentos centrados en proyectos pueden proveer la comprensión que los administradores requieren para entender la situación inmediata, y el efecto que el ajuste de los recursos, costos y tiempo pueden tener los proyectos individuales en las metas financieras globales.
El significado del tiempo
Tiempo es un gran nivelador, pues el problema de asignar tiempo se aplica a todos los negocios, independientemente del tamaño y la fuerza financiera. Por ejemplo, se ha probado repetidamente que el primer producto a incorporar en el mercado logra los beneficios más altos. Es mejor ser un líder que un seguidor, y lanzar un producto nuevo en un nuevo mercado implica un riesgo importante, además de costos, dinero, tiempo, y el uso más eficiente de los recursos clave. Ésta es una aplicación con mirada futurista del pensamiento centrado en proyectos.
Se indica a menudo que el limitante clave en la ejecución es la disponibilidad tiempo de los ejecutivos más importantes. Por ejemplo, cuando se persigue la ampliación global de un negocio y el establecimiento de operaciones internacionales, poder ejecutar a un plan fiable de tiempo es fundamental. Mantenerse sobre los límites de tiempo es difícil si los ejecutivos principales no tienen visibilidad en tiempo real de los procesos en curso, evitando que tomen decisiones preactivas y oportunas. Ésta es una ventaja clara del uso de las aplicaciones empresariales centradas en proyectos.
Empresas centradas en proyectos
Más y más compañías en el sector de la manufactura necesitan mirar sus portafolios de productos y la mezcla de la producción interna, producción por contratación, y los servicios después de la venta y de más, que generen mayores beneficios. Los contratos funcionan a menudo por cantidades definidas de productos específicos sobre un período del tiempo finito. El fabricante puede tener varios proyectos en curso en cualquier momento. La Globalización ha permitido una subcontratación más fácil para el dueño de la marca establecida. Consecuentemente, los negocios tienen cada vez más complejas cadenas de suministro.
Los cambios en la economía global han relevado de la propiedad en industrias tales como los servicios públicos, y han creado jugadores globales que poseen diversos negocios en múltiples países. Entidades de ventas y comercialización en Europa occidental están vendiendo electricidad generada por otra compañía y llevada al consumidor por medio de una red que le pertenece a otra compañía. Este foco en el corazón de los servicios empresariales de varias empresas en la cadena de suministro, permite que aquellos quienes tienen la relación con el cliente puedan cortar o cambiar de proveedores para satisfacer las demandas del consumidor y mejorar la producción. Súbitamente el negocio entero se está funcionando en con base en los fundamentos centrados en proyectos: costo, tiempo, recursos, dinero, y riesgo.
¿Pero qué significa esto para su negocio? El gerente de hoy debe abordar esta perspectiva centrada en proyectos y administrar la empresa enfocándose en los cinco elementos presentados aquí. Debe haber un cambio desde el aislamiento de las organizaciones engranadas en medir el pasado, a las compañías administradas para manejar el presente y para prepararse hacia el futuro. Este es un mundo donde las compañías necesitan estar centradas en proyectos, usando sistemas que proporcionan la agilidad necesaria para reaccionar inmediatamente. Hacer caso omiso de este desafío, hará difícil de resistir al descenso o permanecer a la delantera en la creciente competencia global.
Sobre el autor
Thomas Peterson, vise presidente de productos y mercadeo en IFS, es el responsable de la dirección del producto de las aplicaciones de IFS, además de asegurar que las funcionalidades estén al día con respecto a las tendencias del mercado que afectan la base global de clientes. El ha estado con IFS desde 1985y a tenido varias posiciones administrativas, incluyendo la responsabilidad administrativa de Europa, Medio Oriente y África.