Cuando se trata de sistemas de software empresariales, las empresas pequeñas pueden caer en la trampa de ser seleccionadas en lugar de seleccionar. Ello se debe a que estas empresas no asignan suficiente tiempo y recursos al proceso y no tienen metodologias de seleccion, lo cual contribuye a que quienes toman las decisiones puedan seleccionar un producto sin más investigación.
No todas las empresas aprovechan las solidas metodologias para la seleccion de software. La buena noticia es que otras empresas han realizado complejos proyectos de seleccion previamente, han construido sofisticadas herramientas y desarrollado procesos para una solida, rápida y exitosa selección. Este artículo toca las generalidades de las fases que component una bien organizada metodologia de seleccion de software. Seguir una solida metodologia contribuye a asegurar la seleccion de la solucion aecuada en lugar de arrierse a perder dinero en toodos los problemas que se pueden presentar en una seleccion, que no cumpla con la necesidades de su organización.
Sin importar la metodologia que utilice, el proceso tiene tres fases principales: la investigación, B) evaluación y C) selección. Describiremos las actividades principales de la investigacion en las proximas paginas y en los siguientes dos articulos describiremos la evaluación y selección.
Investigación: el primer paso en hallar la solución ERP apropiada
El objetivo más importante durante esta etapa es determinar la necesidades de su empresa, el mejor tipo de software para satisfacerlas y como hallarlo. Durante esta etapa es ademas esencial tener una buena comprension de los sucesos de su empresa y el por qué, no solo para ayudarle a encontrar el ERP indicado, sino también para definir o redefinir sus procesos y flujos de trabajo empresarial.
La etapa inicial de investigación consiste en un estudio preliminar y en la definición de sus estrategias y tácticas empresariales. Las organizaciones en esta etapa deben empezar a comprender la estrategia general con respecto al tipo de software que pretenden implementar. Adicionalmente, la organizacion debe saber cuales son sus objetivos y restricciones de corto y laro plazo para sus procesos empresariales. Durante esta fase, es importante revizar los sistemas que utilize en la actualidad, para determiner si es major actualizar el sistema existente o si es preferible adquirir uno completamente nuevo.
Esta fase incluye definer los objetivos de su empresa, crear un anteproyecto, identificar y entrevistar su sempleados, seleccionar el equipo de empleados para administrar el proyecto, lograr consenso interno, crear la lista de requisitos de su empresa con respecto al sistema y crear una lista inicial de posibles proveedores.
¿Qué hace su empresa? (Actividades principales)
Para lograr el major compromiso y el uso eficiente de los recursos internos, le presentamos a continuación los parámetros a seguir para la búsqueda de un sistema para la planeación de los recursos empresariales (ERP).
Establezca quién hace qué en su empresa. Para ello, haga una lista de todos lo empleados de su empresa, junto con sus actividades más importantes y el tiempo que lleva realizarlas. He aquí un ejemplo:
| Día |
Nombre/departamento |
Frecuencia |
Tarea |
Duración |
Prioridad |
| Lunes |
John/bodega |
Semanal |
Recibe bienes |
4h |
8/10 |
| María/contabildad |
mensualmente |
Reconsiliación bancaria |
1h |
10/10 |
| Martes |
John/bodega |
Semanal |
Envia bienes |
8h |
9/10 |
| María/contabildad |
Cada dos semanas |
Recibe pagos |
2h |
9/10 |
Fig. 1. Matrix descriptiva de las principales actividades de la empresa.
Por supuesto habrán excepciones. Existent areas que el personal solo hace una vez al mes o incluso menos, no es facil sacar el tiempo aproximado de cada actividad. Aún así, usted y sus empleados deben saber cuales son y el tiempo aproximado que toma realizar las operaciones principales. Una vez tenga la lista, resumala para presentar las actividades más importantes, dependiendo de su prioridad, duración y recurrencia. Usted debe decider la prioridad de cada actividad dependiendo de su tipo, duración e importancia para la empresa. Por ejemplo, la reconsiliacion bancaria puede tomar una hora, pero puede ser más importante que la entrada de datos, la cual puede tomar un par de horas diarias.
Ahora tiene usted una lista general de los procesos, lo cual es el punto de pattida para el proceso de selección. Idealmente, su decision no debe estar basado en esto solamente. Usted debe profundizar en los detalles dependiendo de la complejidad de sus procesos empresariales y del crecimiento future de su empresa.
¿Cómo funciona su empresa? (Procesos empresariales)
Usted conoce sus principales actividades; de allí que usted debe neter una buena idea sobre cuales son los procesos que el mejor sistema ERP debe tener para aopyarlos. Pero, ya que existen varias formas de realizar el mismo proceso (como el envoi y recolección), ¿sabeusted cual es el mejor y más eficiente para su organización? Recuerde, el hecho de un proceso o flujo de trabajo funciones bien, ello no significa que sea la mejor forma de relaizarlo. Siempre se deben buscar los medios para mejorar los procesos y los flujos.
Para asegurar que usted pueda encontrar el major sistema ERP para su empresa, usted debe comprender cuales son los procesos mas apropiados para su organización. Apropiado, en este caso, significa el indicado para su empresa, pero tambien eficiente (en ocasiones los procesos son definidos en el camino por las personas que tratan de hacer sus vidas mas fáciles, no siempre incluyendo a otros). Definir las principales actividades de su empresa le ayudará a saber lo que usted espera que haga una solución ERP para su organización. He aquí un ejemplo de un flujo de trabajo simple para el envio y recibo de mercancía:
Fig. 2. Un ejemplo de un flujo de trabajo para las venatas, el envio y recibo de mercancía.
El último paso del proceso de investigación y el primero del proceso de evaluación es la busqueda de sistemas empresariales que pueden ofrecer el producto que satisface las necesidades de su empresa. La mejor forma de hacerlo es por medio del Internet, donde puede encontrar sitios Web describiendo los principales proveedores en industrias o áreas especificas, y los productos que estan ofreciendo.
Directorios de proveedores contiene listas de proveedores que las empresas pueden utilizar para comparar productos diferentes. No todos los proveedores suministran el mismo nivel de detalles para una comparacion equitativa. Algunos le dan un simple resumen de las funcionalidades de los productos, mientras otros le permiten llegar a los detalles de cada funcionalidad. Ademas, no todos los directorios tienen la información sobre todos lo sproveedores que pueden satisfacer sus necesidades. En concecuencia en siempre una buena idea tener más de una fuente.
Firmas de analistas y consultores pueden suministrar concejos valiosos que le ayudarán a seleccionar el sistema que necesita. A peasr de que estas empresas cobran por por sus servicios, la mayoria de los documentos sobre la seleccion de software y su evaluacion pueden ser descargados gratuitamente aquí.
Existen otras fuentes de informacion en linea que usted puede utilizar para darle una idea sobre sobre lo que un software puede o no hacer por usted. Usted puede encontrar mucha informacion útil en los foros de usuarios. Ademas, sitios Web como www.erp.com, www.business-software.com, www.erp.asia/index.asp, www.experts-exchange.com, blogs y sitios Web de expertos en la industria pueden sumiistrar valiosa información que se puede utilizar dentro del proceso de selección de software.
Al final de la etapa de investigación, usted debe tener una buena diea sobre los requisitos para el software de su empresa, además de una exhaustiva lista de fuentes de información donde puede hallar lo que necesita para la siguiente etapa –proveedores y productos que pueden ser una opción para las necesidades de su organización. La segunda parte de este articulo decribirá los pasos a seguir para asegurar una exitosa evaluación de software.